Conozca las principales aplicaciones de colaboración para usuarios remotos

Los miembros del equipo no siempre están en la misma oficina, o pueden estar viajando en los sitios de clientes o proveedores. Las empresas se enfrentan a una escasez de habilidades críticas, por lo que contratan personas independientemente de su ubicación. Las empresas en general están aumentando su número de oficinas y ubicaciones remotas, aprovechando la tecnología moderna que facilita la distribución. Estas situaciones han obligado a las empresas a depender de herramientas de colaboración para aumentar o reemplazar la comunicación cara a cara para los miembros del equipo del proyecto.

El mercado de software de herramientas de colaboración está creciendo a medida que las empresas recurren a nuevas herramientas para simplificar la colaboración. Global Market Insights proyecta una tasa compuesta anual del 13% hasta 2024, para un mercado de 8.500 millones de dólares para aplicaciones de colaboración. Eso parece pequeño en comparación con los $ 42 mil millones pronosticados por Markets and Markets. La disparidad puede deberse a las distintas definiciones de lo que es una aplicación de colaboración, que puede variar desde el almacenamiento en línea que permite el acceso a archivos compartidos hasta aplicaciones como Microsoft Office 365 o cualquier otra cosa intermedia. A continuación, presentamos algunas de las mejores herramientas del mercado.

1. Aplicaciones de colaboración de documentos

Microsoft Office 365 ofrece versiones para usuarios o empresas, con licencias que varían según la amplitud de las aplicaciones involucradas. Todas las versiones incluyen Office básico (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) en la nube y en el escritorio, así como almacenamiento en línea en OneDrive. Los usuarios pueden compartir el acceso a carpetas o documentos individuales en OneDrive y editarlos de forma simultánea o individual mientras el software realiza un seguimiento de todas las versiones. A los usuarios les gusta Office 365 porque no hay una gran curva de aprendizaje con las aplicaciones familiares de Office. Las versiones empresariales de Office 365 incluyen SharePoint para el almacenamiento y uso compartido de archivos seguros con seguridad de nivel empresarial.

Google Apps es similar y ha logrado avances en el espacio de la colaboración documental, particularmente con la Generación X. Sin embargo, sus herramientas no están tan completas como las de Microsoft.

2. Aplicaciones de almacenamiento

Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive, IBM Box, Azure e incluso Amazon AWS ofrecen almacenamiento en la nube que se puede utilizar como una herramienta de colaboración al permitir a los usuarios almacenar y compartir de forma segura varios archivos. Las mejores herramientas proporcionan sincronización entre versiones de archivos en el escritorio y en la nube, por lo que los usuarios siempre están trabajando con las últimas versiones.

Si el propósito de la herramienta es simplemente compartir el acceso a los archivos y no la colaboración real, cualquiera de estas herramientas funciona bien. Pero si el propósito es aprovechar la capacidad intelectual combinada del equipo, una opción que permite la edición en tiempo real por parte de varios usuarios es inmejorable.

3. Aplicaciones de conferencias

GoToMeeting, AT&T Connect, UberConference, Google Video &Chat y Microsoft Skype for Business de Cisco permiten conferencias de video o audio sencillas que pueden hacer que las reuniones virtuales sean simples y rentables. Alentar a los usuarios a usar sus cámaras de video durante las llamadas ayuda a fomentar la sensación de trabajar juntos siempre que el ancho de banda de la red lo permita. De lo contrario, puede convertirse en un ejercicio de frustración. (Por supuesto, conocemos una herramienta de monitoreo que puede ayudar con eso).

Hay literalmente cientos de sistemas de colaboración disponibles. Además de los que se enumeran aquí, algunos para consultar incluyen Slack, Wimi, Bitrix, HipChat, SamePage y Zoom. La calidad y la amplitud de las herramientas varían en todo el mapa y es posible que no siempre se alineen con el precio, por lo que vale la pena realizar evaluaciones cuidadosas. El punto más importante para verificar es la seguridad, seguido de la utilidad. También querrá considerar el SLA y el soporte disponible para cada uno, junto con las integraciones y las expectativas de rendimiento. Estas cosas serán muy importantes, especialmente para ubicaciones remotas sin recursos de TI.