Master en mantenimiento diferido:estrategias comprobadas para eliminar el trabajo atrasado

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Mantenimiento diferido:dos palabras que pueden provocar escalofríos tanto a los administradores de instalaciones como a los propietarios. Desde el aumento vertiginoso de los costos de reparación hasta los riesgos para la seguridad y la disminución del valor de la propiedad, las repercusiones de posponer el mantenimiento pueden ser graves. 

Entonces, ¿qué implica exactamente el mantenimiento diferido? ¿Por qué es una preocupación tan apremiante? Y, lo más importante, ¿cómo se puede abordar un retraso en el mantenimiento cada vez mayor? 

En este artículo, brindaremos ejemplos tangibles, evaluaremos el costo real de diferir el mantenimiento y ofreceremos consejos prácticos para finalmente comenzar a eliminar su acumulación de mantenimiento.

¿Qué es el mantenimiento diferido?

El mantenimiento diferido es el retraso deliberado de actividades de mantenimiento planificadas o no planificadas en activos o instalaciones que deberían haberse abordado de inmediato. Esto da como resultado un retraso en el mantenimiento que se acumula con el tiempo. 

Si bien algunas organizaciones pueden verlo como una solución temporal a las limitaciones presupuestarias o la escasez de recursos, las implicaciones a largo plazo suelen ser de gran alcance.

Estas son las causas más comunes del mantenimiento diferido:

• Restricciones presupuestarias :Una de las razones más comunes para aplazar el mantenimiento es la falta de fondos disponibles. Cuando las organizaciones enfrentan presupuestos ajustados, el mantenimiento a menudo se convierte en una prioridad menor, lo que lleva a que las tareas necesarias se pospongan para una fecha posterior.
• Escasez de recursos: A veces, incluso si los fondos están disponibles, puede haber falta de mano de obra , equipo , partes o experiencia para llevar a cabo las actividades de mantenimiento requeridas a tiempo.
• Mala planificación: Sin una planificación y programación de mantenimiento adecuadas y un enfoque proactivo, las tareas pueden pasarse por alto o subestimarse fácilmente, lo que genera retrasos y retrasos inesperados.
• Seguimiento inadecuado de activos: En organizaciones más grandes con cientos o miles de activos, la falta de un sistema sólido de gestión de activos puede hacer que algunos requisitos de mantenimiento queden olvidados y tengan que incluirse en el trabajo pendiente una vez identificados.
• Prioridades desalineadas: A menudo, las tareas reactivas o las prioridades a corto plazo tienen prioridad sobre el mantenimiento preventivo planificado, lo que lleva a una acumulación gradual de tareas aplazadas.

Algunos ejemplos de mantenimiento diferido

Un ejemplo de mantenimiento diferido de una instalación de fabricación

En una gran planta de fabricación, una fresadora CNC, vital para la producción de piezas de precisión, comienza a mostrar signos de desgaste. Con el tiempo, la calibración comienza a desviarse, lo que provoca ligeras imprecisiones en las piezas producidas. La dirección reconoce la necesidad de mantenimiento. Sin embargo, debido a la falta de técnicos capacitados específicamente para la calibración y reparación de CNC, se pospone el mantenimiento necesario. 

A medida que los días se convierten en semanas, las imprecisiones se vuelven más pronunciadas, lo que genera una cantidad significativa de piezas defectuosas y, en última instancia, provoca tiempos de inactividad no planificados.

Un ejemplo de mantenimiento diferido de la administración de propiedades

Un complejo de apartamentos empieza a tener problemas con el tejado de varios edificios. Los residentes informan de fugas menores, especialmente durante las fuertes lluvias. Aunque los techos requieren atención inmediata para evitar daños por agua y crecimiento de moho, la empresa de administración de propiedades, ante limitaciones financieras, decide posponer las reparaciones necesarias del techo hasta el próximo año fiscal. 

Este retraso resulta en un aumento de los costos de reparación, ya que las fugas menores se convierten en daños estructurales significativos en algunos edificios.

Un ejemplo de mantenimiento diferido en la industria hotelera

En un hotel boutique ubicado en un punto turístico, el sistema HVAC es esencial para garantizar el confort de los huéspedes. La dirección del hotel conoce el calendario de mantenimiento anual de este sistema HVAC. Sin embargo, debido a una mala planificación, programan un evento importante en el hotel durante el mismo período en el que el sistema debe recibir mantenimiento. Tienen que retrasar el servicio de HVAC para evitar molestias a los asistentes al evento.

Los verdaderos costes de no controlar el mantenimiento diferido

No es difícil ver el atractivo del mantenimiento diferido. Al posponer ciertas tareas, las organizaciones pueden liberar recursos para abordar necesidades más urgentes en el corto plazo. 

Sin embargo, si no se gestiona adecuadamente, el mantenimiento diferido puede provocar todo tipo de problemas en el futuro:

• Costos de reparación aumentados: Los pequeños problemas que son fáciles de solucionar en sus etapas iniciales pueden convertirse en problemas mucho más costosos. Por ejemplo, una pequeña grieta en los cimientos de un edificio, si se ignora, puede provocar daños estructurales importantes que requieran reparaciones extensas.
• Tiempo de inactividad operativa: Los equipos o instalaciones que no reciben mantenimiento pueden averiarse con mayor frecuencia o inesperadamente, interrumpiendo las operaciones normales. Esto puede provocar una pérdida de ingresos, especialmente en sectores como el manufacturero, donde la producción constante es fundamental.
• Disminución de la vida útil de los activos: Los activos que no reciben un mantenimiento regular tendrán una vida operativa más corta.
• Riesgos de seguridad: Una de las consecuencias más graves del mantenimiento diferido son los posibles riesgos de seguridad que puede introducir a través del mal funcionamiento del equipo, fallas estructurales y otros riesgos.
• Daño a la reputación: En la era de las revisiones en línea, un solo descuido de mantenimiento puede convertirse rápidamente en conocimiento público. Las empresas, especialmente las del sector hotelero, pueden sufrir importantes daños a su reputación si posponen el mantenimiento.
• Disminución del valor de la propiedad: Para los administradores de propiedades y los inversores inmobiliarios, el mantenimiento diferido puede reducir significativamente el valor de la propiedad. Los compradores o inquilinos potenciales a menudo tendrán en cuenta el costo y la molestia de abordar los retrasos en el mantenimiento al considerar una propiedad.

Costo del mantenimiento diferido en el tiempo. Fuente:Miniotec

En pocas palabras, el mantenimiento diferido es una herramienta útil en el arsenal del administrador de instalaciones, siempre y cuando no se abuse de él, ya que las consecuencias pueden ser nefastas.

Cómo empezar a eliminar el trabajo pendiente de mantenimiento

Años de tareas acumuladas, combinados con la carga de trabajo diaria existente, pueden hacer que el desafío parezca insuperable. Sin embargo, con el enfoque correcto y un plan estructurado, debería ser posible reducir el trabajo atrasado a niveles manejables. 

Desde garantizar la precisión de su trabajo pendiente hasta elaborar un plan de mantenimiento sólido para el futuro, estas estrategias lo guiarán hacia un régimen de mantenimiento más sostenible y eficiente.

Asegúrate de que tu trabajo pendiente esté actualizado

Para los gerentes de mantenimiento e instalaciones, el primer paso para abordar un trabajo atrasado en el mantenimiento es tener una idea clara de su estado actual. Intentar eliminar un trabajo atrasado obsoleto puede provocar un desperdicio de recursos y esfuerzos mal dirigidos. 

A continuación le indicamos cómo garantizar que su trabajo pendiente esté (y permanezca) actualizado:

• Auditar registros existentes: Revisar registros de mantenimiento, órdenes de trabajo y solicitudes de servicio. Tacha las tareas que se hayan completado y agrega cualquier tarea nueva que no se haya registrado.
• Interactúe con su equipo: Habla con tus técnicos. Pueden proporcionar información sobre tareas que podrían haberse pasado por alto o subestimarse en sus registros actuales.
• Usa herramientas digitales: Considere adoptar una CMMS si aún no lo ha hecho. Sistemas como FastMaint pueden ayudarle a priorizar, programar y realizar un seguimiento de todas sus tareas de mantenimiento.
• Validar periódicamente con controles físicos: Si bien los registros y los sistemas son valiosos, nada reemplaza la verificación sobre el terreno. Realice recorridos periódicos por sus instalaciones para identificar cualquier signo visible de desgaste, daño u otras necesidades de mantenimiento que podrían no haberse informado.

Preparar un caso basado en costos para obtener más recursos

Si bien la reorganización puede ayudar, en muchos casos será difícil hacer una mella significativa en su trabajo pendiente de mantenimiento sin recursos adicionales. La mejor manera de asegurarlo es demostrar las implicaciones financieras del mantenimiento diferido.

Presentar un caso convincente basado en los costos puede convencer a la alta dirección de que necesitan invertir dinero para ahorrar dinero. 

Comience por documentar los costos inmediatos de mantenimiento diferido (reparaciones de emergencia, pérdida de productividad, multas por incumplimiento…), previsión de gastos futuros y destacar los riesgos de seguridad .  

Luego, ilustre el retorno de la inversión potencial:cómo invertir ahora en mantenimiento puede generar ahorros a largo plazo. Si es posible, compare el gasto en mantenimiento de su organización con puntos de referencia de la industria o competidores. Esto puede ofrecer una perspectiva sobre si su organización no está invirtiendo lo suficiente en mantenimiento.

Aproveche CMMS y otros registros para recopilar datos. Una vez que lo tengas, preséntalo de manera clara y convincente. Utilice cuadros, gráficos y otras ayudas visuales para que su caso sea más persuasivo para las partes interesadas.

Crear un plan de mantenimiento diferido

Tener un plan diseñado específicamente para el mantenimiento diferido es crucial para abordar y prevenir sistemáticamente un creciente atraso.

A continuación se explica cómo elaborar un plan de mantenimiento diferido eficaz:

1. Evaluar la situación actual: Empiece por catalogar todas las tareas aplazadas. Incluya detalles como la naturaleza de la tarea, el equipo involucrado, los motivos del aplazamiento y cualquier costo o riesgo asociado.
2. Establezca objetivos claros: Defina cómo se ve el éxito. ¿Se trata de eliminar por completo el retraso en un año? ¿O abordar todas las tareas de alta prioridad en un plazo de seis meses? Tener objetivos claros guiará tus esfuerzos y proporcionará una métrica para medir el progreso.
3. Asignar recursos: Determine qué recursos (personal, equipo, presupuesto) están disponibles y cómo se pueden utilizar mejor para abordar el trabajo atrasado. Considere reasignar o adquirir recursos adicionales si es necesario.
4. Programar tareas: Utilizando el sistema de priorización que se analiza a continuación, cree un cronograma detallado. Asegúrese de que las tareas urgentes se aborden primero, pero también asigne tiempo a las tareas menos urgentes para evitar que se vuelvan críticas.
5. Involucrar a las partes interesadas: Mantenga informados a otros departamentos y líderes sobre su plan. Su apoyo puede ser invaluable, especialmente cuando se trata de asignar recursos o ajustar los cronogramas operativos para acomodar el trabajo de mantenimiento.
6. Supervisar el progreso: Verifique periódicamente el estado de su plan de mantenimiento diferido. ¿Se están completando las tareas según lo programado? ¿Hay nuevos desafíos o cambios que requieran ajustes al plan? Ajústelo en consecuencia.

A medida que resuelve el trabajo pendiente existente, comience a pensar en estrategias para evitar otros nuevos. Esto podría implicar un mantenimiento más proactivo, una mejor asignación de recursos o ajustes en los procedimientos operativos.

Centrarse más en el mantenimiento proactivo

Si desea reducir el trabajo pendiente de mantenimiento y evitar que las tareas se acumulen nuevamente en el futuro, debe pasar del mantenimiento reactivo al proactivo. 

Nunca podrá realizar las tareas aplazadas si el 80 % del tiempo de su equipo de mantenimiento lo dedica a correr y apagar incendios. 

La mejor manera de empezar a ser proactivo es identificar los activos importantes que históricamente causaron la mayoría de los problemas y incluirlos en un programa de mantenimiento preventivo. Puedes usarlo como proyecto piloto para inculcar la nueva mentalidad e introducir gradualmente a todo el equipo en el nuevo flujo de trabajo.

Implementar un sistema claro para priorizar los trabajos de mantenimiento

No todas las órdenes de trabajo son iguales. Abordar eficientemente el trabajo pendiente de mantenimiento requiere un enfoque sistemático para priorizar las tareas. 

Así es como puedes establecer un sistema de priorización claro:

• Clasificar por urgencia: Divida las tareas en categorías como "críticas", "alta prioridad", "prioridad media" y "baja prioridad". Las tareas críticas pueden incluir aquellas que plantean riesgos de seguridad o podrían provocar un tiempo de inactividad operativo significativo.
• Evaluar el impacto en las operaciones: Priorice las tareas en función de su impacto en las operaciones generales. Se debe dar mayor prioridad al equipo que es fundamental para sus operaciones principales que al equipo auxiliar.
• Considere las implicaciones de seguridad: Cualquier tarea de mantenimiento que, si se aplaza, podría poner en peligro la seguridad del personal, los clientes o el público debe tener prioridad elevada.
• Evaluar las implicaciones de costos: Comprenda qué tareas aplazadas podrían generar costos más altos si se retrasan más. Abordarlos antes puede generar ahorros a largo plazo.
• Aprovechar la tecnología: Utilice sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS) u otras herramientas digitales que puedan ayudar a automatizar el proceso de priorización según criterios establecidos.
• Involucrar al equipo: Asegúrese de que su equipo de mantenimiento esté alineado con el sistema de priorización. Recopile sus comentarios con regularidad, ya que pueden tener ideas sobre matices o cambios sobre el terreno que no son evidentes de inmediato.
• Revise y actualice periódicamente: Al igual que con el trabajo pendiente de mantenimiento, el sistema de priorización debe ser dinámico. A medida que cambien los objetivos de la organización, el estado del equipo y otros factores, ajuste sus criterios de priorización en consecuencia.

Implementar todos estos consejos debería llevarlo por el camino correcto.

Manténgase al tanto del mantenimiento diferido con FastMaint CMMS

Los retrasos, si no se controlan, pueden salirse de control y generar problemas operativos, aumento de costos y posibles problemas de seguridad.

Con su interfaz fácil de usar, capacidades de seguimiento en tiempo real y análisis sólidos, FastMaint CMMS lo ayudará a responder a todos sus desafíos de mantenimiento diferido. Garantizará que las tareas de mantenimiento se registren y clasifiquen sin problemas, evitando cualquier supervisión y garantizando que cada tarea reciba la atención que merece. Puede monitorear el progreso de las tareas, otorgando a los gerentes la flexibilidad de realizar ajustes sobre la marcha.

Si bien los desafíos que plantea el mantenimiento diferido son reales, no son insuperables. Inicie una prueba gratuita y recupere su mantenimiento con el plan y las estrategias correctos, respaldados por FastMaint CMMS.

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