Cómo calcular y extender la vida útil del activo

Todos los activos físicos están sujetos a envejecimiento y deterioro. Los edificios se deterioran y se desmoronan, mientras que la maquinaria pierde su funcionalidad por el desgaste. Para minimizar las consecuencias de averías importantes y posponer costosos reemplazos de activos, es natural que las empresas quieran saber cómo calcular y extender la vida útil de los activos que poseen.

El modismo "una puntada en el tiempo ahorra nueve" es invaluable en este contexto. Si bien la descomposición es inevitable, aún puede hacer mucho para retrasarla. Junto con considerables ahorros de costos, también le brindará información crítica para una mejor planificación financiera. Para que todo suceda, primero debe comprender el concepto de vida útil de un activo .

Este artículo explica la relación entre la vida útil y la depreciación, cómo determinar la vida útil esperada y cómo extender la vida de los activos críticos. Vayamos directamente.

Comprender la vida útil de un activo

La vida útil de un activo es un concepto empresarial relacionado con los activos tangibles. Un activo tangible es cualquier activo propiedad de la empresa que tiene forma física. Puede ser terreno, edificios, maquinaria, muebles, vehículos, herramientas o productos manufacturados (inventario).

La vida útil de un activo es la duración estimada durante la cual se puede esperar razonablemente que un activo siga siendo funcional y genere ingresos o proporcione otros beneficios. Muchos factores pueden afectar la vida útil de un activo, tanto físicos como económicos.

Ciertas clases de activos, como maquinaria, vienen con una fecha de vencimiento. Esto le da una idea general de cuándo podría terminar la vida útil. Los factores que pueden acortar la vida útil de un activo incluyen el uso inadecuado / uso excesivo, accidentes, inundaciones, la evolución de nuevas tecnologías que hacen que el activo sea obsoleto, etc.

Por el contrario, existen medidas como el mantenimiento preventivo que las empresas pueden tomar para prolongar la vida útil de activos importantes. Más sobre eso hacia el final del artículo.

Vida útil y depreciación

La vida útil de los activos es una variable importante en la contabilidad empresarial, estrechamente relacionada con el concepto de “depreciación”:la disminución del valor monetario de un activo. Cuando finaliza la vida útil de un activo, también se deprecia por completo.

En contabilidad, la depreciación es una herramienta valiosa que se utiliza para distribuir el costo inicial de adquisición de activos a lo largo de la duración de su uso. Tiene importantes implicaciones fiscales y también puede afectar su balance (como gasto).

La importancia de las estimaciones de vida útil

Las estimaciones de vida útil tienen implicaciones a largo plazo en varios aspectos diferentes de su negocio:

• Contabilidad: Las tasas de depreciación tienen un impacto significativo en sus balances, estados de resultados, obligaciones tributarias y flujo de efectivo (indirectamente). Para calcular la depreciación, necesita conocer la vida útil de un activo.
• Planificación financiera: la vida útil y la depreciación le indican cuánto tiempo tiene antes de que se requiera una inversión significativa para el reemplazo de activos críticos. Esto tendrá un impacto fundamental en su planificación financiera y presupuestación a mediano y largo plazo.
• Mantenimiento y seguridad: Para garantizar la máxima seguridad en el lugar de trabajo, debe realizar el mantenimiento de rutina de los equipos y las instalaciones. De no hacerlo, aumentará el riesgo de accidentes y fallas catastróficas del equipo. Controlar las estimaciones de la vida útil de los activos ayudará en el desarrollo de programas adecuados de mantenimiento preventivo.
• Valor de recuperación del activo: a menudo puede recuperar al menos una parte de su inversión inicial en un activo vendiéndolo al final de su vida útil. Este valor residual es otro componente clave de los cálculos de depreciación. Para una estimación precisa del valor de rescate de los activos, debe conocer la vida útil de ese activo.

El final de la vida útil no significa necesariamente el final de la vida de un activo. Más bien, es como una jubilación. Los activos al final de su vida útil aún pueden tener valor para otros fuera del negocio. Muchas empresas rescatan de forma rutinaria maquinaria y vehículos viejos, a través de subastas y otros medios. Esto ayuda a reducir o prevenir pérdidas financieras en los libros al devolver un valor residual a la empresa mediante la reventa.

Cómo determinar la vida útil de un activo

La vida útil de un activo es una estimación, no un número exacto. Se supone que todos los activos tangibles tienen, como mínimo, un año de vida útil. Si bien no es necesaria una precisión extrema en semanas o meses, siempre se debe tener cuidado al hacer estimaciones de la vida útil.

Incluso un cambio de magnitud de solo un par de años en la estimación de la vida útil de un activo de capital se mostrará como un cambio significativo en los libros de cuentas en forma de depreciación. Por lo tanto, siempre es recomendable actuar con la debida diligencia al determinar la vida útil del activo.

Factores que afectan la vida útil de los activos

Varios factores internos y externos pueden afectar la vida útil de un activo. Si bien algunos de estos serán factores físicos, otros podrían ser de naturaleza financiera o incluso tecnológica.

A continuación, se incluye una lista de factores importantes que deben tenerse en cuenta al evaluar la vida útil (restante) de un activo:

• Estado del activo en el momento de la compra: obviamente, un nuevo activo durará más que uno usado anteriormente.
• Patrones de uso: Los activos que se someten a un uso intensivo tienen más probabilidades de sufrir un mayor desgaste. Del mismo modo, algunos equipos / edificios que no se utilizan durante períodos prolongados también pueden ver una disminución en la vida útil.
• Clima / geografía: Los activos ubicados en áreas con climas extremos o propensos a desastres naturales (incendios, inundaciones, etc.) pueden necesitar estimaciones de vida útil más bajas.
• Tecnología: Los avances tecnológicos pueden conducir a una obsolescencia más rápida de ciertos activos. Las computadoras y otros dispositivos digitales son un buen ejemplo de activos que quedan obsoletos con relativa rapidez.
• Gobierno / cumplimiento: especialmente con la crisis climática en curso, este aspecto ha adquirido mayor importancia. Se reducirá la vida útil de los equipos y vehículos que no pasen las normas ambientales más recientes.

Los incidentes y las averías importantes pueden reducir la vida útil de los activos. Los profesionales de mantenimiento deben vigilar la condición de los activos y advertir sobre las necesidades potenciales de ajustar las estimaciones de vida útil de los activos.

Estimaciones de la vida útil de los activos fijos

Desde una perspectiva contable, la principal autoridad en las estimaciones de vida útil de los activos comerciales es la agencia tributaria del gobierno. Por ejemplo, en los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha establecido estándares de depreciación para la mayoría de las clases de activos tangibles.

A continuación, se muestran algunos aspectos destacados de una lista muy larga de activos:

Fuente de la imagen

Dependiendo de los tipos de activos, también puede utilizar pautas de organismos industriales ampliamente respetados. Por ejemplo, puede usar la Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios (BOMA) para bienes raíces de oficinas o la base de datos Gordian RSMeans para activos relacionados con la construcción. A partir de esa línea de base, puede realizar ajustes juiciosos según los factores que sean relevantes para su caso.

Cómo calcular la vida útil del activo

Hay dos métodos principales para calcular la depreciación: depreciación lineal y depreciación acelerada.

Antes de tomar la calculadora, necesita conocer las siguientes entradas:

• Costo del activo :el costo de un activo incluye los costos totales de adquisición:costo de compra, costos de transporte, costos de instalación, costo de capacitación del personal, etc.
• La vida útil del activo: estimado usando los recursos mencionados anteriormente y / o basado en la información disponible en el manual del OEM (fabricante de equipo original).
• Valor de recuperación: el valor de reventa del activo al final de su vida útil, a menudo disponible en las pautas de organizaciones industriales de renombre.

Depreciación lineal

El método de depreciación de línea recta da como resultado la depreciación anual deducida en cuotas iguales a lo largo de la vida útil del activo. El resultado es una disminución constante en el valor a medida que cancela la misma cantidad todos los años.

La depreciación lineal es el método más fácil y simple para calcular la depreciación de activos. Como resultado, también es menos propenso a errores, lo que lo convierte en el modelo preferido en la mayoría de las circunstancias. Es ideal para activos fijos cuyo valor se espera que experimente una caída constante a lo largo de los años.

Ejemplo de depreciación lineal:edificio comercial

Considere un nuevo edificio de almacén por valor de $ 1,000,000 con una vida útil estándar de 30 años. El valor estimado de la tierra es de $ 200,000. Restando el valor de la tierra del costo de los activos, obtiene $ 800,000. Divida eso por la vida útil para obtener $ 26,666. Este es el valor de depreciación anual del almacén durante esos 30 años.

Aquí hay algunas lecturas adicionales si desea obtener más información sobre este modelo.

Depreciación acelerada

Fuente de la imagen

Hay varios métodos diferentes en la categoría de depreciación acelerada (puede ver dos en la imagen de arriba:DDBM y SYDM). A pesar de la complejidad de estos métodos, existen razones para utilizar el modelo acelerado:

• Es el enfoque más apropiado para activos como computadoras que se vuelven obsoletos más rápido que otros activos. La fuerte caída en el valor del activo en los años iniciales replica esa tendencia.
• Refleja el patrón de uso común en el que un activo recién adquirido se usa mucho en los primeros años, lo que resulta en un mayor desgaste.
• Las empresas pueden optar por una depreciación acelerada por motivos específicos de estrategia fiscal.

Ejemplo de depreciación acelerada:máquina CNC

Supongamos que una empresa compra una máquina CNC con un costo total de $ 200,000. Para un molino de 3 ejes de grado de producción, podemos establecer la vida útil en 10 años razonables.

Debido al uso intensivo en sus años iniciales, la empresa desea utilizar la depreciación acelerada para este activo. Estiman el valor de rescate en $ 20,000. Usando el método de línea recta, obtenemos una depreciación anual de $ 18,000, es decir, alrededor del 9%. Al aumentar eso en un 150%, obtenemos una tasa de depreciación del 13,5%

En el primer año, el valor de la máquina CNC se depreciaría en $ 27,000. En el segundo año, la depreciación será del 13,5% del valor actual en libros de $ 173.000, que resulta en $ 23.350. Usando la fórmula, aquí hay un gráfico rápido de depreciación para los años siguientes:

• Año 1:$ 27,000
• Año 2:$ 23,350
• Año 3:$ 20,190
• …
• Año 10:$ 7317

Al final del año 10, la depreciación acelerada dejará el valor de la máquina CNC en $ 46,935. La diferencia entre esto y el valor de rescate ($ 26,935) generalmente se acredita como un gasto en los libros contables.

Puede encontrar más información sobre la depreciación acelerada en esta guía.

5 prácticas para extender la vida útil de activos críticos

Las estimaciones y pautas de vida útil no están escritas en piedra. Las empresas pueden utilizar algunas medidas prospectivas para prolongar la vida útil de sus activos y ahorrar dinero a largo plazo.

Las mejores prácticas para extender la vida útil del equipo incluyen:

1. Mantenimiento proactivo: Las estrategias proactivas de gestión de activos, como el mantenimiento preventivo y predictivo, son fundamentales para mantener a raya las averías. Esto es importante ya que las averías importantes reducen la vida útil de los activos. Utilice CMMS para programar tareas de mantenimiento proactivo y asegurarse de que se realicen a tiempo.
2. Capacitación para operadores de máquinas: invierta en módulos de formación de operadores adecuados cuando se trate de maquinaria pesada u otro equipo especializado. Configure un proceso de incorporación para que los nuevos operadores se familiaricen con todos los activos con los que estarán en contacto.
3. Siguiendo las pautas de OEM: Siga diligentemente el manual del usuario o las pautas del proveedor al poner los activos en funcionamiento y realice los ajustes adecuados según el entorno del lugar de trabajo.
4. Comprar el activo adecuado en primer lugar: realice la debida diligencia durante el proceso de adquisición de activos para garantizar que el activo adquirido se ajuste perfectamente a los escenarios de su caso de uso.
5. Utilizando repuestos originales: Obtenga piezas de repuesto y herramientas del proveedor o distribuidores autorizados para garantizar que no se comprometa la calidad de esos componentes.

Tenga en cuenta que la vida útil de algunos activos no se puede extender. Por ejemplo, los extintores de incendios, los detectores de humo y dispositivos de seguridad similares deben reemplazarse después de un cierto número de años. Eso es requerido por ley, independientemente de la condición real del activo.

En estas circunstancias, el mantenimiento proactivo y otros métodos siguen siendo necesarios para garantizar que los activos alcancen su vida útil esperada y no tengan que ser reemplazados prematuramente.

Cuida los activos para que ellos puedan cuidar de ti

La empresa no puede funcionar correctamente si los activos importantes están en malas condiciones. Invertir en medidas proactivas no solo aumenta la vida útil de los activos y reduce los costos, sino que también mejora la seguridad, la productividad y la satisfacción de los empleados.

Cualquier negocio que busque ser productivamente eficiente no puede dejar de lado el mantenimiento.