Uniendo mantenimiento, producción y finanzas:4 pasos comprobados para mejorar la comunicación entre departamentos

La clave para mejorar la comunicación entre departamentos es realmente bastante simple:comprensión y alineación mutuas.

Suena obvio. Pero en la práctica, puede resultar un desafío.

Si estás en mantenimiento, producción o finanzas, entonces estás involucrado en la gestión de activos. Y como la gestión de activos es asunto de todos, significa que todos deben participar y trabajar para alcanzar objetivos comunes. Los requisitos de la norma ISO 55001 establecen que el qué , cuando , cómo y quién de comunicación debe ser determinado. Sin embargo, es fácil ver que a menudo puede resultar complicado comprender otros departamentos, por lo que aquí hay cuatro pasos sencillos que su organización puede seguir para hacer realidad la magia.

1. Compartir objetivos.
2. Construir relaciones.
3. Forme equipos multifuncionales.
4. Utilice herramientas de comunicación.

Pero primero, unas breves palabras sobre la rivalidad.

Probablemente trabajes en un departamento. Probablemente experimentes rivalidad con otro departamento, ¿verdad? ¿De forma regular? ¿Incluso un conflicto interdepartamental? Rondas de tenis por correo electrónico cada vez más tensas. Miradas sucias por encima del enfriador de agua. Susurros y burlas en el pasillo. Tirar al otro departamento “debajo del autobús” en la reunión semanal. Esto no es nada raro según un estudio. Probablemente se podría argumentar que es la naturaleza humana. Pones a las personas en "equipos" y, naturalmente, quieren superar a los demás (los rivales) incluso cuando trabajan para la misma empresa.

Es algo difícil de eliminar, la rivalidad. Pero, en última instancia, es una pérdida de tiempo y dinero.

Pero ¿cuál es el problema entre mantenimiento, producción y finanzas? Si trabaja en industrias de procesos o de fabricación, probablemente haya oído decir lo siguiente:

Finanzas: ¿Por qué el responsable de mantenimiento tiene que comprar los sellos mecánicos más caros? ¿Hay muchos más baratos disponibles? ¿No obtienen pérdidas y ganancias?

Mantenimiento: Es ridículo. Nosotros planificar y programar el día de inactividad por mantenimiento, luego la producción va y lo cancela. ¡De nuevo! No dijeron nada en la reunión de ayer.

Producción: ¿Por qué las finanzas insisten en comprar envases baratos en el extranjero? Se estropea la máquina envolvedora cada dos días. No entienden la presión bajo la que estamos. ¿Tiene mantenimiento alguien capaz de arreglarlo?

¿Te suena familiar?

Esta es la razón por la que la alta dirección organizacional debe fomentar relaciones departamentales positivas en torno a objetivos compartidos y comunes. Haga que las personas se comuniquen y colóquelas en equipos multifuncionales en cada oportunidad.

Echemos un vistazo a los cuatro pasos simples pero críticos para mejorar la comunicación, la comprensión y la alineación entre mantenimiento, producción y finanzas.

1. Compartir objetivos

Es fundamental vencer las diferencias y lograr el éxito. Esto comienza con la búsqueda de puntos en común, y un buen punto de partida es encontrar objetivos comunes. En el contexto de la gestión de activos, los objetivos de todos los departamentos deben derivarse del plan organizacional general:

Entonces, lo que esto significa es que, aunque los departamentos tendrán sus propias metas, objetivos y tareas, todo debe derivarse del plan organizacional, es decir, el conjunto compartido de metas de las que todos tienen una "línea de visión". Esto crea la alineación deseada.

Un ejemplo de un objetivo de mantenimiento que tradicionalmente "afecta" la producción es el tiempo de inactividad planificado para realizar el mantenimiento preventivo (PM). Esto suele ser una desalineación y la causa de la fricción entre ambos. La producción está bajo presión para alcanzar las cifras . Y si está atrasado, entonces considera que las medidas preventivas son algo que puede posponerse para otro momento. Mantenimiento considera que los PM son esenciales para mantener el rendimiento de los activos, es decir, para alcanzar los números . Mantenimiento y Producción deben acordar y apegarse al plan y éste debe derivarse del Plan Organizacional.

2. Construir relaciones

Dar este paso es lograr que la gente hable y, muy a menudo, esto significa hacerlo de manera informal. La gente necesita llegar a conocerse. ¿De qué sirve si el equipo de producción y el equipo de mantenimiento están ubicados en edificios diferentes y rara vez se ven? ¿Y si el equipo de finanzas opera 100% de forma remota? Aquí hay algunas ideas que su organización podría implementar:

Almuerzos de equipo :Pide pizzas y refrescos de vez en cuando. Puede ayudar a promover una charla informal. Tal vez prográmelo después de un período de cierre del proyecto o de mantenimiento.

Crear clubes/equipos :¿Qué tal crear un equipo de fútbol o baloncesto de empresa? Hay tantas opciones para unir a diferentes personas.

Retiros trimestrales :Eventos de formación de equipos para la resolución de problemas en grupo o simplemente escapadas para los líderes de equipos senior de mantenimiento, producción y finanzas. Estos tienen un costo, pero generarán relaciones más sólidas a largo plazo y lograrán objetivos. Y ese es un resultado final más sólido.

3. Forme equipos multifuncionales

El mejor momento para hacer esto es en un proyecto de gestión de activos. Por ejemplo, la introducción o actualización de una nueva línea de proceso. Este es un gran ejemplo de cuando es necesario formar equipos de diferentes departamentos:producción, mantenimiento, finanzas, proyectos, adquisiciones, salud y seguridad, y otros. Pero la cuestión es que debe ejecutarse y gestionarse como un proyecto profesional. Estos son los pasos críticos para formar un equipo multifuncional exitoso:

1. Identifique la experiencia necesaria para un resultado exitoso. No sirve de nada que el aprendiz de primer año sea responsable de desarrollar el plan de mantenimiento.
2. Selecciona las personalidades adecuadas:necesitas jugadores de equipo. Líderes, abejas obreras y todo lo demás. No es un equipo lleno de egos.
3. Asegure un liderazgo de calidad:el proyecto será una curva de aprendizaje para todos, pero asegúrese de contar con líderes de proyecto experimentados que lo impulsen.
4. Sea claro sobre el propósito de cada miembro del equipo. La confusión cuesta.
5. Crear un estatuto de equipo:consenso y acuerdo sobre los objetivos. ¿Recuerda “la línea de visión”?
6. Establezca un presupuesto específico.
7. Cree cronogramas y planes de proyectos y asegúrese de que todos tengan visibilidad en todo momento.
8. Cree líneas de comunicación y un plan de comunicación.

4. Utiliza herramientas de comunicación

Ya sea en un proyecto o no, ¿cuáles son las herramientas que podemos utilizar para unir mantenimiento, producción y finanzas para comunicarnos de manera efectiva? Por suerte para ti, hay muchos:

Intranet y foros – Un depósito abierto de información donde finanzas podría cargar el desempeño financiero empresarial; la producción podría mostrar objetivos y cumplimiento, y el mantenimiento podría demostrar KPI para la gestión y disponibilidad del trabajo. Los foros son particularmente buenos para la transferencia de conocimientos entre departamentos.

Boletines digitales – Estos reemplazan las antiguas copias en papel. Entregado por correo electrónico, es una excelente manera de transmitir información rápidamente a todos los departamentos de una organización. Excelente para presentar estudios de casos:producción que introduce nuevos envases reciclables; actualización de mantenimiento a un nuevo EAM o CMMS; finanzas asegurar financiación para una nueva línea de proceso.

Señalización digital – . Estos carteles son programables y pueden mostrar todo tipo de actualizaciones del departamento y son una excelente alternativa a los boletines para quienes no trabajan frente a una computadora:técnicos y operadores, por ejemplo.

Herramientas de colaboración – Hay muchos, como Google Meet y Docs, Teams, etc. Estas herramientas permiten a los departamentos y equipos colaborar en tiempo real compartiendo archivos, compartiendo aplicaciones, usando videollamadas y llamadas de voz e incluso mensajería instantánea. Un gran lugar para compartir información entre departamentos.

EAM/CMMS – En lugar de integrarse y los problemas que esto conlleva, estas funciones pueden integrarse en un sistema ERP. Esto permite tener una única fuente de información para finanzas y mantenimiento. Se logra una mayor conciencia de los costos debido a que el software no está aislado del ERP, y la sincronización entre los dos permite una mayor productividad y una comunicación más sencilla. Además de todo esto, los análisis y los KPI se comunican fácilmente a todos, ya sea disponibilidad de activos, órdenes de trabajo abiertas o MTBF.

Estos son cuatro pasos simples para ayudar a mejorar la comunicación entre mantenimiento, producción y finanzas y, de hecho, cualquier departamento de su organización en el contexto de la gestión de activos. La comunicación, al igual que la cultura, puede hacer o deshacer a las organizaciones.

Como alguien dijo una vez, "el trabajo en equipo hace que el sueño funcione".