Preparar el negocio para el futuro con tecnologías para compradores digitales

Durante el último año, el 85% de los compradores B2B de tamaño mediano a grande informaron haber adquirido más de sus necesidades comerciales en línea. La mayoría (96%) anticipa que sus organizaciones continuarán realizando más compras en línea, incluso después de que se reanuden las funciones comerciales prepandémicas.

El cambio hacia una mayor contratación electrónica tiene el potencial de generar beneficios para los compradores comerciales, como mejoras operativas y una gestión de costes más eficiente. Pero para aprovechar plenamente esos beneficios, es posible que los compradores deban adoptar tecnología de compra que se alinee con los objetivos de transformación digital de la organización.

Los líderes de adquisiciones ahora tienen la oportunidad de impulsar la estrategia y la resiliencia digital en sus organizaciones. Al alinear herramientas digitales como compras en línea, automatización e informes en tiempo real con los esfuerzos de transformación digital, se pueden lograr eficiencias operativas en toda la empresa.

Un informe reciente de Amazon Business sobre el comercio electrónico B2B en evolución, que realizó una encuesta a compradores y vendedores en los EE. UU., Encontró que muchos profesionales de adquisiciones se centran en la contención de costos durante el próximo año. Más de un tercio de los compradores mencionaron la reducción de costos entre sus principales prioridades de adquisiciones. Si bien el año pasado se centró en adaptarse a los cambios que la pandemia creó para las empresas de todos los tamaños, ahora lo más importante es facilitar un futuro más resistente.

Muchos compradores buscan formas de optimizar los costos, aumentar la productividad y optimizar las actividades de compra. Su prioridad número uno autoinformada para 2021 es aumentar la eficiencia en el departamento de adquisiciones. Las soluciones digitales integradas pueden ayudar a lograr este objetivo. El almacenamiento y el intercambio de documentos, los flujos de trabajo de aprobación, las aplicaciones móviles, la gestión de gastos y los protocolos de seguridad mejorados no solo benefician las adquisiciones; también mejoran la eficacia en toda la organización.

La pandemia subrayó la utilidad de tales herramientas. Las empresas que estaban más avanzadas en sus viajes de transformación digital antes del cambio a las operaciones remotas estaban en mejores condiciones de ajustar, mantener las operaciones y, en última instancia, ganar más participación de mercado.

Ahora, más organizaciones están invirtiendo en sistemas digitales que ayudan a maximizar la eficiencia operativa y desarrollar la resiliencia. Estas tecnologías permiten que los equipos de adquisiciones se centren en actividades de valor agregado como la estrategia, en lugar de procesos manuales que consumen mucho tiempo.

El deseo de reducir los costos de adquisición y lograr una mayor eficiencia está impulsando una mayor adopción de herramientas de compra digitales. Pero defender los sistemas de compras electrónicas no solo afecta al equipo de compras. Toda la empresa puede beneficiarse de una mayor eficacia operativa, lo que ayuda a la organización a ser más ágil y competitiva. A continuación se muestran tres pasos para guiar los esfuerzos de transformación.

Desarrollar una hoja de ruta de transformación digital . Según un estudio de Harvard Business Review, solo el 24% de las funciones de adquisiciones obtienen el valor total de las herramientas digitales. La adopción de tecnología que carece de una visión estratégica no transformará el funcionamiento de su departamento. Una hoja de ruta de transformación puede ayudar a realizar plenamente los beneficios que ofrecen las herramientas digitales.

Las empresas primero deben establecer objetivos y resultados claros alineados con las metas de la organización más grande. Esto evitará que los esfuerzos de transformación ocurran en silos. Una hoja de ruta debe identificar su nivel de madurez actual y detallar un plan de ejecución de varios años para llevar la empresa a donde desea que esté.

Capacite a sus compradores. La eliminación de los flujos de trabajo de aprobación demasiado complicados, las facturas en papel, la entrada manual de datos y otros procesos obsoletos le devolverá tiempo y presupuesto. A medida que emprende su esfuerzo de transformación digital, busque canales con funciones que brinden capacidades de compra similares a las de los consumidores.

Una gran mayoría de compradores (91%) prefiere la contratación electrónica a las rutinas de compra tradicionales. Citan la gama de productos mejorada, los precios competitivos y la velocidad de los pedidos como los principales beneficios. Los canales de adquisición electrónica con funciones de compra guiada, cuentas multiusuario y la capacidad de establecer límites de gasto permiten a los compradores ser más independientes y eficientes, sin excederse en el presupuesto.

Apóyese en informes y análisis. Los datos y el análisis pueden ayudarlo a tomar mejores decisiones de compra y aumentar la agilidad de la organización, por lo que querrá buscar canales de compras electrónicas que ofrezcan visibilidad del historial de compras.

Las capacidades de análisis ayudan a identificar tendencias de compra, agilizar la conciliación e identificar oportunidades para optimizar el gasto, como la consolidación de proveedores, compras masivas y exenciones de impuestos. Además, el seguimiento en tiempo real ayuda a la organización a gestionar las inversiones en empresas certificadas o sostenibles para cumplir con los objetivos de diversidad o sostenibilidad.

En última instancia, la transformación digital puede ayudar a los equipos de adquisiciones a contener los costos, desarrollar eficiencias y generar resiliencia digital en sus organizaciones. Con el tiempo que se ahorra gracias a estas eficiencias, los compradores pueden concentrarse en contribuir a los objetivos comerciales generales, como la diversificación de proveedores y las oportunidades de innovación. A medida que la tecnología evoluciona, los defensores del cambio de adquisiciones pueden fomentar la transformación a largo plazo y el crecimiento continuo de sus organizaciones.

Todd Heimes es director de Amazon Business.