Uniendo Mantenimiento, Producción y Finanzas: 4 Pasos Comprobados para Mejorar la Comunicación Interdepartamental

La clave para mejorar la comunicación entre departamentos es realmente simple: entendimiento mutuo y alineación. Suena obvio, pero en la práctica puede ser un reto.

Si trabaja en mantenimiento, producción o finanzas, está involucrado en la gestión de activos. Y como la gestión de activos es asunto de todos, todos deben participar y trabajar hacia objetivos comunes. La norma ISO 55001 exige determinar el qué, cuándo, cómo y quién de la comunicación. Es fácil ver que a menudo cuesta entender a otros departamentos, así que aquí tiene 4 pasos simples para lograrlo.

1. Compartir objetivos.
2. Construir relaciones.
3. Formar equipos multifuncionales.
4. Usar herramientas de comunicación.

Pero primero, una palabra sobre la rivalidad.

Probablemente trabaja en un departamento. Probablemente experimenta rivalidad con otro, ¿verdad? ¿Con regularidad? ¿Incluso conflicto interdepartamental? Rondas de correo cada vez más tensas. Miradas sucias en la máquina de café. Susurros y burlas en el pasillo. Echar la culpa al otro departamento en la reunión semanal. No es nada raro según estudios. Podría argüirse que es naturaleza humana: pones a gente en «equipos» y naturalmente quieren superar a los otros —los rivales— incluso trabajando para la misma empresa.

Es difícil eliminar la rivalidad. Pero al final, desperdicia tiempo y dinero.

¿Cuál es el problema entre mantenimiento, producción y finanzas? Si trabaja en industrias de proceso o manufactura, probablemente haya oído esto:

Finanzas: «¿Por qué el gerente de mantenimiento tiene que comprar los sellos mecánicos más caros? Hay otros más baratos. ¿No entienden de pérdidas y ganancias?»

Mantenimiento: «Es ridículo. Planificamos y programamos el día de parada para mantenimiento, y producción lo cancela. ¡Otra vez! No dijeron nada en la reunión de ayer.»

Producción: «¿Por qué finanzas insiste en comprar envases baratos del extranjero? Joden la envasadora cada dos por tres. No entienden la presión. ¿Tiene mantenimiento a alguien capaz de arreglarlo?»

¿Le suena familiar?

Por eso la alta dirección debe fomentar relaciones positivas entre departamentos en torno a objetivos compartidos. Haga que la gente se comunique y póngalos en equipos multifuncionales siempre que sea posible.

Veamos los cuatro pasos simples pero críticos para mejor comunicación, entendimiento y alineación entre mantenimiento, producción y finanzas.

1. Compartir Objetivos

Es crítico para superar diferencias y lograr éxito. Empieza por encontrar terreno común, y un buen inicio es hallar objetivos comunes. En gestión de activos, los objetivos de todos los departamentos deben derivarse del plan organizacional global:

Esto significa que, aunque los departamentos tengan sus propios objetivos y tareas, todo debe derivarse del plan organizacional —el conjunto compartido de objetivos de los que todos tienen «línea de visión». Esto crea la alineación deseada.

Ejemplo: un objetivo de mantenimiento que tradicionalmente «afecta» a producción es la parada planificada para mantenimiento preventivo (PM). A menudo es desalineación y causa de fricción. Producción presionada para cumplir números. Si va retrasada, ve los PMs como algo posponible. Mantenimiento ve los PMs como esenciales para rendimiento del activo, es decir, para cumplir números. Mantenimiento y Producción deben acordar y ceñirse al plan, y este debe derivarse del Plan Organizacional.

2. Construir Relaciones

Dar este paso es hacer que la gente hable, a menudo informalmente. La gente necesita conocerse. ¿De qué sirve si producción y mantenimiento están en edificios distintos y apenas se ven? Y si finanzas opera 100% en remoto? Ideas que su organización podría implementar:

Comidas de equipo: Pida pizzas y refrescos de vez en cuando. Promueve charla informal. Prográmelo tras cierre de proyecto o parada de mantenimiento.

Crear clubs/equipos: ¿Qué tal un equipo de fútbol o baloncesto de la empresa? Hay muchas opciones para unir a gente distinta.

Retiros trimestrales: Eventos de team building para resolución de problemas en grupo o escapadas para líderes senior de mantenimiento, producción y finanzas. Tienen coste, pero entregan relaciones más fuertes y logro de objetivos a largo plazo. Y eso es una cuenta de resultados más fuerte.

3. Formar Equipos Multifuncionales

El mejor momento es en un proyecto de gestión de activos. Ejemplo: introducción o actualización de una nueva línea de proceso. Gran ejemplo de cuándo formar equipos de distintos departamentos: producción, mantenimiento, finanzas, proyectos, compras, seguridad, y otros. Pero debe gestionarse como proyecto profesional. Pasos críticos para formar un equipo multifuncional exitoso:

1. Identificar la experiencia requerida para un resultado exitoso. No vale que el aprendiz de primer año desarrolle el plan de mantenimiento.
2. Seleccionar las personalidades adecuadas —necesita jugadores de equipo. Líderes, trabajadores, y todo lo intermedio. No un equipo lleno de egos.
3. Asegurar liderazgo de calidad —el proyecto será curva de aprendizaje para todos, pero necesite líderes de proyecto experimentados dirigiéndolo.
4. Ser claro en el propósito de cada miembro. La confusión cuesta.
5. Crear carta del equipo: consenso y acuerdo en objetivos. Recuerde, «la línea de visión».
6. Establecer presupuesto específico.
7. Crear cronogramas y planes de proyecto y asegurar que todos tengan visibilidad siempre.
8. Crear líneas de comunicación y un plan de comunicación.

4. Usar Herramientas de Comunicación

Esté en un proyecto o no, ¿qué herramientas podemos usar para unir a mantenimiento, producción y finanzas y comunicar eficazmente? Por suerte, hay muchas:

Intranet y foros – Repositorio abierto donde finanzas sube rendimiento financiero; producción muestra objetivos y cumplimiento, y mantenimiento demuestra KPIs de gestión de trabajo y disponibilidad. Los foros son especialmente buenos para transferencia de conocimiento entre departamentos.

Newsletters digitales – Reemplazan las copias en papel. Enviadas por email, gran forma de transmitir información rápida a todos los departamentos. Buenas para presentar casos de estudio: producción introduce envases reciclables; mantenimiento actualiza a nuevo EAM/CMMS; finanzas consigue financiación para nueva línea.

Señalización digital – Programables, muestran actualizaciones de departamentos, gran alternativa a newsletters para quienes no trabajan en ordenador: técnicos, operadores.

Herramientas de colaboración – Google Meet/Docs, Teams, etc. Permiten colaborar en tiempo real compartiendo archivos, apps, vídeo, voz, mensajería instantánea. Buen lugar para compartir información interdepartamental.

EAM/CMMS – En lugar de integrarse y los problemas que eso conlleva, estas funciones pueden estar integradas nativamente en un ERP. Esto permite una única fuente de información para finanzas y mantenimiento. Mayor conciencia de costes al no estar el software aislado del ERP, y la sincronización permite mayor productividad y comunicación más fácil. Además, analítica y KPIs se comunican fácilmente a todos —disponibilidad de activos, órdenes abiertas, MTBF.

Estos son cuatro pasos simples para mejorar la comunicación entre mantenimiento, producción y finanzas, y de hecho cualquier departamento en el contexto de gestión de activos. La comunicación —como la cultura— puede hacer o deshacer organizaciones. Como dijo alguien: «el trabajo en equipo hace que el sueño funcione».