Gestión de activos fijos 101:Cómo maximizar el valor de los activos fijos

Las empresas utilizan diferentes tipos de activos para crear valor, desde maquinaria compleja y bienes digitales hasta dinero en efectivo. Entre ellos, los activos fijos son los que tienen los mayores impactos financieros y operativos a largo plazo.

La gestión eficaz de los activos fijos es fundamental para aumentar la eficiencia, reducir los costes operativos e impulsar la rentabilidad. Quédese con nosotros durante unos minutos para aprender las mejores prácticas y evitar errores comunes en la gestión de activos fijos.

¿Qué son los activos fijos?

Los activos fijos generalmente tienen un ciclo de vida de activos largo. Investopedia ofrece una gran definición:

“Un activo fijo es una propiedad o equipo tangible a largo plazo que una empresa posee y utiliza en sus operaciones para generar ingresos. No se espera que los activos fijos se consuman o conviertan en efectivo dentro de un año. Los activos fijos aparecen con mayor frecuencia en el balance general como propiedades, planta y equipo (PP&E). También se les conoce como activos de capital ”.

En una fábrica de automóviles, se utilizan varios activos para ensamblar el vehículo. Las materias primas incluyen diferentes metales y varios otros componentes. Tienen una vida limitada en las instalaciones de fabricación, ya que se consumen con bastante rapidez. Por eso, las materias primas se clasifican como parte del activo circulante, no como activo fijo.

Por otro lado, los brazos robóticos utilizados para ensamblar automóviles, el terreno en el que se construye la fábrica y la estructura de la planta construida sobre ellos tienen una vida útil larga. Entonces podemos clasificarlos como activos fijos.

¿Qué es la gestión de activos fijos?

Los activos fijos se adquieren con un gran desembolso de capital. El aumento de la vida útil de dichos activos es parte de una planificación financiera prudente. Gestión de activos fijos (a menudo abreviado como FAM) es la disciplina que rastrea, administra, monitorea y mantiene los activos fijos.

Anteriormente, la gestión de activos fijos tenía que depender del mantenimiento de registros físicos y registros en papel. Esto era engorroso, lento y propenso a errores. Hoy en día, se utilizan varias herramientas de software para agilizar el seguimiento de activos y el trabajo de mantenimiento.

Los objetivos clave de la gestión de activos fijos son:

• Seguimiento de activos fijos . Se utiliza en contabilidad financiera para mantener actualizados los registros de activos y el balance. Esto es muy importante para la elaboración de presupuestos, previsiones y cálculos de depreciación de activos.
• Detección y prevención de robos . Los activos fijos son costosos, por lo que el robo suele ser una preocupación viable. Es una de las razones por las que las soluciones de administración de activos fijos ofrecen funciones específicas de seguimiento de activos para monitorear la ubicación de los activos.
• Mantener condiciones de trabajo óptimas mediante programas de mantenimiento proactivo . Una parte importante de la gestión de activos fijos es mantener los activos en buenas condiciones operativas. El mantenimiento regular es necesario para evitar fallas inesperadas que acortan la vida útil de los activos e inducen problemas operativos.
• Aumento del tiempo de actividad de la máquina . Evitar fallas en la máquina con acciones proactivas reduce el tiempo de inactividad de la máquina y mejora la disponibilidad y confiabilidad de la máquina.
• Mejora de los índices de utilización de activos . El monitoreo regular de los activos alerta a la administración de problemas de rendimiento y subutilización de la máquina. De esta manera, se pueden tomar acciones correctivas tempranas para aumentar la OEE y las tasas de utilización de activos.
• Ampliación de la vida útil de los activos . La supervisión y el mantenimiento constantes ayudan a mantener los activos en buen estado. Evitar averías en las máquinas y otros incidentes catastróficos aumentará la vida útil de los activos fijos.

Cuidar bien los activos costosos conduce a una menor rotación de activos y una necesidad menos frecuente de gastos de capital. Es difícil decir que no a eso.

Desafíos comunes de FAM

La gestión de activos fijos debe superar ciertos obstáculos para ser eficaz. Los desafíos comunes en la flor de la planta incluyen:

• Los errores manuales (como los errores de entrada de datos) pueden dificultar la supervisión y el seguimiento de la información de los activos con precisión.
• El flujo de información tiene que pasar por varios departamentos. Esto puede ralentizar significativamente la toma de decisiones.
• Las amenazas a la seguridad cibernética representan un riesgo para cualquier sistema digital. La infraestructura crítica ha sido objeto recientemente de ataques regulares de ciberseguridad. Es vital seguir los mejores procedimientos de seguridad de datos y utilizar proveedores de software confiables.
• La recopilación de datos y la generación de informes procesables puede ser un desafío si la organización administra activos mediante múltiples aplicaciones o se basa en hojas de cálculo y registros en papel.
• Administrar el inventario de una gran cantidad de activos es todo menos simple. Aunque no es una parte fundamental de la gestión de activos fijos, el seguimiento del inventario suele ser un complemento del seguimiento de los activos fijos.
• El seguimiento de una gran cantidad de activos en una gran organización genera grandes volúmenes de datos. El almacenamiento, la gestión y el análisis de "macrodatos" requieren una gestión de datos adecuada.

Aquí tienes buenas noticias. Todos estos problemas potenciales se pueden prevenir implementando el software adecuado y siguiendo las mejores prácticas.

Mejores prácticas de gestión de activos fijos

Para obtener el máximo valor de los activos fijos, debe seguir las mejores prácticas de la industria. Ayudarán a lograr los objetivos clave con menos resistencia.

1) Defina los límites del proyecto

Una empresa industrial puede tener una gran cantidad de activos fijos. Cada uno de ellos se puede rastrear y monitorear a través de varios parámetros diferentes. Tener en cuenta cada punto de datos puede resultar contraproducente debido al gran volumen de datos generados.

Para evitarlo, el alcance del proyecto de gestión de activos fijos debe establecerse antes de la fase de planificación. Los planes ilimitados se convertirán en proyectos interminables con enormes sobrecostos, que lograrán muy poco.

2) Configure la cadena de comandos

Incluso con el uso de software, alguien tiene que estar al mando. La responsabilidad de seguimiento y monitoreo debe asignarse con métricas medibles y bien definidas.

El administrador de operaciones / activos responsable de la gestión de activos fijos selecciona los activos que deben ser rastreados. Naturalmente, con base en la estructura organizacional, habrá otro personal para apoyar y ejecutar los planes y programas de mantenimiento de activos.

La división de responsabilidades entre los diferentes miembros del equipo y departamentos debe establecerse con una cadena de mando bien definida.

3) Implemente un etiquetado y seguimiento adecuados

El seguimiento de activos es una de las principales funciones de la gestión de activos fijos. Cada organización tendrá desafíos específicos que deben abordarse.

Considere una operación comercial en la que los activos fijos deben transportarse con frecuencia a ubicaciones remotas. Es posible que dichas ubicaciones no tengan cobertura de red para enviar información de seguimiento. Los administradores de flotas a menudo recurrirán a equipos de rastreo GPS para mantener la visibilidad de los activos en áreas remotas.

Además del GPS, el seguimiento de la ubicación y la identificación de activos se pueden realizar a través de Bluetooth, RFID y etiquetas de activos (códigos de barras, códigos QR).

La implementación, sin una metodología de seguimiento adecuada, es una pérdida de esfuerzo, tiempo y capital.

4) Elimina los recursos fantasma

Los activos que se han vuelto inutilizables o que ni siquiera existen físicamente, pero que aún están incluidos en el registro de activos, se denominan activos fantasmas.

Mantener los activos fantasmas en los libros tiene implicaciones financieras negativas. Los impuestos a la propiedad, las primas de seguros, etc., deberán pagarse si aún se registran en los libros. Distorsionan el valor de la empresa en los estados financieros.

Las empresas deben realizar ocasionalmente auditorías físicas de sus activos para encontrar y eliminar activos fantasmas.

5) Implementar software de gestión de activos fijos

Las herramientas digitales facilitan mucho la gestión de activos fijos. Sin embargo, la compra de software capaz también es una inversión a largo plazo. No se puede abandonar por capricho. La selección del software debe realizarse sobre la base de un análisis cuidadoso de las necesidades y el presupuesto de la organización.

Consideraciones clave que influyen en la elección del proceso de selección de software:

• El costo del software (y el hardware al que se conecta) debe ajustarse al presupuesto operativo y ofrecer un modelo de pago adecuado (que puede variar desde pagos únicos hasta suscripciones mensuales / anuales).
• Los proveedores de software que ofrecen una sólida asistencia técnica y al cliente son siempre una opción más segura.
• La funcionalidad de la solución seleccionada debe coincidir con sus requisitos específicos.
• Vaya con un proveedor que garantice actualizaciones periódicas y parches de seguridad.
• Pregunte acerca de las opciones de implementación. La mayoría de los proveedores ofrecen soluciones basadas en la nube, pero algunos también están abiertos a instalaciones locales.

Un sistema de gestión de activos fijos puede ayudar a automatizar partes importantes de sus flujos de trabajo de gestión de activos fijos. La automatización reduce la cantidad de personal necesario para administrar los activos físicos y reduce los gastos generales asociados.

6) Consejos y prácticas adicionales

Además de las prácticas mencionadas en la sección anterior, existen otras prácticas ventajosas de FAM a considerar:

• Aproveche al máximo la depreciación financiera para reducir los impuestos y las primas de seguros.
• Cumpla con todas las regulaciones necesarias, incluidas las regulaciones de seguridad de datos.
• Evite el uso de hojas de cálculo para etiquetar y realizar un seguimiento. Es un ejercicio plagado de errores que hace más daño que bien.
• La compra y adquisición de nuevos activos fijos debe realizarse después de considerar el momento más ventajoso desde una perspectiva financiera.

Hacer todas estas cosas bien será inmensamente útil para la gestión de activos empresariales (EAM) y la gestión del inventario de activos en general.

Utilice CMMS como su software de gestión de activos fijos

Las soluciones modernas de CMMS pueden cubrir todas sus necesidades de gestión de activos fijos. Te permiten:

• cree y actualice fácilmente su registro de activos
• conéctese a rastreadores GPS y use Bluetooth y códigos de barras para facilitar múltiples opciones de rastreo de activos
• conectarse al equipo de monitoreo de condición para rastrear la condición y el rendimiento del equipo en tiempo real
• programar y coordinar todos los trabajos y recursos de mantenimiento y reparación (herramientas, piezas, mano de obra) para mantener los activos en óptimas condiciones de funcionamiento
• rastrear una gran cantidad de datos de activos para generar informes procesables y controlar los costos relacionados con los activos

Como guinda, las soluciones CMMS como Limble también se puede integrar con las populares soluciones ERP y SAP. Puede ser un requisito importante para las empresas que desean garantizar un flujo de datos sin obstáculos en todos los departamentos.

Gestión de activos fijos en piloto automático

Los activos fijos tienen una larga vida útil y, a menudo, requieren grandes inversiones de capital. Se requiere una gestión eficiente de los activos para obtener el máximo rendimiento de sus activos fijos.

Hoy en día, la gestión de activos fijos se simplifica con la ayuda de soluciones de software escalables.

Aún así, las organizaciones deben implementar y seguir las mejores prácticas de gestión de activos fijos. Es la única forma de garantizar operaciones comerciales fluidas, minimizar los costos operativos, reducir el tiempo de inactividad de los equipos y mejorar la productividad comercial general.