Conexiom: Cómo la precisión del 100% en la entrada de datos impulsa la lealtad del cliente y la eficiencia de la cadena de suministro

En el complejo mundo de la logística de cadena de suministro, despachar el producto correcto en la cantidad correcta rápidamente es una ventaja competitiva. Para cualquier fabricante o distribuidor mayorista, este proceso necesita ser lo más rápido y libre de errores posible. Pero no es una hazaña fácil. Cuando está procesando cientos de pedidos diarios, hay muchos puntos donde el proceso de entrada de datos y procesamiento de pedidos puede salir mal.

Desafíos de la entrada manual de datos

Cualquier error es mala noticia. Ineficiencias y errores pueden llevar a ciclos de pedido retrasados, pagos más lentos, márgenes de beneficio menores y erosión de la lealtad del cliente. Desafortunadamente, la mayoría de las organizaciones aún dependen del procesamiento manual de pedidos de venta. La mayoría de los pedidos llegan por correo electrónico, algunos de estos pedidos pueden tener cientos de líneas, haciendo que la entrada manual de datos y el procesamiento de pedidos sea un verdadero desafío. La mayoría de los pedidos requieren al menos uno o más toques manuales antes de convertirse en pedidos de venta. Pero cada instancia de interferencia humana introduce la oportunidad de errores humanos naturales. A pesar de las mejores intenciones, los errores son inevitables.

Mejora del proceso de entrada de pedidos

¿La mejor solución? Implementar la mejora definitiva en el proceso de entrada de pedidos y eliminar completamente el elemento humano del procesamiento de pedidos, mientras se siguen introduciendo datos en el sistema ERP. Confiar en EDI y portales web es una buena solución para un pequeño número de clientes. Pero para pedidos por correo electrónico (que representan la gran mayoría de pedidos), la automatización de pedidos de venta sin contacto es la forma de transformar sin problemas las órdenes de compra en transacciones consumibles por máquinas.

Sin embargo, encontrar la solución correcta va más allá del componente de automatización. Se trata de encontrar una solución que ofrezca 100% de precisión en la entrada de datos. ¿Por qué? Considere el impacto de menos del 100% de precisión. Imagine que su cliente de toda la vida, Bill, realiza un único pedido de 300 líneas. Con 98% de precisión, eso generaría un par de errores. Es fácil entender por qué Bill no estaría impresionado. Incluso podría estar lo suficientemente molesto como para considerar llevar su negocio a otra parte.

La precisión en el procesamiento de pedidos es clave

Antes de que eso ocurra, exploremos el impacto de los esfuerzos de resolución. Primero, está el coste de mano de obra extra para resolver los errores. Hay tiempo involucrado en recibir la no tan agradable llamada de Bill, así como revisar el pedido de venta, compararlo con el pedido original del cliente e identificar el error. Y como esto es una emergencia, la situación también requiere que pause la entrada de otros pedidos de clientes hasta que se resuelva el asunto.

Una vez que los artículos correctos se han reunido en un pedido urgente y verificado dos veces (porque no puede permitirse cometer otro error), el pedido va al almacén para recolección y empaque. Luego está el coste de flete urgente. Después de todo, tiene que llevar los productos correctos allí sin más demoras. Hacer esperar a Bill un momento más de lo necesario solo lo agravará, así que el precio no importa.

Luego está la decisión de qué hacer con el producto incorrecto. Eso puede involucrar tarifas de envío de devolución o amortización de materiales. Luego, a veces hay un ajuste de precio en la factura, ya sea por los bienes correctos o a veces de buena fe para ganarse una segunda oportunidad. Luego es hora de volver a procesar el cuello de botella de pedidos que se han estado acumulando mientras se salía de este lío.

En resumen, los costes de penalización se suman. Rápido. Con entrada de datos automatizada y procesamiento de pedidos que es 100% preciso, lo contrario es cierto. Sin errores, no hay costes extra en espiral. Y Bill se mantiene contento. Pero más que eso, activamente desbloquea ahorros. Cuando moderniza el proceso de transformación de documentos electrónicos entrantes en transacciones 100% precisas y consumibles por máquinas, capitaliza una cantidad masiva de valor empresarial sin explotar.

Mejoras en la entrada de datos: Conexiom y Diversey:

Por ejemplo: Con Diversey, la plataforma Conexiom ha eliminado la entrada manual del 87% de las líneas de pedido (1,9 millones en total). Anteriormente, se requerían 57 FTEs para ingresar pedidos manualmente. Ahora, 50 de esos 57 pueden enfocarse en actividades que aumentan el nivel de servicio al cliente e impulsan la cuota de mercado. Mientras tanto, la entrada de datos y el procesamiento de pedidos ocurren más rápido que antes, con menos errores.

Mejoras en la entrada de datos: Conexiom y Grainger:

En Grainger, la plataforma Conexiom ha reducido el tiempo entre el pedido por correo electrónico y el envío despachado a 15 minutos. El 95% de los pedidos se procesan en menos de dos minutos, sin errores. El 83% de los pedidos requirieron cero intervención de personal humano, y el coste por pedido ha bajado de 4,50$ a 0,96$.

Cuando se trata de entrada de datos y procesamiento de pedidos, las resoluciones de errores son caras. Disuelven cualquier esperanza de beneficio en una transacción y le cuestan dinero. Peor aún, podría perder un cliente. Los costes de adquisición de nuevos clientes son mucho más altos que retener a los existentes, así que es una proposición perdedora. Y esta es exactamente la razón por la que elegir una solución con menos del 100% de precisión es inaceptable para el negocio moderno.