Cómo implementar CMMS con éxito:consejos de expertos y mejores prácticas

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La implementación de CMMS es un proceso de varios pasos

Cuando una organización compra software CMMS (software de gestión de mantenimiento), además de la comparación de características habituales, la facilidad de uso y otros criterios, hay otros elementos que debe considerar para una implementación exitosa de CMMS. Si estos elementos se ignoran durante la selección, evaluación y configuración inicial del software, pueden generar mucho dolor en el futuro.

Los consejos y sugerencias que se tratan aquí se basan en nuestros años de experiencia ayudando a los clientes a implementar con éxito FastMaint CMMS. Estos elementos no son específicos de ningún programa CMMS. Úsalos como una guía de implementación que te ayudará a utilizar el software con éxito durante muchos, muchos años.

Implementación CMMS – Selección y Evaluación

Antes de seleccionar el software CMMS para su evaluación, debe considerar algunos elementos que potencialmente pueden hacerle tropezar. A menudo no estarán en su lista de funciones solicitadas, pero tendrán un impacto en la forma en que implementa y utiliza el software.

1. Base de datos de mantenimiento

Los diferentes productos de software CMMS utilizan diferentes sistemas de bases de datos para almacenar los datos de mantenimiento. Lo ideal sería que el tipo de base de datos fuera una plataforma bien conocida y con buen soporte, p. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL, etc. (consulte las clasificaciones de bases de datos actuales de DB-Engines ). Esto será muy importante en caso de que tenga problemas con la base de datos o necesite integrar otras aplicaciones con la base de datos.

Un sistema de base de datos popular y con buen soporte contará con una gran cantidad de consultores externos que pueden ayudarlo con la resolución de problemas, la optimización, la configuración y la integración. También tendrá una variedad de herramientas de terceros que pueden usarse para extraer información, crear informes personalizados, etc. Asegúrese de contar con algún proceso para realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos. Las bases de datos no son invulnerables y, en ocasiones, pueden dañarse o corromperse.

2. Software como servicio (SaaS)/CMMS basado en la nube

Si está buscando aplicaciones SaaS (por ejemplo, software CMMS alojado en el sitio web de un proveedor), recuerde que sus datos estarán en sus servidores. Debe realizar copias de seguridad periódicas de estos datos y descargar los archivos. Esto le proporcionará cierto nivel de protección en caso de que el proveedor de SaaS tenga problemas y cierre el negocio. Por ejemplo, FastMaint Cloud CMMS permite a los clientes iniciar sesión y descargar fácilmente su base de datos cuando lo deseen, sin necesidad de contactar al soporte para obtener una copia de seguridad.

Si una de las razones por las que eligió una aplicación SaaS es permitir el acceso remoto o la compatibilidad con múltiples dispositivos, verifique el rendimiento con una red de menor ancho de banda sujeta a caídas de conexión (por ejemplo, una red de telefonía celular), así como los dispositivos que planea usar. Compruebe si las páginas de soporte y ayuda se pueden utilizar en teléfonos inteligentes si planea utilizarlas.

3. Ruta de actualización

Con frecuencia, puede comenzar con una edición más limitada del software CMMS. Sin embargo, a medida que lo utilices, es posible que necesites actualizar a una edición con más capacidades. Asegúrese de que el proveedor tenga una buena ruta de actualización. No querrás perder tus datos existentes si tienes que actualizar a una edición de software diferente. Por ejemplo, en FastMaint CMMS es posible comenzar con un solo usuario, actualizar a muchos usuarios e incluso migrar a la solución en la nube conservando sus datos.

4. Transferir datos

Al comprar un paquete de software CMMS, también debe considerar lo fácil que será incorporar los datos existentes que pueda tener. También desea considerar cómo se pueden exportar los datos desde el sistema. Esto será útil si necesita estos datos en un sistema separado (por ejemplo, compras, cálculo de costos, etc.) o, en el peor de los casos, decide pasar a un nuevo paquete de software de mantenimiento en el futuro.

Por ejemplo, FastMaint CMMS le permitirá importar y exportar datos desde y hacia archivos delimitados por comas. Esto simplifica las cosas, ya que los programas de software más comunes (por ejemplo, Microsoft Excel) pueden leer y escribir fácilmente archivos delimitados por comas.

5. Agregar más usuarios

¿Qué tan fácil es agregar más usuarios? Es posible que algunos paquetes requieran que cambie a un producto completamente diferente si desea actualizar de un usuario a varios usuarios. Deberías verificar y ver si el precio y la facilidad para agregar usuarios tienen sentido si planeas hacerlo pronto.

6. Se requiere hardware y software

Asegúrese de tener las habilidades técnicas disponibles para administrar cualquier hardware o software especial que pueda ser necesario. Realice un seguimiento de los discos de instalación, las descargas de software y las contraseñas. ¡Con frecuencia hemos descubierto que las contraseñas de administrador se pierden y nadie en la organización las conoce! Perder descargas y discos de instalación es un problema menor ya que la mayoría de los proveedores de software podrán proporcionarle enlaces de descarga de software incluso para versiones antiguas si tiene un comprobante de compra.

Implementación CMMS:configuración del sistema

Puede resultar difícil configurar un sistema CMMS (programa de gestión de mantenimiento) por primera vez. Esto es especialmente cierto si aún no cuenta con un programa de gestión de mantenimiento. Sin embargo, ¡incluso migrar desde un programa CMMS existente tiene sus propios desafíos!

Basado en nuestra experiencia ayudando a nuevos clientes a comenzar con nuestro software FastMaint CMMS, a continuación se muestra un plan de implementación paso a paso sobre cómo configurarlo. De esta manera, su equipo de mantenimiento puede realizar la transición sin problemas al nuevo sistema. Este plan no es específico de FastMaint, por lo que puede seguirlo incluso si utiliza otro programa de mantenimiento.

Antes de comenzar con los siguientes pasos, debería haber tomado algunas decisiones sobre cómo se utilizará el programa de mantenimiento. Debe tener una idea de las principales partes interesadas en el mantenimiento y sus funciones y responsabilidades. Consulte “Cómo comenzar a utilizar el software CMMS en su programa de mantenimiento ”para más detalles.

1. Crea tu lista de equipos e instalaciones

Revise todas sus instalaciones y equipos para obtener una lista de todos los equipos e instalaciones que desea mantener. Si bien no es necesario que sea una lista exhaustiva de todo lo que tiene, debe ser bastante completa y contener los principales elementos que necesitan mantenimiento. Siempre puedes agregar a esta lista en una fecha posterior.

2. Clasifique sus equipos e instalaciones por necesidades de mantenimiento

Agrupe los equipos e instalaciones en diferentes tipos. Por ejemplo, HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado), bombas, vehículos, etc. Luego, subagrúpelos según el mantenimiento similar requerido. Por ejemplo, compresores HVAC, bombas de aguas residuales, carretillas elevadoras, etc.

3. Definir los trabajos de mantenimiento necesarios

Ahora tienes una lista de diferentes subgrupos identificados por tipo de mantenimiento requerido. Se empieza definiendo los diferentes tipos de tareas de mantenimiento que requiere cada subgrupo. Esto cubre tanto el mantenimiento planificado o preventivo como el no planificado o por averías.

4. ¿Quién hará el mantenimiento?

Aquí revisas tu personal de mantenimiento. Enumere sus habilidades y los calendarios en los que pueden trabajar (por ejemplo, turno de día, turno de noche, etc.). Ingrese esta información en el software CMMS.

5. Definir las tareas de mantenimiento a realizar

Amplíe cada tarea de mantenimiento para identificar la frecuencia (por ejemplo, semanal/mensual, basada en un medidor, no planificada, etc.), cómo se realiza (mejores prácticas), repuestos y suministros necesarios, personas necesarias y tiempo necesario. Esto le permitirá calcular costos e identificar dependencias.

6. Identificar los equipos e instalaciones más críticos

Serán activos cuya avería/indisponibilidad causará problemas importantes. Del mismo modo identificar las tareas más críticas. Estas son tareas que si no se realizan resultarán en fallas de mantenimiento importantes. Comience a ingresar datos en el CMMS/software de mantenimiento para los equipos, instalaciones y tareas de mantenimiento más críticos. Muchos paquetes de mantenimiento deberían poder importar una gran cantidad de datos desde hojas de cálculo o archivos de texto.

7. Comience a utilizar el sistema CMMS/software de mantenimiento

Comenzará a utilizar el sistema CMMS. ¡No es necesario que ingreses todo antes de comenzar!  Comience con los trabajos de mantenimiento, instalaciones y equipos más críticos. Crear órdenes de trabajo y actualizarlas en el sistema. Siga ingresando más activos e información (tareas de mantenimiento, piezas, etc.) a medida que avanza.

8. Revise periódicamente las estadísticas del sistema para ver cómo le va

Debería comenzar a ver mejoras en la acumulación de órdenes de trabajo. Debería haber reducciones en el mantenimiento no planificado y más trabajos de mantenimiento planificados (preventivos). Utilice las métricas de mantenimiento que obtenga para realizar mejoras. Por ejemplo, si ve que los tiempos estimados de las tareas no coinciden con el tiempo real empleado, corrija las estimaciones. Busque patrones, por ejemplo, algunas tareas siempre se retrasan en su finalización. Quizás los esté haciendo el mismo técnico de mantenimiento o requieran algunas piezas que tienes dificultades para conseguir.

Implementación CMMS:evitar fallos

Los errores comunes que se cometen al implementar un programa de software CMMS frecuentemente causarán más problemas en el futuro.

1. Uso indebido del software CMMS

Cuando utilizamos correctamente el software de mantenimiento es una herramienta muy útil. La gestión de recursos, la elaboración de presupuestos, la gestión de materiales y la generación de informes de costes de mantenimiento se vuelven más fáciles. Sin embargo, cuando el personal no sigue los procedimientos y las políticas, muchas cosas pueden salir mal. 

Por encima de todo, los operadores de equipos y los técnicos de mantenimiento deben saber qué se espera de ellos. Por lo tanto, deberían comprender el uso del sistema CMMS. Necesitan saber cómo ingresar y recuperar los datos necesarios. A menudo los empleados no son conscientes de que el sistema CMMS es sólo una herramienta. Por lo tanto, no puede manejarlo todo. Los procedimientos de trabajo mal realizados hacen perder tiempo y dinero. Debemos actualizar la información, ingresar datos y recuperarlos correctamente y a tiempo.

Pero eso es sólo parte de la historia...

El sistema CMMS no puede realizar el mantenimiento real de su equipo. Debe definir las mejores prácticas y puntos de referencia de mantenimiento. El software GMAO puede facilitar la gestión del mantenimiento. Pero no evitará los malos hábitos laborales. Por ejemplo, los técnicos pueden fabricar datos. ¡El software no puede protegerse contra esto!

2. Fracaso en la gestión de proyectos

Como ocurre con cualquier proceso de mejora, alguien de la alta dirección debe ser propietario del proyecto para identificar, comprar, configurar y utilizar el sistema CMMS de principio a fin. Lo más importante es que esto ayudará a garantizar el éxito.

Por ejemplo, un error común es no convencer a todas las partes interesadas del valor del programa. Deben querer los beneficios que puede proporcionarles.  Los directores de proyecto también pueden no dejar claro qué papel debe desempeñar cada persona. O no describen cómo se evaluarían las contribuciones de cada persona al proyecto.

En resumen, el fracaso es inminente desde el principio si todos los participantes no muestran suficiente apoyo.  Por lo tanto, el director del proyecto debe comunicarse con el equipo y con cualquier persona cuyo trabajo se vea afectado. Deben proporcionar información sobre el proyecto y su importancia. Lo más importante es que aborden adecuadamente los problemas y preocupaciones. Esto ayudará a que todos estén entusiasmados y motivados para que el proyecto sea un éxito.

La buena comunicación es la clave del éxito. Es decir, los mensajes deben ser coherentes, regulares y reforzadores. La comunicación regular ayuda al director del proyecto a pasar los esfuerzos de implementación a las personas adecuadas con tiempo suficiente para que actúen o respondan. Los mensajes se mantienen coherentes cuando la redacción, la apariencia y el estilo siguen siendo los mismos.

3. Tomando atajos en la implementación y capacitación de CMMS

Otro error es asignar a alguien sin conocimientos de mantenimiento para que configure el sistema. Por ejemplo, requiere que una persona capacitada defina una jerarquía de equipos y cree las tareas de mantenimiento adecuadas. 

Algunas empresas dependen de una formación y preparación inicial mínimas. Subestiman el trabajo necesario para implementar el programa CMMS.  Lo más probable es que esto fracase. Debido a la falta de formación y habilidades, cada persona del personal de mantenimiento acaba desarrollando sus propios enfoques para utilizar el software. Esto conduce a una base de datos más complicada y desordenada. Las funciones para ahorrar tiempo por las que pagó no se utilizarán. La gente no sabrá que existen dichas funciones. O no sabrán cómo utilizarlos.

Los CMMS suelen ser fáciles de navegar y fáciles de usar. Sin embargo, todavía necesitan una formación básica. De esta manera, los miembros del personal pueden familiarizarse con sus características y funciones.

Asegúrese de que todo el personal de mantenimiento tenga tiempo para capacitarse con el software. Deben revisar entre sí lo que han aprendido y comprendido. Dedique tiempo a este proceso para que todos se pongan al día. Las empresas que recortan el presupuesto limitando el tiempo y los gastos para esta capacitación y familiarización pueden reducir los costos iniciales. ¡Pero los efectos a largo plazo de tal reducción de costos pueden resultar más costosos!

4. Tiempo y recursos de implementación de CMMS inadecuados

Cuando no se asignan suficientes recursos, la implementación de CMMS se convierte en una tarea que hacer cuando no hay nada más urgente. Por ejemplo, siempre habrá otro trabajo por hacer, especialmente en un entorno reactivo. Por lo tanto, el personal deberá dedicar más horas para completar la implementación. El resultado es mala calidad, baja moral y recortes. Objetivos como aumentar la disponibilidad de los equipos y mejorar las operaciones de mantenimiento no se lograrán.

Puede tener sentido contratar consultores externos para ayudar a configurar el sistema. O liberar a parte del personal de mantenimiento de sus horarios de trabajo habituales. De esta manera podrán trabajar sin interrupciones y configurar el sistema correctamente.

Implementación más sencilla con FastMaint CMMS

¿Frustrado con un software de mantenimiento complejo que es difícil de configurar y usar? Pruebe FastMaint CMMS con una prueba gratuita y vea lo fácil que es comenzar. En solo unos minutos, puede comenzar a administrar activos, reducir el tiempo de inactividad y optimizar las tareas de mantenimiento. ¡Muchos clientes informan haber visto resultados reales en cuestión de días!

Prueba gratuita de GMAO FastMaint

Recursos adicionales

1. Cómo implementar un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (EquipmentWorld.com)
2. Desarrollo de plantillas de implementación CMMS (PlantMaintenance.com)
3. Diez claves para una implementación exitosa de CMMS (ReliablePlant.com)

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