Repensar la RFP:uso de datos para lograr precisión y agilidad

La mayoría de los profesionales de la cadena de suministro estarían de acuerdo en que el proceso tradicional anual de adquisición de operadores de red completa tiene ineficiencias. El acceso a mejores datos está cambiando la forma en que operan las organizaciones y es hora de que las estrategias de transporte también cambien. Sin embargo, muchos departamentos de transporte continúan haciendo lo mismo.

Históricamente, el proceso de adquisición del transportista ha requerido mucho tiempo. Los remitentes dedican una cantidad considerable de tiempo a preparar y revisar las solicitudes de propuestas (RFP) para identificar los transportistas adecuados según el precio, el servicio, la confiabilidad y la compatibilidad de la red. A su vez, los operadores dedican tiempo a responder a esas RFP. Después de lo que suele ser un proceso largo y laborioso, se hacen acuerdos y se firman los contratos.

Con el tiempo, los desafíos y cambios imprevistos en las redes de transporte de ambas partes pueden hacer que los acuerdos se derrumben. Esto da como resultado que los transportistas se esfuercen por encontrar nuevos socios de transportistas en el mercado al contado o mediante corretaje, o transportistas que buscan cargas de camiones adicionales para llenar la capacidad.

Con los datos correctos que impulsan las estrategias de adquisición, mejores prácticas de RFP conducirán a redes más estables y productivas, y a relaciones más sólidas entre el transportista y el remitente.

Creación de una red de transporte más sólida

¿Qué impide que los remitentes realicen una mejor solicitud de propuestas de transporte? Falta de visibilidad más allá de sus redes inmediatas y sus propias huellas de carga. La información disponible para un remitente es la de su propia huella de red, pero esa es solo una pequeña parte de una imagen mucho más grande. Cuando los remitentes están limitados por conjuntos de datos incompletos, no pueden comprender cómo interactúan las redes de transportistas con el ecosistema de carga más amplio.

Con el socio de transporte adecuado, los remitentes pueden utilizar datos más precisos y sólidos para lograr una visión más amplia de las redes de transportistas fuera de la propia, como entrada para sus estrategias de adquisición de fletes. Pueden evaluar la huella de carga de transportistas similares en los EE. UU. Y reducir las cifras al rendimiento a nivel de carril para considerar todos los factores que influyen en los resultados de las tarifas.

Un consultor de cadena de suministro tradicional podría proporcionar a los remitentes un volcado de datos antes de la RFP. Esa información ofrece instantáneas de ciertos puntos en el tiempo durante el año anterior. El problema es que este tipo de datos es demasiado episódico y puede distorsionarse por su alcance limitado. Puede ayudar a los remitentes a identificar las tendencias macro, pero los datos de transporte son más inclusivos con mayor granularidad y abren un potencial estratégico específico para la red de un remitente.

Los datos del año pasado son limitados en su capacidad para ayudar a un remitente a sortear la incertidumbre luego de un desastre natural, brindar orientación después de cambios económicos inesperados o demostrar que los transportistas están cumpliendo con los últimos acuerdos de flete.

En cambio, los remitentes deben analizar los datos vivos detrás de las redes de transporte en constante evolución, acercando la información y los conocimientos mucho más al tiempo real. Esto agrega agilidad a la estrategia de la cadena de suministro y permite a los líderes del transporte realizar ajustes calculados y continuos durante todo el año.

Identificación de la combinación de portadores adecuada

El enfoque heredado de una RFP de transportista implica simplemente poner a licitación la red de un transportista. Desafortunadamente, la evidencia anecdótica se utiliza a menudo para realizar solicitudes de propuestas de los transportistas. Los profesionales de la cadena de suministro escuchan historias de sus pares y predecesores de la industria sobre los transportistas en los que pueden confiar, pero esa información anecdótica puede no ser confiable. Este sesgo influye en los operadores que forman parte de la lista corta.

Sin duda, considerar la reputación de un operador es un acierto. Pero respaldar historias con números concretos es una forma mucho más sólida de determinar qué operadores incluir en los eventos de RFP. Dejando a un lado la reputación, los remitentes deben examinar si el transportista es adecuado para su red. Evaluar datos confiables es la forma en que se debe tomar esa determinación.

Los remitentes tienden a tener un grupo central de transportistas con los que han desarrollado relaciones duraderas. En muchos aspectos, esto es ideal. Se necesitan relaciones sólidas para respaldar la cadena de suministro. Sin embargo, debido a que los mercados siempre están cambiando, es imperativo que los remitentes revisen los datos y reevalúen periódicamente a los socios transportistas para determinar si todavía representan la opción adecuada para la red de transporte del remitente.

Tradicionalmente, muchos transportistas operan RFP con la mentalidad de que el transportista con la oferta más baja gana el trabajo. Pero demasiados transportistas de bajo costo que brindan un servicio deficiente y una capacidad poco confiable presentan un riesgo adicional para la red de transporte.

En algunos casos, por ejemplo, estas asociaciones se desmoronan porque el transportista no tiene una alineación natural con los envíos del remitente. Esa oferta de bajo costo ahora le cuesta al remitente más, ya que se dirige al mercado spot para encontrar nuevos transportistas para cumplir con los envíos en el último minuto. Eso probablemente significa que el remitente paga tarifas de flete más altas de lo esperado inicialmente.

Esto se puede evitar si el remitente utiliza los datos correctos para identificar un socio estable al comienzo de la RFP y luego monitorea constantemente el rendimiento y el ajuste. La identificación de los socios transportistas que son los más adecuados para una red más allá de las expectativas típicas proporciona beneficios sustanciales tanto para los transportistas como para los transportistas.

Una oportunidad que comúnmente se pierde entre los grandes transportistas es considerar los transportistas de tamaño pequeño a mediano. Aunque los "principales transportistas" poseen la participación mayoritaria del mercado, asociarse con transportistas que operan flotas más pequeñas, brindan especialización en el transporte o prestan servicio en una región específica brinda ventajas únicas.

Es posible que un transportista más pequeño no tenga un gran equipo de ventas o un presupuesto de marketing extenso, pero aún así podría ser una opción ideal para la red de transporte de un remitente. Los transportistas que se concentran en el servicio regional pueden ser buenos socios porque tienen redes activas que rodean carriles clave. Si bien los transportistas nacionales pueden enviar camiones a estas áreas, eso podría tener el costo adicional de sacar a un conductor de un volumen de red más denso. Los transportistas más pequeños también pueden ser socios sólidos porque están motivados para priorizar las necesidades de un remitente, en lugar de solo

proporcionando una relación transaccional.

Crear una cartera de operadores saludable es un desafío. Los transportistas necesitan una base de socios confiables, pero también deben evaluar esas asociaciones y permanecer abiertos a trabajar con transportistas menos conocidos:las gemas ocultas. Estos transportistas de menor crecimiento pueden complementar los transportistas principales en la red de un transportista. La mejor manera de lograr ese equilibrio es utilizando datos de transporte confiables.

Más allá del "número de ahorros"

Para la mayoría de los ejecutivos de transporte, los ahorros y la evasión de costos son el resultado final cuando se trabaja con consultores y socios:¿Cuánto dinero me ahorrarán? ¿Cuál es el ROI? Las cifras de ahorro se basan en datos antiguos, que representan cómo era una red de transporte el año pasado, los pronósticos de ventas y el nivel de producción esperado en las instalaciones de fabricación. Todos los involucrados saben que estas son solo estimaciones y que las cosas ciertamente cambiarán en los próximos meses. Los ahorros en este contexto nunca están garantizados.

Existen métricas más sólidas que pueden proporcionar más conocimientos y un mayor valor a una estrategia de transporte. ¿El remitente cumple con los requisitos de recogida y entrega a tiempo de sus clientes? ¿El remitente está trabajando dentro del presupuesto establecido para su red de transporte? Esos objetivos deben ser tan importantes como reducir los costos de transporte, basados ​​en un número de ahorro subjetivo que se define al comienzo del proceso de RFP.

La necesidad de datos de transporte precisos

En un momento en que el comercio electrónico y el envío directo al consumidor se están volviendo cada vez más vitales para muchas cadenas de suministro, el transporte es una parte esencial de la ejecución de una estrategia eficaz.

Asegurarse de que los transportistas establezcan y operen las mejores redes posibles ayudará a los equipos de transporte a mantenerse dentro del presupuesto, al tiempo que diferencian a sus empresas de la competencia. Poder acceder a la mayor cantidad de datos posible, interpretarlos, identificar tendencias clave y usarlos para identificar a los mejores socios es fundamental para una cadena de suministro ágil.

La importancia de estos datos se extiende más allá del proceso de RFP. Por ejemplo, la visibilidad de los datos podría identificar el lugar más ventajoso para una nueva instalación de distribución, según la entrada y salida de camiones en un área en particular. Este conocimiento permite al remitente acceder fácilmente a los vehículos que acaban de entregar la carga y necesitan recoger una nueva carga.

El primer paso hacia una red de transporte más eficiente y eficaz es encontrar socios de la cadena de suministro y consultores expertos que puedan brindar acceso a una amplia variedad de datos valiosos. Estos socios pueden ayudar a los remitentes a aplicar esa información a una estrategia de transporte efectiva, mientras monitorean el desempeño y brindan orientación sobre iniciativas de mejora continua.

Las relaciones son importantes. Las historias y la experiencia en torno al servicio y la confiabilidad ayudan en la toma de decisiones. Pero los datos tienen su propia historia que contar.

Heather Mueller es directora de operaciones de Breakthrough Supply Chain.