Estrategias para Mantener la Eficiencia del Almacén Durante el COVID-19

Mientras muchas industrias se ven afectadas por la pandemia de COVID-19 y se ven obligadas a cerrar operaciones, el sector logístico trabaja sin parar para asegurar la entrega fluida de suministros y otros artículos esenciales. Sin embargo, varios almacenes están experimentando desafíos para operar su negocio mientras se mantienen a flote en medio de la crisis.

Los almacenes son fundamentales en las cadenas de suministro. Son clave para asegurar que las economías florezcan y que la fabricación y distribución de servicios estén en pleno funcionamiento. Por eso es importante mantener la eficiencia de los almacenes y abordar problemas que interfieren con procesos vitales de almacén.

En esta publicación, identificamos los pasos importantes que puede tomar para mantener sus operaciones lo más productivas y eficientes posible durante la pandemia.

Formas de Mantener las Operaciones de Almacén Eficientes

1. Desarrolle un Plan de Gestión de Riesgos

Para determinar problemas e identificar mejor soluciones, las empresas deben elaborar un plan de gestión de riesgos. Este plan debe revisarse y actualizarse regularmente con respecto al problema apremiante del momento (en este caso, la pandemia).

Si bien los países no estaban preparados para lidiar con la enfermedad por coronavirus, sus protocolos y procedimientos deben modificarse para abordar los desarrollos en curso relacionados con él.

Específicamente, su plan de gestión de riesgos debe cubrir las siguientes áreas de preocupación:

• Coordinación con proveedores – Alinee su cronograma con los planes de producción de sus proveedores. Tenga fuentes de respaldo para productos y servicios para evitar retrasos en su producción. Para mantenerse al día, determine si hay necesidad de reducir el número de pedidos entrantes o cancelar los pendientes. Determine si puede gestionar suministros críticos a medida que llegan.
• Manejo de clientes – Trabaje en un plan para abordar sus preocupaciones. Niveles expectativas con ellos e infórmeles de posibles aumentos o reducciones de pedidos debido a la pandemia.
• Coordinación con proveedores de servicios de transporte – Controlar el flete entrante y saliente es una de las áreas más importantes que necesita abordar. Evalúe la condición de la logística entrante y saliente (desde transportistas, corredores, hasta puertos). Si es necesario, asegúrese de trabajar en acuerdos con transportistas respecto a servicios de recogida y entrega las 24 horas.

2. Asegure una Fuerza Laboral Adecuada

Su fuerza laboral es y siempre será su mayor activo, especialmente durante estos tiempos desafiantes. Debe haber suficientes manos que puedan trabajar durante horas pico de demanda y cuando algunos de sus miembros del equipo no estén disponibles debido a enfermedad.

Planifique cómo manejar el exceso de trabajadores en caso de que la demanda disminuya. ¿Puede mantener la plantilla actual si reduce sus horas de trabajo?

Además, su empresa debe establecer un plan sobre cómo puede apoyar a sus miembros clave del equipo. ¿Puede cubrirlos cuando estén enfermos? ¿Puede capacitar a otros empleados para que puedan hacer el trabajo de un miembro del equipo que está enfermo? ¿Ha documentado sus procesos para guiar a empleados que no están familiarizados con ellos?

3. Divida sus Equipos, Rote Turnos

Los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC) enfatizan que el coronavirus se propaga principalmente a través de contacto personal cercano. Una persona infectada puede infectar a muchas personas a través de gotitas respiratorias liberadas cuando hablan, tosen o estornudan.

Para prevenir esto, es importante limitar el número de personas que convergen en un área para minimizar el riesgo del virus. En un entorno de almacén, divida sus equipos y distribúyalos en diferentes turnos. Los equipos deben ser consistentes para evitar posible transmisión. Escalone los tiempos de descanso para limitar la exposición de los trabajadores a otros.

Considere programar los turnos de sus empleados para que no tengan que usar transporte público durante horas pico.

4. Refuerce la Seguridad en sus Operaciones

A continuación se muestran las mejores prácticas que debe considerar al promover la seguridad y eficiencia en sus operaciones de almacén y para mejorar continuamente su proceso:

• Cree una estrategia de comunicación clara e inclusiva al difundir información de protocolos de seguridad y recordatorios operativos dentro y fuera de su empresa. Desarrolle un plan para distribuir instrucciones a sus gerentes, personal, clientes y proveedores.
• Implemente requisitos de higiene personal para todos los empleados. Estos incluyen lavado de manos regular y uso de equipo de protección personal (EPP) en el trabajo.
• Haga cumplir el distanciamiento físico. Debe haber suficiente espacio para que los trabajadores de almacén mantengan una distancia de al menos 2 metros (o 6 pies) aparte de otros. Si es posible, establezca acuerdos de trabajo desde casa para reducir el número de personas en el lugar de trabajo.
• Desinfecte áreas de trabajo y otras salas comunes, incluyendo baños y salas de descanso. Desinfecte superficies como escritorios, pasamanos, pomos de puertas, interruptores, máquinas y equipos pesados que son utilizados frecuentemente por los trabajadores. Investigaciones muestran que el coronavirus puede vivir en superficies de plástico y acero por 3 días.
• Proporcione desinfectantes y toallitas a base de alcohol. Hágalos fácilmente accesibles para los empleados.
• Limite el acceso a la instalación del almacén. En la medida de lo posible, reciba a conductores y visitantes en el patio. Tome sus temperaturas y déjelos lavarse las manos antes de entrar al establecimiento.
• Limite las áreas de descanso designadas a ubicaciones en el sitio para que los empleados no estén expuestos a posibles infecciones afuera. Para hacer cumplir el distanciamiento social, reduzca la interacción entre empleados durante los turnos. Realice reuniones en grupos más pequeños (con 10 personas como máximo).
• Instale estaciones de control de temperatura en entradas y salidas. No permita que los empleados entren a la instalación si tienen fiebre, tos o resfriados.
• Permita a los empleados tomar licencias por enfermedad. Cualquiera que experimente síntomas similares a la gripe debe quedarse en casa y autoaislarse por 2 semanas.

5. Considere Contratar un Proveedor de Logística de Terceros

El COVID-19 ha interrumpido economías; las empresas han encontrado difícil enfocarse en muchos aspectos de sus operaciones, incluyendo logística. Debe enfocar su tiempo, presupuesto y atención en el aspecto más crucial de su negocio: sus operaciones. Confiar sus necesidades de transporte a un proveedor de logística de terceros le permite enfocarse en optimizar sus procesos y proteger a sus empleados.

Además, a continuación se muestran los beneficios de contratar una empresa de logística de terceros para mejorar su eficiencia:

• Ahorro de costos – Es un movimiento costoso comprar o arrendar equipo de camiones si le falta transporte para sostener operaciones diarias. Cuando deja la logística de flete a una empresa de mudanzas, puede asignar ese presupuesto a otras áreas importantes.
• Exposición minimizada a infección – Un equipo de logística de terceros puede ayudarle a proteger a sus empleados de almacén de posible exposición a riesgos externos de infección.
• Operaciones más rápidas – Las compras en línea están cada vez más en demanda. Cuando se trata de recogida, entrega, almacenamiento y clasificación de mercancías, puede confiar en un proveedor de logística de terceros para hacer este trabajo sin problemas para usted. Ayuda a promover procesos rápidos.

A medida que el mundo transiciona a la nueva normalidad, los almacenes deben repensar y reconstruir sus procesos para proteger a sus equipos y servir mejor a sus clientes. Mantener la seguridad de sus empleados en mente, mejorar sus operaciones y satisfacer a sus clientes son factores importantes para que su negocio continúe prosperando en medio de una crisis.