Todo lo que necesita saber sobre el mantenimiento de emergencia

Las situaciones de mantenimiento de emergencia son los eventos más estresantes para cualquier equipo de mantenimiento.

Las emergencias pueden causar mucho daño a la reputación de la marca, resultar en la pérdida de vidas y tener un gran impacto negativo en los resultados de la empresa. Por lo tanto, es natural que exista una inmensa presión sobre el equipo de mantenimiento para reducir al mínimo la necesidad de mantenimiento de emergencia y poder reaccionar rápidamente si ocurre uno.

Por eso, en la continuación de este artículo, echaremos un vistazo a:

• cómo se puede definir el mantenimiento de emergencia
• ejemplos de mantenimiento de emergencia en el entorno residencial e industrial
• diferentes formas de minimizar la cantidad de situaciones de mantenimiento de emergencia
• cómo definir los procedimientos generales de mantenimiento de emergencia

¿Qué es el mantenimiento de emergencia?

Mantenimiento de emergencia es un tipo de mantenimiento que se necesita cuando un activo experimenta un mal funcionamiento inesperado que puede causar considerables problemas de salud y seguridad o grandes retrasos en la producción. El problema debe abordarse lo antes posible, de ahí la "emergencia".

Sin embargo, el mayor desafío es que "reparar rápidamente" rara vez es tan simple como parece. A menudo, se trata de averías importantes que requieren la coordinación entre varios miembros del equipo. Como tal, las reparaciones de emergencia plantean serios quebraderos de cabeza operativos para los gerentes de mantenimiento.

En el peor de los casos, estas situaciones requieren un enfoque de todas las manos en la cubierta donde todas las demás tareas de mantenimiento se suspenden hasta que se resuelva la emergencia.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia

Independientemente del tipo de negocio para el que se utilice un edificio, residencial o industrial, pueden surgir emergencias. A continuación, enumeramos algunos ejemplos para cada escenario.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia en el mantenimiento de propiedades

Los tipos de emergencias que se esperan en un edificio residencial o hotelero generalmente incluirán:

• brote de incendio
• techo con goteras
• mal funcionamiento eléctrico que está causando sobrecargas de energía
• grandes inundaciones
• avería del ascensor
• no hay suministro de agua en la casa / piso
• …

Ejemplos de mantenimiento de emergencia en el entorno industrial

En el entorno industrial, se requiere mantenimiento de emergencia para evitar desastres potenciales que surgen como resultado de medidas de control fallidas o activos fallidos en empresas industriales. Desafortunadamente, ya sea que ocurran por accidente o por negligencia o incompetencia, las emergencias industriales pueden resultar en grandes daños, lesiones e incluso la muerte. Algunos ejemplos son:

• brote de incendio
• fuga de gas (venenoso)
• falla inesperada del generador de energía eléctrica
• explosión de la caldera de vapor
• falla de un activo crítico que detiene toda la producción
• …

Cómo minimizar la cantidad de solicitudes de mantenimiento de emergencia

Las situaciones que dan lugar al mantenimiento de emergencia nunca se pueden eliminar por completo, pero hay formas de reducir significativamente su frecuencia y mitigar algunos de los riesgos asociados.

La forma más eficaz de reducir la cantidad de solicitudes de mantenimiento de emergencia es contar con una sólida estrategia de mantenimiento proactivo que detecte y aborde los problemas emergentes antes de que se conviertan en emergencias importantes.

Hay muchas estrategias de mantenimiento proactivo que puede emplear:

• Mantenimiento preventivo
• Mantenimiento basado en condiciones (CBM)
• Mantenimiento predictivo (PdM)
• Mantenimiento productivo total (TPM)

La combinación de cualquiera de estas estrategias con un buen software CMMS le permitirá tener un control completo sobre sus operaciones de mantenimiento, así como acelerar la respuesta cuando finalmente ocurra una situación de mantenimiento de emergencia. Si no sabe qué es un CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Otras formas de reducir la ocurrencia de situaciones de mantenimiento de emergencia incluyen:

• contar con técnicos debidamente capacitados que realicen un trabajo de calidad
• tener operadores de máquinas debidamente capacitados y otros empleados que entren en contacto con activos peligrosos y / o críticos
• definir procedimientos operativos claros y listas de verificación de mantenimiento que los técnicos pueden seguir
• utilizando equipos / herramientas / máquinas como se recomienda en sus respectivos manuales
• utilizando piezas de repuesto del fabricante original

4 pasos para configurar procedimientos de mantenimiento de emergencia efectivos

Dado que nunca puede eliminar la posibilidad de una emergencia, siempre es una buena idea establecer algunos procedimientos y protocolos que acelerarán su respuesta, minimizarán los riesgos de seguridad y evitarán daños colaterales.

A continuación, se muestra un breve resumen sobre cómo configurar los procedimientos de mantenimiento de emergencia.

# 1) Defina e identifique sus emergencias

Comience por definir situaciones que calificarían como emergencias en su instalación. Este paso ayuda a hacer una distinción clara entre verdaderas emergencias y otros problemas que, aunque urgentes, no son emergencias.

Siempre habrá algo de superposición, pero aquí hay algunas explicaciones que pueden ayudarlo a acotar sus definiciones:

• Emergencias se deteriorará rápidamente en un corto período de tiempo causando incidentes de seguridad e importantes interrupciones comerciales; necesitan atención inmediata. Incluso si suceden un fin de semana, un día festivo o por la noche.
• Situaciones urgentes (que no son emergencias) también son importantes, pero por lo general se pueden aislar y atender durante el horario comercial normal.

Otra forma de verlo es, si tiene que abordarse de inmediato, es una emergencia y si puede abordarse un poco más tarde, es solo una orden de trabajo de alta prioridad. Es útil que todos los empleados en las instalaciones puedan distinguir entre los problemas de mantenimiento de emergencia y los que no son de emergencia, ya que esto puede ayudar a acelerar el proceso de informes.

Por lo general, tiene más sentido concentrarse en los problemas de mantenimiento de emergencia que se presentan en forma de fallas críticas de activos, ya que las emergencias generales en el lugar de trabajo ya deberían estar cubiertas por la capacitación de seguridad estándar que sigue las recomendaciones de OSHA.

Obtener claridad sobre lo que podría suceder en posibles escenarios de emergencia ayuda a una organización a administrar mejor sus recursos (mano de obra, fondos, repuestos, PPE, etc.) que serán necesarios para resolver esos problemas.

Por supuesto, los escenarios que debe considerar son solo aquellos que tienen alguna posibilidad de suceder. Una forma de estimar qué escenario de falla es más probable que ocurra es realizar la evaluación de riesgos en sus activos críticos.

# 2) Definir el flujo de trabajo de mantenimiento de emergencia

Decida cómo se informarán, registrarán y procesarán las situaciones de mantenimiento de emergencia de principio a fin. Por lo general, esto se puede hacer con cualquiera de los siguientes o una combinación de ambos:

1. Respuesta manual: Un empleado informa del problema. El gerente o supervisor de mantenimiento revisa la solicitud de trabajo y genera una orden de trabajo para rastrear todo el proceso de reparación y restauración.
2. Respuesta automática: Existe un sistema para detectar anomalías en instalaciones de alto riesgo y realizar determinadas acciones sin intervención humana. Las acciones de un sistema automatizado de respuesta a emergencias pueden incluir apagar la fuente inmediata de peligro y generar solicitudes de mantenimiento electrónico.

Cualquiera que sea el tipo de respuesta que utilice una organización, debe haber un sistema, generalmente un CMMS, que sirva para registrar estos incidentes, creando así un rastro digital de mantenimiento de emergencia a lo largo del tiempo. Entre otras cosas, esto proporciona información valiosa para la mejora continua en el futuro. Una vez más, un CMMS facilita y simplifica el procesamiento de cada solicitud de mantenimiento de emergencia, ya sea que se haya informado de forma manual o automática.

# 3) Describa los procedimientos de mantenimiento de emergencia

Como resultado de la evaluación de riesgos realizada en el paso n. ° 1, puede identificar posibles emergencias en función de fallas específicas del equipo y luego enumerar los pasos que los técnicos de mantenimiento deberán seguir en cada caso.

Dicho esto, no es necesario enumerar los pasos exactos para cada escenario. En cambio, los empleados deben tener una idea general de qué hacer al abordar las solicitudes de mantenimiento de emergencia en general (esto no le impide crear la lista exacta de pasos para algunos escenarios "con más probabilidades de suceder").

Una lista de pasos generales (aplicables a la mayoría de situaciones) para ayudar a su equipo a lidiar con las emergencias podría tener este aspecto:

1. Aislar la fuente inmediata de peligro para evitar daños colaterales.
2. Notifique a la cadena de mando y a todos los empleados que puedan verse afectados.
3. Si es necesario, inicie los procedimientos de bloqueo y etiquetado (LOTO).
4. Evalúe la extensión del daño y el estado del activo.
5. Planifique el proceso de reparación.
6. Ejecute el proceso de reparación.

Tenga en cuenta que, sea cual sea la situación, la máxima prioridad para todas las partes debe ser preservar la salud y la seguridad. Solo cuando el peligro haya pasado, podrán comenzar los trabajos de mantenimiento de emergencia. En ese momento, el equipo de mantenimiento puede evaluar el daño y planificar el proceso de reparación.

# 4) Acelere la respuesta de mantenimiento de emergencia con un CMMS móvil

Aparte de los incidentes causados ​​por desastres naturales, las emergencias en los edificios generalmente se pueden atribuir a una falla resultante de un error humano, falla inesperada de la máquina o fallas de procedimiento.

Automatizar el mantenimiento con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado ayudará a minimizar las consecuencias y acelerar el proceso de respuesta de emergencia al:

• tener la capacidad de programar rápidamente órdenes de trabajo y notificar a los miembros adecuados de su equipo de mantenimiento
• acelerar el proceso de diagnóstico con acceso instantáneo al historial de mantenimiento de activos
• permitiendo la comunicación y coordinación en tiempo real de diferentes miembros de su equipo de mantenimiento
• acelerar el proceso de reparación con acceso instantáneo a listas de verificación de mantenimiento, procedimientos de LOTO, instrucciones de seguridad paso a paso y documentos similares

Para obtener una guía detallada sobre qué es un CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Gestión de OT de emergencia en Limble CMMS

En Limble CMMS, puede administrar las solicitudes de trabajo de emergencia creando órdenes de trabajo de la más alta prioridad y agregando etiquetas relevantes como "Incidente de seguridad". El sistema enviará notificaciones automáticas y por correo electrónico a los técnicos asignados para resolver el problema.

Veamos cómo se ve eso en la práctica con algunas capturas de pantalla.

Primero, un trabajador envía la solicitud de mantenimiento de emergencia.

El gerente revisa la solicitud y crea una orden de trabajo de emergencia. Como puede ver en una captura de pantalla a continuación, tal OT en Limble sería nivel 6 y se puede etiquetar con algo como @Safety eso indica que el problema es un riesgo para la seguridad.

Una vez programada la OT, se envían notificaciones automáticas y por correo electrónico a los técnicos asignados. Luego, los técnicos pueden revisar el WO y comenzar a realizar el trabajo requerido. Cuando finaliza el trabajo, deben cerrar la orden de trabajo:

Los técnicos pueden dejar notas de finalización, adjuntar imágenes y comentarios, registrar el tiempo que tomó completar el WO y anotar cuántas piezas de repuesto utilizaron. Todo esto ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de la cantidad de recursos que están gastando en reparaciones de emergencia .

Más vale prevenir que lamentar

Si bien es difícil estar completamente preparado para el mantenimiento de emergencia, es de esperar que las cosas que discutimos en este artículo lo ayuden a no quedar atrapado con los pantalones bajados.

Tener una sólida estrategia de mantenimiento proactivo y empleados debidamente capacitados son los dos factores más importantes para evitar emergencias de mantenimiento prevenibles. Lo mejor que puede hacer es tener un plan claro que las personas puedan seguir cuando se genere una solicitud de mantenimiento de emergencia.

A través de Limble CMMS, hemos ayudado a numerosas empresas a ganar sus batallas contra el mantenimiento de emergencia. Comuníquese para obtener más información .