Transformando la contratación de transportistas: cómo los datos impulsan precisión y agilidad en las RFP

La mayoría de los profesionales de la cadena de suministro estarían de acuerdo en que el proceso tradicional anual de contratación de transportistas para toda la red tiene ineficiencias. El acceso a mejores datos está cambiando la forma en que operan las organizaciones, y es hora de que las estrategias de transporte cambien también. Sin embargo, muchos departamentos de transporte siguen realizando los mismos movimientos.

Históricamente, el proceso de contratación de transportistas ha sido intensivo en tiempo. Los cargadores dedican mucho tiempo a preparar y revisar solicitudes de propuestas (RFP) para identificar los transportistas adecuados basándose en precio, servicio, fiabilidad y compatibilidad de red. A su vez, los transportistas dedican tiempo a responder a esas RFP. Después de un proceso típicamente largo y laborioso, se firman acuerdos y contratos.

Con el tiempo, desafíos imprevistos y cambios en las redes de transporte de ambas partes pueden hacer que los acuerdos se rompan. Esto resulta en cargadores buscando desesperadamente nuevos socios transportistas en el mercado spot o a través de intermediarios, o transportistas buscando cargas adicionales para llenar capacidad.

Con los datos adecuados impulsando las estrategias de contratación, mejores prácticas de RFP conducirán a redes más estables y productivas, y a relaciones cargador-transportista más sólidas.

Construyendo una red de transporte más fuerte

¿Qué frena a los cargadores para realizar una mejor RFP de transporte? La falta de visibilidad más allá de sus redes inmediatas y su propia huella de carga. La información disponible para un cargador es la de su propia red, pero eso es solo una pequeña parte de un panorama mucho mayor. Cuando los cargadores se limitan por conjuntos de datos incompletos, no pueden entender cómo las redes de transportistas interactúan con el ecosistema de carga más amplio.

Con el socio de transporte adecuado, los cargadores pueden usar datos más precisos y robustos para lograr una visión más amplia de las redes de transportistas fuera de las suyas, como insumo para sus estrategias de contratación de fletes. Pueden evaluar la huella de carga de cargadores similares en EE. UU. y reducir los números a nivel de carril para considerar todos los factores que influyen en los resultados de las tarifas.

Un consultor tradicional de cadena de suministro podría proporcionar a los cargadores un volcado de datos antes de la RFP. Esa información ofrece instantáneas de ciertos momentos en el tiempo durante el año anterior. El problema es que este tipo de datos es demasiado episódico y puede distorsionarse por su alcance limitado. Puede ayudar a identificar macro tendencias, pero datos de transporte más inclusivos con mayor granularidad abren potencial estratégico específico para la red del cargador.

Los datos del año pasado son limitados en su capacidad para ayudar a un cargador a navegar la incertidumbre tras un desastre natural, proporcionar orientación tras cambios económicos inesperados, o mostrar que los transportistas cumplen con los últimos acuerdos de flete.

En su lugar, los cargadores deberían analizar los datos vivos detrás de redes de transporte en constante evolución, acercando información e insights mucho más cerca del tiempo real. Esto añade agilidad a la estrategia de cadena de suministro y permite a los líderes de transporte hacer ajustes calculados y continuos durante todo el año.

Identificando la combinación adecuada de transportistas

El enfoque heredado para una RFP de transportistas implica simplemente sacar la red del cargador a licitación. Desafortunadamente, la evidencia anecdótica se usa a menudo para realizar RFP de transportistas. Los profesionales de la cadena de suministro escuchan historias de pares y predecesores de la industria sobre en qué transportistas confiar, pero esa información anecdótica puede ser poco fiable. Este sesgo influye en qué transportistas entran en la lista corta.

Considerar la reputación de un transportista es ciertamente sabio. Pero respaldar historias con datos duros es una forma mucho más fuerte de determinar qué transportistas incluir en eventos de RFP. Aparte de la reputación, los cargadores deberían examinar si el transportista encaja bien en su red. Evaluar datos confiables es cómo debe hacerse esa determinación.

Los cargadores tienden a tener un grupo central de transportistas con los que han desarrollado relaciones a largo plazo. En muchos aspectos, esto es ideal. Se necesitan relaciones sólidas para respaldar la cadena de suministro. Sin embargo, como los mercados siempre cambian, es imperativo que los cargadores revisen datos y reevalúen regularmente a los socios transportistas para determinar si siguen representando el ajuste adecuado para la red de transporte del cargador.

Tradicionalmente, muchos cargadores operan RFP con la mentalidad de que el transportista con la oferta más baja gana el trabajo. Pero demasiados transportistas de bajo coste que ofrecen mal servicio y capacidad poco fiable introducen riesgo adicional en la red de transporte.

En algunos casos, por ejemplo, estas asociaciones se rompen porque el transportista no tiene alineación natural con los envíos del cargador. Esa oferta de bajo coste ahora cuesta al cargador extra, ya que acude al mercado spot para encontrar nuevos transportistas que cumplan los envíos en el último minuto. Eso probablemente significa que el cargador paga tarifas de flete más altas de lo esperado inicialmente.

Esto puede evitarse si el cargador usa los datos adecuados para identificar un socio estable al inicio de la RFP, y luego monitoriza consistentemente el desempeño y el ajuste. Identificar socios transportistas que sean el mejor ajuste para una red más allá de las expectativas típicas proporciona beneficios sustanciales tanto para cargadores como para transportistas.

Una oportunidad comúnmente perdida entre cargadores grandes es considerar transportistas pequeños y medianos. Aunque los «principales transportistas» poseen la mayor cuota de mercado, asociarse con transportistas que operan flotas más pequeñas, ofrecen especialización en flete o dan servicio a una región específica proporciona ventajas únicas.

Un transportista más pequeño podría no tener un gran equipo de ventas o un amplio presupuesto de marketing, pero aún podría ser un ajuste ideal para la red de transporte del cargador. Los transportistas que se concentran en servicio regional pueden ser buenos socios porque tienen redes activas alrededor de carriles clave. Mientras que los transportistas nacionales podrían enviar camiones a estas áreas, eso podría venir con el coste añadido de sacar un conductor de un volumen de red más denso. Los transportistas más pequeños también pueden ser socios fuertes porque están motivados para priorizar las necesidades del cargador, en lugar de solo proporcionar una relación transaccional.

Construir una cartera saludable de transportistas es un desafío. Los cargadores necesitan una base de socios fiables, pero también deben evaluar esas asociaciones y permanecer abiertos a trabajar con transportistas menos conocidos, las joyas ocultas. Estos transportistas de crecimiento más pequeño pueden complementar a los transportistas principales en la red del cargador. La mejor manera de lograr ese equilibrio es usando datos de transporte fiables.

Mirando más allá del «número de ahorro»

Para la mayoría de los ejecutivos de transporte, el ahorro y la evitación de costes son la línea final al trabajar con consultores y socios: ¿Cuánto me vas a ahorrar? ¿Cuál es el ROI? Los números de ahorro se basan en datos antiguos, representando cómo era la red de transporte el año pasado, previsiones de ventas y el nivel de producción esperado en plantas de fabricación. Todos los involucrados saben que son solo estimaciones, y que las cosas ciertamente cambiarán en los próximos meses. Los ahorros en este contexto nunca están garantizados.

Existen métricas más sólidas que pueden proporcionar más insights y mayor valor a una estrategia de transporte. ¿Está el cargador cumpliendo los requisitos de recogida y entrega a tiempo de sus clientes? ¿Está el cargador trabajando dentro del presupuesto establecido para su red de transporte? Esos objetivos deberían ser tan importantes como reducir los costes de transporte, basados en un número de ahorro subjetivo definido al inicio del proceso de RFP.

La necesidad de datos de transporte precisos

En una época en que el comercio electrónico y el envío directo al consumidor se vuelven cada vez más vitales para muchas cadenas de suministro, el transporte es una parte esencial para ejecutar una estrategia efectiva.

Asegurar que los cargadores configuren y operen las mejores redes posibles ayudará a los equipos de transporte a mantenerse dentro del presupuesto, mientras diferencian a sus empresas de la competencia. Poder acceder a la mayor cantidad de datos posible, interpretar esos datos, identificar tendencias clave y usarlos para identificar los mejores socios es crítico para una cadena de suministro ágil.

La importancia de estos datos se extiende más allá del proceso de RFP. Por ejemplo, la visibilidad de datos podría identificar la ubicación más ventajosa para una nueva instalación de distribución, basándose en la entrada y salida de camiones en una zona particular. Ese conocimiento posiciona al cargador para acceder fácilmente a vehículos que acaban de entregar flete y necesitan recoger una nueva carga.

El primer paso hacia una red de transporte más eficiente y efectiva es encontrar socios de cadena de suministro y consultores expertos que puedan proporcionar acceso a una amplia gama de datos valiosos. Estos socios pueden ayudar a los cargadores a aplicar esa información a una estrategia de transporte efectiva, mientras monitorizan el desempeño y proporcionan orientación sobre iniciativas de mejora continua.

Las relaciones son importantes. Las historias y la experiencia en torno al servicio y la fiabilidad ayudan en la toma de decisiones. Pero los datos tienen su propia historia que contar.

Heather Mueller es directora de operaciones de Breakthrough Supply Chain.