5S Desmitificado: Principios Fundamentales para Construir una Cultura Lean

En el post del viernes repasé las iniciativas Lean desde un nivel alto, y cómo los elementos de 5S son parte integral de una iniciativa lean. El pensamiento y metodologías Lean son una parte importante de crear eficiencia, aumentar colaboración y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente, todo en un esfuerzo por aumentar la línea de fondo de tu empresa. Ahora, como se mencionó en algunos comentarios que he recibido en grupos de LinkedIn, el pensamiento Lean es una mentalidad cultural en tu empresa. Hay muchas herramientas para ayudarte en esto, pero si no se adopta desde el liderazgo hacia abajo, lean no es tan efectivo. Una de estas herramientas y metodologías son los elementos de 5S. Si te preguntas ahora, "¿Qué es 5S?", no te preocupes, lee lo de abajo y estarás preparado para leer el resto de mi serie LEAN en las próximas semanas. Como siempre, siéntete libre de enviarme un email o conectar conmigo en LinkedIn para que podamos discutir más o pueda consultarte sobre cómo hacer tu instalación más lean.

¿Qué es 5S?

Si estás sentado ahí preguntándote qué es 5s o qué compone los elementos de 5s, no te inquietes, explicaré cada uno en detalle a continuación:

Qué es 5S: Clasificar (Sort)

Clasificar es la identificación de la organización física más exitosa del lugar de trabajo. Se ha definido variadamente como Clasificar, Sistematización o Simplificar. Es la serie de pasos por los cuales identificamos cosas que se mantienen en el lugar de trabajo cuando no deberían, o se mantienen en el lugar incorrecto. En términos simples, podemos identificar un área grande dedicada a herramientas o calibres, algunos de los cuales se necesitan regularmente y otros usados infrecuentemente. Esto trae todo tipo de problemas, incluyendo:

• Operadores incapaces de encontrar el artículo que necesitan, incapaces de ver el bosque por los árboles. El tiempo gastado buscando es un desperdicio y si solo mantuviéramos los artículos necesarios regularmente en una posición prominente ahorraríamos tiempo.
• Problemas de calidad cuando los calibres no se calibran a tiempo porque se mantienen demasiados.
• Problemas de seguridad cuando la gente tropieza con cosas.
• Casilleros y estanterías desordenando el lugar de trabajo dificultando moverse o verse y comunicarse.

Tenemos que eliminar materiales excedentes y (trabajo en proceso), WIP. Deberíamos

ver la reducción de inventario y WIP como parte de la implementación del enfoque lean o como un elemento de 5S. Los materiales e inventario excedentes, de hecho, son desperdicios. La respuesta es que mantener inventario y WIP al mínimo es simplemente una buena práctica usando sentido común.

El elemento mayor de Clasificar es simplemente una mirada crítica y objetiva al área. Involucrar equipos multifuncionales, o mirar las áreas de otros, es el primer paso. La gente tiende a ser ciega a fallas en su propio lugar de trabajo y un par de ojos frescos son útiles.

Otro elemento del enfoque estándar es el "etiquetado rojo" donde a los artículos se les da una etiqueta que dice qué es el artículo, en qué ubicación está, y cuándo fue identificado en esta ubicación. Luego dejamos el área por un tiempo y cualquiera que use el artículo lo anota. Volvemos algún tiempo después y podemos identificar fácilmente cosas que no se han movido, o usado. Los artículos que no se han usado pueden entonces potencialmente desecharse en esa área. Como primer pase, quizás deberíamos crear un área de cuarentena antes de tirar artículos, venderlos o retrabajarlos en algo más. Otros artículos pueden considerarse necesarios, pero usados infrecuentemente y así se puede encontrar una ubicación alternativa. Si el operador necesita una herramienta particular solo una o dos veces al mes, una caminata corta no es un problema, especialmente si el espacio ahorrado en el banco de trabajo ayuda a hacer el lugar de trabajo más productivo, o ayuda a abordar problemas de calidad.

Qué es 5S: Ordenar (Set)

Ordenar es la serie de pasos por los cuales la organización óptima identificada en el primer pilar, clasificar, se pone en práctica. La traducción estándar es orden, poner en orden, enderezar y estandarizar. El proceso de clasificar es esencialmente una continuación de lo descrito en la fase de Ordenar. Remover artículos para ser descartados o mantenidos en una ubicación alternativa creará espacio. Este espacio será visible y facilitará el diseño alternativo del área.

En algunos casos, por supuesto, hablamos de lo que un ajustador tendrá en su banco, o en estantes junto al banco. En otros casos, podemos estar considerando dónde deberíamos ubicar un equipo, por ejemplo, podemos reubicar una prensa de monedas para permitir que los artículos se completen en un área de trabajo en lugar de requerir un movimiento significativo por la tienda.

Esto es algo que también emprendemos al adoptar manufactura celular. Luego miramos cómo podemos reestructurar el contenido del trabajo para que ciertas operaciones puedan realizarse dentro del ciclo de otras: por ejemplo, podemos realizar una operación de recorte en un componente de acero mientras la prensa que lo produjo está ocupada creando el siguiente.

La estandarización incluye todos los elementos de establecer una forma consistente de hacer las cosas. Esto incluye metodologías de fabricación estándar, equipos y herramientas estándar, racionalización de componentes, estandarización de dibujos, consistencia en la documentación que acompaña el trabajo, diseño para fabricación (o ingeniería concurrente) y estandarización en los procesos administrativos que entregan trabajo a la planta y rastrean su progreso.

Todo esto podría decirse que es parte de un enfoque básico de Calidad Total. Las formas estándar de hacer las cosas deberían incluir a prueba de errores en todas las áreas del lugar de trabajo.

Qué es 5S: Limpiar (Shine)

Limpiar, barrer o limpieza se abordan en esta fase. El principio aquí es que todos somos más felices y, por tanto, más productivos en ambientes limpios y brillantes. Hay un elemento más práctico en que si todo está limpio está inmediatamente listo para usar.

No querríamos que un producto de precisión sea ajustado por una llave que está cubierta de grasa que puede meterse en algunos accesorios neumáticos o hidráulicos. No desearíamos comprometer un ensamblaje PCB por polvo metálico recogido de una superficie de trabajo sucia. Otros problemas son salud y seguridad (quizás resbalar en un charco de aceite, virutas volando a los ojos de la gente) y herramientas de máquina dañadas por refrigerante contaminado por grasa y polvo.

La tarea es establecer el mantenimiento de un ambiente limpio como un programa continuo, constante. Se debe reservar tiempo para limpieza cada día, o cada turno. (Un operador limpiando y lubricando su herramienta de máquina, detectará componentes desgastados o dañados antes de que ocurran problemas durante la producción.)

La limpieza es una gran parte del mantenimiento preventivo (PM). Limpiar componentes críticos de un equipo ya es un elemento de las actividades realizadas bajo la bandera PM.

La implementación de Limpiar gira en torno a dos elementos principales. Primero, esto identifica quién es responsable de qué áreas. Segundo, es el cronograma, que dice quién hace qué a qué horas y en qué días. Algunos de estos ocurren antes de que comience un turno, algunos durante el turno y algunos al final. De nuevo, esto recuerda mucho a lo que hacemos al adoptar PM.

El objetivo es minimizar el tiempo de inactividad necesario para mantener las instalaciones limpias.

Todos los operadores deben asegurar que el equipo necesario para limpiar esté siempre disponible, siempre listo para usar. El excelente paralelo a esto es la reducción de preparación. Estamos hablando de simplemente usar sentido común. No deseamos asignar 5 minutos para barrer una cama en un equipo de rectificado si el operador va a gastar 4 minutos encontrando su cepillo.

Qué es 5S: Estandarizar

Estandarizar puede pensarse como el medio por el cual mantenemos los primeros tres conceptos de 5S. Hay un peligro en cualquier actividad de mejora que una vez que se quita el foco y surge otra prioridad máxima, las cosas vuelven a como estaban antes (el sistema informal). Para prevenir una recaída al sistema informal pre-5S, establece un cronograma por el cual todos los elementos se revisan regularmente. Enfócate en controlar 5S y mantenerlo continuamente.

Continúa etiquetando en rojo las áreas, involucrando gente de otros departamentos del negocio para un sistema de verificación y equilibrio. Esto identificará dónde se han relajado los estándares. ¡No podemos dejar que se relajen después de la implementación de este sistema formal! Revisa todas las áreas mensual o trimestralmente para asegurar que 5S se mantiene adecuadamente y la disciplina sigue en su lugar.

Se puede implementar una lista de verificación donde los visitantes externos pueden marcar el área en una serie de criterios clave definidos al inicio del programa. ¿Las áreas de almacenamiento siguen claramente definidas? ¿El estante de herramientas todavía tiene contornos o perfiles claros para cada herramienta a almacenar? ¿El área cumple con los estándares generales de limpieza?

Qué es 5S: Sostener (Sustain)

La etapa final de sostener es disciplina. Sostener significa un programa de revisión formal y riguroso para asegurar que los beneficios del enfoque se mantengan.

Tenemos que hacer que la gente quiera seguir aplicando buenas prácticas en organización de taller y limpieza. En este sentido, disciplina es quizás un término desafortunado ya que implica gente forzada a hacer algo, con consecuentes penalidades si no lo hacen. Si esto debe hacerse para sostener 5S, tenemos que hacerlo después de la implementación.

Hay una serie de elementos para cualquier actividad de mejora continua en cualquier negocio. Por supuesto, cada organización varía con la historia y cultura de esa organización. Los puntos clave son:

• Comunicación. Necesitamos que la gente sea consciente de lo que intentamos lograr, y por qué.
• Educación. Necesitan entender los conceptos y las técnicas individuales.
• Recompensas y Reconocimiento. La gente necesita sentir que sus esfuerzos son reconocidos. Ya sea que la recompensa sea un gerente senior pasando y diciendo "eso está muy bien, bien hecho" o alguna forma de premio (ganancia financiera, premio o presentación formal de un certificado) depende de la organización.
• Tiempo. Si queremos que la gente gaste cinco minutos cada cuatro horas removiendo escombros del piso alrededor de su máquina, tenemos que asegurar que les permitimos este tiempo. No podemos dar esto como instrucción yet al mismo tiempo presionar por más tiempo gastado alcanzando metas de productividad.
• Estructura. Necesitamos identificar qué se debe hacer, por quién, y asegurar que los cronogramas se actualicen y sean claramente visibles.

Conclusión sobre Iniciativas Lean y Qué es 5S

Depende de la organización cómo mantener 5S una vez implementado. Tener a alguien en Alta Gerencia finalmente a cargo del programa 5S con tenientes de planta/oficina, ayudará, junto con Procedimientos Operativos Estándar (SOPs).

En última instancia, son las personas en la "planta" y en la oficina quienes lo mantienen con disciplina adecuada. Como se dijo antes, usa el buen sentido común para guiarte a través de iniciativas LEAN y 5S.