Cómo el EDI basado en la nube impulsa la eficiencia en empresas de suministros de oficina

La industria de suministros de oficina tiene como objetivo proporcionar a sus clientes —compañías de diversos tamaños, entidades públicas y organizaciones no comerciales— todo el equipo necesario para realizar su trabajo. Los proveedores pueden ser locales o internacionales, los precios se actualizan en tiempo real y los niveles de stock se modifican diariamente.

Con exigencias tan rigurosas, existe una necesidad real de que las transacciones se basen en EDI. Este software ayuda a las empresas a completar rápidamente muchas de sus tareas esenciales, como realizar y recibir pedidos, informar o recibir actualizaciones sobre mercancías despachadas e intercambiar facturas legalmente conformes.

A continuación, se explica cómo la migración a una solución EDI basada en la nube puede ayudar a mejorar tres tipos de intercambio: pedidos, avisos de expedición y facturas.

Reactividad y eficiencia

En un mundo de cambios constantes, los propietarios de empresas deben mantenerse a la vanguardia. El EDI ofrece la capacidad de ser reactivos, adaptables y eficientes.

Cuando un cliente realiza un pedido a su proveedor de oficina, este debe reaccionar rápidamente y reunir todos los elementos requeridos. Algunos de estos elementos deben pedirse a su vez, y los pedidos basados en EDI son instantáneos y pueden ser confirmados inmediatamente por el proveedor.

El uso de una solución EDI basada en la nube brinda la flexibilidad y reactividad necesarias ante cualquier cambio técnico en la forma en que ambas entidades hacen negocios. Estas solicitudes de cambio ocurren con frecuencia y con plazos de implementación cortos. En este caso, su proveedor puede actualizar su solución EDI en la nube según la fecha límite solicitada.

Seguimiento en tiempo real

Al igual que en otras industrias, los bienes en el sector de suministros de oficina a menudo se componen de artículos ensamblados, pedidos a diversos proveedores. El EDI permite rastrear de cerca el envío de mercancías desde los proveedores y planificar cuidadosamente la entrega al cliente final.

La industria de suministros de oficina a menudo ofrece servicios adicionales, como el montaje de muebles. En este caso, todas las piezas se envían al mismo lugar y un tercero las ensambla.

En esta situación, una solución en la nube puede adaptarse para proporcionar flujos de trabajo específicos orientados al negocio. Esto no sería posible con una solución on-premise sin cambios significativos.

Contar con estos flujos de trabajo específicos del sector implementados nativamente en una solución EDI en la nube permite ejecutar el negocio sin limitaciones técnicas.

Facturas y cumplimiento fiscal

Las empresas de este sector hacen negocios con numerosos proveedores ubicados en varios países. Y múltiples países significan múltiples regulaciones fiscales.

Cada vez más, las autoridades fiscales solicitan validaciones comerciales. El EDI puede ayudar aquí al verificar automáticamente todos los documentos intercambiados. La facturación electrónica, basada en EDI, brinda a la industria de suministros de oficina una forma sencilla de intercambiar facturas con proveedores y clientes.

Año tras año, las formas en que se intercambian facturas con socios comerciales o autoridades fiscales evolucionan.

Los gobiernos exigen a las empresas seguir nuevas reglas y adoptar nuevos métodos técnicos para el intercambio de facturas.

Italia es uno de los países que ha implementado cambios recientemente. Allí, las autoridades fiscales implementaron un portal (SdI) al que todas las empresas deben enviar sus facturas de clientes. El portal luego envía las facturas al cliente.

Una solución EDI basada en la nube ofrece nativamente cobertura para estas regulaciones específicas, y las empresas no tienen que perder tiempo implementando los cambios solicitados.

Las regulaciones seguirán evolucionando y la implementación de una solución EDI en la nube garantiza una ventaja competitiva de la que se beneficiaría cualquier negocio de suministros de oficina.

Más ventajas

Tener una solución EDI basada en la nube no solo proporciona ventajas relacionadas con el negocio.

Alojar una solución EDI interna on-premise requiere que una empresa tenga una sólida infraestructura de TI. Nada bueno saldrá de un negocio de suministros de oficina que no pueda enviar pedidos a sus proveedores ni facturas a sus clientes. Por lo tanto, contar con una solución EDI en la nube y un acuerdo de nivel de servicio (SLA) sólido brinda tranquilidad.

El uso de una plataforma EDI en la nube aporta muchas ventajas. La migración a dicha solución debería ser considerada por cualquiera en la industria de suministros de oficina que actualmente use una solución on-premise. La urgencia es aún mayor ahora que se avecinan más cambios solicitados por socios comerciales y autoridades fiscales.

Arnaud François es responsable del mercado francés, especializado en EDI, facturación electrónica y sistemas de gestión de datos maestros, en Comarch.