Estrategias para la gestión de activos digitales

Imagínese por un momento, o tal vez no tenga que imaginar, que tiene la tarea de construir un negocio caso para reemplazar un activo. Para construir el caso de negocio, necesita conocer la antigüedad del activo, el costo del proyecto original y quizás algunas auditorías recientes realizadas en el sistema de seguridad para ver si cumple con los códigos actuales.

Verifica el sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) y encuentra que el campo del costo del activo está en blanco y que el activo se instaló en 1991. Busca en el CMMS pero no puede encontrar los informes de auditoría. Decide abordar el costo primero. Te comunicas con el departamento de finanzas y te brindan información que revela que el activo se puso en los libros en 1984 y que el costo fue de $ 1.5 millones.

Ahora tiene edades conflictivas y una cifra en dólares de finanzas, pero siente que algo no está bien. Entonces, vaya a ingeniería de proyectos y pídales los documentos originales del proyecto. Dado que la mayor parte del equipo es nuevo, solo una persona recuerda ese proyecto. Rebusca en su arsenal personal de documentos. Después de buscar, encuentra el archivo del proyecto. Abre el archivo del proyecto y descubre que el costo se documentó como $ 1.2 millones y la fecha de instalación real fue 1983.

En este punto, ¿se pregunta qué información es correcta? ¿Por qué hay diferencias entre todos ellos? Decide profundizar en las diferencias para resolverlo todo y construir el caso de negocio basado en datos, que es exactamente lo que es el mandato de la empresa.

Después de mucha investigación, descubres las diferencias. En el CMMS, el año 1991 vino de cuando se implementó el CMMS, ya que se consideró demasiado caro convertir todos los datos en el CMMS existente y no había ningún costo en el CMMS original.

En realidad, el proyecto se completó en 1983, pero las finanzas estaban pasando por una reestructuración en ese momento y no crearon los activos hasta fines de 1984. Durante ese impulso para obtener los activos creados en 1984 y ponerse al día, las finanzas decidieron incluir sistemas auxiliares en muchos de los activos, lo que explica el alto costo en el libro mayor financiero.

Ahora finalmente tiene el costo y la antigüedad correctos, pero ¿qué pasa con ese informe? El ingeniero que lideraba esa iniciativa dejó la empresa y nunca guardó nada en la unidad compartida de la empresa. Cuando se fue, su computadora fue limpiada con todos los archivos relacionados.

Una llamada a los ingenieros consultores que desarrollaron el informe arrojó la información. Entonces, en lugar de poder recopilar los datos requeridos en unos minutos, tomó casi tres días. ¿Cómo se supone que una organización debe tomar decisiones basadas en datos cuando los datos no están disponibles fácilmente?

Aquí es donde entra en juego una estrategia de gestión de activos digitales. Una estrategia de gestión de activos digitales es la base para gestionar la información y los activos digitales de una organización. Sí, los documentos, las imágenes y la información son activos para una organización y requieren un enfoque bien pensado.

Este enfoque indicará cómo se manejarán, almacenarán, usarán y eliminarán los activos digitales y la información, lo que dará como resultado un depósito de información con una única fuente de verdad para todas las funciones. Una estrategia de gestión de activos digitales es un requisito previo para la toma de decisiones basada en datos, que es un habilitador clave de la gestión integral de activos e incluso se menciona en ISO 55001.

¿Qué es exactamente una estrategia de gestión de activos digitales? Es un enfoque sistemático para administrar todos los datos e información que una organización utilizará para implementar y ejecutar su sistema de administración de activos. La estrategia de gestión de activos digitales especificará qué datos se incluyen dentro de su alcance y puede incluir, entre otros:

• Imágenes
• Manuales (operación, mantenimiento, etc.)
• Dibujos (mecánicos, eléctricos, civiles, etc.)
• Certificados (seguridad, funcionamiento, inspección, etc.)
• Informes (auditorías, inspecciones, ingeniería, etc.)
• Archivos de proyectos (casos comerciales, planes de proyectos, documentos de puesta en marcha, etc.)
• Información de activos (datos de la placa de identificación, datos de antigüedad, datos de costos, datos operativos, etc.)
• Información operativa (datos de proceso, registros de mantenimiento, registros de riesgos, etc.)
• Información sobre la demanda del mercado (pronósticos de producción, análisis de partes interesadas, etc.)

Se necesita una gran cantidad de datos para tomar decisiones informadas sobre cómo se gestionarán los activos a lo largo de su ciclo de vida. Para que los datos sean utilizables, es necesario controlarlos. La estrategia de gestión de activos digitales también especificará quién tiene acceso para modificar los datos, quién puede verlos y cuánto tiempo se conservarán.

Además, la estrategia de gestión de activos digitales especificará cómo se almacenarán todos los datos y se integrarán los diferentes sistemas. Al controlar las integraciones, existirá una única fuente de verdad y minimizará la doble entrada de datos, que puede conducir a errores. Con una única fuente de la verdad, los informes de cumplimiento también se vuelven más fáciles, ya que se puede obtener la información adecuada con facilidad.

La estrategia de gestión de activos digitales debe estructurarse de manera que permita que el panorama digital refleje el mundo real. Básicamente, esto significa que para cada documento físico, debe haber una copia digital vinculada al registro digital del activo. La estrategia de gestión de activos digitales también especifica cómo se preparará la organización para la Industria 4.0 y el Internet industrial de las cosas (IIoT), ya sea que se esté implementando ahora o en el futuro. Un panorama digital bien diseñado garantiza que toda la información y los datos relevantes no solo estén disponibles, sino que estén completamente integrados entre los diferentes sistemas utilizados en la gestión de activos.

Desafortunadamente, los activos digitales a menudo no se tienen en cuenta al desarrollar e implementar un sistema de gestión de activos, lo que conduce a un enfoque ad-hoc para los datos de almacenamiento o una lucha para instalar un sistema adecuado después del hecho. A continuación, se explica cómo desarrollar una estrategia de gestión de activos digitales para garantizar que su organización tenga la información correcta en el momento adecuado.

Creación de una estrategia de gestión de activos digitales

Para crear una estrategia de gestión de activos digitales, las organizaciones deberán invertir en sus sistemas internos. Una estrategia de gestión de activos digitales es más que un simple paquete de software o una convención de nomenclatura para documentos. Es un sistema comercial completo, que incluye procesos comerciales, sistemas, estándares y más.

Para crear una estrategia de gestión de activos digitales, es necesario que exista una colaboración multifuncional respaldada desde lo alto de la organización. No significa que el departamento de mantenimiento no pueda poner su casa en orden sin el resto de la organización. Sin embargo, para obtener el valor total de una estrategia de gestión de activos digitales, debe ser para toda la organización.

El primer paso para crear una estrategia de gestión de activos digitales es establecer un comité directivo, que debe incluir todas las funciones como mantenimiento, ingeniería, finanzas, tecnología de la información (TI), operaciones, etc. Esto garantizará que todas las funciones dentro de la organización comprendan el Se abordará el propósito detrás de la estrategia de gestión de activos digitales y se abordarán todas las preocupaciones con los datos, como qué sistema se toma como la verdad.

Con el comité de dirección establecido, se debe crear la visión de la estrategia de gestión de activos digitales y los datos. Esto se utilizará para proporcionar el objetivo de alto nivel de los datos y cómo se utilizarán. La visión debe tener en cuenta no solo el estado actual, sino también cualquier objetivo futuro que involucre al IIoT. Al considerar los objetivos futuros de IIoT, se pueden tomar decisiones para acomodar la afluencia de datos y evitar retrabajos costosos o nuevas implementaciones de software en el futuro. La base de una estrategia de gestión de activos digitales se basa en la infraestructura de TI para respaldar la excelencia en la gestión de activos.

El comité directivo también debe tomar algunas decisiones difíciles. Estos incluyen definir qué datos e información caerán dentro del alcance de la estrategia de gestión de activos digitales y qué datos no se incluirán. Esto es vital, ya que existe un costo para administrar y controlar los datos. Si la organización intenta gestionarlo todo, será una empresa enorme y es posible que no proporcione tanto valor.

Pero si el comité directivo decide centrarse en los datos y la información clave, se necesitarán menos recursos y aumentará el valor de la estrategia de gestión de activos digitales. Recuerde que los datos recabados y gobernados deben tener una finalidad y un uso definido. No tiene sentido recopilar datos que no tienen o no tendrán un uso.

Otra barrera que deberá superar el comité directivo son los permisos de seguridad. Estos son esenciales, ya que controlan quién puede crear, editar y ver los datos. La creación y edición de datos puede reducirse a roles específicos dentro de la organización o un equipo de gobierno de datos en una organización más grande.

Los campos globales pueden ser controlados por el equipo de gobierno de datos, mientras que los campos locales pueden ser editados por funciones específicas a nivel de sitio. Esto se conoce como proceso de gobernanza. Garantiza que los datos existentes y todos los datos nuevos cumplan con los requisitos establecidos en la estrategia de gestión de activos digitales y los diversos estándares.

La estrategia de gestión de activos digitales hará referencia a otros documentos que la organización utilizará para gestionar activos digitales. Por lo general, incluyen un estándar de activos digitales, un estándar de nomenclatura de documentos de ingeniería, un estándar de transferencia de proyectos y varios otros estándares. La estrategia de gestión de activos digitales también especificará el sistema de gestión de documentos que almacenará todos los documentos y se integrará en los diversos sistemas, junto con quién es responsable de gestionar los sistemas de TI, controlar esos cambios y permitir que el comité directivo participe en la decisión. hecho.

Por último, la estrategia de gestión de activos digitales es un habilitador clave que permite a las organizaciones implementar soluciones móviles, ya que toda la información está organizada y es de fácil acceso. Sin una estructura de datos, las soluciones móviles no producirán los beneficios esperados. Una vez que se ha implementado una estrategia de gestión de activos digitales, una organización puede estar segura de que toda la información relevante está disponible, lo que facilita mucho el proceso de planificación de activos y mantenimiento.

Estándar de activos digitales

El estándar de activos digitales es el lugar de referencia para toda la información sobre qué datos se requieren, en qué formato y en qué campos se almacenarán. El estándar de activos digitales juega un papel clave en la definición de los detalles de los datos requeridos. Incluirá definiciones y directrices sobre la calidad de los datos que especifiquen cómo se medirán y controlarán los datos. Las métricas comunes para la calidad de los datos incluyen las siguientes:

Los objetivos de calidad de datos requeridos pueden variar según el tipo de datos (activos, materiales o datos de fallas), que generalmente se basan en el riesgo de no tener puntos de datos específicos.

Dependiendo de la organización, el estándar de activos digitales puede incluir un diccionario de datos completo o hacer referencia a varios otros estándares, como el estándar de datos maestros de activos, el estándar de datos maestros de materiales, el estándar de datos de mantenimiento y fallas o el estándar de datos operativos y de proceso.

El estándar de datos maestros de activos detalla cómo se construirán las jerarquías de activos, así como cómo se nombrarán y clasificarán los activos. El estándar también definirá los límites de los activos y qué puntos de datos se requieren para cada activo. Normalmente, los puntos de datos son clasificación, atributos y operativos.

La clasificación es la capacidad de segregar equipos en agrupaciones lógicas. Dentro de la clasificación, puede definir la clase de equipo (p. Ej., Válvula) y el tipo (p. Ej., Compuerta).

Los atributos son las características específicas de diseño del equipo. Esto podría incluir los materiales con los que está hecho, las especificaciones de rendimiento, el fabricante, el número de modelo, el número de serie, etc.

Los datos operativos incluyen las características específicas del equipo en función de dónde está instalado y cómo se utiliza. Dentro de los datos operativos, encontrará criticidad y ubicación.

El estándar de datos maestros de materiales contiene la información sobre cómo se nombrarán y clasificarán las piezas, así como qué otros puntos de datos se requieren, como atributos, plazos de entrega y precios.

El estándar de datos de mantenimiento y fallas contiene los requisitos sobre cómo se capturarán y registrarán las actividades de mantenimiento, como las tareas de avería, correctivas y proactivas. Los puntos de datos pueden incluir horas de trabajo totales, tiempo de inactividad planificado, tiempo de inactividad no planificado, códigos de falla, etc.

El estándar de datos de proceso y operación detalla los requisitos para todos los datos de proceso y operación, como flujos, presiones, velocidades y todos los datos de monitoreo de condición. El estándar indica cómo se integrarán y vincularán los diversos sistemas a los activos. Pueden optar por utilizar campos de datos existentes en el CMMS, como mediciones y contadores para los datos de monitoreo de condición.

Cada uno de estos estándares detallará el punto de datos, el campo donde se registran, si los datos son obligatorios u opcionales, así como cualquier requisito de formato específico, como fechas (DD-MM-AAAA o MM-DD-AAAA) .

Estándar de documentos de ingeniería

El estándar de documentos de ingeniería no se centra tanto en puntos de datos específicos como el estándar de activos digitales, sino más bien en la identificación y organización de los documentos, manuales, dibujos, imágenes, etc. El propósito de este estándar es definir las pautas para crear y mantener la biblioteca de documentos de mantenimiento e ingeniería. Este documento proporciona un sistema estandarizado en la mayor medida posible dada la naturaleza compleja y variada de la documentación de ingeniería y mantenimiento.

Tradicionalmente, este documento explicará el método de cómo se nombrarán los documentos. Se basa en varios criterios, como el tipo de documento, el nombre del documento, el activo con el que está relacionado y un identificador único.

Por ejemplo, el nombre de los documentos de ingeniería podría ser:tipo - descripción del documento del artículo - número de activo - cuantificador. Esto garantiza que toda la documentación se pueda encontrar rápidamente en función de la variedad de información. El tipo de documento está predefinido a partir de una lista como la siguiente:

Cuando el tipo de documento se combina con el resto del estándar de nomenclatura, las organizaciones tendrán todos los documentos como:

• MTC - Manual de mantenimiento de centrífugas - 865732 - 01
• PTG - Daños en el eje - 865732-01
• PTG - Daño del eje - 865732-02

Además, el estándar de documentos de ingeniería especificará dónde residirán los documentos, ya sea en forma electrónica o impresa. Por ejemplo, los documentos de ingeniería electrónica se pueden vincular dentro del CMMS al equipo apropiado, ubicaciones funcionales o materiales a través del sistema de gestión de documentos aprobado.

Los documentos impresos de ingeniería se pueden mantener dentro de una biblioteca en el sitio que garantiza que todos los documentos eliminados de la biblioteca se firmen al entrar y salir. También se podría asignar un propietario a la biblioteca y establecer un sistema de organización para facilitar el acceso rápido a los documentos. Todos los documentos mantenidos en la biblioteca pueden incluso incluirse en un registro de documentos.

Con un estándar de documentos de ingeniería implementado, la organización puede estar segura de que sus documentos y manuales se pueden encontrar cuando sea necesario.

Sistema de gestión de documentos

El sistema de gestión de documentos es una pieza clave de la estrategia de gestión de activos digitales. Esta biblioteca digital es la plataforma que albergará todos los documentos y se integrará con los diversos sistemas como el CMMS, sistemas CAD, etc.

El sistema de gestión de documentos es fundamental, ya que puede almacenar todos los documentos y activos digitales de forma organizada. El sistema también proporciona capacidades para rastrear, administrar y almacenar documentos, así como reducir el papel. La mayoría de los sistemas son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial) al mismo tiempo que ofrecen un método de control de cambios y restricciones de edición.

Aunque muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) tienen un sistema de gestión de documentos incorporado, generalmente carecen de algunas de las funcionalidades clave requeridas por las organizaciones. Como tal, hay numerosas opciones disponibles, siendo algunos de los sistemas más comunes OpenText, EQMS y eFileCabinet.

El elemento clave que se debe buscar en un sistema de administración de documentos es la capacidad de integrarse con la amplia gama de sistemas utilizados en un sistema de administración de activos, junto con el control de cambios, el soporte de aplicaciones móviles y el soporte de retención de registros.

Si bien este es un sistema de TI, debe elegirse con el comité directivo multifuncional, ya que cada función tendrá necesidades únicas que deben tenerse en cuenta o la organización corre el riesgo de que ciertas funciones no lo utilicen.

Estándar de transferencia de proyectos

Este estándar es una de las piezas más vitales en el sostenimiento continuo de la estrategia de gestión de activos digitales. El estándar de traspaso del proyecto indica qué información se recopilará, limpiará y cargará en los diversos sistemas como parte del proyecto. Esto asegura que el proyecto no se pueda cerrar hasta que los datos y la información se capturen y verifiquen correctamente. Este estándar puede incluso requerir que el proveedor o contratista sea responsable del trabajo de datos y no se le pagará por el proyecto hasta que se acepten los datos.

El estándar de traspaso del proyecto enumerará la información y los documentos que deben recopilarse, verificarse, cargarse y aprobarse en los distintos sistemas. También proporcionará un medio para permitir que las operaciones, el mantenimiento, las finanzas, la salud y la seguridad y cualquier otra función requerida firmen la aceptación de datos e información completos.

No es el trabajo de un planificador recopilar todos estos datos una vez que se entrega un proyecto. Los datos deben recopilarse durante el proyecto, limpiarse y cargarse en los distintos sistemas antes de que el proyecto se entregue a operaciones y mantenimiento.

Implementación de la estrategia de gestión de activos digitales

Una vez que una organización tiene una estrategia de gestión de activos digitales junto con los documentos de respaldo, los estándares y los sistemas, ¿cómo va a implementarla? Aparte de todas las actividades habituales de gestión del cambio, hay algunas cosas clave que la organización debe considerar.

El primer elemento que debe considerarse es una auditoría de contenido. Esta auditoría evaluará el estado actual de los datos contra el estándar documentado y determinará todos los datos y la información que faltan o se sospecha que no son correctos o completos. Esto permitirá a la organización construir un marco de tiempo realista y requisitos de recursos para cerrar la brecha.

Al crear el plan del proyecto para recopilar los datos faltantes, es vital que la organización considere el costo de recopilar los datos faltantes frente al valor que aportará. Debe haber un caso comercial y una comprensión del riesgo de no tener esos datos. A veces, es mejor dejar los datos heredados como están y hacer que los estándares se apliquen a los datos que avanzan desde un punto en el tiempo.

Además, puede tener sentido comenzar a implementar la estrategia de gestión de activos digitales en fases. Comience en un área piloto, recopile los datos, límpielos y cárguelos. Esto identificará mejores formas de recopilar y limpiar los datos y, lo que es más importante, mostrará a todos los involucrados el valor de tener los datos y la información correctos.

Futuro de la estrategia de gestión de activos digitales

Sin una estrategia de gestión de activos digitales, las organizaciones se están poniendo detrás de la curva para la adopción de las últimas tendencias, como la Industria 4.0, la transformación digital, la inteligencia artificial y el IIoT. Aunque esto puede no ser un problema importante en este momento, separará a las organizaciones que pueden aprovechar los datos, tomar las decisiones más rentables y prosperar frente a aquellas que perderán la oportunidad de tomar decisiones basadas en datos.

Con la información y los datos apropiados capturados, las organizaciones pueden aprovechar y utilizar completamente herramientas como el cálculo de costos del ciclo de vida, la planificación del capital y las inspecciones basadas en riesgos. Al tener toda la información, las organizaciones pueden evaluar verdaderamente los planes de capital y justificar las decisiones de mantenimiento y aplazamiento de capital. Esto proporciona un nuevo nivel de claridad y confianza entre la organización y sus accionistas, partes interesadas y reguladores.

Exploración adicional de la estrategia de gestión de activos digitales

Para aquellos lectores que estén interesados ​​en aprender más sobre los diversos componentes de la estrategia de gestión de activos digitales, existen numerosas referencias y recursos disponibles. La estrategia de gestión de activos digitales y los documentos de respaldo están estructurados de manera ideal de manera que se garantice el cumplimiento de todos los requisitos de ISO 55001. Para hacer esto, debe consultar el documento Panorama de gestión de activos del Foro Global sobre Mantenimiento y Gestión de Activos (GFMAM). Proporciona un esquema y varios documentos de respaldo necesarios para una estrategia de gestión de activos digitales empresarial al tiempo que cumple con los requisitos de ISO 55001.

Referencias

SAVIA. (2016). Transformación digital de la gestión de activos. SAP.

Este artículo se publicó anteriormente en las actas de la conferencia Reliable Plant 2019.