Por qué un almacén de mantenimiento bien organizado es importante para toda su organización

Un empleado de logística utiliza un dispositivo portátil para emitir el inventario de gestión de piezas.

Un almacén de mantenimiento es el centro central de un equipo de mantenimiento y, idealmente, proporciona un entorno limpio, organizado, seguro y protegido para almacenar los materiales. Un almacén de mantenimiento que funcione correctamente es vital para algo más que la gestión de repuestos. Puede ser clave para la eficiencia operativa de muchas empresas.

El objetivo de un almacén de mantenimiento es garantizar que sus equipos de mantenimiento siempre tengan acceso a las herramientas y piezas adecuadas, en la cantidad adecuada, exactamente cuando y donde las necesiten. Si los técnicos de mantenimiento pierden su valioso tiempo adquiriendo o rastreando piezas mal etiquetadas o mal colocadas, puede aumentar significativamente los costos, además de provocar un tiempo de inactividad excesivo de los activos.

Otro aspecto vital de gestionar con éxito un almacén de mantenimiento es garantizar que todos los registros de inventario sean accesibles y visibles para todos los que necesiten verlos, desde técnicos de mantenimiento hasta profesionales de adquisiciones y analistas financieros.

Las organizaciones que priorizan la visibilidad del almacén de mantenimiento a menudo utilizan un software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) que facilita las integraciones y permite la confiabilidad conectada:un marco que une hardware, software y sistemas en toda la empresa.

Gestión de materiales 101:visibilidad del almacén

El proceso de gestión de materiales consta de tres etapas principales:adquisición, control y movimiento. Y en cada etapa, una amplia gama de partes interesadas necesitan un acceso rápido y fácil a cualquier registro o dato relevante del almacén para realizar su trabajo de manera efectiva. En otras palabras, necesitan visibilidad de su almacén.

La etapa de adquisición Puede que no parezca que se trata de un almacén de mantenimiento. Sin embargo, los planificadores necesitan acceso a información en tiempo real sobre los niveles de inventario del almacén, así como a futuras órdenes de trabajo de mantenimiento, para pronosticar de forma proactiva las próximas necesidades de materiales. Los profesionales de adquisiciones también necesitan información detallada de las piezas, así como registros de proveedores aprobados, para cada pieza del inventario del almacén para realizar compras rápidamente y garantizar que los técnicos de mantenimiento tengan exactamente lo que necesitan sin demora.

La etapa de control Comienza cuando una pieza llega a un almacén, donde debe ser inmediatamente catalogada y almacenada en el lugar adecuado. El uso de códigos de barras escaneables o códigos QR combinados con software de gestión de inventario computarizado puede mejorar en gran medida la eficiencia y precisión del mantenimiento de registros del almacén. Y al estandarizar el diseño y la organización del almacén (por ejemplo, ¿etiquetas encima o debajo de cada producto), los trabajadores podrán obtener más rápidamente las piezas correctas, ahorrando tiempo a todos los involucrados.

La etapa del movimiento Ocurre cuando se necesita una pieza de almacén en el campo. Después de ser solicitado por un técnico, el personal localiza y transfiere los materiales necesarios a su destino final, asegurándose de que las piezas requeridas lleguen cuando deben y donde deben. En la mayoría de las organizaciones, el personal del almacén de mantenimiento es responsable de rastrear y mover materiales. Pero no importa quién sea el propietario de la etapa de movimiento, un proceso logístico que funcione sin problemas es vital para el éxito de cualquier operación de mantenimiento.

Cada etapa del proceso de gestión de materiales depende de que muchas personas repartidas en muchos departamentos trabajen en armonía. Los técnicos de mantenimiento, especialistas en adquisiciones, trabajadores de almacén, especialistas en logística, equipos de liderazgo y personal de finanzas requieren un acceso rápido y fácil a datos completos y precisos para realizar su trabajo de manera efectiva.

Y la mejor manera de garantizar esa confiabilidad conectada en toda su organización es mediante la unión de software y hardware en un ecosistema basado en la nube.

Uso de CMMS para el éxito del mantenimiento del almacén

Un almacén de mantenimiento bien gestionado es la base de cualquier operación de mantenimiento exitosa. Documentos en papel y lápiz poco fiables usados ser el alma de cada almacén. Pero hoy en día muchos almacenes modernos dependen del software CMMS para lograr el éxito.

Al integrarse perfectamente con herramientas inteligentes portátiles, sensores IIoT, software de gestión de piezas, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) financieros y otros sistemas esenciales, el software CMMS como el de eMaint simplifica el seguimiento, la adquisición, el almacenamiento y el transporte de todas las piezas del almacén.

Estos sistemas computarizados basados en la nube permiten a los usuarios:

• configurar puntos de reorden personalizables;
• generar automáticamente órdenes de compra;
• ingrese o revise datos instantáneamente utilizando lectores de códigos de barras o códigos QR;
• configurar pedidos de kits de piezas (agrupando varios componentes) para agilizar las compras o devoluciones;
• y mucho más.

Pero quizás lo más importante es que un enfoque CMMS para gestionar su almacén de mantenimiento garantiza que haya visibilidad en toda su empresa. Al vincular los niveles de inventario del almacén con las órdenes de trabajo de mantenimiento, bases de datos de proveedores, software de gestión financiera y otros sistemas integrados, un CMMS basado en la nube ayuda a automatizar los flujos de trabajo y, al mismo tiempo, proporciona a todas las partes interesadas información valiosa que habría sido inimaginable hace apenas unas décadas.

No espere, obtenga eMaint para mejorar su proceso de gestión de almacén de mantenimiento hoy.