Dominar los retrasos en el mantenimiento de equipos:estrategias comprobadas para una gestión eficaz

Guía GRATUITA:Métricas de mantenimiento esenciales para realizar un seguimiento del éxito
Métricas de mantenimiento esenciales que todo planificador debe conocer
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¿Qué es el trabajo pendiente de mantenimiento?

El retraso en el mantenimiento se refiere al trabajo de mantenimiento vencido. Generalmente medimos el retraso en el mantenimiento en horas o días. Muestra el tiempo total estimado que tomaría completar las órdenes de trabajo de mantenimiento pendientes. Es una métrica de mantenimiento muy importante para los administradores de instalaciones, gerentes de mantenimiento y planificadores de mantenimiento.

¡Debemos tomarnos en serio los grandes aumentos en el trabajo pendiente de mantenimiento!

¿Qué causa el retraso en el mantenimiento?

Las órdenes de trabajo de mantenimiento pueden permanecer incompletas por diversos motivos, como por ejemplo:

1. Repuestos o suministros no están disponibles

Generalmente podemos pronosticar con anticipación los repuestos y suministros necesarios si se trata de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Para ello podemos utilizar los informes de órdenes de trabajo de mantenimiento para períodos futuros en nuestro software CMMS. Utilice órdenes de trabajo anteriores no planificadas o averías para identificar equipos que se averían con frecuencia. También podemos encontrar los repuestos y suministros que deben estar disponibles para que el trabajo pueda completarse a tiempo.

Lleve un registro de buenos proveedores de repuestos y suministros. Intentamos tener proveedores alternativos para ellos, de modo que tengamos otros proveedores a quienes acudir en caso de problemas de suministro. Consulte los consejos de gestión de proveedores en “Seis formas en que CMMS/software de mantenimiento puede mejorar la gestión de proveedores ”  para obtener más información.

2. Técnicos de mantenimiento (con las habilidades requeridas) no disponibles

Esto puede suceder cuando el equipo necesita habilidades especiales para repararlo o solucionar problemas. Los técnicos con esas habilidades están demasiado ocupados o no están disponibles debido a enfermedad, vacaciones u otro trabajo. Si esto es poco frecuente, probablemente podamos solucionarlo. Si esto sucede con frecuencia, deberíamos intentar capacitar a otros técnicos con estas habilidades para que puedan hacer el trabajo según sea necesario.

3. Problemas del equipo que necesitan solución por parte del proveedor o de un especialista externo

Si bien es similar a que los técnicos no estén disponibles, esto es algo sobre lo que tenemos menos control. Si esto sucede con frecuencia con ciertos equipos, intente escalar el problema a los proveedores de equipos para que envíen ayuda más rápido. Puede tener sentido reemplazar el equipo porque es demasiado viejo o puede reemplazarse por equipo más confiable. El artículo “Consejos para el análisis del seguimiento del tiempo de inactividad de equipos/máquinas ” muestra formas de realizar este análisis.

4. La tarea se abandonó porque apareció una tarea de mayor prioridad

Esto es algo que puede suceder a menudo. En nuestro “Gestión de mantenimiento:consejos para el éxito En el folleto electrónico recomendamos organizar un cronograma en el que podamos descartar tareas de menor prioridad cuando surjan tareas de alta prioridad no planificadas o descompuestas. Para estas tareas abandonadas, deberíamos intentar ponernos al día cuando podamos. Debemos asegurarnos de que se completen en un período de tiempo razonable o cancelarlos si ya no son necesarios.

5. Ya no se necesita la orden de trabajo

Por ejemplo podemos tener una revisión de mantenimiento preventivo mensual donde reemplazamos un filtro. El equipo se estropea justo antes de la fecha límite para esta revisión. Como parte del servicio, el técnico reemplaza el filtro y realiza los demás pasos de la verificación de mantenimiento preventivo. Así que ya no necesitamos hacer la verificación este mes.

Otra razón puede ser que el equipo en el que está programado el trabajo ya no esté en servicio. O está fuera de servicio por otros motivos. En tales casos, debemos cancelar estas órdenes de trabajo innecesarias.

6. No se puede acceder al equipo/ubicación porque está en uso

Es posible que no podamos completar el trabajo porque otro departamento (por ejemplo, Operaciones) está utilizando el equipo y no puede permitirse el lujo de cerrarlo por mantenimiento. Si se trata de un mantenimiento crítico que se está retrasando, debemos trasladarlo a la gerencia porque dicho mantenimiento retrasado puede resultar en fallas prematuras del equipo. ¡Lo más probable es que el departamento de mantenimiento cargue con la culpa!

Podemos usar algo como el Informe de calendario de equipos para identificar y programar el mantenimiento con otros departamentos. Esto reducirá ese trabajo perdido. Consulte el artículo “Calendarios de mantenimiento de equipos y programación de mantenimiento preventivo ” para obtener más información.

7. ¡Alguien lo olvidó!

Esto puede suceder la mayoría de las veces, especialmente cuando tenemos muchas órdenes de trabajo que rastrear. Aquí es donde el software CMMS puede resultar realmente útil. Puede ayudarnos a realizar un seguimiento del mantenimiento omitido y darnos recordatorios según sea necesario.

Realice un seguimiento de su trabajo pendiente de mantenimiento

Es fundamental tener una forma de realizar un seguimiento del trabajo atrasado en el mantenimiento. Lo ideal sería que, con el tiempo, el trabajo atrasado en el mantenimiento disminuyera. Pero debido a los factores mencionados es posible que veamos saltos en algunos períodos. El software CMMS puede ser muy útil para realizar un seguimiento de dichas órdenes de trabajo pendientes y ayudarnos a garantizar que se cierren o cancelen según sea necesario.

Si el trabajo atrasado en el mantenimiento comienza a aumentar, debemos asegurarnos de tener un plan para comenzar a reducirlo pronto. Un retraso en el mantenimiento cada vez mayor pronto resultará en fallas importantes de mantenimiento y dejará al departamento de mantenimiento en modo de extinción total de incendios tratando de mantenerse al día.

¡Tome medidas para reducir los retrasos en el mantenimiento!

Debemos revisar las órdenes de trabajo pendientes para identificar las causas del retraso. Encuentre las causas más importantes del retraso. Entonces deberíamos tomar las medidas adecuadas para reducirlos.

Si el departamento de mantenimiento está sobrecargado, podemos ver si podemos trabajar con proveedores de equipos o contratistas externos para completar el mantenimiento pendiente. Podemos utilizar software de mantenimiento para reprogramar trabajos según sea necesario y cerrar órdenes de trabajo redundantes.

¿Otros departamentos no liberan equipos y, por lo tanto, retrasan el mantenimiento? Podemos trabajar con ellos para establecer un cronograma para completar el mantenimiento pendiente, así como el mantenimiento preventivo futuro.

¿Busca CMMS/software de mantenimiento?

Obtenga una demostración web o descargue una prueba de 30 días del software FastMaint CMMS. Vea cómo puede utilizarlo para gestionar su trabajo pendiente de mantenimiento.

Cómo encontrar y gestionar el trabajo pendiente de mantenimiento en FastMaint:

La página Estadísticas informe disponible desde la pantalla principal o Inicio La página (Nube, edición web) muestra cuánto trabajo atrasado tiene y órdenes de trabajo pendientes de períodos anteriores. Utilice el informe del historial de órdenes de trabajo de mantenimiento para localizar solo las órdenes de trabajo pendientes o vencidas para poder completarlas o cancelarlas según sea necesario.

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Lectura adicional

1. “5 trampas del trabajo atrasado en el mantenimiento que se deben evitar” de la revista PlantServices cubre cuestiones que pueden hacerle tropezar al intentar reducir el trabajo atrasado en el mantenimiento.
2. “Gestión del trabajo pendiente de mantenimiento” de Lifetime Reliability Solutions tiene algunos consejos útiles para clasificar y gestionar el trabajo pendiente.

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