Cómo Implementar CMMS con Éxito: Consejos Expertos y Mejores Prácticas

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La Implementación de CMMS es un Proceso de Múltiples Pasos

Cuando una organización compra software CMMS (software de gestión de mantenimiento) además de la habitual comparación de características, facilidad de uso y otros criterios, hay otros elementos que debes considerar para una implementación exitosa de CMMS. Estos elementos, si se ignoran durante la selección, evaluación y configuración inicial del software, pueden resultar en muchos problemas en una fecha posterior.

Los consejos y tips cubiertos aquí se basan en nuestros años de experiencia ayudando a clientes a implementar exitosamente FastMaint CMMS. Estos elementos no son específicos de ningún programa CMMS. Úsalos como guía de implementación que te ayudará a usar exitosamente el software por muchos, muchos años.

Implementación de CMMS – Selección y Evaluación

Antes de seleccionar software CMMS para evaluación, quieres considerar algunos elementos que potencialmente te pueden hacer tropezar. A menudo no estarán en tu lista de características solicitadas pero tendrán impactos en cómo despliegas y usas el software.

1. Base de datos de mantenimiento

Diferentes productos de software CMMS usan diferentes sistemas de base de datos para almacenar datos de mantenimiento. Idealmente quieres que el tipo de base de datos sea una plataforma bien conocida y bien soportada, ej. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL, etc. (ver rankings actuales de DB-Engines). Esto se volverá muy crucial en caso de que tengas problemas de base de datos o necesites integrar otras aplicaciones con la base de datos.

Un sistema de base de datos popular y bien soportado tendrá una gran cantidad de consultores externos que pueden ayudarte con resolución de problemas, optimización, configuración e integración. También tendrás una variedad de herramientas de terceros que pueden usarse para extraer información, crear informes personalizados, etc. Asegúrate de tener algún proceso para copias de seguridad regulares de la base de datos. Las bases de datos no son invulnerables y a veces pueden dañarse o corromperse.

2. Software como Servicio (SaaS) / CMMS basado en la nube

Si estás mirando aplicaciones SaaS (ej. software CMMS alojado en sitio web del proveedor) recuerda que tus datos estarán en sus servidores. Deberías hacer copias de seguridad periódicas de estos datos y descargar los archivos. Esto te proporcionará algún nivel de protección en caso de que el proveedor SaaS tenga problemas y cierre. Por ejemplo, FastMaint Cloud CMMS permite a los clientes iniciar sesión y descargar fácilmente su base de datos cuando quieran — no necesidad de contactar soporte para obtener una copia de seguridad.

Si una de las razones por la que elegiste una aplicación SaaS es para permitir acceso remoto o soporte multi-dispositivo, verifica el rendimiento con una red de menor ancho de banda sujeta a caídas de conexión (ej. una red móvil) así como los dispositivos que planeas usar. Ver si las páginas de soporte y ayuda son usables en smartphones si planeas usarlas.

3. Ruta de actualización

Frecuentemente puedes empezar con una edición más limitada del software CMMS. Sin embargo, a medida que lo usas puedes necesitar actualizar a una edición con más capacidades. Asegúrate de que el proveedor tenga una buena ruta de actualización. No quieres perder tus datos existentes si tienes que actualizar a una edición de software diferente. Por ejemplo, en FastMaint CMMS es posible empezar con un solo usuario, actualizar a muchos usuarios e incluso migrar a la solución Cloud manteniendo tus datos.

4. Transferencia de datos

Al comprar un paquete de software CMMS también deberías considerar qué tan fácil será traer cualquier dato existente que puedas tener. También quieres considerar cómo se pueden exportar datos del sistema. Esto será útil si necesitas estos datos en un sistema separado (ej. compras, costes, etc.) o en el peor caso decides mudarte a un nuevo software de mantenimiento en una fecha futura.

Por ejemplo, FastMaint CMMS te permite importar y exportar datos desde y hacia archivos delimitados por comas. Esto simplifica las cosas ya que la mayoría de programas de software comunes (ej. Microsoft Excel) pueden leer y escribir fácilmente archivos delimitados por comas.

5. Añadir más usuarios

Qué tan fácil es añadir más usuarios? Algunos paquetes pueden requerir que te muevas a un producto completamente diferente si quieres actualizar de un usuario a múltiples usuarios. Deberías verificar y ver si el precio y la facilidad de añadir usuarios tiene sentido si planeas hacerlo pronto.

6. Hardware y software requeridos

Asegúrate de tener las habilidades técnicas disponibles para gestionar cualquier hardware o software especial que pueda ser requerido. Mantén registro de discos de instalación, descargas de software y contraseñas. Frecuentemente hemos encontrado que las contraseñas de administrador se pierden y nadie en la organización las conoce! Perder descargas y discos de instalación es menos problema ya que la mayoría de proveedores de software podrán proporcionarte enlaces de descarga de software incluso para versiones antiguas si tienes prueba de compra.

Implementación de CMMS – Configuración del Sistema

Puede ser difícil configurar un sistema CMMS (programa de gestión de mantenimiento) por primera vez. Esto es especialmente cierto si no tienes ya un programa de gestión de mantenimiento existente. Sin embargo, incluso migrar de un programa CMMS existente tiene sus propios desafíos.

Basado en nuestra experiencia ayudando a nuevos clientes a empezar con nuestro software FastMaint CMMS, a continuación hay un plan de implementación paso a paso de cómo configurarlo. Así tu equipo de mantenimiento puede transicionar sin problemas al nuevo sistema. Este plan no es específico de FastMaint, así que puedes seguirlo incluso si usas otro programa de mantenimiento.

Antes de comenzar los siguientes pasos, deberías haber tomado algunas decisiones sobre cómo se usará el programa de mantenimiento. Deberías tener una idea de los principales interesados del mantenimiento y sus roles y responsabilidades. Ver "Cómo Empezar a Usar Software CMMS en tu Programa de Mantenimiento" para más detalles.

1. Crear tu lista de equipos e instalaciones

Recorre todas tus instalaciones y equipos para obtener una lista de todos los equipos e instalaciones que deseas mantener. Aunque no necesita ser una lista exhaustiva de todo lo que tienes, debería ser bastante completa y tener los elementos principales que necesitan mantenimiento. Siempre puedes añadir a esta lista en una fecha posterior.

2. Categorizar tus equipos e instalaciones por necesidades de mantenimiento

Agrupa los equipos e instalaciones en diferentes tipos. Por ejemplo, HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado), Bombas, Vehículos, etc. Luego sub-agrúpalos basándolos en mantenimiento similar requerido. Por ejemplo, compresores HVAC, bombas de aguas residuales, carretillas elevadoras, etc.

3. Definir el trabajo de mantenimiento requerido

Ahora tienes una lista de diferentes sub-grupos identificados por tipo de mantenimiento requerido. Empiezas a definir los diferentes tipos de tareas de mantenimiento que cada sub-grupo requiere. Esto cubre tanto mantenimiento planificado o preventivo como no planificado o por avería.

4. ¿Quién hará el mantenimiento?

Aquí revisas tu personal de mantenimiento. Enumera sus habilidades y los calendarios en los que pueden trabajar (por ejemplo, turno de día, turno de noche, etc.). Introduce esta información en el software CMMS.

5. Definir tareas de mantenimiento a realizar

Expandir cada tarea de mantenimiento para identificar frecuencia (ej. semanal/mensual, basado en medidor, no planificado, etc.), cómo se hace (mejores prácticas), repuestos y suministros requeridos, personal requerido y tiempo requerido. Esto te permitirá calcular costes e identificar dependencias.

6. Identificar los equipos e instalaciones más críticos

Estos serán activos cuya avería/no disponibilidad causará problemas mayores. Similarmente identifica las tareas más críticas. Estas son tareas que si no se hacen resultarán en fallos mayores de mantenimiento. Comienza a introducir datos en el CMMS/software de mantenimiento para los equipos, instalaciones y tareas de mantenimiento más críticos. Muchos paquetes de mantenimiento deberían poder importar muchos datos desde hojas de cálculo o archivos de texto.

7. Comenzar a usar el sistema CMMS/software de mantenimiento

Comenzarás a usar el sistema CMMS. ¡No necesitas introducir todo antes de empezar! Comienza con los equipos, instalaciones y trabajos de mantenimiento más críticos. Crea órdenes de trabajo y actualízalas en el sistema. Sigue introduciendo más activos e información (tareas de mantenimiento, piezas, etc.) a medida que avanzas.

8. Revisar regularmente estadísticas del sistema para ver cómo vas

Deberías empezar a ver mejoras en el atraso de órdenes de trabajo. Debería haber reducciones en mantenimiento no planificado y más mantenimiento planificado (preventivo). Usa las métricas de mantenimiento que obtienes para hacer mejoras. Por ejemplo, si ves que los tiempos estimados de tareas no coinciden con el tiempo real tomado, corrige las estimaciones. Busca patrones, por ejemplo algunas tareas siempre se retrasan en completarse. Quizás el mismo técnico de mantenimiento las hace o requieren algunas piezas que tienes dificultad en conseguir.

Implementación de CMMS – Evitando el Fracaso

Errores comunes al implementar un programa de software CMMS frecuentemente causan más problemas en el camino.

1. Mal Uso del Software CMMS

Cuando usamos software de mantenimiento correctamente es una herramienta muy útil. Gestión de recursos, presupuestos, gestión de materiales, informes de costes de mantenimiento se vuelven más fáciles. Sin embargo, cuando el personal no sigue procedimientos y políticas muchas cosas pueden salir mal.

Ante todo, operadores de equipos y técnicos de mantenimiento deben saber qué se espera de ellos. Así que deben entender el uso del sistema CMMS. Necesitan saber cómo introducir y recuperar los datos necesarios. A menudo los empleados no son conscientes de que el sistema CMMS es solo una herramienta. Por tanto, no puede manejarlo todo. Procedimientos de trabajo mal hechos desperdician tiempo y dinero. Debemos actualizar información, introducir datos y recuperar datos correctamente y a tiempo.

Pero eso es solo parte de la historia…

El sistema CMMS no puede realizar el mantenimiento real por tu equipo. Debes definir mejores prácticas y referencias de mantenimiento. El software CMMS puede facilitar la gestión de mantenimiento. Pero no prevenirá malos hábitos de trabajo. Por ejemplo, los técnicos pueden fabricar datos. ¡El software no puede proteger contra esto!

2. Fallo en Gestión de Proyectos

Como con cualquier proceso de mejora, alguien de la alta dirección debe ser dueño del proyecto para identificar, comprar, configurar y usar el sistema CMMS de principio a fin. Lo más importante, esto ayudará a asegurar el éxito.

Por ejemplo, un error común es no conseguir convencer a cada interesado del valor del programa. Deben querer los beneficios que puede proporcionar. Los gestores de proyectos también pueden fallar en clarificar qué rol tiene cada persona que jugar. O fallan en describir cómo se evaluarían las contribuciones de cada persona al proyecto.

En resumen, el fracaso es inminente desde el principio si no se muestra suficiente apoyo por todos los participantes. Por tanto, el gestor del proyecto debe comunicarse con el equipo y cualquiera cuyo trabajo vaya a ser afectado. Deben proporcionar información sobre el proyecto y su importancia. Lo más importante, deben abordar adecuadamente problemas y preocupaciones. Esto ayudará a que todos estén entusiasmados y motivados para hacer del proyecto un éxito.

La buena comunicación es la clave del éxito. Es decir, los mensajes deben ser consistentes, regulares y reforzantes. La comunicación regular ayuda al gestor del proyecto a pasar los esfuerzos de implementación a las personas correctas con suficiente tiempo para que actúen o respondan. Los mensajes permanecen consistentes cuando el redactado, aspecto y sensación permanecen iguales.

3. Recortar Esquinas en Implementación y Formación de CMMS

Otro error es asignar a alguien sin conocimiento de mantenimiento para configurar el sistema. Por ejemplo, requiere una persona calificada para definir una jerarquía de equipos y crear las tareas de mantenimiento correctas.

Algunas empresas confían en formación mínima y preparación inicial. Subestiman el trabajo requerido para implementar el programa CMMS. Esto es lo más probable que falle. Debido a falta de formación y habilidades, cada persona en el personal de mantenimiento termina desarrollando sus propios enfoques para usar el software. Esto lleva a una base de datos más complicada y desordenada. Las funciones de ahorro de tiempo por las que pagaste terminarán sin usar. La gente no será consciente de que tales funciones existen. O no sabrán cómo usarlas.

Los CMMS suelen ser fáciles de navegar y amigables. Sin embargo, aún necesitan alguna formación básica. Así los miembros del personal pueden familiarizarse con sus características y funciones.

Asegúrate de que todo el personal de mantenimiento tenga tiempo para hacer alguna formación con el software. Deben revisar lo que han aprendido y entendido entre ellos. Incluye tiempo para este proceso para poner a todos al día. Las empresas que recortan presupuesto limitando tiempo y gastos para esta formación y familiarización pueden reducir costes iniciales. ¡Pero los efectos a largo plazo de tal recorte de costes pueden resultar más caros!

4. Tiempo y Recursos Inadecuados para Implementación de CMMS

Cuando no se asignan suficientes recursos, la implementación de CMMS se convierte en un trabajo para hacer cuando nada más urgente está pasando. Por ejemplo, siempre habrá otro trabajo que hacer, especialmente en un entorno reactivo. Así que el personal necesitará dedicar horas más largas para completar la implementación. El resultado es mala calidad, baja moral y recorte de esquinas. Objetivos como aumentar disponibilidad de equipos y mejorar operaciones de mantenimiento no se lograrán.

Puede tener sentido traer consultores externos para ayudar a configurar el sistema. O liberar a algunos de los técnicos de mantenimiento de sus horarios regulares. Así pueden trabajar sin interrupción y configurar el sistema correctamente.

Implementación Más Simple con FastMaint CMMS

¿Frustrado con software de mantenimiento complejo que es difícil de configurar y usar? Prueba FastMaint CMMS con una prueba gratis y ve qué tan fácil es empezar. En solo minutos, puedes empezar a gestionar activos, reducir tiempo de inactividad y agilizar tareas de mantenimiento. ¡Muchos clientes reportan ver resultados reales en días!

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Recursos Adicionales

1. Cómo implementar un Sistema Computerizado de Gestión de Mantenimiento (EquipmentWorld.com)
2. Desarrollo de Plantillas de Implementación CMMS (PlantMaintenance.com)
3. 10 Claves para una Implementación Exitosa de CMMS (ReliablePlant.com)

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