Calcula con Precisión el Coste de Empleados con Gastos Generales: Guía Completa

El coste directo es un indicador principal de cuánto gasta una empresa en recursos y equipos para producción. Este es un buen comienzo para entender cuánto cuesta producir un producto. Lo que no se tiene en consideración es el coste indirecto para la producción. Los empleados generalmente no se incluyen en el coste directo y a menudo se descuidan al determinar el coste final de producción. Pero, ¿qué cuesta realmente la producción directa vs indirectamente?

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Coste General (Overhead)

En los negocios, el coste general a menudo se refiere a gastos operativos del negocio. Esto también se refiere como gasto operativo. El overhead puede resumirse como el coste indirecto asociado con materiales utilizados para mano de obra directa. Generalmente se categorizan en tres ramas principales; coste de material indirecto, mano de obra indirecta, y todos los demás productos misceláneos. El overhead es un componente de coste muy importante junto con costes directos de materiales y mano de obra directa. Ejemplos de coste overhead incluyen alquiler, gas y electricidad. Los costes overhead incluyen algunos de los siguientes:

• Mano de obra indirecta

• Impuestos de Nómina

• Beneficios Adicionales para Empleados

• Seguros

• Gastos de Oficina y Suministros

• Depreciación

• Automóviles

• Alquiler

• Reparaciones y Mantenimiento

• Coste de Marketing

• Coste de Instalaciones

• Coste de Capital

El coste overhead no está solo asociado con mantener las luces encendidas en la empresa. Los suministros usados por empleados son uno de los costes overhead que pueden variar de empresa a empresa, y no hay una etiqueta de precio finita en cuánto puede ascender. Poner una etiqueta de precio al salario de un empleado es una cosa, pero calcular cuánto les estás pagando realmente, con overhead, versus idealmente son dos discusiones separadas.

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Costes Overhead Obvios

El salario es el indicador principal que la mayoría de la gente usa para identificar lo que un empleado realmente vale. El salario es un gasto de negocio y las empresas lo usan como medio de poner una etiqueta de precio a la posición de un empleado. Varias cosas vienen a la mente al determinar un salario,

• ¿Cuánto vale esta posición en la empresa?

• ¿Cuánto más beneficiaría este empleado a la empresa?

Esto puede ser más fácil de estimar para posiciones que directamente traen dinero, pero ¿qué pasa con el personal que no trae flujo de dinero? Por ejemplo, personal administrativo y de soporte. Proporcionan una forma indirecta de dinero a la empresa, ahorrando dinero en lugar de gastar.

Cada posición tiene su lugar y determinar lo que vale se basa en la empresa y sus demandas para el empleado. Esta es una medida directa del valor de un empleado para la empresa y una muy obvia. La mayoría de la gente cree que este es el coste overhead principal y único de los empleados, pero esa no es toda la historia. Recuerda que el coste overhead de empleado para, digamos, una posición administrativa sería diferente para un diseñador de ingeniería eléctrica.

Tasa de Overhead

La tasa de overhead es el coste indirecto total para un período de reporte específico, dividido por medidas de asignación. A menudo las empresas entienden qué es el coste overhead y a menudo compensan por ello a través de precios de productos e impuestos. Algunos no entienden que las tasas overhead varían de una empresa a otra y necesitan ser investigadas más a fondo para medir ingresos. Lo último que nadie quiere ver es que las ventas de ingresos proyectados sean subestimadas y los márgenes de beneficio bajos.

Las empresas que entienden este principio saben que cuando se contrata a cualquier nuevo empleado no solo hay que considerar el salario base, sino también los elementos indirectos que el individuo usará para cumplir adecuadamente su rol. Esto incluye cosas como suministros de oficina, espacio de trabajo, uso de servicios públicos, y mucho más. Estos elementos son difíciles de cuantificar en dólares y a menudo se promedian de todos los empleados en la empresa. Esto permite a la empresa poner una cantidad real en dólares al precio de un empleado. La tasa de overhead es un multiplicador multiplicado por el salario base del empleado. Esta es una cantidad mejor aproximada de dinero que una empresa paga a un empleado.

Este artículo se sumergirá en las áreas específicas que influyen directamente en el coste overhead del empleado. Esta guía ayudará a poner en perspectiva dónde y a cuánto pueden ascender los costes overhead y por qué no deberían subestimarse.

Suministros Operativos

Generalmente los suministros operativos son un coste relativamente menor de operaciones diarias, pero deben incluirse en la estimación de coste operativo o de fabricación. Tales costes incluyen artículos misceláneos como aceites de lubricación para fabricación, suministros de oficina, gráficos de instrumentación, y más. Los detalles de lo que se debe considerar overhead de suministro operativo es a veces un área gris y algunas empresas usan un porcentaje de la nómina como base. Este porcentaje puede variar, por ejemplo, una planta de generación de energía, desde unos pocos porcentajes hasta 20% o más, dependiendo si artículos de mantenimiento rutinario y suministros se contabilizan en la estimación.

Los costes promedio de suministros de oficina se calculan de varias maneras. Uno que a menudo se usa es el coste por empleado, una cifra que puede variar desde unos pocos cientos de dólares por año a más de mil, dependiendo de factores como la industria y la naturaleza del negocio, así como el tamaño de la organización, cultura y políticas. Una buena regla general es $200 dólares por persona por año para corporaciones. Esto es solo una estimación si los gastos exactos de suministros de oficina no se contabilizan.

Coste de Instalaciones

A menos que estés contratando a alguien que viaje continuamente, la mayoría de los empleados van a requerir espacio de trabajo. Obviamente el alquiler por pie cuadrado varía dependiendo del alquiler mensual de las instalaciones. Pero, ¿cuántos pies cuadrados necesita un empleado? De nuevo esto varía, pero hay algunas directrices. Los cubículos de trabajo son típicamente 8' x 8' de tamaño y las oficinas privadas varían en tamaño. Cuando añades espacio común usualmente es una adición de 225 a 250 pies cuadrados. Conocer el alquiler total de la instalación vs pies cuadrados dará mejor perspectiva sobre cuánto cuesta un pie cuadrado. Amueblar el espacio, incluso con cubículos de trabajo usados probablemente costará $2000 como mínimo, para la computadora, monitor, silla de escritorio, y más.

Otro Equipamiento

Lo básico hoy en día para trabajadores de alta tecnología u oficina tienen que incluir una computadora y teléfono. Incluso con disminuciones en precios de PC, calcula $1000, o más, para una computadora, $500 a varios miles para software y $250 a $300 inicialmente por teléfono en promedio cuando consideras la instalación. No olvides que todos los softwares existentes requerirán una actualización en algún momento, lo que requerirá más fondos en el futuro. Algunos empleados, por ejemplo un diseñador de ingeniería eléctrica, necesitarían equipamiento de seguridad para uso en áreas peligrosas, esto podría incluir artículos como gafas de seguridad y guantes, tapones para oídos, batas de laboratorio, y botas de trabajo.

Beneficios para Empleados

Los beneficios para empleados, también llamados beneficios adicionales, incluyen varios tipos de compensación no salarial proporcionada por el empleador. Ejemplos de estos beneficios incluyen: vivienda, seguro médico, beneficios de jubilación, guardería, reembolso de matrícula, baja por enfermedad, vacaciones, participación en beneficios, y otros beneficios especializados. Las empresas ofrecen beneficios como creen mejor para los empleados. Los beneficios no son necesariamente incluidos para cada posición y algunas empresas ofrecen una cantidad máxima de beneficios, mientras que otras no ofrecen ninguno.

Seguro de Coche de Empresa

Si el nombre de tu empresa está en el título del vehículo, necesitarás comprar seguro de auto comercial. Si el vehículo es propiedad de un individuo, debes comprar un seguro de auto personal. El seguro de auto comercial suele ser dos a tres veces más caro que el seguro de auto personal. ¿Por qué es esto? El riesgo es mayor ya que varios individuos conducen para una empresa, en lugar de una sola persona. Aunque las primas de seguro comercial son más caras, el seguro comercial ofrece más cobertura que el personal.

Impuestos

Los impuestos se imponen a los empleadores basándose en cuánto pagan a sus empleados. Hay dos tipos de impuestos. El primer tipo son impuestos que los empleadores están obligados a retener del salario del empleado, también conocido como retención de impuestos, y a menudo cubriendo pago anticipado de ingresos y varias formas de seguro. El segundo tipo es un impuesto que se paga de los propios fondos del empleador y que está directamente relacionado con emplear a un trabajador. Estos pueden consistir en cargos fijos o ser proporcionalmente vinculados al salario de un empleado. Los cargos pagados por el empleador usualmente cubren la financiación del empleador o el sistema de seguridad social, y otros programas de seguros.

Ejemplo de Empleado

Veamos un ejemplo de empleado y veamos qué le cuesta realmente a la empresa. La compensación horaria de un diseñador de ingeniería eléctrica es $28, o $70,000 nómina bruta anual. Como empleador investigas y encuentras que el diseñador de ingeniería eléctrica tiene una variedad de costes adicionales adjuntos a la posición:

• $5,880 para impuestos de nómina (basado en porcentaje de impuestos locales)

• $7,000 para seguro de compensación de trabajadores (a $10 por $100)

• $350 para seguro médico (basado en $350 por mes)

• $2,100 para beneficios de jubilación (3% de compensación)

• $720 para celular, teléfono y/o costes de internet ($60 por mes)

• $200 para equipamiento de seguridad ($125 botas de trabajo, $50 bata de laboratorio, $25 gafas y guantes de seguridad)

• $6,000 en uso de vehículo de empresa (depreciación, gas, reparación, licencia, seguro, etc)

• $300 para suministros y uso de equipamiento administrativo ($25 por mes)

• $1,750 para bonos anuales (basado en 2.5% del salario)

• $500 para tasas de formación, seminarios, etc

• $2,400 para gastos de viaje (incluye pasajes aéreos, alojamiento y comidas)

Totalizando un adicional de $27,200.

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Calculando el Tiempo Real del Empleado

Ahora determinemos cuántas horas el diseñador de ingeniería eléctrica está potencialmente disponible para trabajo de la empresa. Empecemos con 52 semanas/año x 40 horas/semana = 2,080 horas.

Luego deducirás el tiempo no productivo pagado del ingeniero eléctrico para el año (estos valores se usan como ejemplo y varían por empresa).

• Asumir 9 días festivos

• 14 días de vacaciones

• 8 días de enfermedad o personales

• 2 semanas de seminarios de formación

Esto son 45 días, u 360 horas, dejando un total de 1,720 horas disponibles para trabajar.

Luego deducirás dos horas de las 43 semanas restantes para reuniones administrativas misceláneas, control de tiempo, resolución general de problemas o tiempo de preparación, etc. Esto reduce el tiempo de producción disponible en otras 86 horas, dejando un total de 1,634 horas de trabajo disponibles para el diseñador de ingeniería eléctrica.

Los Resultados

El coste adicional de Carga Laboral del diseñador de ingeniería eléctrica totalizó más de $27,000. Esto lleva el coste anual total del ingeniero eléctrico a $97,200. El coste de carga laboral por hora de producción para la empresa es $59.49 por hora de producción/proyecto ($97,200 / 1,634 horas), o $0.99 por minuto.

Para calcular la tasa de carga laboral (%) del diseñador de ingeniería eléctrica por hora de producción (trabajo), deduce la tarifa horaria del ingeniero del coste totalmente cargado del individuo ($59.49 - $28 = $31.49). Esto indica que el coste adicional para tener al ingeniero eléctrico en el trabajo, cuando se computa como porcentaje, añade 113% ($31.49/$28 * 100) a la tarifa horaria base del ingeniero eléctrico.

El diseñador de ingeniería eléctrica es un activo verdaderamente costoso y valioso cuyo tiempo debe asignarse cuidadosamente. Y los costes relacionados deben medirse y monitorearse de cerca.

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Nota Adicional

El contenido de este artículo es para abrir tus ojos y entender verdaderamente el coste de empleado dentro de cualquier empresa. Recuerda que calcular el coste de empleado no es tan simple como el ejemplo presentado y las tasas pueden cambiar basadas en la región donde la empresa está ubicada. El ejemplo es un medio de poner el coste overhead en perspectiva. No puedes tomar las cosas al valor nominal y esperar que el único coste para la empresa, por empleado, sea el salario base ofrecido. El coste overhead es tan importante como el coste directo. El coste overhead debe entenderse ya que puede hacer o romper los ingresos esperados de una empresa, si se toma o no en cuenta. Recuerda monitorear el gasto overhead y ganar un coste real de lo que tu empresa paga por cada uno de sus overheads.

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