Master CAFM:La guía definitiva para la gestión de instalaciones asistida por ordenador

Líder del mercado de gestión de instalaciones

Actualizado el 23 de diciembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión de instalaciones asistida por ordenador?
• ¿Quién debería utilizar la gestión de instalaciones asistida por ordenador?
• Los beneficios del CAFM
• CAFM frente a CMMS
• Cinco mejores prácticas expertas en CAFM
• Software de gestión de instalaciones asistido por ordenador:cómo agiliza la gestión de instalaciones
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

Gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es una tecnología que ayuda a agilizar y mejorar las operaciones de las instalaciones. Implica el uso de software y herramientas informáticas para gestionar y mantener diversos aspectos de una instalación, como la planificación del espacio, el mantenimiento, la gestión de activos y más.

La gestión de instalaciones es una responsabilidad compleja y de gran alcance, especialmente para las grandes empresas con varios edificios. Como administrador de instalaciones, necesita organizar y supervisar tantas actividades que su trabajo no es posible sin la ayuda de la tecnología para optimizar su carga de trabajo.

La gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM) es una herramienta que simplifica la forma en que los administradores de instalaciones organizan y mantienen las instalaciones. El mercado CAFM está creciendo y se prevé que alcance más de 2.000 millones de dólares en 2032 desde 987,5 millones de dólares en 2021, una tasa de crecimiento del 7,1% CAGR. Implementado de manera efectiva, un sistema CAFM puede reducir costos y simplificar su flujo de trabajo. Sin embargo, sigue siendo importante comprender los entresijos de cómo utilizar CAFM para gestionar sus instalaciones.

En esta guía, explicaremos qué es CAFM, cómo funciona, sus beneficios y las mejores prácticas de CAFM para ayudarlo a aprovechar esta herramienta digital integral.

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La gestión eficiente de las instalaciones es crucial para las organizaciones de todos los sectores. Los métodos tradicionales de gestión de instalaciones están siendo sustituidos por soluciones innovadoras, como la gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8

– AMACS (@amacspti) 13 de junio de 2023

La gestión de instalaciones asistida por computadora es un tipo de software que los administradores de instalaciones utilizan para organizar y optimizar todas las actividades asociadas con el funcionamiento de un edificio. Los administradores de instalaciones confían en CAFM para tareas como:

• Programación de mantenimiento
• Gestión de empleados
• Gestión del flujo de trabajo

CAFM es una herramienta que agiliza todo lo que sucede en un espacio de trabajo físico. Esto incluye las personas, los procesos y los objetos dentro de sus instalaciones. Por ejemplo, las instalaciones grandes pueden tener cientos de activos marcados con etiquetas. Los administradores de instalaciones utilizan el software CAFM para mantener estos activos organizados y en buen estado.

En última instancia, el sistema digital ayuda a los administradores de instalaciones a ahorrar tiempo y dinero al proporcionar datos esenciales de las operaciones del edificio. El software CAFM actual tiene una amplia gama de capacidades. Si bien cada sistema CAFM puede variar de una empresa a otra, el software CAFM generalmente incluye varias funciones.

Para obtener una descripción general rápida del software CAFM, mire el siguiente vídeo:

Operaciones generales del edificio

CAFM le ayuda con las tareas generales asociadas con la operación de un edificio. Registra todas las tareas diarias repetitivas en un solo lugar, simplificando los flujos de trabajo y proporcionando información crítica en menos tiempo.

En la práctica, esto significa que los administradores de instalaciones pueden usar CAFM para controlar varios elementos de un edificio conectados a Internet desde un único panel, que incluye:

• Puertas
• Sistemas HVAC
• Maquinaria

En lugar de cambiar entre diferentes plataformas, puedes operar todo en un único panel.

Gestión de activos

Ya sea que dirija una pequeña empresa o una empresa, la gestión de activos físicos es un desafío. Afortunadamente, CAFM simplifica la gestión de activos al identificar la ubicación física del activo y rastrear otra información relevante, como su fabricante y su historial de mantenimiento.

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Gestión de mantenimiento

La gestión del mantenimiento es imprescindible para cualquier instalación, pero gestionar todos los equipos, maquinaria y sistemas dentro de cada edificio es una tarea desalentadora. El software CAFM puede ayudar al almacenar todos los datos relacionados con los activos de cada edificio, lo que permite abandonar el mantenimiento reactivo o correctivo y adoptar el mantenimiento preventivo.

Gestión de espacios y habitaciones

Si su empresa tiene varios edificios, departamentos y empleados, administrar las reservas de espacio y habitaciones puede resultar complicado. Algunos sistemas de gestión de instalaciones asistidos por ordenador también incluyen una función que gestiona las reservas y configuraciones de habitaciones para evitar problemas de espacio.

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¿Quién debería utilizar la gestión de instalaciones asistida por ordenador?

Es posible que CAFM no sea adecuado si su organización es pequeña, si tiene un solo edificio o si actualmente puede administrar todo sin CAFM.

Sin embargo, CAFM es ideal si su organización:

• Tiene un edificio grande
• Posee varios edificios en diferentes ubicaciones
• Realiza funciones complejas dentro de sus edificios
• Posee muchos activos y gestiona muchos empleados

CAFM mejora la visibilidad y agiliza los flujos de trabajo, lo que lo convierte en una opción perfecta para empresas de una variedad de industrias, que incluyen:

• Bienes raíces
• Gobierno
• Comercial
• Cuidado de la salud
• Educación
• Fabricación

Foto de energepic.com vía Pexels

Los beneficios del CAFM

Antes de CAFM, los administradores de instalaciones tenían que gestionar información sobre el diseño, los recursos y los activos de un edificio en papel. Gestionar esa escasez de información no sólo llevó más tiempo sino que también introdujo la posibilidad de error humano.

Las herramientas digitales de CAFM reemplazan la gigantesca pila de papeleo para acelerar los flujos de trabajo y reducir significativamente las posibilidades de error. Simplifica los objetivos organizacionales generales y las tareas diarias de la administración de instalaciones en un panel simple y optimizado.

Cada software CAFM es diferente, ofrece una cantidad aparentemente ilimitada de herramientas útiles y, si bien los beneficios de CAFM variarán, dependiendo de su configuración y los puntos débiles de su negocio, normalmente incluirán costos reducidos y una mayor eficiencia.

1. Información de datos mejorada

El software CAFM rastrea métricas importantes sobre sus instalaciones. Extrae datos automáticamente y los presenta en un panel intuitivo, eliminando la necesidad de generar informes manuales. Lo mejor de todo es que destaca información crítica que le indica qué tareas son más importantes.

CAFM recopila datos de manera más eficiente, lo que hace posible recopilar datos sobre cada edificio y activo que posee su empresa. Si está intentando avanzar hacia una toma de decisiones basada en el conocimiento, CAFM es imprescindible.

Foto de Vlada Karpovich vía Pexels

2. Productividad mejorada

Gestionar las instalaciones no es una tarea fácil. Afortunadamente, CAFM le permite tomar rápidamente el control de todos los edificios, activos y tareas en un único panel.

CAFM proporciona a los administradores de instalaciones datos precisos, lo que en última instancia ayuda a que el edificio funcione de manera más eficiente. Tiene acceso rápido a datos organizados para tareas de mantenimiento preventivo de rutina y llamadas de reparación de emergencia. Centra tus esfuerzos no en minucias sino en tareas que realmente se benefician del toque humano.

Los sistemas CAFM suelen ofrecer herramientas y recursos que no sólo le benefician a usted como administrador de las instalaciones, sino también a otros empleados. Por ejemplo, los empleados que quieran reservar espacio pueden utilizar el programa CAFM para reservar rápidamente una sala de conferencias. En lugar de depender de un calendario u otro sistema manual, sus equipos pueden centrarse en el negocio.

3. Costos reducidos

Un edificio bien gestionado tiene costes más bajos. Si su empresa necesita reducir el gasto en instalaciones, CAFM es imprescindible. Disminuye los costos de muchas maneras, incluyendo:

• Maximizar el uso del espacio en las instalaciones, reduciendo así la necesidad de comprar o alquilar espacio de almacenamiento o ubicaciones de oficina adicionales
• Aumentar la vida útil de los activos con programas de mantenimiento inteligentes
• Disminuir la carga de trabajo del administrador de instalaciones, lo que reduce la necesidad de contratar más empleados
• Análisis del uso de energía para identificar residuos
• Reducir las probabilidades de tiempo de inactividad no planificado mediante el seguimiento en tiempo real
• Permitir decisiones basadas en datos en menos tiempo

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4. Mejor gestión de contratistas

Los beneficios de CAFM también se extienden a la forma en que gestiona el personal dentro de sus instalaciones. Si coordina con frecuencia con personal ajeno a su empresa, como contratistas o subcontratistas, CAFM mantiene a todos en sintonía.

Con CAFM, puede administrar fácilmente contratistas externos con funciones para:

• Revisiones periódicas para garantizar que el proyecto se mantenga según lo previsto
• Compartir información de seguridad actualizada con todos los contratistas
• Agregar el cumplimiento de las reglas de las instalaciones al flujo de trabajo del contratista
• Gestión de la remuneración de los contratistas

Subcontratar reparaciones u otros trabajos relacionados con las instalaciones suele ser más barato que contratar empleados internos. Administrar estos equipos de terceros no siempre es fácil, pero CAFM incorpora estas tareas a su flujo de trabajo existente para simplificar la subcontratación.

5. Sostenibilidad mejorada

¿Estás intentando gestionar un negocio más sostenible? El software CAFM ayuda a las empresas a reducir los residuos en todas sus formas, y eso es una ventaja para el medio ambiente. Los procesos eficientes y la reducción de residuos no solo le ahorran dinero sino que también hacen que su empresa sea más ecológica.

Puede crear reglas en el sistema CAFM para utilizar solo la cantidad necesaria de recursos para un proyecto. Por ejemplo, si desea reducir su consumo de agua, CAFM realizará un seguimiento del uso y le avisará cuando se acerque al límite.

Utilice sus conocimientos basados en datos para ver dónde está abusando de los recursos para mantener sus iniciativas (y su presupuesto) ecológicos en el buen camino.

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CAFM frente a CMMS

Aunque suenan similares, CAFM no es lo mismo que un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS). CMMS se centra en la gestión del equipo de un espacio de trabajo y específicamente en el mantenimiento de ese equipo.

Un sistema de software CMMS maneja tareas como:

• Planificación y seguimiento de actividades relacionadas con el mantenimiento y reparación del edificio
• Medición de los recursos de mantenimiento y rendimiento de los activos
• Programación de pedidos y compras de inventario
• Usar datos para realizar un seguimiento de los activos

En la práctica, CAFM y CMMS se diferencian en términos de:

• Alcance: CAFM es un tipo más amplio de sistema que incluye planificación espacial, asignación de recursos y seguimiento de activos. Si bien CAFM puede encargarse de la gestión del mantenimiento, un CMMS solo se centra en la gestión del mantenimiento. El CMMS gestiona la programación, el seguimiento y los registros de mantenimiento.
• Función: Un CMMS es excelente para monitorear la vida útil de un equipo y administrar el mantenimiento preventivo. CAFM, por su parte, gestiona todas las tareas de mantenimiento, así como la gestión inmobiliaria y la planificación estratégica.
• Integraciones: CAFM puede integrarse con otros sistemas como recursos humanos, finanzas y TI para brindar más contexto sobre su negocio. Un CMMS, por otro lado, no se integra con sus otros sistemas.

Si bien se superpone con algunas tareas de CMMS, CAFM es un enfoque más holístico para la gestión de instalaciones.

Si tu empresa sólo necesita ayuda con tareas de mantenimiento, es posible que solo necesites una GMAO, que suele ser más asequible. Pero si necesita más información sobre su negocio, además del mantenimiento, CAFM es el camino a seguir.

Imagen de Ronald Carreño en Pixabay

Cinco mejores prácticas de expertos CAFM

El software CAFM es una inversión en su negocio que lo hace más rentable y productivo. Pero el software por sí solo no generará más resultados. Siga estas cinco mejores prácticas para lograr sus objetivos con el poder del software CAFM.

1. Identifique sus objetivos

Un sistema de gestión de instalaciones asistido por ordenador debería marcar una diferencia real en su negocio. Debe abordar sus mayores necesidades y puntos débiles, por lo que es tan crucial identificar primero sus objetivos antes de comprar un sistema CAFM.

Por ejemplo, ¿está más preocupado por el mantenimiento o busca formas de reducir el desperdicio en múltiples instalaciones? Estas necesidades requieren diferentes enfoques, así que comience describiendo los resultados exactos que su empresa necesita obtener de este software. Esto hará que sea mucho más fácil encontrar la solución CAFM adecuada que genere resultados tangibles para su negocio.

2. Personaliza tu CAFM

Una vez que elija un sistema CAFM, es importante personalizarlo para que resuelva todos sus mayores problemas. Es necesario un enfoque personalizado porque los sistemas CAFM suelen tener muchas características. Elija las funciones que tengan más sentido para su negocio y personalícelas según sea necesario.

Puede personalizar su CAFM mediante:

• Agregar diferentes módulos para gestión de espacio, seguimiento de activos y más
• Modificar roles de usuario y niveles de acceso
• Creación de campos y formularios personalizados
• Integración con sistemas de contabilidad, ERP o recursos humanos
• Creación de plantillas de informes personalizadas

3. Automatiza tu flujo de trabajo

El software CAFM le permite crear flujos de trabajo dentro del software, lo que hace que sea mucho más fácil automatizar las tareas relacionadas con las instalaciones. Si su software incluye automatización, utilícelo para mejorar la productividad y reducir los errores.

Intente automatizar:

• Generación de órdenes de trabajo
• Programas de mantenimiento preventivo
• Generación de informes
• Planificación del espacio
• Gestión del cumplimiento
• Notificaciones y alertas

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4. Recuerda la importancia de las etiquetas

El software CAFM permite realizar un seguimiento de cientos de activos y equipos en un solo panel. Pero incluso con el software más sofisticado, seguirá necesitando etiquetas y rótulos de alta calidad para complementar su CAFM.

Por un lado, las etiquetas permiten escanear y registrar fácilmente la actividad de mantenimiento de cada activo. Su sistema CAFM utiliza datos de estos escaneos, además de informes de los trabajadores de las instalaciones, para generar información sobre sus instalaciones y sus activos.

Las etiquetas de Camcode son compatibles con el software, lo que facilita el seguimiento de los activos físicos con un simple código de barras o un escaneo QR. Si necesita un seguimiento de activos en tiempo real, las etiquetas RFID también son una excelente opción. Estas etiquetas están diseñadas para soportar las condiciones de trabajo más extremas, por lo que puede estar seguro de que sus etiquetas durarán toda la vida útil de sus activos.

5. Utilice datos para mejorar su lugar de trabajo

El software CAFM recopila una gran cantidad de datos sobre sus prácticas de gestión de instalaciones. Sin duda, CAFM puede ayudar con las operaciones diarias, pero también mejora el funcionamiento a largo plazo de sus instalaciones. En lugar de dejar que estos datos permanezcan en la plataforma, sin usar, movilícelos para realizar cambios útiles en su negocio.

Por ejemplo, su sistema CAFM podría detectar que su empresa utiliza más agua durante el verano o que cierto tipo de activo se está desgastando antes de lo esperado. Resaltar el problema puede ayudarle a resolver la causa raíz del problema. Esa es la mejor manera de reducir costos y aumentar la productividad con el tiempo.

Software de gestión de instalaciones asistido por ordenador:cómo agiliza la gestión de instalaciones

El software de gestión de instalaciones asistido por ordenador ofrece a los administradores de instalaciones las herramientas que necesitan para completar más trabajo en menos tiempo. Desde la gestión de documentos y flujo de trabajo hasta la organización y el seguimiento computarizado del mantenimiento, las plataformas CAFM pueden aumentar significativamente el rendimiento de sus instalaciones.

Siga las mejores prácticas de esta guía para obtener más valor de su inversión en CAFM y asegúrese de tener la infraestructura física adecuada para respaldar un sistema CAFM. Por ejemplo, es importante elegir etiquetas duraderas para todos los activos, instalaciones y equipos.

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Preguntas frecuentes