Dominando los Backlogs de Mantenimiento de Equipos: Estrategias Probadas para una Gestión Efectiva

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¿Qué es el backlog de mantenimiento?

El backlog de mantenimiento se refiere al trabajo de mantenimiento que está vencido. Generalmente medimos el backlog de mantenimiento en horas o días. Muestra la estimación total de tiempo que tomaría completar las órdenes de trabajo de mantenimiento pendientes. Es una métrica de mantenimiento muy importante para gerentes de instalaciones, gerentes de mantenimiento y planificadores de mantenimiento.

¡Debemos tomar en serio los grandes aumentos en el backlog de mantenimiento!

¿Qué causa el backlog de mantenimiento?

Las órdenes de trabajo de mantenimiento pueden permanecer incompletas por una variedad de razones tales como:

1. Repuestos o suministros no disponibles

Generalmente podemos pronosticar con antelación los repuestos y suministros requeridos si son órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Para esto podemos usar los informes de órdenes de trabajo de mantenimiento para períodos futuros en nuestro software CMMS. Use órdenes de trabajo no planificadas o correctivas previas para identificar equipos que fallan frecuentemente. También podemos encontrar los repuestos y suministros que necesitan estar disponibles para que el trabajo se complete a tiempo.

Mantenga un seguimiento de buenos proveedores para piezas y suministros. Intentamos tener proveedores alternativos para ellos de modo que tengamos otros proveedores a los que acudir en caso de problemas de suministro. Vea los consejos de gestión de proveedores en "6 Formas en que el Software CMMS/Mantenimiento Puede Mejorar la Gestión de Proveedores" para más información.

2. Técnicos de mantenimiento (con habilidades requeridas) no disponibles

Esto puede suceder cuando el equipo necesita habilidades especiales para reparar o diagnosticar. Los técnicos con esas habilidades están demasiado ocupados o no disponibles por enfermedad, vacaciones u otro trabajo. Si esto es infrecuente, probablemente podamos manejarlo. Si sucede a menudo, deberíamos intentar capacitar a otros técnicos con estas habilidades para que puedan hacer el trabajo según sea necesario.

3. Problemas de equipos que necesitan reparaciones por proveedor o especialista externo

Aunque similar a técnicos no disponibles, esto es algo sobre lo que tenemos menos control. Si esto sucede a menudo con ciertos equipos, intente escalar los problemas con los proveedores de equipos para que envíen ayuda más rápido. Puede tener sentido reemplazar el equipo porque es demasiado viejo o puede ser reemplazado con equipo más confiable. El artículo "Consejos de Análisis y Seguimiento de Tiempo de Inactividad de Equipos/Máquinas" muestra formas de hacer este análisis.

4. Tarea descartada porque surgió una tarea de mayor prioridad

Esto es algo que puede suceder a menudo. En nuestro folleto "Gestión de Mantenimiento – Consejos para el Éxito" recomendamos organizar un programa donde podamos descartar tareas de menor prioridad cuando tareas no planificadas o correctivas de alta prioridad surjan. Para tales tareas descartadas, deberíamos intentar ponernos al día cuando podamos. Debemos asegurar que se completen en un período razonable o cancelarlas si ya no son requeridas.

5. Orden de trabajo ya no necesaria

Por ejemplo, podemos tener una verificación de mantenimiento preventivo mensual donde reemplazamos un filtro. El equipo se avería justo antes de que esta verificación sea debida. Como parte del servicio, el técnico reemplaza el filtro y hace los otros pasos en la verificación de mantenimiento preventivo. Así que ya no necesitamos hacer la verificación este mes.

Otra razón puede ser que el equipo en el que se programa el trabajo ya no está en servicio. O está fuera de servicio por otras razones. En tales casos, necesitamos cancelar estas órdenes de trabajo innecesarias.

6. Incapacidad para acceder al equipo/ubicación porque está en uso

Podemos ser incapaces de completar el trabajo porque otro departamento (por ejemplo, Operaciones) está usando el equipo y no puede permitirse tenerlo cerrado para mantenimiento. Si este es mantenimiento crítico que se está retrasando, necesitamos escalar esto a la gerencia porque tal mantenimiento retrasado puede resultar en fallas prematuras de equipos. ¡El departamento de mantenimiento probablemente se llevará la culpa!

Podemos usar algo como el Informe de Calendario de Equipos para identificar y programar mantenimiento con otros departamentos. Esto reducirá tal trabajo perdido. Vea el artículo "Calendarios de Mantenimiento de Equipos y Programación de Mantenimiento Preventivo" para más información.

7. ¡Alguien se olvidó de ello!

Esto puede suceder más a menudo de lo que no, especialmente cuando tenemos muchas órdenes de trabajo para rastrear. Aquí es donde el software CMMS puede ser realmente útil. Puede ayudar a rastrear el mantenimiento perdido y darnos recordatorios según sea necesario.

Rastree su backlog de mantenimiento

Es crítico tener una forma de rastrear el backlog de mantenimiento. Idealmente, con el tiempo el backlog de mantenimiento debería disminuir. Pero debido a los factores mencionados, podemos ver saltos en algunos períodos. El software CMMS puede ser muy útil para rastrear tales órdenes de trabajo pendientes y ayudarnos a asegurar que se cierren o cancelen según sea necesario.

Si el backlog de mantenimiento empieza a aumentar, debemos asegurar tener un plan para empezar a reducirlo pronto. Un backlog de mantenimiento en continuo aumento pronto resultará en fallas mayores de mantenimiento y dejará un departamento de mantenimiento en modo total de "apagafuegos" tratando de mantenerse al día.

¡Tome acción para reducir el backlog de mantenimiento!

Debemos revisar las órdenes de trabajo pendientes para identificar causas del backlog. Encuentre las causas principales del backlog. Luego deberíamos tomar acciones apropiadas para reducirlas.

Si el departamento de mantenimiento está sobrecargado, podemos ver si podemos trabajar con proveedores de equipos o contratistas externos para completar el mantenimiento pendiente. Podemos usar software de mantenimiento para reprogramar trabajos según sea necesario y cerrar órdenes de trabajo redundantes.

¿Otros departamentos no liberan equipos y así retrasan el mantenimiento? Podemos trabajar con ellos para establecer un programa para completar el mantenimiento pendiente así como el mantenimiento preventivo futuro.

¿Busca software CMMS / de mantenimiento?

Obtenga una demo web o descargue una prueba de 30 días del software FastMaint CMMS. Vea cómo puede usarlo para gestionar su backlog de mantenimiento.

Cómo encontrar y gestionar el backlog de mantenimiento en FastMaint:

El informe de Estadísticas de una página disponible desde la pantalla principal o página Inicio (Cloud, edición Web) muestra cuánto backlog tiene y órdenes de trabajo pendientes de períodos previos. Use el informe de historial de órdenes de trabajo de mantenimiento para localizar solo órdenes de trabajo pendientes o vencidas para que pueda completarlas o cancelarlas según sea necesario.

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Lectura Adicional

1. "5 trampas de backlog de mantenimiento para evitar" de la revista PlantServices cubre problemas que pueden tropezarle al intentar reducir el backlog de mantenimiento.
2. "Gestión de Backlog de Trabajo de Mantenimiento" de Lifetime Reliability Solutions tiene algunos consejos útiles sobre clasificación y gestión de backlog.

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