Domina el CAFM: Guía definitiva de Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora

Actualizado el 23 de diciembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora?
• ¿Quién debería usar la Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora?
• Los beneficios del CAFM
• CAFM vs CMMS
• 5 mejores prácticas expertas de CAFM
• Software de Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora: Cómo agiliza la gestión de instalaciones
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

La Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora (CAFM) es una tecnología que ayuda a agilizar y mejorar las operaciones de instalaciones. Implica el uso de software y herramientas informáticas para gestionar y mantener diversos aspectos de una instalación, como planificación de espacios, mantenimiento, gestión de activos y más.

La gestión de instalaciones es una responsabilidad compleja y de amplio alcance, especialmente para grandes empresas con múltiples edificios. Como gestor de instalaciones, necesitas organizar y supervisar tantas actividades que tu trabajo no es posible sin la ayuda de tecnología para agilizar tu carga de trabajo.

La gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM) es una herramienta que simplifica cómo los gestores de instalaciones organizan y mantienen las instalaciones. El mercado CAFM está creciendo, se proyecta que alcance más de 2.000 millones de dólares para 2032 desde 987,5 millones en 2021 — una tasa de crecimiento del 7,1% CAGR. Implementado eficazmente, un sistema CAFM puede reducir costes y simplificar tu flujo de trabajo. Sin embargo, sigue siendo importante entender los entresijos de cómo usar CAFM para gestionar tus instalaciones.

En esta guía, explicaremos qué es CAFM, cómo funciona, sus beneficios y las mejores prácticas de CAFM para ayudarte a aprovechar esta herramienta digital integral.

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Gestionar instalaciones eficientemente es crucial para organizaciones de todos los sectores. Los métodos tradicionales de gestión de instalaciones están siendo reemplazados por soluciones innovadoras, como la gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8

— AMACS (@amacspti) 13 de junio de 2023

La gestión de instalaciones asistida por computadora es un tipo de software que los gestores de instalaciones usan para organizar y agilizar todas las actividades asociadas con la operación de un edificio. Los gestores de instalaciones confían en CAFM para tareas como:

• Programación de mantenimiento
• Gestión de empleados
• Gestión de flujos de trabajo

CAFM es una herramienta que agiliza todo lo que ocurre en un espacio de trabajo físico. Esto incluye las personas, procesos y objetos dentro de tus instalaciones. Por ejemplo, instalaciones grandes pueden tener cientos de activos marcados con etiquetas. Los gestores de instalaciones usan software CAFM para mantener estos activos organizados y bien mantenidos.

En última instancia, el sistema digital ayuda a los gestores de instalaciones a ahorrar tiempo y dinero proporcionando datos esenciales de operaciones del edificio. El software CAFM actual tiene capacidades amplias. Aunque cada sistema CAFM puede variar de negocio a negocio, el software CAFM generalmente incluye varias funciones.

Para una visión rápida del software CAFM, mira el video a continuación:

[Video incrustado]

Operaciones generales del edificio

CAFM te ayuda con las tareas generales asociadas a la operación de un edificio. Registra todas las tareas diarias repetitivas en un solo lugar, simplificando flujos de trabajo y proporcionando información crítica en menos tiempo.

En la práctica, esto significa que los gestores de instalaciones pueden usar CAFM para controlar varios elementos conectados a internet de un edificio desde un único panel, incluyendo:

• Puertas
• Sistemas HVAC
• Maquinaria

En lugar de cambiar entre diferentes plataformas, puedes operar todo en un solo panel.

Gestión de activos

Ya sea que dirijas un pequeño negocio o una empresa, gestionar activos físicos es un reto. Afortunadamente, CAFM simplifica la gestión de activos identificando la ubicación física del activo y rastreando otra información relevante, como su fabricante e historial de mantenimiento.

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Gestión de mantenimiento

La gestión de mantenimiento es esencial para cualquier instalación, pero gestionar todos los equipos, maquinaria y sistemas dentro de cada edificio es abrumador. El software CAFM puede ayudar almacenando todos los datos relacionados con los activos en cada edificio, permitiendo pasar del mantenimiento reactivo o correctivo al preventivo.

Gestión de espacios y salas

Si tu negocio tiene múltiples edificios, departamentos y empleados, la gestión de reservas de espacios y salas puede complicarse. Algunos sistemas de gestión de instalaciones asistida por computadora también incluyen una función que gestiona reservas y configuraciones de salas para prevenir problemas de espacio.

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¿Quién debería usar la Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora?

CAFM puede no ser adecuado si tu organización es pequeña, tiene un solo edificio o si actualmente puedes gestionar todo sin CAFM.

Sin embargo, CAFM es una excelente opción si tu organización:

• Tiene un edificio grande
• Posee múltiples edificios en diferentes ubicaciones
• Realiza funciones complejas dentro de sus edificios
• Posee muchos activos y gestiona muchos empleados

CAFM mejora la visibilidad y agiliza flujos de trabajo, lo que lo hace perfecto para empresas en diversos sectores, incluyendo:

• Inmobiliario
• Gobierno
• Comercial
• Salud
• Educación
• Manufactura

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Los beneficios del CAFM

Antes del CAFM, los gestores de instalaciones tenían que gestionar información sobre la distribución de un edificio, recursos y activos en papel. Gestionar esa cantidad de información no solo llevaba más tiempo, sino que también introducía la posibilidad de error humano.

Las herramientas digitales de CAFM reemplazan la gran pila de papeleo para acelerar flujos de trabajo y reducir significativamente las posibilidades de error. Simplifica los objetivos organizacionales de gran alcance y las tareas diarias de gestión de instalaciones en un único panel simple y optimizado.

Cada software CAFM es diferente, ofreciendo una cantidad aparentemente ilimitada de herramientas útiles, y aunque los beneficios del CAFM variarán según su configuración y los puntos de dolor de tu negocio, típicamente incluirán reducción de costes y mejora de la eficiencia.

1. Mejores insights de datos

El software CAFM rastrea métricas importantes sobre tu instalación. Extrae datos automáticamente y los presenta en un panel intuitivo, eliminando la necesidad de generar informes manuales. Lo mejor de todo, destaca insights críticos que te dicen qué tareas son más importantes.

CAFM recopila datos de forma más eficiente, lo que permite recopilar datos sobre cada edificio y activo que posee tu negocio. Si intentas avanzar hacia la toma de decisiones basada en conocimiento, CAFM es imprescindible.

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2. Mejora de la productividad

Gestionar instalaciones no es tarea fácil. Afortunadamente, CAFM te permite tomar rápidamente el control de todos los edificios, activos y tareas en un solo panel.

CAFM proporciona a los gestores de instalaciones datos precisos, lo que en última instancia ayuda al edificio a funcionar de forma más eficiente. Tienes acceso rápido a datos organizados para tareas rutinarias de mantenimiento preventivo y llamadas de reparación de emergencia. Enfoca tus esfuerzos no en minucias, sino en tareas que realmente se benefician del toque humano.

Los sistemas CAFM suelen ofrecer herramientas y recursos que benefician no solo a ti como gestor de instalaciones, sino también a otros empleados. Por ejemplo, empleados que quieren reservar espacio pueden usar el programa CAFM para reservar rápidamente una sala de conferencias. En lugar de depender de un calendario u otro sistema manual, tus equipos pueden enfocarse en el negocio.

3. Reducción de costes

Un edificio bien gestionado tiene costes más bajos. Si tu negocio necesita reducir su gasto en instalaciones, CAFM es imprescindible. Reduce costes de muchas maneras, incluyendo:

• Maximizar el uso del espacio en las instalaciones, reduciendo la necesidad de comprar o alquilar espacio de almacenamiento adicional u oficinas
• Aumentar la vida útil de los activos con programas de mantenimiento inteligentes
• Reducir la carga de trabajo del gestor de instalaciones, lo que reduce la necesidad de contratar más empleados
• Analizar el consumo energético para identificar desperdicios
• Reducir las probabilidades de tiempo de inactividad no planificado mediante seguimiento en tiempo real
• Permitir decisiones basadas en datos en menos tiempo

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4. Mejor gestión de contratistas

Los beneficios del CAFM también se extienden a cómo gestionas el personal dentro de tus instalaciones. Si frecuentemente coordinas con personal externo, como contratistas o subcontratistas, CAFM mantiene a todos en la misma página.

Con CAFM, puedes gestionar fácilmente contratistas externos con funciones para:

• Revisiones regulares para asegurar que el proyecto se mantenga en plazo
• Compartir información de seguridad actualizada con todos los contratistas
• Incluir el cumplimiento de normas de la instalación en el flujo de trabajo del contratista
• Gestionar la compensación de contratistas

Externalizar reparaciones u otros trabajos relacionados con instalaciones suele ser más barato que contratar empleados internos. Gestionar estos equipos externos no siempre es fácil, pero CAFM incorpora estas tareas a tu flujo de trabajo existente para simplificar la externalización.

5. Mejora de la sostenibilidad

¿Intentas dirigir un negocio más sostenible? El software CAFM ayuda a las empresas a reducir residuos en todas sus formas — y eso es una victoria para el medio ambiente. Procesos eficientes y reducción de residuos no solo te ahorran dinero, sino que también hacen tu empresa más ecológica.

Puedes crear reglas en el sistema CAFM para usar solo la cantidad necesaria de recursos para un proyecto. Por ejemplo, si quieres reducir tu consumo de agua, CAFM rastreará el uso y te alertará cuando te acerques al límite.

Usa sus insights basados en datos para ver dónde estás sobreutilizando recursos para mantener tus iniciativas verdes (y tu presupuesto) en camino.

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CAFM vs CMMS

Aunque suenan similares, CAFM no es lo mismo que un sistema computerizado de gestión de mantenimiento (CMMS). CMMS se centra en gestionar el equipo en un espacio de trabajo y específicamente en el mantenimiento de ese equipo.

Un sistema de software CMMS maneja tareas como:

• Planificar y rastrear actividades relacionadas con mantenimiento y reparaciones en el edificio
• Medir recursos de mantenimiento y rendimiento de activos
• Programar órdenes y compras de inventario
• Usar datos para rastrear activos

En la práctica, CAFM y CMMS difieren en términos de:

• Alcance: CAFM es un sistema más amplio que incluye planificación de espacios, asignación de recursos y seguimiento de activos. Aunque CAFM puede manejar gestión de mantenimiento, un CMMS solo se centra en gestión de mantenimiento. El CMMS gestiona programación, seguimiento y registros de mantenimiento.
• Función: Un CMMS es excelente para monitorear la vida útil de un equipo y gestionar mantenimiento preventivo. CAFM, por otro lado, gestiona todas las tareas de mantenimiento así como gestión inmobiliaria y planificación estratégica.
• Integraciones: CAFM puede integrarse con otros sistemas como RRHH, finanzas e IT para proporcionar más contexto sobre tu negocio. Un CMMS, por otro lado, no se integra con tus otros sistemas.

Aunque se superpone con algunas tareas de CMMS, CAFM es un enfoque más holístico de la gestión de instalaciones.

Si tu empresa solo necesita ayuda con tareas de mantenimiento, podrías solo necesitar un CMMS, que suele ser más asequible. Pero si necesitas más información sobre tu negocio — además del mantenimiento — CAFM es el camino a seguir.

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5 Mejores prácticas expertas de CAFM

El software CAFM es una inversión en tu negocio que te hace más rentable y productivo. Pero el software solo no generará más resultados. Sigue estas cinco mejores prácticas para lograr tus objetivos con el poder del software CAFM.

1. Identifica tus objetivos

Un sistema de gestión de instalaciones asistida por computadora debe marcar una diferencia real en tu negocio. Debe abordar tus mayores necesidades y puntos de dolor, por eso es tan crucial identificar primero tus objetivos antes de comprar un sistema CAFM.

Por ejemplo, ¿te preocupa más el mantenimiento o buscas formas de reducir residuos en múltiples instalaciones? Estas necesidades requieren enfoques diferentes, así que comienza delineando los resultados exactos que tu empresa necesita obtener de este software. Esto hará mucho más fácil encontrar la solución CAFM adecuada que genere resultados tangibles para tu negocio.

2. Personaliza tu CAFM

Una vez elijas un sistema CAFM, es importante personalizarlo para que resuelva todos tus mayores puntos de dolor. Un enfoque personalizado es necesario porque los sistemas CAFM suelen tener muchas funciones. Elige las funciones que tengan más sentido para tu negocio y personalízalas según sea necesario.

Puedes personalizar tu CAFM mediante:

• Añadir diferentes módulos para gestión de espacios, seguimiento de activos y más
• Modificar roles de usuario y niveles de acceso
• Crear campos y formularios personalizados
• Integrar con sistemas contables, ERP o RRHH
• Crear plantillas de informes personalizadas

3. Automatiza tu flujo de trabajo

El software CAFM te permite crear flujos de trabajo dentro del software, lo que facilita mucho la automatización de tareas relacionadas con instalaciones. Si tu software incluye automatización, úsala para mejorar la productividad y reducir errores.

Intenta automatizar:

• Generación de órdenes de trabajo
• Programas de mantenimiento preventivo
• Generación de informes
• Planificación de espacios
• Gestión de cumplimiento
• Notificaciones y alertas

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4. Recuerda la importancia de las etiquetas

El software CAFM permite rastrear cientos de activos y equipos en un solo panel. Pero incluso con el software más sofisticado, seguirás necesitando etiquetas y marcadores de alta calidad para complementar tu CAFM.

Por un lado, las etiquetas permiten escanear y registrar fácilmente la actividad de mantenimiento para cada activo. Tu sistema CAFM usa datos de estos escaneos, más informes de trabajadores de instalaciones, para generar insights sobre tu instalación y activos.

Las etiquetas de Camcode son compatibles con software, lo que facilita el seguimiento de activos físicos con un simple escaneo de código de barras o QR. Si necesitas seguimiento de activos en tiempo real, las etiquetas RFID también son una excelente opción. Estas etiquetas están diseñadas para soportar las condiciones de trabajo más extremas, por lo que puedes estar seguro de que tus etiquetas durarán la vida útil de tus activos.

5. Usa datos para mejorar tu lugar de trabajo

El software CAFM recopila muchos datos sobre tus prácticas de gestión de instalaciones. CAFM ciertamente puede ayudar con las operaciones diarias, pero también mejora la función a largo plazo de tus instalaciones. En lugar de dejar que estos datos queden sin usar en la plataforma, móvilízalos para hacer cambios útiles en tu negocio.

Por ejemplo, tu sistema CAFM podría notar que tu negocio usa más agua en verano o que cierto tipo de activo se desgasta antes de lo esperado. Resaltar el problema puede ayudarte a resolver la causa raíz. Esa es la mejor forma de reducir costes y aumentar la productividad con el tiempo.

Software de Gestión de Instalaciones Asistida por Computadora: Cómo agiliza la gestión de instalaciones

El software de gestión de instalaciones asistida por computadora da a los gestores de instalaciones las herramientas que necesitan para completar más trabajo en menos tiempo. Desde gestión de documentos y flujos de trabajo hasta seguimiento de mantenimiento computerizado y organización, las plataformas CAFM pueden aumentar significativamente la productividad de tu instalación.

Sigue las mejores prácticas de esta guía para obtener más valor de tu inversión en CAFM, y asegúrate de tener la infraestructura física adecuada para soportar un sistema CAFM. Por ejemplo, elegir etiquetas duraderas para todos los activos, instalaciones y equipos es importante.

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Preguntas frecuentes

Las preguntas frecuentes se actualizarán próximamente.