Optimice las solicitudes de mantenimiento con el software de órdenes de trabajo:una guía completa

Guía GRATUITA:Métricas de mantenimiento esenciales para realizar un seguimiento del éxito
Métricas de mantenimiento esenciales que todo planificador debe conocer
Obtenga una guía gratuita

Tratamiento de informes de averías y solicitudes de servicio

Las solicitudes de mantenimiento, también conocidas como tickets de servicio, pueden parecer un requisito bastante especializado. Sin embargo, si uno es responsable de gestionar el mantenimiento en una instalación grande o planta industrial, manejaremos muchas solicitudes de trabajos de mantenimiento.

La mayoría de las solicitudes serán para emergencias o averías. ¡A menudo el solicitante quiere una solución inmediata!

Pero eso es sólo parte de la historia...

Otros artículos serán para mantenimiento planificado. Aquí el solicitante querrá que hagamos trabajos que mantengan el equipo y la maquinaria funcionando en las mejores condiciones. Por ejemplo, cambio de filtros, cambios de aceite, calibración, etc.

Pasos para gestionar las solicitudes de mantenimiento

Necesitamos tener alguna forma de gestionar, rastrear y satisfacer dichas solicitudes. También debemos tener una forma de informar al solicitante cuando se completa la tarea o si hay algún problema. Que la gente nos pille en los pasillos o siga llamando para recibir actualizaciones puede terminar siendo una verdadera pesadilla (para nosotros y para ellos).

¿Alguna vez te ha pasado esto?

Desafortunadamente, cuando hay muchas solicitudes que gestionar, ¡olvidaremos o perderemos algunas!

Funciones útiles del software de gestión de órdenes de trabajo

Necesitamos tener una forma estándar de manejar tales solicitudes. Un buen control de la gestión de informes de incidentes de mantenimiento contribuirá en gran medida a garantizar una alta satisfacción del usuario final y menos quejas sobre el departamento de mantenimiento.

La mayoría de los programas de software de órdenes de trabajo tienen módulos de solicitudes de trabajo que forman parte del software o están disponibles como complemento del sistema de gestión de órdenes de trabajo. Algunas características útiles que debe buscar son:

1. Enviar/crear una solicitud de mantenimiento:

Permita que el personal o los clientes que no sean de mantenimiento realicen solicitudes de trabajo por su cuenta. Los solicitantes pueden elegir tareas de mantenimiento específicas o equipos/ubicaciones y solicitar mantenimiento específico. Por ejemplo, con FastMaint CMMS las solicitudes de mantenimiento se pueden enviar por correo electrónico o mediante una interfaz web del software. Esto facilita que otros empleados o clientes que no tienen acceso al software de mantenimiento informen problemas o soliciten mantenimiento.

2. Soporte para alertas:

Los sistemas CMMS como FastMaint también pueden enviarnos una alerta por correo electrónico o mensaje de texto cuando se envían solicitudes de mantenimiento. Esto permite a nuestro equipo de mantenimiento atender inmediatamente los trabajos urgentes. Podemos aplazar trabajos menos urgentes. Los tickets de órdenes de trabajo de mantenimiento duplicados o innecesarios se pueden cerrar.

3. Servicio de revisión y programación de solicitudes de trabajo:

Deberíamos poder revisar un incidente de servicio y decidir qué hacer con él. Muchos tickets de trabajo, especialmente para mantenimiento de emergencia, podrían estar duplicados. Más de una persona podría estar enviando la misma solicitud. Otras podrían ser solicitudes de varios tipos diferentes de mantenimiento.

Por lo tanto, necesitamos una forma de convertir estos tickets de servicio en órdenes de trabajo de mantenimiento o cerrar duplicados. Convertir directamente todas y cada una de las solicitudes de mantenimiento en una orden de trabajo dará como resultado muchos duplicados u órdenes de trabajo que abarcan varios trabajos de mantenimiento. Esto puede resultar difícil de gestionar y realizar un seguimiento.

4. Comprobando el estado de la solicitud:

A medida que se realizan o completan las órdenes de trabajo, necesitamos tener una manera de informar al solicitante del estado automáticamente. ¡Esto es mucho preferible a que tengamos que contactar a cada persona individualmente para decirles lo que estamos haciendo o hemos hecho!

Por ejemplo, FastMaint CMMS tiene una función de verificación del estado de la solicitud que permite al solicitante verificar el estado de las solicitudes de trabajo que ha realizado. O pueden verificar el estado de trabajos o equipos de mantenimiento específicos, por ejemplo, la calibración de una máquina, trabajos pendientes en un equipo, etc. Además, pueden ser informados por correo electrónico sobre la asignación de la orden de trabajo y la finalización de las solicitudes que hayan realizado.

5. Recopilación de informes y estadísticas:

Informe de todas las solicitudes de trabajo recibidas y tramitadas. Esto nos ayudará a detectar solicitudes vencidas o pendientes y asegurarnos de que sean manejadas o cerradas. Además de esto, podemos recopilar estadísticas sobre el desempeño del departamento de mantenimiento a lo largo del tiempo. Por ejemplo, solicitudes recibidas en un período específico, días promedio para completar una solicitud, etc.

Estas estadísticas son útiles para ver si nos estamos quedando atrás en el manejo de solicitudes o en mantenernos al día con ellas (consulte “3 Métricas de mantenimiento rápido para planificadores de mantenimiento ”para más información)

¿Busca software CMMS?

Si está buscando un paquete CMMS que también pueda manejar solicitudes de servicio, debería echar un vistazo a una prueba gratuita de 30 días del software FastMaint CMMS . El módulo de solicitud de mantenimiento forma parte de las ediciones FastMaint Cloud y Web y está disponible como complemento opcional de la edición FastMaint Professional.

Podrá enviar y procesar solicitudes de reparación, recopilar estadísticas e informes. ¡Mira lo útil que te resultará!

Prueba gratuita de GMAO FastMaint

Guía GRATUITA:Métricas de mantenimiento esenciales para realizar un seguimiento del éxito
Métricas de mantenimiento esenciales que todo planificador debe conocer
Obtenga una guía gratuita