Gestión de Activos Empresariales (EAM): Soluciones de Software Esenciales para la Optimización de Activos

¿Qué es un Sistema EAM?

Un sistema EAM es una red de sistemas, software y servicios dedicados al mantenimiento de activos físicos e infraestructura a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición del activo hasta su disposición. Para organizaciones que gestionan cientos o incluso miles de activos, tener un sistema de gestión de activos empresariales les permite optimizar su gestión de activos manteniendo todos los datos de activos centralizados.

Un sistema EAM permite en última instancia a las organizaciones optimizar el rendimiento y la eficiencia de sus activos físicos e infraestructura mientras reducen costos operativos y aseguran el cumplimiento con estándares relevantes. Un sistema EAM también centraliza la gestión de activos en múltiples sitios. Esto significa que los equipos de mantenimiento pueden monitorear y mantener activos más fácilmente, y los tomadores de decisiones pueden identificar tendencias, predecir fallos y priorizar inversiones basadas en la salud real de los activos.

¿Cómo Funciona un Sistema EAM?

Un sistema EAM funciona recopilando datos e insights de software, sensores, dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) y más, combinándolos en una base de datos holística. Es altamente personalizable, por lo que puede integrar software para planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de la cadena de suministro, monitoreo de condición, programación, contabilidad, gestión de relaciones con clientes (CRM) y más.

Con un sistema EAM, los usuarios no necesitan abrir programas individuales ni combinar manualmente información de múltiples fuentes. En su lugar, el sistema EAM integra cada fuente por usted, unificando sus datos.

Los Beneficios e Importancia de los Sistemas EAM

Las organizaciones pueden tener cientos, si no miles o millones, de activos para rastrear y mantener. Gestionar cada uno de estos activos a lo largo de su ciclo de vida requiere implementar una estrategia robusta para gestionarlos de manera eficiente y transparente en cada etapa, desde la compra hasta la disposición. Un sistema de gestión de activos empresariales beneficia a las empresas al proporcionar estas capacidades y más.

Revisemos algunos de los beneficios más críticos de implementar una estrategia y sistema EAM sólidos en sus operaciones de instalaciones.

Centralizar Datos de Activos

Uno de los mayores beneficios de usar una estrategia EAM y software EAM es que el sistema puede agrupar automáticamente datos de sistemas dispares e instalaciones y sitios múltiples. Al tener una única fuente de verdad, los gerentes de operaciones y equipos de instalaciones pueden monitorear y mantener activos más fácilmente a lo largo de su ciclo de vida, sin importar la ubicación. Esta centralización tiene un efecto dominó, también, conduciendo a muchos otros beneficios como mejor comunicación, mayor transparencia, Análisis de Causa Raíz (RCA) mejorado, y más.

Rastrear y Gestionar Activos e Infraestructura Fácilmente

Otro beneficio y capacidad fuerte de EAM es un mejor y más eficiente rastreo de activos y Gestión del Ciclo de Vida del Activo (ALM). El personal de instalaciones y tomadores de decisiones pueden obtener informes en tiempo real sobre el rendimiento actual y el estado esperado de la infraestructura y activos. También pueden recibir alertas del sistema cuando necesitan tomar acciones como programar y realizar mantenimiento de rutina. Y los sistemas EAM impulsados por IA permiten aún más el mantenimiento predictivo al recopilar automáticamente datos de condición en tiempo real sobre cada activo y usar algoritmos de aprendizaje automático para determinar cuándo y dónde se requiere mantenimiento.

Resolver Problemas Antes de que Ocurran con Mantenimiento Predictivo

Con datos centralizados y gestión de activos impulsada por IA viene el mantenimiento predictivo. El mantenimiento predictivo es especialmente importante para operaciones de instalaciones porque permite a las organizaciones evitar tiempo de inactividad no planificado y planear cualquier tiempo de inactividad necesario para que sea lo más corto posible. Al saber qué activos necesitarán reparaciones y cuándo, los gerentes de instalaciones pueden asegurar que el equipo se mantenga en camino para cumplir metas de producción y operaciones mientras minimizan cualquier impacto en ingresos y costos.

Extender Ciclos de Vida de Activos

Mantenerse al día con las necesidades de mantenimiento y reparación de activos con mantenimiento predictivo a través de un sistema EAM reduce el estrés mecánico innecesario en los activos. Por supuesto, menos estrés mecánico en los activos significa que duran más. Estos ciclos de vida extendidos conducen a presupuestos de reemplazo y costos operativos reducidos al minimizar operaciones costosas como mantenimiento de emergencia, ayudando a las empresas a mantener una línea de fondo saludable y mantener operaciones más sostenibles.

Optimizar Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) con Automatización y Programación de Órdenes de Trabajo

Un sistema EAM moderno y poderoso también puede crear automáticamente solicitudes de trabajo y mostrar el progreso de cada orden de trabajo para ayudar a simplificar el Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO). Este tipo de automatización centralizada en tiempo real elimina el trabajo administrativo tedioso y permite al personal obtener actualizaciones de forma autónoma. Juntas, estas funciones agilizan los procesos de mantenimiento y eliminan cuellos de botella de comunicación.

Además, un sistema EAM moderno facilita a los gerentes de operaciones y otros usuarios optimizar horarios de trabajo para empleados y contratistas para asegurar que las personas adecuadas completen actividades de mantenimiento en el momento adecuado.

Agilizar la Cadena de Suministro y Gestión de Inventario

Por supuesto, al optimizar MRO, un sistema EAM holístico también facilita una estrategia más eficiente de cadena de suministro y gestión de inventario. Cómo y cuándo se compran las piezas y si las piezas de repuesto críticas llegan a tiempo para resolver paradas de línea de producción puede hacer una diferencia poderosa en la reducción del tiempo de inactividad. Y las mejores soluciones EAM trabajan junto con sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y financieros para proporcionar todo tipo de gestión de inventario y controles de stock, como compra y gestión de piezas de repuesto, predicción de demanda de materiales y reorden automático de stock que se está agotando.

Eliminar Escaseces de Suministro y Minimizar Tiempo de Inactividad

Al optimizar procesos de cadena de suministro, mantenimiento preventivo, centralización de datos y automatización, un EAM ofrece visibilidad precisa sobre cuándo los activos necesitarán ser desconectados para reparaciones. Esta información permite una planificación precisa de piezas de repuesto, minimiza el tiempo de inactividad no planificado y asegura que la utilización de activos permanezca alta.

Simplificar Auditorías

Además de todos los demás beneficios de usar software EAM, los buenos sistemas EAM también facilitan a las organizaciones prepararse para auditorías y mantener cumplimiento normativo.

Por ejemplo, en la industria de alimentos y bebidas, una solución EAM puede ayudar a preparar instalaciones para auditorías de la FDA centralizando datos críticos como inspecciones, cuándo se repararon máquinas y otra infraestructura por última vez, y más. Y en salud, las organizaciones que utilizan una estrategia EAM tienen registros digitales optimizados que hacen mucho más fácil para los equipos mantener su maquinaria y equipo seguros y proporcionar registros de mantenimiento y conservación para auditorías.

¿Cuál es la Diferencia Entre EAM y CMMS?

Para algunos, un sistema EAM y un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS) podrían parecer esencialmente lo mismo. Aunque hay cierta superposición en sus capacidades, también hay diferencias distintas. Entonces, ¿qué es el software EAM y cómo difiere de un CMMS?

La diferencia principal entre un sistema EAM y un CMMS es que un sistema EAM se centra en el ciclo de vida del activo, mientras que un CMMS es software que ayuda a gestionar datos de activos mientras el activo está en uso.

Por ejemplo, un sistema EAM ayuda a rastrear datos y tareas relacionadas con cada etapa del ciclo de vida de un activo o pieza de infraestructura, desde la adquisición y mantenimiento regular hasta reparaciones y disposición. Esto incluye capacidades relacionadas con contabilidad y gestión de gastos, planificación y programación, informes y analíticas, optimización de cadena de suministro e inventario, gestión de iniciativas de seguridad, y mucho más.

Mientras tanto, un CMMS se enfoca más en el mantenimiento de registros para elementos y tareas como rastrear y pedir piezas de repuesto e inventario, medir la salud continua de activos y planificar horarios de mantenimiento. Un CMMS puede ayudar a optimizar y agilizar estas tareas —que pueden aplicarse a cualquier cosa, desde máquinas hasta flotas e incluso instalaciones enteras— a través de automatización y mejorando la transparencia y comunicación. Sin embargo, todos estos beneficios y tareas giran en torno a la porción activa de la vida de un activo o pieza de infraestructura.

En resumen, EAM es un sistema más holístico que toca cada aspecto de la gestión de infraestructura y activos. Si bien un CMMS puede caer bajo el paraguas de una estrategia EAM, se enfoca específicamente en la gestión de mantenimiento mientras un activo está operativo.

¿Cuál es la Diferencia Entre Gestión de Activos EAM y ERP?

La gestión de activos empresariales (EAM) y la gestión de recursos empresariales (ERP) tienen muchas áreas de similitud. En términos generales, tanto las soluciones de gestión de activos EAM como las soluciones ERP proporcionan un enfoque basado en datos para el mantenimiento de activos y la gestión del rendimiento de activos. Tanto los sistemas ERP como EAM actúan como repositorios centrales para almacenar y gestionar datos, incluyendo datos de activos.

Sin embargo, hay diferencias significativas entre estas plataformas. ERP está diseñado para insights de alto nivel en la gestión financiera de toda la organización. Se preocupa por la gestión de activos, pero solo en la medida en que encaja en el esquema más amplio de la gestión empresarial. Un ERP proporciona funciones como gestión del rendimiento de activos y gestión de inventario, pero su funcionalidad más amplia se preocupa por presupuestos y pronósticos para la empresa, así como la gestión de los costos más grandes de las operaciones empresariales.

EAM, por otro lado, se centra en los detalles de la gestión de activos. La funcionalidad de gestión de activos EAM incluye todo lo necesario para el mantenimiento de activos físicos, que incluye equipos de fabricación, vehículos e instalaciones como enfriadores y HVACs. Todo el mantenimiento de rutina y la toma de decisiones a largo plazo que mantiene los activos físicos operativos puede ser manejado por una solución EAM. Las funciones de EAM incluyen planificación y programación de mantenimiento, gestión de cadena de suministro y gestión de activos. Los programas de mantenimiento basados en datos como el mantenimiento predictivo también son soportados por sistemas EAM en lugar de ERPs.

¿Cuál es la Diferencia Entre un Sistema EAM y un APM?

Tanto las soluciones EAM como APM, o herramientas de gestión del rendimiento de activos, están diseñadas para mejorar el rendimiento de activos críticos. Sin embargo, tienen diferentes alcances y escalas.

Los sistemas EAM se centran en la imagen general de la gestión de activos. Consideran las necesidades más amplias de la gestión del ciclo de vida del activo, especialmente en lo que respecta a problemas empresariales como presupuestos y planificación. Un sistema EAM se preocupa por la adquisición, compra y mitigación de riesgos, además del mantenimiento de rutina y conservación asociados con la gestión de activos.

En contraste, APM se enfoca láser en optimizar el rendimiento y la disponibilidad de activos. APM usa analíticas de datos y estrategias como mantenimiento predictivo para mejorar procesos de mantenimiento para que los activos siempre rindan óptimamente, con tiempo de inactividad no planificado y cortes mínimos.

Ejemplos de Software de Gestión de Activos Empresariales por Industria

Cualquier organización intensiva en activos puede usar la gestión de activos empresariales para mejorar su efectividad operativa automatizando y optimizando mantenimiento, programación, reparaciones, cumplimiento y otras tareas.

Los sistemas EAM de gestión de activos empresariales son usados por las industrias de ciencias de la vida, salud, petróleo y ferrocarriles debido a su potencial para transformar el futuro de la manufactura a través de IA, Internet de las Cosas (IoT) e integraciones SaaS. Reducir costos de mantenimiento y extender la longevidad de activos permite mayor transparencia y responsabilidad en toda la organización.

Aquí hay algunas formas en que diferentes industrias usan software EAM:

• Ciencias de la vida y farmacéuticas: El software EAM puede ayudar a empresas que operan en el espacio de ciencias de la vida y farmacéutico con cumplimiento y con mejor gestión y mantenimiento de equipos de precisión como centrífugas y activos de fabricación como prensas de tabletas.
• Fabricación, almacenamiento y distribución de alimentos y bebidas: Una solución EAM puede ayudar a preparar instalaciones de alimentos y bebidas para auditorías de la FDA, simplificar el cumplimiento de estándares y disminuir cargas presupuestarias.
• Fabricación automotriz: Implementar software EAM puede ayudar a estandarizar operaciones en líneas de producción e instalaciones y cumplir estrictas regulaciones del Grupo de Trabajo Automotriz Internacional (IATF).
• Mantenimiento de flotas: Aproveche un EAM para gestionar reparaciones y mantenimiento de activos de flota y rastrear métricas clave como costo total de propiedad (TCO).
• Salud: Una estrategia EAM agiliza y digitaliza el mantenimiento de registros, lo que ayuda a los equipos a mantener instalaciones de salud seguras y saludables, cumplir regulaciones de cumplimiento y pasar auditorías más fácilmente.
• Tecnología de la información (TI): Un EAM puede desbloquear poderosas capacidades para la gestión de activos de TI empresariales, ya sea para empresas de TI o departamentos de TI internos.

Siete Características Clave a Buscar en un Software EAM Efectivo

No todas las soluciones de gestión de activos empresariales son iguales. De hecho, algunas están adaptadas a industrias específicas. Sin embargo, independientemente de la industria, hay algunos componentes, características y funciones esenciales que todo software EAM moderno debería tener.

1. Gestión de Órdenes de Trabajo

Las órdenes de trabajo son la columna vertebral de una gestión de activos empresariales exitosa. Un buen sistema EAM tendrá órdenes de trabajo automatizadas para mantenimiento preventivo planificado, una interfaz simple de usar para técnicos y órdenes de trabajo personalizables que puede diseñar para ajustarse a las necesidades de su organización. Si usa mantenimiento predictivo, el EAM debería activar automáticamente órdenes de trabajo basadas en datos predictivos.

2. Gestión del Ciclo de Vida del Activo (ALM)

Si no sabe cómo están rindiendo sus activos, arriesga tiempo de inactividad costoso e innecesario. También puede estar en desventaja financiera cuando se trata de adquisición y disposición. Por ejemplo, si sabe que necesitará comprar múltiples del mismo tipo de activo pronto, está en mejor posición para ahorrar con una compra al por mayor.

El mejor software EAM debería tener una base de datos de activos que le dé la capacidad de determinar rápida y fácilmente qué tan lejos está un activo en su ciclo de vida. También debería ayudarle a gestionar y mantener registros de toda la administración involucrada en adquisición, mantenimiento y reparaciones activas, y disposición de activos.

3. Gestión de la Cadena de Suministro

Así como le ayuda a gestionar el ciclo de vida de un activo, un sistema robusto de gestión de activos empresariales también debería ayudarle a rastrear su cadena de suministro. Al integrar con otros sistemas críticos como software de contabilidad y sistemas ERP, el software EAM debería darle capacidades de compra y gestión de inventario. Características como conteos de inventario buscables y capacidades como enviar solicitudes de piezas de repuesto desde otras instalaciones en su red pueden ayudar a asegurar que su cadena de suministro permanezca ágil y esbelta.

4. Monitoreo Remoto de Activos

No es raro que un negocio tenga una red considerable de instalaciones y activos distribuidos en grandes áreas geográficas. En estos casos, es casi imposible monitorear y gestionar activos eficazmente sin capacidades remotas. Cualquier sistema EAM que use debería darle la capacidad de ver cómo está rindiendo cualquier activo, en cualquier instalación —incluso si está fuera del sitio. Este monitoreo remoto permite a las organizaciones planificar, ejecutar y analizar actividades de mantenimiento o producción en un sistema centralizado sin fisuras.

5. Capacidades Móviles y en la Nube

Además de capacidades de monitoreo remoto, el mejor software de gestión de activos empresariales debería ofrecer capacidades móviles y en la nube. Las capacidades en la nube significan que los datos críticos están disponibles cuando los miembros del personal los necesitan —no cuando están conectados por cable a la red local. Y una app que funciona en tablets o smartphones permite al personal de instalaciones y otros trabajadores relevantes obtener actualizaciones y tener acceso a los datos y funciones que necesitan, como solicitudes de órdenes de trabajo y niveles de inventario, mientras están en movimiento en sitios de instalaciones.

6. Funciones Amigables para Auditorías como Pistas de Auditoría

Un sistema EAM debería hacer las auditorías más fáciles que nunca. Busque características y funciones como pistas de auditoría con marca de tiempo, firmas electrónicas protegidas por contraseña, cifrado de datos y más. Ya sea que su organización necesite cumplir con FDA, OSHA, ISO u otras autoridades regulatorias, su EAM debería facilitar probar el cumplimiento.

7. Analíticas e Informes

Finalmente, cualquier EAM que valga la pena implementar debería proporcionarle poderosas capacidades analíticas en tiempo real. Con una fuente de datos centralizada para evaluar, su EAM debería poder identificar patrones críticos y crear informes y paneles fáciles de leer y accionables. Desde información como KPIs de mantenimiento y datos de cadena de suministro hasta costos de mantenimiento y mano de obra, un EAM moderno debería ayudarle a entender qué funciona y qué no.

Comience con la Implementación de Software EAM

Ahora que conoce los muchos beneficios, aplicaciones y características a buscar en un software de gestión de activos empresariales, es hora de considerar qué solución funcionará para su negocio.

eMaint ofrece lo mejor de una solución EAM, combinando capacidades de CMMS, EAM y monitoreo de condición. Organizaciones en una amplia gama de industrias —desde fabricación automotriz y alimentos y bebidas hasta salud e instalaciones de petróleo y gas— pueden beneficiarse de las profundas capacidades y características holísticas que eMaint ofrece a los usuarios.

Los paneles e informes personalizables de eMaint EAM le dan una vista integral y fácil de digerir de operaciones y activos complejos. Además, la automatización y los datos centralizados en tiempo real permiten a su equipo trabajar de forma rápida y precisa juntos, proporcionando los datos y visibilidad que necesita para identificar cuellos de botella, mejorar eficiencias y asegurar máximo tiempo de actividad para todos sus activos.

El premiado eMaint CMMS permite a los usuarios desarrollar órdenes de trabajo multi-activo, órdenes de trabajo de rondas de inspección y órdenes de trabajo que se activan automáticamente basadas en datos de monitoreo de condición.

Y eMaint mobile permite a sus miembros de equipo capturar datos críticos incluso cuando están sin conexión; una vez que vuelven en línea, eMaint Mobile se sincroniza automáticamente con la nube, para que su equipo pueda hacer su trabajo cuando lo necesite y pasar al resto de su lista de tareas.

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