Mantenimiento diferido explicado:cómo una CMMS mantiene sus operaciones en marcha

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¿Qué es el mantenimiento diferido? Manténgase a la vanguardia con una GMAO

El mantenimiento diferido se refiere a posponer las tareas de mantenimiento, ya sean planificadas o no, generalmente debido a la falta de presupuesto. Con el tiempo, las tareas de mantenimiento diferidas se acumulan, creando un retraso en el mantenimiento.

Mantener un retraso en el mantenimiento se ha aceptado desde hace mucho tiempo como algo normal; sin embargo, posponer periódicamente el mantenimiento conlleva riesgos. A medida que crece el trabajo pendiente de mantenimiento, se vuelve más difícil ponerse al día y priorizar las tareas de manera efectiva. Con el mantenimiento diferido, las tareas importantes pueden pasar desapercibidas y los problemas pequeños pueden derivar en fallas del equipo si no se abordan de manera oportuna.

Algunas empresas incluso han elegido una estrategia de mantenimiento hasta el fallo que permite que las máquinas sigan funcionando hasta que fallen. Sin embargo, esta práctica acelera el desgaste de los equipos, reduce la vida útil de los activos y aumenta el riesgo de fallas inesperadas y tiempos de inactividad. A menudo, el mantenimiento diferido cuesta más tiempo y dinero de lo que hubiera costado simplemente mantenerse al día con el mantenimiento.

Afortunadamente, el software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) permite mantener el mantenimiento actualizado y dentro del presupuesto.

Ahora que hemos resumido los aspectos generales, echemos un vistazo más de cerca a los factores específicos que contribuyen al mantenimiento diferido y cómo las herramientas de gestión modernas ofrecen soluciones viables.

¿Cuándo se puede aplazar el mantenimiento?

Sólo existen unas pocas razones de peso para posponer rutinariamente el mantenimiento durante períodos prolongados, un enfoque que generalmente conduce a un mayor gasto de tiempo y recursos. Sin embargo, circunstancias específicas pueden justificar un aplazamiento temporal, como alinear los cronogramas de mantenimiento con las prioridades operativas o los ciclos presupuestarios.

Estos escenarios a menudo se dividen en dos categorías principales:

• Mantenimiento diferido estratégico :El mantenimiento diferido estratégico implica posponer deliberadamente tareas de mantenimiento menos críticas para asignar recursos a otras más urgentes. Para componentes no críticos, puede tener sentido permitir que una máquina funcione hasta que falle. Esta estrategia se utiliza cuando el tiempo de inactividad causado por una falla no interrumpe significativamente las operaciones o cuando el costo del mantenimiento preventivo supera el costo de reemplazar la unidad. Requiere una preparación sólida, que incluye tener listos los repuestos y el personal necesarios para gestionar las fallas de manera efectiva y minimizar el tiempo de inactividad.
• Mantenimiento diferido involuntario :Por el contrario, el mantenimiento diferido involuntario se produce debido a factores incontrolables, como recortes presupuestarios repentinos o limitaciones inesperadas de recursos. Este tipo de aplazamiento del mantenimiento no está planificado y puede provocar una cascada de problemas en los que los problemas menores se intensifican y provocan interrupciones importantes y mayores costos de reparación.

¿Qué empuja a una organización hacia uno de estos tipos de mantenimiento diferido? Estos son los factores que contribuyen.

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Razones para el mantenimiento diferido

• Restricciones presupuestarias
  Hay muchas razones por las que las organizaciones optan por posponer el mantenimiento, pero la principal es el costo. Cuando los recursos financieros son escasos, los gerentes de mantenimiento a menudo necesitan tomar decisiones difíciles sobre qué tareas priorizar. Las tareas de alta prioridad con un mantenimiento importante pueden tener prioridad, mientras que las reparaciones y reemplazos menos urgentes se posponen. Aunque diferir el mantenimiento puede parecer una solución a corto plazo, es importante considerar las consecuencias a largo plazo para su presupuesto. Las reparaciones de emergencia, que son mucho más caras que el mantenimiento rutinario, suelen ser el resultado de tareas aplazadas. Además, el tiempo de inactividad no planificado puede dejar a los trabajadores inactivos y detener la producción, lo que genera pérdidas sustanciales de productividad.

• Toma de decisiones ineficiente
  Incluso cuando se puede solicitar financiación adicional, los procesos de aprobación lentos pueden retrasar las actividades de mantenimiento. Si la administración tarda semanas en aprobar la financiación necesaria, las tareas pendientes pueden acumularse fácilmente en el trabajo pendiente de mantenimiento. La toma de decisiones eficiente y las aprobaciones rápidas son cruciales para evitar aplazamientos de mantenimiento.

• Políticas de la empresa
  Incluso para las empresas que no aplican intencionalmente una estrategia de ejecución hasta el fallo, se pueden suspender órdenes de trabajo por diversos motivos, lo que dificulta la capacidad del equipo para continuar con una tarea de mantenimiento.

• Falta de planificación
  Una mala planificación frecuentemente resulta en una falta de recursos, ya sean repuestos o técnicos, para completar las tareas de mantenimiento a tiempo, lo que lleva a su aplazamiento. Por ejemplo, sin una gestión adecuada del inventario de repuestos, es posible que los equipos no tengan repuestos disponibles, lo que puede llevar a que las tareas queden en un segundo plano, ya que no se pueden completar hasta que se ordenen y entreguen las piezas. De manera similar, una dotación de personal insuficiente puede dejar a los equipos sin el personal necesario para completar las tareas de mantenimiento a tiempo. Además, ciertos análisis o reparaciones pueden ser demasiado complejos para el equipo existente, lo que requiere el uso de contratistas externos, que pueden no siempre estar disponibles y pueden resultar costosos.

• Emergencias imprevistas
  Los eventos inesperados pueden desviar la atención y los recursos de las tareas de mantenimiento de rutina. Las emergencias pueden requerir la reasignación de fondos del mantenimiento planificado para abordar el problema inmediato. Por ejemplo, si un equipo médico crítico funciona mal, garantizar la seguridad de los técnicos tendría prioridad sobre las tareas de mantenimiento no urgentes, como el mantenimiento de un sistema HVAC funcional.

• Falta de experiencia
  No se puede dejar de enfatizar el valor de las habilidades especializadas en el mantenimiento. Es fundamental contar con personal interno o acceso a personas con conocimientos para identificar los problemas antes de que se agraven. Detectar las necesidades de mantenimiento puede requerir habilidades o capacitación específicas que merezcan la pena invertir.

• Niveles de personal
  Otra barrera para identificar las necesidades de mantenimiento es exigir demasiado los niveles de personal. Sin personal suficiente, los equipos de mantenimiento pueden renunciar a las inspecciones de rutina que podrían detectar problemas potenciales de manera temprana. No se debe pasar por alto el tiempo previsto para la revisión y la inspección de activos.

• Una mentalidad de mantenimiento correctivo
  Depender únicamente del mantenimiento correctivo (abordar los problemas a medida que surgen) también puede contribuir al mantenimiento diferido. Sin un plan de mantenimiento proactivo, identificar la causa raíz de las averías se convierte en un desafío. Además, es difícil presupuestar el mantenimiento correctivo, ya que los costos son impredecibles y pueden aumentar rápidamente sin los datos y la documentación adecuados.

• Falta de datos de rendimiento
  Las reparaciones pueden fácilmente pasar desapercibidas y descuidarse sin un enfoque basado en métricas y un esfuerzo para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de mantenimiento.

Ahora que sabemos por qué se podría posponer el mantenimiento, cambiemos de tema y veamos cómo detectar cuándo realmente se está realizando el mantenimiento diferido.

Reconocer los signos de mantenimiento diferido

Los signos de mantenimiento diferido varían enormemente según la industria, el activo y la función. Dicho esto, aquí hay algunos síntomas universales de equipos que requieren mantenimiento:

A qué prestar atención

1. Ruidos :un equipo puede emitir un sonido extraño, como un ruido metálico, o volverse más fuerte de lo habitual.
2. Olor :El equipo puede emitir un olor a quemado, a gas o a moho, o algún otro olor inusual que podría provocar que usted arrugue la nariz.
3. Vibraciones :El equipo puede estar temblando o estremeciéndose.
4. Calor :La maquinaria puede calentarse y sobrecalentarse antes de fallar.
5. Fugas :Si hay una fuga de líquido del equipo, puede indicar una falla inminente.
6. Maldición :Cualquier desgaste visible, incluido óxido, pintura descascarada y grietas, también podría indicar que el mantenimiento se ha pospuesto demasiado tiempo.

Detectar cualquiera de estos signos sugiere que es hora de programar trabajos de mantenimiento. Si aparece más de uno al mismo tiempo, es indicativo de un trabajo pendiente de mantenimiento diferido.

Por supuesto, un especialista puede identificar muchos otros indicadores de mantenimiento diferido; la lista anterior no es exhaustiva.

La clave es estar atento a las señales y responder con controles programados. Ignorarlos podría tener graves repercusiones.

¿Cuáles son los riesgos del mantenimiento diferido?

Existen muchos riesgos al posponer el mantenimiento y acumular un trabajo atrasado significativo. Algunos de los riesgos más complejos en todas las industrias incluyen problemas con el cumplimiento y la preparación para las auditorías, así como problemas con la precisión de los datos que su organización utiliza para realizar un seguimiento de los KPI.

• Problemas con el cumplimiento y la preparación para la auditoría: Los retrasos en el mantenimiento pueden generar múltiples problemas, afectando el cumplimiento de un sitio y su capacidad para pasar una auditoría. Los equipos de bajo rendimiento pueden generar violaciones de las normas de seguridad o incumplimientos de los códigos de construcción. Mientras tanto, si un inspector de auditoría revisa el trabajo atrasado y determina que el mantenimiento se ha aplazado demasiado o que hay lagunas o discrepancias en la documentación relacionada con el mantenimiento y los plazos de mantenimiento, su auditoría podría dar lugar a hallazgos regulatorios que lo pongan en incumplimiento. De hecho, una división a nivel estatal en Virginia enfrentó recientemente hallazgos regulatorios después de que una auditoría estatal descubrió que los registros de la organización estaban plagados de imprecisiones, lagunas y estados incorrectos. Además, de la muestra de 70 órdenes de trabajo que revisaron los auditores, las 70 se habían aplazado al menos una vez y una se había aplazado cuatro veces. Ambos problemas (incumplimiento y registros de mantenimiento deficientes que no crean el seguimiento de auditoría adecuado) podrían dar lugar a acciones legales, multas o incluso el cierre.

• Distorsión de las métricas de confiabilidad y rendimiento :Otro problema importante al retrasar el mantenimiento de activos es la posibilidad de desarrollar KPI no confiables. Esto se debe a que el mantenimiento demasiado diferido produce métricas que no representan genuinamente sus activos y operaciones, y cuanto más tiempo pasa sin un mantenimiento adecuado, más sesgados se vuelven esos KPI. Por ejemplo, una puntuación de Efectividad general del equipo (OEE) puede parecer buena por sí sola, pero no es el panorama completo. Es posible que sus activos estén funcionando bien en este momento, pero cuanto más atrasados ​​estén en el mantenimiento, mayores serán las posibilidades de que se estropeen, reduciendo la disponibilidad y creando interrupciones en el flujo de trabajo general. Y cuanto más críticos sean esos activos, mayor será el riesgo de un tiempo de inactividad no planificado. Si bien los cálculos de OEE intentan tener en cuenta el tiempo de inactividad no planificado, para hacerlo se basan principalmente en datos históricos. Dado que es difícil para los cálculos anticipar la gravedad de los impactos que tendrá el mantenimiento diferido, si retrasa las reparaciones, no está operando con una imagen realmente precisa del riesgo de averías, tiempo de inactividad y la carga financiera asociada. De manera similar, el mantenimiento diferido puede distorsionar las métricas del tiempo medio de reparación (MTTR). Por ejemplo, en lugar de pedir piezas más costosas y tomarse el tiempo para reparar la causa raíz del bajo rendimiento de un activo, un técnico podría hacer una solución rápida. Si bien esta reparación provisional mantiene el MTTR bajo, retrasa el problema y probablemente conducirá a una reparación más significativa que llevará más tiempo y generará grandes picos en los datos de MTTR en el futuro. Sería natural pensar, entonces, que tener una alta tasa de cumplimiento del mantenimiento preventivo (PM) significaría que KPI como OEE y MTTR serían más precisos y que su riesgo de aplazamiento es bajo. Pero este no es siempre el caso. Las instalaciones pueden encontrarse en una situación con un alto cumplimiento de MP y un alto riesgo de aplazamiento cuando el personal se concentra principalmente en abordar tareas programadas. repara adecuadamente. Sin embargo, si la gerencia decide posponer continuamente la aprobación de reparaciones críticas no programadas y de alto costo e incluso reemplazos de activos, el riesgo de aplazamiento puede aumentar significativamente.

Otros riesgos clave de retrasar el mantenimiento incluyen:

• Costo de las reparaciones: Retrasar el mantenimiento puede provocar reparaciones de emergencia más costosas. Además, el costo de las piezas de repuesto probablemente aumentará con el tiempo debido a la inflación.
• Rebajado Eficacia general del equipo (OEE) : Posponer las reparaciones necesarias puede disminuir la eficacia del equipo. El mantenimiento diferido puede dar como resultado una menor disponibilidad de la máquina, interrupciones en los programas de producción y una calidad del producto comprometida.
• Riesgos de seguridad: Los equipos con un mantenimiento inadecuado pueden plantear importantes riesgos de seguridad, aumentando la probabilidad de accidentes, posibles infracciones de OSHA y multas costosas.
• Degradación de activos: Retrasar el mantenimiento puede reducir la vida útil y el valor de los activos, provocando incluso fallos prematuros del equipo y un menor retorno de la inversión.
• Pérdida de ingresos: El tiempo de inactividad operativa inesperado resultante del mantenimiento diferido puede perjudicar la producción y las ganancias. Las empresas también pueden perder clientes comerciales o clientes debido al daño a su reputación.
• Bienestar reducido: Cuando los activos vitales no funcionan según los estándares previstos, el ruido excesivo u otros signos de desgaste pueden afectar negativamente las condiciones de trabajo y, a su vez, el bienestar del personal.

Cómo se acumula un trabajo pendiente de mantenimiento

Ya hemos analizado cómo una organización podría necesitar diferir el mantenimiento (mediante un mantenimiento diferido estratégico o involuntario) y por qué (debido a factores como restricciones presupuestarias, políticas de la empresa y falta de experiencia). Pero, ¿cómo se acumula realmente el trabajo pendiente resultante?

Si una organización ha acumulado un trabajo atrasado como resultado del mantenimiento diferido estratégico, ese trabajo atrasado tiene un propósito y es muy probable que sea algo que el personal de la organización mantendrá manejable. Lo alcanzarán sin mucho esfuerzo cuando llegue el momento.

Sin embargo, si se acumula un retraso debido a un mantenimiento diferido involuntario, fácilmente puede convertirse en un volante problemático. Por ejemplo, el retraso puede comenzar porque una empresa no tiene los recursos para abordar el problema raíz de rendimiento de un activo. En cambio, retrasan la reparación. Ahora, el activo tiene un rendimiento deficiente y está ejerciendo presión sobre sus otros componentes mecánicos que probablemente estaban en buen estado antes de que surgiera el problema de rendimiento raíz. Debido a que estos otros componentes mecánicos ahora están sometidos a una tensión adicional, se desgastan más rápidamente de lo previsto. Como resultado, estas piezas necesitan algo más que mantenimiento:necesitan ser reparadas (y el programa de mantenimiento preventivo de la organización queda anulado). Sin embargo, la organización todavía no tiene los recursos para hacer las reparaciones realmente necesarias, por lo que el personal hace arreglos provisionales o vuelve a posponerlas, y el trabajo atrasado continúa creciendo.

Es fácil ver con qué rapidez se puede acelerar el crecimiento de la cartera de pedidos en el caso de las organizaciones que operan de manera demasiado eficiente. Estos problemas se agravan aún más y aún más rápidamente para las organizaciones enfocadas en el crecimiento que están agregando sitios y activos a su carga de mantenimiento. Con más maquinaria para monitorear y administrar, el riesgo de aplazamiento naturalmente aumentará proporcionalmente.

Estrategias para abordar el trabajo pendiente de mantenimiento diferido

Es importante tener una estrategia a la hora de abordar e intentar reducir un trabajo atrasado en el mantenimiento diferido.

Puede ayudar a auditar cuidadosamente sus requisitos de mantenimiento y priorizar las tareas según su importancia, seguridad y objetivos principales.

Una vez establecido lo anterior, es sensato construir e implementar una estrategia de mantenimiento.

Además, el uso de un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) puede ayudarle a realizar un seguimiento, asignar y programar tareas y recursos.

Dividámoslo en pasos:

1. Auditoría de diagnóstico

Enumere todas las tareas de mantenimiento necesarias (incluidos los detalles de los activos involucrados), el equipo, los materiales y/o las herramientas necesarios. Es posible que necesites la ayuda de tu equipo o de un técnico de mantenimiento para obtener toda la información necesaria para una auditoría de diagnóstico.

2. Evaluación de riesgos

La seguridad es siempre una prioridad absoluta. Una vez que haya auditado las tareas que tiene entre manos, es hora de considerar el impacto potencial del aplazamiento. Esto debe incluir peligros potenciales, como el riesgo para su personal, el público en general o el medio ambiente.

3. Priorización

Una vez que haya establecido los riesgos más inmediatos para la seguridad y las operaciones, es hora de establecer prioridades. Realice un mantenimiento de emergencia en función de la criticidad de cada tarea.

4. Asignación de recursos

Dirigir la fuerza laboral, los materiales y el presupuesto hacia las tareas de mayor prioridad lo antes posible. Podría ayudar a la toma de decisiones interna calcular el coste de las tareas de mantenimiento frente al coste de sustitución de los activos (en caso de fallo debido al deterioro).

5. Utiliza la tecnología

Si es posible, ahora es el momento de invertir en tecnología como software CMMS o sensores de Internet de las cosas (IoT) para ayudarle a monitorear los equipos de manera más estratégica y responder a posibles fallas o riesgos más rápidamente. Un CMMS le permite programar tareas, realizar un seguimiento de actividades y recursos, administrar inventario y registrar datos en tiempo real que pueden analizarse para evitar tiempos de inactividad.

6. Análisis de causa raíz (RCA)

Una vez que se hayan resuelto los riesgos inmediatos en términos de seguridad y objetivos comerciales, es hora de aprender de lo que salió mal. Lleve a cabo reuniones periódicas con el personal, los técnicos de mantenimiento y otras partes interesadas para compartir información, consejos y análisis. La comunicación clara, la retroalimentación bidireccional y una cultura de apertura ayudarán a su equipo a anticipar mejor los problemas futuros.

7. Implementar estrategias preventivas

Elegir un enfoque de mantenimiento proactivo, preventivo o predictivo puede ayudarle a reducir el trabajo atrasado en el mantenimiento diferido al señalar los problemas antes de que se agraven, programar verificaciones periódicas y utilizar datos y software para informar las decisiones de mantenimiento antes de que los problemas se vuelvan críticos. Esto puede mejorar la confiabilidad organizacional, aumentar la vida útil de los activos y evitar tiempos de inactividad inesperados o costosas reparaciones de emergencia.

Ejemplo de mantenimiento diferido:Aeropuerto Internacional de Denver

En el Aeropuerto Internacional de Denver (DIA), se desarrolla un vívido ejemplo de los desafíos y consecuencias del mantenimiento diferido. A pesar de los miles de millones gastados en ampliaciones, el aeropuerto ha tenido dificultades para mantener su infraestructura existente. Una auditoría de la ciudad reveló que el aeropuerto se ha retrasado en el mantenimiento de sus edificios y equipos, con más de 7.000 tareas de mantenimiento atrasadas en tres años.

Esta negligencia en el mantenimiento ha provocado que las escaleras mecánicas y los pasillos móviles estén fuera de servicio, lo que ha afectado el flujo de pasajeros y la funcionalidad general del aeropuerto. El equipo de mantenimiento, que cuenta con un 23% de escasez de personal, se ha visto frecuentemente desviado a reparaciones de emergencia, dejando sin abordar las inspecciones de rutina y el trabajo preventivo.

La situación en DIA ilustra el efecto bola de nieve del mantenimiento diferido:los problemas menores se convierten en interrupciones importantes, lo que cuesta más a largo plazo debido a las reparaciones de emergencia y la menor esperanza de vida del equipo. El enfoque del aeropuerto en grandes proyectos mientras descuida el mantenimiento básico sirve como advertencia sobre la importancia de equilibrar la expansión con las tareas de mantenimiento esenciales.

5 pasos para prevenir y disminuir el mantenimiento diferido

Al observar las repercusiones en DIA, queda claro que las estrategias de gestión eficaces son cruciales para evitar resultados similares. A continuación se detallan los pasos clave que debe considerar implementar como parte del enfoque de mantenimiento de sus instalaciones; si bien algunas pueden ser sugerencias obvias, otras pueden ser menos evidentes pero igualmente cruciales.

• Paso 1:registrar la actividad de mantenimiento :Centralizar datos sobre activos, equipos, solicitudes de trabajo y órdenes de trabajo es fundamental para prevenir y reducir el retraso en el mantenimiento. Invertir en un CMMS o un sistema EAM captura información crucial como el tiempo de uso, el tiempo de finalización, los costos de mantenimiento y las garantías, que son útiles para auditorías y casos de retorno de la inversión.
• Paso 2:realizar una auditoría :La recopilación de datos le permite auditar la magnitud de los problemas relacionados con el mantenimiento. Las consideraciones clave incluyen si existen garantías a punto de expirar, la frecuencia e imprevisibilidad de las fallas del equipo y las amenazas a la seguridad del personal y la producción.
• Paso 3:Priorizar el trabajo pendiente actual :Clasifique el trabajo pendiente en tareas de atención inmediata y diferida. Utilice criterios como costo, tiempo medio de reparación, ciclo de vida de los activos y dependencias de reparación para priorizar de manera efectiva las tareas de mantenimiento.
• Paso 4: Inspeccionar el equipo en busca de signos de mantenimiento diferido :Utilice la lista de verificación que analizamos anteriormente para examinar los activos que no están incluidos en el trabajo pendiente actual y determinar si necesitarán atención pronto. Señales como ruidos y olores inusuales, vibración y calor excesivos y fugas indican que el equipo está atrasado en mantenimiento o reparaciones.
• Paso 5:Iniciar o aumentar el mantenimiento preventivo (PM) :Las tareas de mantenimiento preventivo son cruciales para evitar mantenimientos de emergencia y diferidos. El software CMMS facilita la programación de MP, listas de verificación personalizadas y MP basados en tiempo de ejecución.
• Paso 6:Consiga un presupuesto adicional :muestra dónde está asignado tu presupuesto actual para asegurar fondos adicionales. Demuestre cómo invertir en mantenimiento ahorra dinero a largo plazo al evitar costosas reparaciones y tiempos de inactividad.

Cómo combatir el mantenimiento diferido con CMMS e IIoT

El software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) ayuda a los equipos de mantenimiento a mantenerse al tanto de las órdenes de trabajo, la programación y el monitoreo de KPI de mantenimiento, garantizando que las tareas se completen a tiempo.

Los dispositivos IIoT, como sensores de monitoreo de condición, se pueden instalar en sus máquinas para recopilar automáticamente datos clave, como cambios en vibración y temperatura que indican el estado de su equipo. Luego, el software de análisis de datos puede analizar los datos de los sensores para hacer predicciones precisas sobre los requisitos de mantenimiento de su equipo.

Estas tecnologías se convierten en sus ojos y oídos, brindándole visibilidad del rendimiento del equipo y los requisitos de mantenimiento basados en datos directamente de las máquinas. Esto le permite priorizar el mantenimiento de manera más efectiva y reducir los riesgos del mantenimiento diferido.

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