Agiliza Solicitudes de Mantenimiento con Software de Órdenes de Trabajo: Guía Completa

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Gestión de Informes de Avería y Solicitudes de Servicio

Las solicitudes de mantenimiento, también llamadas tickets de servicio, pueden parecer un requisito bastante especializado. Sin embargo, si uno es responsable de gestionar mantenimiento en una gran instalación o planta industrial, manejaremos muchas solicitudes de trabajo de mantenimiento.

La mayoría de solicitudes serán para emergencias o averías. A menudo el solicitante quiere una solución inmediata.

Pero eso es solo parte de la historia…

Otros elementos serán para mantenimiento planificado. Aquí el solicitante querrá que hagamos trabajos que mantengan equipos y maquinaria funcionando en óptimas condiciones. Por ejemplo, cambio de filtros, cambios de aceite, calibración, etc.

Pasos en la Gestión de Solicitudes de Mantenimiento

Necesitamos alguna forma de gestionar, rastrear y satisfacer tales solicitudes. También tenemos que tener una forma de informar al solicitante cuando la tarea esté completa o si hay problemas. Tener gente que nos pare en los pasillos o siga llamando para actualizaciones puede terminar siendo una pesadilla real (para nosotros y para ellos).

¿Te ha pasado esto alguna vez?

Desafortunadamente, cuando hay muchas solicitudes que manejar, ¡vamos a olvidar o perder bastantes!

Funciones Útiles de Software de Gestión de Órdenes de Trabajo

Necesitamos tener una forma estándar de manejar tales solicitudes. Un buen control de la gestión de informes de incidentes de mantenimiento irá muy lejos para asegurar alta satisfacción del usuario final y menos quejas sobre el departamento de mantenimiento.

La mayoría de programas de software de órdenes de trabajo tienen módulos de solicitudes de trabajo que son parte del software o disponibles como complemento al sistema de gestión de órdenes de trabajo. Algunas funciones útiles a buscar son:

1. Envío/creación de una solicitud de mantenimiento:

Permitir a personal no de mantenimiento / clientes hacer solicitudes de trabajo por su cuenta. Los solicitantes pueden elegir tareas de mantenimiento específicas o equipos/ubicaciones y solicitar mantenimiento específico. Por ejemplo, con FastMaint CMMS las solicitudes de mantenimiento pueden enviarse por email o usando una interfaz web al software. Esto facilita a otros empleados o clientes que no tienen acceso al software de mantenimiento reportar problemas o pedir mantenimiento.

2. Soporte para alertas:

Sistemas CMMS como FastMaint también pueden enviarnos una alerta por email/texto cuando se envían solicitudes de mantenimiento. Esto permite a nuestro equipo de mantenimiento atender inmediatamente los trabajos urgentes. Podemos diferir trabajos menos urgentes. Tickets de órdenes de trabajo de mantenimiento duplicados o innecesarios pueden cerrarse.

3. Revisión de solicitud de trabajo y programación de servicio:

Deberíamos poder revisar un incidente de servicio y decidir qué hacer con él. Muchos tickets de trabajo, especialmente para mantenimiento de emergencia, podrían ser duplicados. Más de una persona podría estar enviando la misma solicitud. Otros podrían ser solicitudes para varios tipos diferentes de mantenimiento.

Así que necesitamos una forma de convertir estos tickets de servicio en órdenes de trabajo de mantenimiento o cerrar duplicados. Convertir directamente cada solicitud de mantenimiento en una orden de trabajo resultará en muchos duplicados u órdenes de trabajo que abarcan varios trabajos de mantenimiento. Esto puede volverse difícil de gestionar y rastrear.

4. Verificación de estado de solicitud:

A medida que las órdenes de trabajo se hacen o completan, necesitamos tener una forma de informar al solicitante del estado automáticamente. Esto es mucho preferible a tener que contactar a cada persona individualmente para decirles qué estamos haciendo o hemos hecho!

Por ejemplo, FastMaint CMMS tiene una función de verificación de estado de solicitud que permite al solicitante verificar el estado de solicitudes de trabajo que han hecho. O pueden verificar el estado de trabajos de mantenimiento específicos o equipos, por ejemplo una calibración de máquina, trabajo pendiente en un equipo, etc. Además, pueden ser informados por email de asignación y finalización de órdenes de trabajo para solicitudes que han hecho.

5. Informes y recopilación de estadísticas:

Informar sobre todas las solicitudes de trabajo recibidas y procesadas. Esto nos ayudará a detectar solicitudes que están vencidas o pendientes y asegurar que se manejen o cierren. Además, podemos recopilar estadísticas sobre el rendimiento del departamento de mantenimiento a lo largo del tiempo. Por ejemplo, solicitudes recibidas en un período específico, días promedio para completar una solicitud, etc.

Tales estadísticas son útiles para ver si nos estamos retrasando en manejar solicitudes o manteniéndonos al día con ellas (ver "3 Métricas Rápidas de Mantenimiento para Planificadores de Mantenimiento" para más información)

¿Buscas Software CMMS?

Si buscas un paquete CMMS que también pueda manejar solicitudes de servicio, deberías echar un vistazo a una prueba gratis de 30 días del software FastMaint CMMS. El módulo de solicitudes de mantenimiento es parte de las ediciones FastMaint Cloud y Web y está disponible como complemento opcional a la edición FastMaint Professional.

Podrás enviar y procesar solicitudes de reparación, recopilar estadísticas e informes. ¡Ver qué tan útil será!

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