El papel estratégico de la IA en la transformación digital y la automatización

Resumen: El papel de la IA en la transformación digital y la automatización

La IA avanza rápidamente y está remodelando la automatización y la gestión de procesos en todos los sectores. Para prepararse, las empresas deben definir claramente sus objetivos de transformación digital y comprender la diferencia entre digitalización (convertir papel a digital) y digitalización (usar datos digitales para transformar procesos).

La adopción exitosa de la IA se basa en la captura de datos estandarizada y consistente, y en la implicación de los empleados para identificar mejoras en los procesos. La automatización impulsada por IA aumenta la productividad, reduce el error humano y apoya el cumplimiento normativo mediante monitorización en tiempo real y flujos de trabajo estandarizados. Las organizaciones que adopten estos cambios obtendrán una ventaja competitiva en el panorama industrial en evolución.

Bradley Flook, director de ingresos de Intoware, explora el papel que la inteligencia artificial puede desempeñar para mejorar la automatización, analizando los pasos que las empresas deben dar para prepararse.

Digitalización frente a digitalización

Aunque suenan similares, significan cosas totalmente distintas.

La digitalización resume el paso a, literalmente, digitalizar documentos en papel —convertirlos en bits y bytes.

Desde fotografías hasta documentación importante de la empresa, cada vez más elementos en los que confiábamos en papel han pasado al ciberespacio, aportando una mejor salvaguarda de la información y haciéndola más accesible que nunca.

"Con procesos digitales que garantizan la captura de datos, las organizaciones pueden desbloquear valiosos insights sobre las operaciones empresariales —desde los tiempos de finalización de tareas hasta la identificación de cuellos de botella e ineficiencias."

Sin embargo, este proceso por sí solo no transformará un negocio. La digitalización sí lo hará.

La digitalización es cuando los datos de una organización se procesan a través de tecnologías digitales avanzadas y se utilizan para la transformación digital dentro del negocio.

Los datos digitalizados se capturan y procesan, presentando una gran cantidad de información que permite a una empresa analizar sus sistemas y procesos y, a su vez, impulsar cambios importantes en su forma de operar.

El investigador pionero en transformación digital, George Westerman, lo resume perfectamente: "Cuando la transformación digital se hace bien, es como una oruga convirtiéndose en mariposa; cuando se hace mal, solo tienes una oruga muy rápida".

El valor de los datos

Aunque la digitalización de documentos y la introducción de tecnología digital para gestionar procesos es un gran paso, no es suficiente por sí sola, especialmente con la IA ahora en la mesa.

Está bien documentado que el auge de la IA tiene el potencial de transformar por completo sistemas y procesos, pero hacerlo con éxito depende de tener los procesos adecuados de captura de datos en toda la organización desde el principio.

Esta información proviene inicialmente de la intervención humana, situando a los empleados en el centro de cualquier estrategia de digitalización e IA para comprender cómo trabajan, qué puntos de contacto de datos existen y colaborar con ellos para identificar áreas que podrían agilizarse para ser más productivas y eficientes.

Con procesos digitales que garanticen la captura de datos, las organizaciones pueden desbloquear una gran cantidad de insights valiosos sobre las operaciones empresariales —desde el tiempo que se tarda en completar tareas hasta los cuellos de botella que se producen. Estos datos proporcionan los cimientos sólidos necesarios para aprovechar la IA eficazmente en toda la organización.

Reducción del error humano

Proporcionar a las herramientas de IA datos de la empresa con los que trabajar requiere su propio proceso, para garantizar que la información sea estandarizada y consistente.

Si se describe manualmente una tarea o un proceso, o se permite a la plantilla dar sus propias respuestas personalizadas a preguntas o solicitudes basadas en tareas, siempre habrá un mayor riesgo de error.

Las personas describen naturalmente los elementos o procesos de formas diferentes, pero esto puede causar problemas al introducir datos en herramientas de automatización de flujos de trabajo y utilizar IA.

Estandarizar esta información, permitiendo a las personas elegir de una lista predefinida o usar indicaciones estandarizadas, elimina inconsistencias y, a su vez, mejora la calidad de los datos recopilados, asegurando uniformidad en los procesos de la organización y dando a la IA información clara y consistente con la que trabajar.

"La IA no va a desaparecer —ha venido para quedarse y ya está moldeando la forma en que trabaja la industria, rápidamente. Mantener el ritmo será clave para las organizaciones que busquen mantenerse competitivas a medida que evoluciona la tecnología."

Potenciando la IA para la automatización

Una vez iniciada la transformación digital, con procesos de captura de datos estandarizados y empleados involucrados e invertidos en los cambios, las herramientas de IA pueden ponerse a trabajar apoyando a las organizaciones en la creación rápida y sencilla de flujos de trabajo y procedimientos digitales, aumentando la productividad y reduciendo la posibilidad de error humano en general.

Un buen ejemplo es el cumplimiento normativo de la empresa con estándares y regulaciones del sector —algo de vital importancia para la industria.

La automatización de flujos de trabajo impulsada por IA puede ejecutar los pasos necesarios para cumplir requisitos de cumplimiento, como tareas de mantenimiento preventivo, certificaciones, requisitos de formación e intercambio de documentación, y crear casi instantáneamente procesos digitales estandarizados para que la plantilla los siga, asegurando que cada acción se realice correctamente, se documente y sea verificable.

Además, los sistemas de IA pueden facilitar la monitorización e informes en tiempo real, alertando a los equipos sobre posibles problemas de cumplimiento antes de que escalen.

"La automatización de flujos de trabajo impulsada por IA puede cumplir requisitos de cumplimiento casi instantáneamente, creando procesos digitales estandarizados que aseguran que cada acción se realice correctamente, se documente y sea verificable."

Cambio transformador

La IA no va a desaparecer —ha venido para quedarse y ya está moldeando la forma en que trabaja la industria, rápidamente. Estamos en medio de una revolución y el papel de la IA en la automatización de flujos de trabajo solo va a crecer. Mantener el ritmo será clave y son las organizaciones que pongan en marcha ahora los procesos adecuados para trabajar con IA las que se mantendrán competitivas a medida que la tecnología evolucione aún más, marcando un cambio transformador en el futuro de la gestión de procesos.

Preguntas frecuentes: Transformación digital e IA en la automatización

¿Cuál es la diferencia entre digitalización y digitalización?
La digitalización es convertir documentos en papel a formato digital y la digitalización es usar datos digitales para transformar y optimizar procesos empresariales.

¿Por qué es importante la estandarización de datos para la IA?
Garantiza consistencia y precisión en la entrada de datos, reduciendo errores y proporcionando a la IA información fiable para automatizar flujos de trabajo eficazmente.

¿Cómo reduce la IA el error humano en la automatización?
Creando flujos de trabajo digitales estandarizados y limitando la entrada manual o variada, la IA minimiza inconsistencias y errores en los procesos.

¿Qué beneficios aporta la IA a la gestión del cumplimiento?
La IA puede automatizar tareas de cumplimiento, documentación y monitorización, alertando a los equipos sobre problemas antes de que escalen y asegurando acciones verificables.

¿Por qué deben participar los empleados en las estrategias de IA y transformación digital?
Aportan insights críticos sobre flujos de trabajo y puntos de datos existentes, ayudando a identificar ineficiencias y mejorar la adopción de nuevos sistemas.

¿Es necesaria la adopción de IA para mantenerse competitivo?
Sí, a medida que la IA evoluciona se está volviendo integral para la gestión eficiente de procesos y la automatización en todos los sectores.

¿Cuál es el primer paso que deben dar las empresas para aprovechar la IA?
Establecer objetivos claros de transformación digital y asegurar que existan procesos robustos y estandarizados de captura de datos.