Por qué un almacén de mantenimiento bien organizado importa para toda su organización

Un empleado de logística usa un dispositivo portátil para emitir inventario de gestión de repuestos.

Un almacén de mantenimiento es el centro neurálgico para un equipo de mantenimiento, idealmente proporcionando un entorno limpio, organizado, seguro y protegido para albergar materiales. Un almacén de mantenimiento que funcione sin problemas es vital para más que la gestión de repuestos. Puede ser clave para la eficiencia operativa de muchas empresas.

El objetivo de un almacén de mantenimiento es garantizar que sus equipos de mantenimiento siempre tengan acceso a las herramientas y repuestos correctos, en la cantidad correcta, exactamente cuando y donde los necesiten. Si los técnicos de mantenimiento pierden su valioso tiempo adquiriendo o rastreando repuestos mal etiquetados o fuera de lugar, puede aumentar significativamente los costos, así como resultar en un tiempo de inactividad excesivo de los activos.

Otro aspecto vital de gestionar exitosamente un almacén de mantenimiento es garantizar que todos los registros de inventario sean accesibles y visibles para todos los que necesiten verlos, desde técnicos de mantenimiento hasta profesionales de compras y analistas financieros.

Las organizaciones que priorizan la visibilidad del almacén de mantenimiento a menudo utilizan un software de sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) que facilita las integraciones y permite la confiabilidad conectada, un marco que une hardware, software y sistemas a través de la empresa.

Gestión de Materiales 101: Visibilidad del Almacén

El proceso de gestión de materiales consta de tres etapas principales: adquisición, control y movimiento. Y a lo largo de cada etapa, una amplia gama de partes interesadas necesita acceso rápido y fácil a cualquier registro o dato relevante del almacén para realizar efectivamente sus trabajos. En otras palabras, necesitan visibilidad en su almacén.

La etapa de adquisición puede no parecer que involucre un almacén de mantenimiento. Sin embargo, los planificadores requieren acceso a información en tiempo real sobre niveles de inventario del almacén, así como futuras órdenes de trabajo de mantenimiento, para pronosticar proactivamente las necesidades de materiales futuras. Los profesionales de compras también necesitan información detallada de repuestos, así como registros de proveedores aprobados, para cada pieza de inventario del almacén para realizar compras rápidas y asegurar que los técnicos de mantenimiento tengan exactamente lo que necesitan sin demora.

La etapa de control comienza cuando una pieza llega a un almacén, donde debe ser catalogada y almacenada inmediatamente en el lugar apropiado. El uso de códigos de barras o QR escaneables junto con software de gestión de inventario computarizado puede mejorar enormemente la eficiencia y precisión del mantenimiento de registros del almacén. Y al estandarizar el diseño y la organización del almacén (ej. ¿Etiquetas arriba o abajo de cada producto?), los trabajadores podrán obtener las piezas correctas más rápidamente, ahorrando tiempo para todos los involucrados.

La etapa de movimiento ocurre cuando se necesita una pieza del almacén en el campo. Después de ser solicitada por un técnico, el personal localiza y transfiere los materiales necesarios a su destino final, asegurando que las piezas requeridas lleguen cuando y donde deban. En la mayoría de las organizaciones, el personal del almacén de mantenimiento es responsable de rastrear y mover materiales. Pero sin importar quién posea la etapa de movimiento, un proceso logístico que funcione sin problemas es vital para el éxito de cualquier operación de mantenimiento.

Cada etapa del proceso de gestión de materiales depende de muchos individuos distribuidos en muchos departamentos trabajando en armonía. Técnicos de mantenimiento, especialistas en compras, trabajadores de almacén, especialistas en logística, equipos de liderazgo y personal financiero requieren acceso rápido y fácil a datos completos y precisos para realizar efectivamente sus trabajos.

Y la mejor manera de garantizar tal confiabilidad conectada en toda su organización es a través de una unión de software y hardware en un ecosistema basado en la nube.

Usar CMMS para el éxito del almacén de mantenimiento

Un almacén de mantenimiento bien gestionado está en el corazón de cualquier operación de mantenimiento exitosa. Los documentos poco fiables de lápiz y papel solían ser el alma de cada almacén. Pero muchos almacenes modernos hoy confían en software CMMS para lograr el éxito.

Al integrarse perfectamente con herramientas inteligentes portátiles, sensores IIoT, software de gestión de repuestos, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) financieros y otros sistemas esenciales, el software CMMS como el de eMaint simplifica el seguimiento, adquisición, almacenamiento y transporte de todas las piezas del almacén.

Tales sistemas computarizados basados en la nube permiten a los usuarios:

• configurar puntos de reorden personalizables;
• generar automáticamente órdenes de compra;
• ingresar o revisar datos instantáneamente usando escáneres de código de barras o QR;
• configurar órdenes de kitting de repuestos (agrupar múltiples componentes) para agilizar compras o devoluciones;
• y mucho más.

Pero quizás lo más importante, un enfoque CMMS para gestionar su almacén de mantenimiento garantiza que hay visibilidad en toda su empresa. Al vincular los niveles de inventario del almacén a órdenes de trabajo de mantenimiento, bases de datos de proveedores, software de gestión financiera y otros sistemas integrados, un CMMS basado en la nube ayuda a automatizar flujos de trabajo mientras proporciona a todas las partes interesadas información valiosa que habría sido inimaginable hace apenas unas décadas.

No espere, obtenga eMaint para mejorar su proceso de gestión del almacén de mantenimiento hoy.