Identifique y Prevenga Sobrecostos en Órdenes de Trabajo de Mantenimiento

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El seguimiento de costos de órdenes de trabajo de mantenimiento puede ser un desafío. Por ejemplo, dirige un gran programa de mantenimiento de equipos y crea varias cientos de órdenes de trabajo al mes. ¿Qué tan bien se le alerta sobre problemas de uso de materiales y mano de obra?

No poder rastrear estos elementos a menudo resultará en costos inesperados que romperán su presupuesto. Además, estar atento a los sobrecostos puede alertarle sobre posibles problemas. Por ejemplo, estima que una tarea de mantenimiento de equipo debería tomar sesenta minutos. Sin embargo, la orden de trabajo realmente tomó noventa minutos. El técnico cometió errores debido a falta de capacitación o experiencia.

¿Le ha pasado esto alguna vez?

Uso de software de mantenimiento para rastrear costos de órdenes de trabajo

El software de gestión de mantenimiento (también conocido como CMMS) puede ayudarle a rastrear el costo real de las órdenes de trabajo de mantenimiento y las horas de mano de obra invertidas vs. estimaciones. ¿Cómo funciona esto?

Crea una "biblioteca" de tareas de mantenimiento estándar que detallen cómo se debe hacer cada trabajo. Luego use estas tareas como plantillas para crear órdenes de trabajo. Los costos y horas de mano de obra ingresados en la plantilla de tarea de mantenimiento son sus estimaciones de cuánto tiempo tomaría completar la orden de trabajo. Estos valores se copian en las órdenes de trabajo creadas a partir de la tarea como valores predeterminados.

Digamos que el costo y el tiempo para completar la orden de trabajo son diferentes. Actualice esto en la orden de trabajo. Puede usar esta información para crear informes útiles de órdenes de trabajo. Compare la duración estimada de una orden de trabajo con la duración real para identificar posibles problemas.

Por ejemplo, a continuación tenemos un Informe de Historial por Categoría de muestra que muestra órdenes de trabajo con su duración estimada y real. El 29/08/2022 vemos una orden de trabajo que se estimaba completar en 60 minutos pero se hizo en 20 minutos. Aunque esto no es un sobrecosto, sigue siendo una buena idea abrir la orden de trabajo para verificar por qué el tiempo real tomó menos que lo estimado.

Fig 1. Informe de categoría que muestra costos de órdenes de trabajo de mantenimiento (FastMaint CMMS)

La sobreestimación de costos y mano de obra también puede hacer que pre-asigne la mayor parte de su presupuesto. Esto le dejará con muy poco para otros elementos de prioridad y menor urgencia. Por ejemplo, capacitación, contratación de personal adicional, reemplazo de herramientas y más.

Consejos para encontrar el mejor software de mantenimiento para sus necesidades

Con cientos de programas disponibles, puede ser difícil encontrar el ajuste perfecto. Use esta guía gratuita para encontrar el mejor programa de gestión de mantenimiento para sus necesidades.

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