Desarrollo de procedimientos de mantenimiento estándar

Un programa de mantenimiento es tan bueno como sus datos de medición. Los datos deficientes pueden ser peor que la falta de datos porque los datos deficientes pueden llevar a un análisis incorrecto, lo que da como resultado trabajar en algo incorrecto.

Una de las mejores formas de ayudar a garantizar una buena recopilación de datos es tener procedimientos bien redactados para recopilar los datos. Las plantas a menudo no ven la importancia de tener procedimientos bien escritos para la mayoría de las tareas y especialmente para tareas aparentemente tan simples como la recopilación de datos.

Este artículo cubre la importancia de tener buenos procedimientos y presenta los detalles necesarios para desarrollar procedimientos de mantenimiento estándar bien escritos.

Un procedimiento de mantenimiento estándar es una lista detallada de pasos que describe cómo realizar una tarea de mantenimiento y también es un estándar documentado según el cual se debe realizar el trabajo o la tarea.

Todas las tareas repetitivas de mantenimiento deben estar cubiertas por los SMP, independientemente de quién realice esas tareas, ya sean artesanos, contratistas u operadores.

¿En qué se diferencia un informe de mantenimiento preventivo (PM) de un procedimiento de mantenimiento estándar? La respuesta:no es así. Un PM es simplemente un tipo de tarea escrita en un SMP.

Los procedimientos de mantenimiento estándar son la base de un trabajo de mantenimiento eficaz y eficiente.

¿Por qué son necesarios los procedimientos de mantenimiento estándar?

• Para proteger la salud y la seguridad de los empleados.

• Para ayudar a garantizar que todos realicen una tarea con el mismo grado de precisión.

• Para ahorrar tiempo al realizar una tarea.

• Para ayudar a garantizar que se cumplan los estándares y regulaciones.

• Minimizar los efectos de la rotación de personal.

• Para aumentar la confiabilidad del equipo.

• Para servir como documento de formación.

• Para ayudar a documentar el procedimiento de gestión del equipo.

• Para ayudar a proteger el medio ambiente.

• Proporcionar una base para la investigación de accidentes.

¿Qué información debe incluirse en un procedimiento de mantenimiento estándar?

• Título formal y número de documento.

• Una declaración que dice:"Lea todos los pasos de este procedimiento de mantenimiento estándar antes de comenzar a trabajar".

• Equipo de protección personal (EPP) necesario para realizar el trabajo.

• Todos los peligros ambientales y de seguridad a tener en cuenta mientras se realiza el trabajo.

• Una lista detallada de los pasos para realizar el trabajo o la tarea.

• Una lista completa de herramientas y materiales para realizar el trabajo.

• Referencias a otros documentos necesarios para realizar el trabajo.

• Fotografías y diagramas donde sea necesario para explicar los pasos del trabajo.

• Medidas, estándares y tolerancias en los pasos del procedimiento de mantenimiento estándar.

• Cualquier otra información importante que pueda ayudar al trabajador a completar la tarea de manera satisfactoria.

• Una definición de las habilidades necesarias para realizar el trabajo.

• Horas necesarias para realizar el trabajo.

• Número de personas necesarias para realizar el trabajo.

• Frecuencia requerida para realizar el trabajo.

• Fechas de preparación y revisión.

• Aprobación y revisión de firmas.

• Espacio para proporcionar comentarios sobre la precisión y eficacia del procedimiento de mantenimiento estándar.

La retroalimentación es fundamental para el éxito de las SMP. Para que los SMP sean efectivos y precisos, se debe proporcionar un mecanismo de retroalimentación formal al ejecutante del trabajo. El SMP debe actualizarse cuando los comentarios revelen errores o formas más efectivas de realizar el trabajo. Los SMP mal redactados son inseguros y en gran medida ineficaces.

Redacción de procedimientos de mantenimiento estándar

Al escribir un SMP, siempre habrá una compensación entre demasiados o muy pocos detalles. Demasiados detalles desperdiciarán recursos al escribir el SMP y pueden ralentizar el trabajo al perder el tiempo del ejecutor del trabajo.

Recuerde que no existe un SMP perfecto, independientemente de la cantidad de detalles que se incluyan. Muy pocos detalles y el trabajo puede realizarse de manera insatisfactoria o insegura.

Entonces, ¿cuál es la cantidad adecuada de detalles que se deben incluir en el SMP? La cantidad adecuada de detalles proporcionará a un artesano capacitado (o un operador capacitado en habilidades de mantenimiento relacionadas con el trabajo) para realizar el trabajo, incluso si esa persona no ha realizado el trabajo antes.

¿Quién debería redactar los procedimientos de mantenimiento estándar?

• Una persona que tenga alguna formación en la redacción de SMP y que conozca el procedimiento de redacción de SMP de su empresa. (Sí, debería haber un procedimiento para redactar los procedimientos).

• Una persona que conozca los peligros ambientales y de seguridad involucrados.

• El redactor debe buscar la opinión del ejecutor del trabajo capacitado o de los expertos en la materia que utilizarán los SMP. Es una buena idea hacer que el ejecutor del trabajo escriba el borrador porque obtendrá la aceptación de los usuarios de SMP. Es mucho más probable que una persona use algo que ayudó a desarrollar en lugar de algo que se desarrolló sin su participación.

¿Cuáles son las reglas para escribir procedimientos de mantenimiento estándar?

• La carga de la comunicación escrita recae en el escritor, no en el lector. El objetivo es servir al usuario.

• El primer escrito es un borrador y deberá revisarse y probarse antes de ser publicado.

• Utilice elementos de línea numerados y evite los párrafos (un elemento por paso).

• Mantenga la redacción breve y precisa.

• Enumere los pasos en la secuencia adecuada. El trabajo debe fluir en orden natural.

• Use marcas de verificación de pasos cuando sea útil.

• Haga que el ejecutante del trabajo ingrese valores cuantitativos; es incluso mejor que las comprobaciones.

• Apunte al nivel de lectura del grado primario (cuarto o quinto grado) si es posible, dada la naturaleza del procedimiento que se está escribiendo. Se asume una habilidad de lectura acorde con las calificaciones mínimas para realizar el trabajo en sí.

• Utilice gráficos donde sea necesario para aclarar los significados. Una imagen realmente vale más que mil palabras.

• Mantenga la verborrea consistente. No cambie los nombres de los equipos de un paso a otro.

• Empiece cada paso con un verbo si es posible. Por ejemplo:Paso 13:Retire la protección del acoplamiento.

• Si los trabajos implican demasiados pasos, divídalos en secciones como la Sección de extracción del motor y la Sección de extracción de la unidad de engranajes.

Recuerde escribir por seguridad:

• Aunque los peligros para la seguridad se enumeran al comienzo de un SMP, las advertencias deben repetirse para cada paso peligroso.

• Utilice la palabra "Advertencia" para protegerse contra daños personales y la palabra "Precaución" para proteger contra daños al equipo. Por ejemplo:Paso 23 - ¡Advertencia! Retire la línea de lechada caliente.

Uso de procedimientos de mantenimiento estándar

Una cosa es desarrollar buenos SMP, y otra muy distinta hacer que la gente los utilice. Muchas empresas realizan un gasto considerable para desarrollar SMP, solo para guardarlas en un archivador o almacenarlas en una computadora donde nunca sean vistas por el ejecutor del trabajo.

En estos casos, las SMP solo sirven para mostrar a los auditores cuando entran a evaluar que existen. Con un poco de esfuerzo y capacitación del personal, los SMP se pueden poner en práctica, lo que agrega valor real a la empresa. Si realmente desea que las personas utilicen las SMP, exija su uso y facilite el acceso a ellas. Adjúntelos a las órdenes de trabajo, publíquelos en la máquina o publíquelos en la estación del operador.

La información de este artículo también se puede utilizar para desarrollar buenos procedimientos operativos estándar (POE). Los buenos procedimientos son herramientas importantes y un requisito para cualquier proceso de confiabilidad exitoso.