Costos y Beneficios del Software de Mantenimiento: Cómo Justificar su Inversión en CMMS

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Presupuesto para software de mantenimiento

¡Los costos del software de mantenimiento serán más de lo que piensa!

Al comprar un programa CMMS/software de mantenimiento, a menudo necesita justificar la compra en términos de costos y ahorros esperados ante su gerencia. Esto puede ser difícil y bastante tedioso. Necesita recopilar tanto los posibles costos involucrados como los beneficios.

Con esto puede tomar las decisiones correctas no solo sobre comprar software CMMS, sino también sobre el tipo de producto que desea y el presupuesto que debería tener para ello.

La compra y uso de software CMMS para su programa de mantenimiento incurrirá en una variedad de costos. Estos costos no son solo financieros. Además, habrá otros costos (tiempo invertido) para implementación, capacitación, uso continuo, etc. Tenga en cuenta que algunos costos son únicos para software instalado on-premise, mientras que otros son únicos para software basado en la nube (SaaS - Software como Servicio).

1. Costos de licencia de software CMMS

Esto representa el costo de la licencia de software para software on-premise. Generalmente es un costo único a menos que desee comprar actualizaciones.

2. Costos de soporte continuo

Este será el costo de acuerdos de soporte de software que generalmente involucran mantenimiento y actualizaciones del proveedor para software on-premise. Generalmente, dicho soporte incluye actualizaciones y mejoras más soporte si encuentra problemas al usar el software.

3. Costos de consultoría y capacitación

Puede necesitar consultores in situ (del proveedor del software u otra empresa) para configurar el software, realizar otras configuraciones o capacitar a los empleados. Debe presupuestar los costos reales de dicho tiempo de consultoría. Además, cosas como el tiempo de los empleados dedicado a aprender a usar el software, los costos de su departamento de Tecnología de la Información para configurar cualquier hardware u otra configuración inicial, etc.

4. Otros costos de software y hardware

Para ejecutar el software y su base de datos necesitará computadoras y servidores. También puede necesitar comprar otro software de terceros para ejecutar el sistema. Por ejemplo, software de base de datos, licencias de sistema operativo, software de servidor web, etc. Si usa códigos de barras, puede necesitar comprar lectores de códigos de barras y otro software.

5. Costos de suscripción anual/mensual

Si compra una solución en la nube donde inicia sesión y usa una solución alojada, pagará una tarifa mensual o anual en lugar de una tarifa de licencia única. Generalmente, los costos de soporte y actualizaciones están incluidos en dichas tarifas.

6. Costos de migración de datos

Esto implica el costo de transferir datos de un sistema existente o copiar datos de hojas de cálculo o papel al nuevo sistema. Aunque esto es algo que el equipo de mantenimiento puede hacer por sí mismo, aún hay un costo debido a las horas de trabajo invertidas. La revista Plant Services tiene un artículo "Convertir datos a un nuevo CMMS podría no ser tan fácil como piensa" que cubre algunos de los escollos.

7. Costos de gestión del sistema

Los costos involucrados para que alguien mantenga el sistema de software en sí. Por ejemplo, realizar respaldos regulares, configurar usuarios, proporcionar soporte de help desk y otros servicios de forma continua.

Beneficios del programa de software de mantenimiento

1. Reducción de averías de equipos gracias a un mejor mantenimiento

Con el programa de software de mantenimiento preventivo, planificará el mantenimiento de equipos mejor y será menos probable que omita el mantenimiento preventivo. Esto significa que debería empezar a ver menos averías de equipos con el tiempo.

2. Reducción de costos de horas extra debido a menos averías

Menos averías de equipos significa menos emergencias de mantenimiento cuando se necesita a todo el personal para arreglar las cosas rápido. Así que debería ver menores costos de horas extra ya que los técnicos de mantenimiento deberían hacer menos horas extra para reparar equipos críticos que se han averiado.

3. Mejora en la gestión del backlog de mantenimiento

El trabajo de mantenimiento pendiente que no se ha realizado se llama backlog de mantenimiento. Con software CMMS podrá rastrear mejor el trabajo de mantenimiento debido así como los elementos que se pasaron por alto. Puede aprender más sobre esto en "Cómo Gestionar el Backlog de Mantenimiento para Equipos".

4. Reducción de conflictos de programación

Habrá menos conflictos de programación debido a que el mantenimiento se planifica al mismo tiempo que el equipo es necesario para operaciones. ¡Esto puede ser un gran beneficio! Si tiene planificado mantenimiento crítico en un equipo pero choca con los horarios de producción u operaciones, ¡no va a ser muy popular!

Los calendarios de mantenimiento de equipos creados desde su software CMMS pueden ayudarle a planificar el mantenimiento futuro y reprogramar según sea necesario. Puede aprender más sobre esto en "Cómo Programar Mantenimiento Preventivo con un Calendario de Mantenimiento".

5. Reducción de costos debido a mayor vida útil de activos

Debido a un mejor mantenimiento, la mayoría de los equipos durarán más antes de necesitar reemplazo. Esto reduce los costos de capital de compra de nuevos equipos con el tiempo.

6. Mejora en la gestión de inventario

Una mejor gestión de inventario es una fuente significativa de ahorros. Debido a una mejor planificación de mantenimiento, mantendrá menos repuestos innecesarios y posiblemente costosos. Reducirá retrasos en la reparación de averías porque no tiene repuestos. Además, podrá evaluar mejor a los proveedores de piezas por calidad y fiabilidad.

7. Mejora en el análisis de problemas y mejores informes gerenciales

El software de mantenimiento le ayudará a generar estadísticas sobre su rendimiento. Puede compartir esto con la gerencia. Tienen mejor visibilidad sobre cómo está funcionando el departamento de mantenimiento, así como alertas sobre problemas potenciales.

Por ejemplo, aumentos inesperados en el backlog de mantenimiento, costos crecientes de mantenimiento de equipos, etc. Puede aprender más sobre estas métricas y cómo usarlas en "3 Métricas Rápidas de Mantenimiento para Planificadores de Mantenimiento".

8. Estandarización del trabajo de mantenimiento

Con buen software CMMS puede crear plantillas de tareas de mantenimiento estándar para crear órdenes de trabajo. Las instrucciones sobre cómo completar el mantenimiento pueden estandarizarse en estas plantillas. Esto facilita la capacitación de nuevos técnicos y mejora los estándares de mantenimiento.

9. Mejor satisfacción del usuario/cliente

Las reducciones en averías de equipos y una mejor planificación del mantenimiento preventivo crearán una mejor impresión. Los planes de mantenimiento tienen menos probabilidades de interferir con las operaciones o retrasar la entrega de productos.
Puede ver un caso de estudio de muestra "Beneficios del CMMS y Retorno de Inversión (ROI) - Caso de Estudio" que realmente le dice cómo poner cifras en dólares a todos los beneficios anteriores para ayudarle a calcular el Retorno de Inversión (ROI) de su software CMMS.

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Úselo para encontrar los costos y beneficios involucrados en el uso de software de gestión de mantenimiento. ¡Esto le ayudará a presentar un mejor caso a su gerencia sobre por qué debería comprar un programa de software de mantenimiento!

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