El papel estratégico de la IA en la transformación y automatización digital

TL;DR:El papel de la IA en la transformación y automatización digital

La IA está avanzando y remodelando rápidamente la automatización y la gestión de procesos en todas las industrias. Para prepararse, las empresas deben definir claramente sus objetivos de transformación digital y comprender la diferencia entre digitalización (convertir papel en digital) y digitalización (utilizar datos digitales para transformar procesos).

La adopción exitosa de la IA depende de la captura de datos consistente y estandarizada y de la participación de los empleados para identificar mejoras en los procesos. La automatización impulsada por IA mejora la productividad, reduce los errores humanos y respalda el cumplimiento mediante monitoreo en tiempo real y flujos de trabajo estandarizados. Las organizaciones que adopten estos cambios obtendrán una ventaja competitiva en el panorama industrial en evolución.

Bradley Flook, director de ingresos de Intoware, explora el papel que debe desempeñar la inteligencia artificial para ayudar a mejorar la automatización y explora qué pasos deben tomar las empresas para prepararse.

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Todos hemos sido testigos de la revolución digital que ha arrasado la industria en los últimos años. Términos como "fuerza laboral conectada" y "transformación digital" se han vuelto comunes en las salas de juntas y en el campo, a medida que surgen nuevas tecnologías que permiten a las empresas optimizar sus operaciones.

Sin embargo, con la inteligencia artificial (IA) evolucionando a un ritmo increíble y aproximadamente el 82 por ciento de los fabricantes informan planes para aumentar sus presupuestos en esta área durante los próximos 12 a 18 meses, la revolución digital solo se acelerará aún más.

Entonces, ¿qué deben hacer las organizaciones para prepararse? ¿Y qué beneficios traerá la IA cuando se trata de automatización y gestión de procesos?

Lo primero es lo primero:es vital que las empresas tengan claros los objetivos de su viaje de transformación digital.

Esto comienza volviendo a lo básico, comprendiendo la diferencia entre digitalización y digitalización.

Digitalización vs Digitalización

Los dos términos suenan similares pero significan cosas completamente diferentes.

La digitalización resume el movimiento para, literalmente, digitalizar documentos en papel, transfiriendo elementos en bits y bytes.

Desde fotografías hasta documentación importante de la empresa:cada vez más elementos para los que dependíamos del papel se han trasladado al ciberespacio, lo que mejora la protección de la información y hace que las cosas sean más accesibles que nunca.

"Con procesos digitales implementados para garantizar la captura de datos, las organizaciones pueden desbloquear información valiosa sobre las operaciones comerciales, desde los tiempos de finalización de las tareas hasta la identificación de cuellos de botella e ineficiencias".

Sin embargo, este proceso por sí solo no transformará un negocio. Digitalización voluntad.

La digitalización se produce cuando los datos de una organización se procesan a través de tecnologías digitales avanzadas y se utilizan con fines de transformación digital dentro de una empresa.

Los datos digitalizados se capturan y procesan, presentando una gran cantidad de datos que permiten a una empresa analizar sus sistemas y procesos y, a su vez, impulsar cambios importantes en la forma en que opera.

El investigador pionero en transformación digital, George Westerman, lo resume perfectamente:"Cuando la transformación digital se hace bien, es como una oruga que se convierte en mariposa, pero cuando se hace mal, lo único que queda es una oruga realmente rápida".

El valor de los datos

Si bien la digitalización de documentos y la introducción de tecnología digital para gestionar procesos es un gran paso, no es suficiente por sí solo, especialmente con la IA ahora sobre la mesa.

Está bien documentado que el auge de la IA tiene el potencial de renovar completamente los sistemas y procesos, pero lograrlo con éxito depende de contar con el tipo adecuado de procesos de captura de datos en toda la organización desde el principio.

Esta información proviene inicialmente del aporte humano, lo que coloca a los empleados en el centro de cualquier estrategia de digitalización e inteligencia artificial para comprender la forma en que trabajan, los puntos de contacto de datos que existen y trabajar con ellos para identificar áreas que podrían optimizarse para ser más productivos y eficientes.

Con procesos digitales implementados para garantizar la captura de datos, las organizaciones pueden desbloquear una gran cantidad de información valiosa sobre las operaciones comerciales, desde el tiempo necesario para completar las tareas hasta cualquier cuello de botella que se produzca. Luego, estos datos proporcionan las bases sólidas necesarias para aprovechar la IA de manera efectiva en toda la organización.

Reducir el error humano

Sin embargo, proporcionar herramientas de inteligencia artificial con datos de la empresa para trabajar requiere un proceso propio para garantizar que la información esté estandarizada y consistente.

Si describe manualmente una tarea o un proceso, o permite que la fuerza laboral proporcione sus propias respuestas personalizadas a preguntas o solicitudes basadas en tareas, siempre habrá un mayor riesgo de error.

Naturalmente, las personas describen elementos o procesos de diferentes maneras, pero esto puede causar problemas al ingresar datos en herramientas de automatización del flujo de trabajo y utilizar IA.

Estandarizar esta información, permitiendo a las personas elegir de una lista previamente completada o usar indicaciones estandarizadas, elimina cualquier inconsistencia y, a su vez, mejora el estándar de los datos recopilados, garantizando la uniformidad en todos los procesos dentro de la organización y brindando a la IA información clara y consistente con la que trabajar.

"La IA no irá a ninguna parte:llegó para quedarse y ya está dando forma rápidamente a la forma en que funciona la industria. Mantener el ritmo será clave para las organizaciones que buscan seguir siendo competitivas a medida que la tecnología evoluciona".

Potenciar la IA para la automatización

Una vez que la transformación digital ha comenzado, con procesos estandarizados de captura de datos implementados y empleados involucrados e invertidos en los cambios, las herramientas de inteligencia artificial pueden comenzar a trabajar para ayudar a las organizaciones a crear flujos de trabajo y procedimientos digitales de manera rápida y sencilla, impulsando la productividad y reduciendo la posibilidad de error humano en todos los ámbitos.

Un buen ejemplo de esto es el cumplimiento de las empresas con los estándares y regulaciones de la industria, algo que es de vital importancia para la industria.

La automatización del flujo de trabajo impulsada por IA puede tomar las medidas necesarias para cumplir con los requisitos de cumplimiento, como tareas de mantenimiento preventivo, certificación, requisitos de capacitación e intercambio de documentación, y crear casi instantáneamente procesos digitales estandarizados para que los sigan los empleados, garantizando que cada acción se lleve a cabo de la manera correcta, esté documentada y verificable.

Además de esto, los sistemas de inteligencia artificial también pueden facilitar el monitoreo y la generación de informes en tiempo real, alertando a los equipos sobre posibles problemas de cumplimiento antes de que se agraven.

"La automatización del flujo de trabajo impulsada por IA puede cumplir con los requisitos de cumplimiento casi instantáneamente, creando procesos digitales estandarizados que garantizan que cada acción se lleve a cabo correctamente, esté documentada y sea verificable".

Cambio transformador

La IA no irá a ninguna parte:llegó para quedarse y ya está dando forma rápidamente a la forma en que funciona la industria. Estamos en medio de una revolución y el papel de la IA en la automatización del flujo de trabajo no hará más que crecer. Mantener el ritmo será clave y son las organizaciones que implementan los procesos correctos ahora para trabajar con IA las que seguirán siendo competitivas a medida que la tecnología evolucione aún más, marcando un cambio transformador en el futuro de la gestión de procesos.

Preguntas frecuentes:Transformación digital e IA en la automatización

¿Cuál es la diferencia entre digitalización y digitalización?
La digitalización es convertir documentos en papel a formato digital y la digitalización es utilizar datos digitales para transformar y optimizar los procesos comerciales

¿Por qué es importante la estandarización de datos para la IA?
Garantiza coherencia y precisión en la entrada de datos, reduce errores y proporciona a la IA información confiable para automatizar los flujos de trabajo de manera efectiva

¿Cómo reduce la IA el error humano en la automatización?
Al crear flujos de trabajo digitales estandarizados y limitar la entrada manual o variada, la IA minimiza las inconsistencias y los errores entre los procesos

¿Qué beneficios aporta la IA a la gestión del cumplimiento?
La IA puede automatizar las tareas de cumplimiento, la documentación y el monitoreo, alertando a los equipos sobre los problemas antes de que escale y garantizando acciones verificables

¿Por qué los empleados deben participar en las estrategias de transformación digital e IA?
Proporcionan información crítica sobre flujos de trabajo existentes y puntos de datos que ayudan a identificar ineficiencias y mejorar la adopción de nuevos sistemas

¿Es necesaria la adopción de la IA para seguir siendo competitivo?
Sí, a medida que la IA continúa evolucionando, se está volviendo parte integral de la gestión y automatización eficiente de procesos en todas las industrias

¿Cuál es el primer paso que deberían dar las empresas para aprovechar la IA?
Establezca objetivos claros de transformación digital y garantice que existan procesos de captura de datos sólidos y estandarizados