CMMS local versus en la nube:¿Qué software de mantenimiento es mejor para su negocio?

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Si bien las soluciones de mantenimiento basadas en la nube se han convertido en un estándar de la industria, hay situaciones en las que CMMS local puede adaptarse mejor a los requisitos específicos de una empresa.

Como proveedor que ofrece implementación local y en la nube, estamos en una posición única para discutir objetivamente ambos lados de esta historia.

¿Cómo funciona el software CMMS local?

CMMS local opera desde los servidores internos de una empresa, lo que requiere la infraestructura y los recursos necesarios para respaldar y mantener el sistema localmente. Básicamente, compras la licencia de un proveedor específico e instalas su CMMS en tus servidores internos. 

Hay un par de situaciones específicas en las que el CMMS local sobresale:

• Todos los datos se almacenan dentro de las instalaciones de la empresa, lo que la convierte en la opción preferida para organizaciones con políticas de seguridad estrictas o aquellas que necesitan integraciones complejas y personalizadas.
• Es especialmente adecuado para organizaciones que tienen una infraestructura de TI bien establecida y prefieren el gasto de capital al gasto operativo.

Ventajas de implementar software CMMS local

1. Más control sobre sus datos:las organizaciones tienen control total sobre sus datos, que permanecen internamente, lo que potencialmente ofrece una seguridad más sólida y minimiza el acceso a datos de terceros.
2. Mejor personalización:CMMS local ofrece mayor flexibilidad para la personalización. Puede realizar cambios en el software para satisfacer necesidades organizativas específicas e integrarlo con los sistemas existentes.
3. Menos problemas de conectividad:menor dependencia de la conectividad a Internet, ya que el sistema puede funcionar de manera eficiente sin una conexión a servidores externos. Sin embargo, aún necesitas configurar una intranet confiable.
4. Cumplimiento normativo más sencillo:utilizar la implementación CMMS local puede ser más fácil si necesita cumplir con estrictas regulaciones y estándares de la industria con respecto al manejo y almacenamiento de datos, especialmente en sectores como la atención médica y las finanzas.
5. Costos más estables:existe una estructura de costos predecible en la que las empresas no están sujetas a las tarifas de suscripción recurrentes (y cambiantes) que son características de los sistemas basados en la nube.

Desventajas de la implementación de CMMS local

1. Costos iniciales elevados:mayores costos iniciales debido a las inversiones necesarias en hardware de servidor, licencias de software e infraestructura de TI.
2. Más problemas con el mantenimiento y la conservación:requiere un equipo de TI interno para gestionar, mantener y solucionar problemas del sistema, lo que puede consumir importantes recursos internos.
3. Problemas de escalabilidad:escalar el sistema para adaptarse al crecimiento empresarial puede ser un desafío y puede requerir inversiones adicionales en hardware y software.
4. Acceso a datos limitado:el acceso remoto al sistema puede ser limitado o requerir configuración adicional, lo que podría obstaculizar la flexibilidad de las operaciones, especialmente en equipos remotos o geográficamente dispersos.
5. Retrasos en las actualizaciones:las actualizaciones y parches de software no son tan frecuentes ni tan fáciles de implementar, lo que puede dejar el sistema con funciones obsoletas o vulnerables a riesgos de seguridad.
6. Problemas de recuperación de datos:desarrollar un plan sólido de recuperación ante desastres es crucial, ya que la pérdida de datos puede ser más significativa en comparación con las soluciones en la nube que generalmente tienen una redundancia incorporada y una copia de seguridad automática.

¿Cómo funciona la implementación basada en la nube?

Una CMMS basada en la nube se ejecuta en servidores alojados por un proveedor externo. Este modelo de implementación garantiza que todos los datos y aplicaciones del sistema se almacenen en servidores remotos y seguros, y que los usuarios puedan acceder al sistema desde cualquier lugar, siempre que tengan una conexión a Internet. 

Para continuar usando el software, una organización paga una tarifa de suscripción mensual, que generalmente aumenta o disminuye según la cantidad de usuarios. A cambio, el proveedor asume la responsabilidad de todos los procesos backend, incluidas las actualizaciones del sistema, el mantenimiento y los protocolos de seguridad, minimizando la carga de TI para la organización que utiliza el sistema.

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones optan por soluciones CMMS basadas en la nube porque son más fáciles de implementar y escalar. Se puede utilizar un software CMMS moderno basado en la nube para gestionar activos y trabajos de mantenimiento en prácticamente cualquier industria. 

Los beneficios de utilizar soluciones basadas en la nube

1. Facilidad de acceso:permite un fácil acceso remoto al software desde cualquier ubicación con conexión a Internet. Extremadamente útil para los gerentes y técnicos de mantenimiento que realizan trabajos de campo y fuera del sitio. 
2. Costos iniciales bajos:menores costos iniciales, ya que no hay necesidad de una inversión sustancial en infraestructura y departamento de TI. Los técnicos solo necesitan un teléfono inteligente o una tableta promedio y una conexión a Internet estable para utilizar completamente el software.
3. Implementación rápida:proceso de implementación más rápido y sencillo en comparación con las soluciones locales, lo que permite a las empresas ponerse en marcha rápidamente.
4. Escalabilidad:fácilmente escalable para adaptarse al crecimiento o la contracción del negocio, sin interrupciones operativas.
5. Actualizaciones automáticas:el proveedor de CMMS gestiona de forma rutinaria las actualizaciones y mejoras de software, garantizando que los usuarios siempre tengan acceso a las últimas funciones y parches de seguridad.
6. Copia de seguridad de datos:CMMS basado en la nube viene con sólidas funciones de copia de seguridad y recuperación, que protegen los datos contra posibles pérdidas debido a fallas del sistema, ataques cibernéticos, errores humanos u otros desastres.

Las desventajas del software de mantenimiento basado en la nube 

1. Dependencia de Internet:algunas soluciones basadas en la nube no ofrecen un “modo fuera de línea”, lo que significa que simplemente no se puede usar el sistema en ubicaciones remotas con una conexión a Internet deficiente.
2. Preocupaciones por la seguridad de los datos:dado que los datos se almacenan en servidores externos, debe confiar en que su proveedor seguirá las mejores prácticas de seguridad y privacidad de los datos.
3. Personalización limitada:CMMS basado en la nube generalmente ofrece menos opciones de personalización en comparación con las soluciones locales, ya que los cambios deben ser consistentes para todos los usuarios de su producto.
4. Costos recurrentes:el modelo de precios basado en suscripción significa que las empresas incurrirán en costos continuos para utilizar el servicio. Es posible que también necesites cambiar a un plan de nivel superior para acceder a funciones más avanzadas, lo que aumentará significativamente tu tarifa mensual.
5. Posible tiempo de inactividad:posible tiempo de inactividad debido a problemas del servidor por parte del proveedor, que está fuera de su control.
6. Posibles desafíos de integración:las empresas pueden encontrar dificultades para integrarse con los sistemas internos existentes, especialmente si son más antiguos o menos comunes.

CMMS local versus CMMS basado en la nube:consideraciones finales

Si bien ambos enfoques son viables para la mayoría de las empresas, existe una fuerte tendencia a favor de las soluciones basadas en la nube. Su facilidad de uso y conveniencia son difíciles de superar. Si bien enumeramos muchas desventajas potenciales del uso de software de mantenimiento basado en la nube, la realidad es que no son un obstáculo para la mayoría de las organizaciones. 

A pesar de todo eso, las soluciones locales todavía tienen su lugar para organizaciones con requisitos específicos de seguridad y personalización.

En última instancia, esta debería ser una decisión estratégica que tenga en cuenta todos los beneficios y limitaciones potenciales de cada modelo de implementación.

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