Costos y beneficios del software de mantenimiento:cómo justificar su inversión en GMAO

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Presupuesto de mantenimiento del software

¡Los costos de mantenimiento del software serán mayores de lo que cree!

Al comprar un programa CMMS/software de mantenimiento, a menudo es necesario justificar la compra en términos de costos y ahorros esperados para su administración. Esto puede ser difícil de hacer y bastante tedioso. Debe recopilar tanto los posibles costos involucrados como los beneficios.

Con esto podrás tomar las decisiones correctas no solo sobre la compra de software CMMS, sino también sobre el tipo de producto que deseas y el presupuesto que debes tener para ello.

La compra y el uso de software CMMS para su programa de mantenimiento generarán una variedad de costos. Estos costos no son sólo financieros. Además, habrá otros costos (tiempo invertido) para la implementación, capacitación, uso continuo, etc. Tenga en cuenta que algunos costos son exclusivos del software instalado localmente, mientras que otros son exclusivos del software basado en la nube (SaaS, software como servicio).

1. Costos de licencia de software CMMS

Esto representa el costo de la licencia de software para el software local. Suele ser un coste único, a menos que quieras comprar actualizaciones.

2. Costos de soporte continuo

Este será el costo de los acuerdos de soporte de software que generalmente implicarán mantenimiento y actualizaciones por parte del proveedor de software para el software local. Generalmente, dicho soporte de software incluye actualizaciones y mejoras, además de soporte si tiene problemas al utilizar el software.

3. Costes de consultoría y formación

Es posible que necesite contratar consultores en el sitio (del proveedor del software o de alguna otra empresa) para configurar el software, realizar otras configuraciones o brindar capacitación a los empleados. Debe presupuestar los costos reales de dicho tiempo de consulta. Además de cosas como el tiempo que los empleados dedican a aprender a usar el software, los costos de su departamento de tecnología de la información para configurar cualquier hardware u otra configuración inicial, etc.

4. Otros costos de software y hardware

Para ejecutar el software y su base de datos necesitará computadoras y servidores. Es posible que también necesites comprar otro software de terceros para ejecutar el sistema. Por ejemplo, software de base de datos, licencias de sistemas operativos, software de servidor web, etc. Si utiliza códigos de barras, es posible que necesite comprar lectores de códigos de barras y otro software.

5. Costos de suscripción anual/mensual

Si compra una solución en la nube en la que inicia sesión y utiliza una solución alojada, pagará una tarifa mensual o anual en lugar de una tarifa de licencia única. Generalmente, los costos de soporte y las actualizaciones están incluidos en dichas tarifas.

6. Costos de migración de datos

Esto implica el costo de transferir datos desde un sistema existente o copiar datos de hojas de cálculo o papel al nuevo sistema. Si bien esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer él mismo. Todavía hay un costo debido a las horas de mano de obra dedicadas a hacer esto. Servicios de planta La revista tiene un artículo “Convertir datos a un nuevo CMMS puede no ser tan fácil como cree ” que cubre algunos de los peligros.

7. Costos de gestión del sistema

Los costos que implica para alguien mantener el sistema de software en sí. Por ejemplo, realizar copias de seguridad periódicas, configurar usuarios, proporcionar soporte técnico y otros servicios de forma continua.

Ventajas del software de mantenimiento

1. Reducción de averías de equipos gracias a un mejor mantenimiento

Con el programa de software de mantenimiento preventivo planificará mejor el mantenimiento del equipo y será menos probable que se salte el mantenimiento preventivo. Esto significa que deberías empezar a ver menos averías en el equipo con el tiempo.

2. Reducción de costes de horas extras gracias al menor número de averías

Menos averías en los equipos significan menos emergencias de mantenimiento cuando se necesitan todas las manos en cubierta para arreglar las cosas rápidamente. Por lo tanto, debería ver menores costos de horas extras, ya que los técnicos de mantenimiento deberían hacer menos horas extras para reparar equipos críticos que se han averiado.

3. Gestión mejorada del trabajo pendiente de mantenimiento

El trabajo de mantenimiento pendiente que no se ha realizado se denomina trabajo pendiente de mantenimiento. Con el software CMMS podrá realizar un mejor seguimiento de los trabajos de mantenimiento pendientes, así como de los elementos que se escaparon. Puede obtener más información sobre esto en “Cómo gestionar el trabajo pendiente de mantenimiento de equipos. “.

4. Reducciones en conflictos de horarios

Habrá menos conflictos de cronograma debido a que el mantenimiento se planifica al mismo tiempo que se necesitan los equipos para las operaciones. Esto puede ser un gran beneficio. Si ha planificado el mantenimiento crítico de un equipo pero choca con los cronogramas de producción u operaciones, ¡no será muy popular!

Los calendarios de mantenimiento de equipos creados a partir de su software CMMS pueden ayudarle a planificar el mantenimiento futuro y reprogramarlo según sea necesario. Puede obtener más información sobre esto en “Cómo programar el mantenimiento preventivo con un calendario de mantenimiento. “.

5. Costos reducidos debido a una vida útil más larga

Debido a un mejor mantenimiento, la mayoría de los equipos durarán más antes de que sea necesario reemplazarlos. Esto reduce los costos de capital de comprar nuevos equipos con el tiempo.

6. Gestión de inventario mejorada

Una mejor gestión del inventario es una fuente importante de ahorro. Gracias a una mejor planificación del mantenimiento, tendrá menos repuestos innecesarios y posiblemente costosos. Reducirás retrasos en la reparación de averías por no disponer de repuestos. Además, podrá evaluar mejor la calidad y confiabilidad de los proveedores de piezas.

7. Análisis de problemas mejorado y mejores informes de gestión

El software de mantenimiento le ayudará a generar estadísticas sobre su rendimiento. Puede compartir esto con la gerencia. Tienen una mejor visión de cómo está funcionando el departamento de mantenimiento y reciben advertencias sobre posibles problemas.

Por ejemplo, aumentos inesperados en los trabajos pendientes de mantenimiento, aumento de los costos de mantenimiento de los equipos, etc. Puede obtener más información sobre estas métricas y cómo usarlas en “3 métricas de mantenimiento rápido para planificadores de mantenimiento. “.

8. Estandarización de los trabajos de mantenimiento

Con un buen software CMMS, puede crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo completar el mantenimiento se pueden estandarizar en estas plantillas. Esto facilita la formación de nuevos técnicos y mejora los estándares de mantenimiento.

9. Mayor satisfacción del usuario/cliente

La reducción de las averías de los equipos y una mejor planificación o mantenimiento preventivo crearán una mejor impresión.  Es menos probable que los planes de mantenimiento interfieran con las operaciones o retrasen la entrega del producto.
Puede ver un estudio de caso de muestra “Estudio de caso sobre beneficios y retorno de la inversión de CMMS ” que en realidad le indica cómo asignar cifras en dólares a todos los beneficios anteriores para ayudarle a calcular el retorno de la inversión (ROI).  de su software CMMS.

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Úselo para encontrar los costos y beneficios involucrados en el uso de software de gestión de mantenimiento.  ¡Esto le ayudará a explicar mejor a su gerencia por qué debería comprar un programa de software de mantenimiento!

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