Cómo convencer a tu jefe (y a su jefe) de que necesitas un CMMS

Conoce a Justin…

Justin es gerente de equipos y compras en una empresa de dragado industrial. Su equipo no es confiable. Su equipo no es tan eficiente como debería ser. Mantener sus máquinas cuesta demasiado.

Pero Justin sabe cómo solucionar todo esto:cree mejores procesos y obtenga las herramientas para que su equipo los implemente.

Lanza la solución, pero está cerrado. No hay dinero para eso. Justin y su equipo tienen que arreglárselas con sus viejos y disfuncionales sistemas.

Un golpe de velocidad no tan pequeño

Hay un final feliz para esta historia, pero es prueba de un problema común:el mantenimiento a menudo pierde la batalla por el presupuesto.

Si su presión arterial está subiendo, probablemente haya sido Justin (o haya visto a Justin) muchas veces antes. Pero eso no significa que todas las esperanzas estén perdidas.

Vea cómo Justin manejó el bache de velocidad de su equipo de mantenimiento

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Un plan de batalla

Este artículo lo prepara para vender su visión de una operación de mantenimiento nueva y mejorada a su jefe, su jefe y cualquier otra persona con llaves de la bóveda.

Nos estamos enfocando específicamente en obtener el visto bueno para un CMMS, ya que las nuevas tecnologías a menudo brindan el ROI más alto, pero tienen el precio más alto y el cambio en la cultura de la empresa.

¿Necesita más información sobre la compra de un CMMS? Consulte nuestra Guía del comprador de CMMS

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Tabla de contenido

1. Cinco beneficios de un CMMS que interesan a los líderes empresariales
2. Cuatro cosas que los responsables de la toma de decisiones odiarán de su proyecto de CMMS (y cómo cambiar de opinión)
3. Nueve preguntas que debe hacerse al prepararse para lanzar un CMMS
4. Finalización de su presentación

Cinco beneficios de un CMMS que interesan a los líderes empresariales

Necesita hablar el idioma de los líderes empresariales para llamar su atención. Hay cinco áreas en las que es más probable que se preocupen los responsables de la toma de decisiones. Un CMMS puede influir en cada uno.

1. Lo que les importa a los responsables de la toma de decisiones:el crecimiento

El status quo no entusiasma a los líderes empresariales. De hecho, el 81% de los directores ejecutivos de fabricación industrial dicen que el crecimiento de la empresa está en la parte superior de su lista de tareas pendientes, según una encuesta de PWC.

El crecimiento significa más dinero para la empresa, pero también significa obtener una porción más grande del pastel que los competidores. Esta es una fórmula infalible para el éxito a largo plazo.

Cómo ayuda un CMMS con eso

Dos palabras:eficiencia y confiabilidad.

Producir más y desperdiciar menos es el camino más seguro hacia el crecimiento. Una de las características más útiles de un CMMS es su capacidad para ayudarlo a planificar y optimizar el mantenimiento preventivo y basado en la condición, y otras estrategias sofisticadas. Esto conduce a máquinas más saludables que producen más con mayor calidad. También reduce el tiempo de inactividad, el exceso de existencias y el desperdicio de recursos.

2. Lo que les importa a los responsables de la toma de decisiones:costes

"La primera pregunta que probablemente le harán es:" ¿Cuánto dinero ahorrará y dónde? " dice Stuart Fergusson, gerente senior de ingeniería de ventas de Fiix, sobre el lanzamiento de un CMMS.

Dado que el gasto siempre está en la mente de los líderes empresariales, está claro que cualquier gran inversión en tecnología tendrá que generar ahorros de costes en otra parte del negocio.

Cómo ayuda un CMMS con eso

Hemos analizado los costos y el ROI del software CMMS, pero si está buscando algunos números rápidos (cortesía de ReliabilityWeb), aquí hay algunos que harán que su jefe se siente y se dé cuenta:

• Una reducción del 5% al ​​15% en los costos generales de mantenimiento gracias a una mejor gestión del flujo de trabajo
• Ahorro de costes de hasta un 20% gracias a la optimización del inventario y las compras
• Una reducción del 20% en los costos de tiempo de inactividad debido a la mejora de la productividad y la asignación de recursos

Joe Netherland, gerente de repuestos de Liberty Oilfield Services, ha visto estos beneficios de reducción de costos en persona. Antes de obtener un CMMS, el equipo de Joe perdería cantidades masivas de inventario, lo que resultaría en costos enormes e innecesarios. Un CMMS le permitió a Joe resolver este problema al documentar cada pieza que usaron.

“Ahora, estos inventarios trimestrales no son eventos”, dice Joe. "Nuestro director financiero nos dijo que la cifra en dólares ahora es tan pequeña que no hay nada de qué preocuparse".

3. Lo que les importa a los responsables de la toma de decisiones:las personas

Encontrar y retener a las personas adecuadas es algo que preocupa a muchos líderes empresariales. Más del 75% de los directores ejecutivos se preocupan por contratar empleados con las habilidades adecuadas, según un estudio de KPMG.

Ese número no es una sorpresa considerando que cuesta un promedio del 33% del salario anual de un trabajador contratar a un reemplazo, sin mencionar el costo de la rotación de empleados en la cultura, la eficiencia y la innovación de la empresa.

Cómo ayuda un CMMS con eso

“El mayor desafío para la industria del mantenimiento es la falta de mano de obra calificada en el horizonte”, dice Stuart. "Sin esas habilidades, el equipo no será tan confiable como los fabricantes necesitan".

Desafortunadamente, el software CMMS no resuelve esta crisis. Pero puede ayudar a reducir el impacto de la facturación (que ya supera el 20% en toda la industria) ahora y en el futuro. Un CMMS almacena todo el conocimiento y la información sobre activos, piezas, flujos de trabajo y más en un solo lugar. El personal de mantenimiento nuevo puede incorporarse más rápido y saltarse la curva de aprendizaje empinada. Las integraciones de CMMS también permiten que los datos de mantenimiento se compartan con otros departamentos que no se dejan en la estacada si la rotación golpea a su equipo.

4. Lo que les importa a los responsables de la toma de decisiones:información

Los datos son increíblemente valiosos. De hecho, podría ser el recurso más valioso del mundo. Ayuda a su empresa a optimizar cada decisión al tiempo que prevé problemas y se prepara para ellos antes de que se conviertan en asesinos de la empresa. En resumen, los líderes empresariales quieren más datos, los quieren más rápido y quieren poder convertirlos en una estrategia ganadora.

Cómo ayuda un CMMS con eso

Un CMMS ayuda a su equipo de mantenimiento a recopilar más información y garantizar que sea precisa, organizada y útil.

El software de mantenimiento toma toda la información que ya recopila y facilita el registro y la búsqueda, especialmente porque los técnicos pueden llevar historiales de activos, órdenes de trabajo, registros de auditoría y más en su bolsillo con aplicaciones CMMS móviles. Las integraciones de CMMS también significan que su software puede conectarse a sensores de activos y otros recolectores de datos, como PLC y sistemas SCADA. Es una forma sencilla de obtener datos precisos sobre la condición y el rendimiento de los activos.

Combine esto con informes automatizados y habrá agregado una herramienta de análisis superpoderosa a su empresa. Con suficientes datos y los procesos correctos, esa información se puede utilizar para predecir fallas, optimizar la compra de piezas, reducir costos, mejorar el rendimiento del equipo y más.

5. Lo que les importa a los responsables de la toma de decisiones:seguridad

Todos hemos escuchado historias de grandes empresas que han sido pirateadas. Es una pesadilla que ningún líder empresarial quiere vivir. De hecho, el 20% de los directores ejecutivos de esta encuesta clasificaron la ciberseguridad como una de sus cinco preocupaciones principales. Cualquier proyecto que venga con la ventaja adicional de una mayor seguridad será recibido con los brazos abiertos.

Obtenga una plantilla para alinear los objetivos comerciales con los objetivos de mantenimiento aquí

Cómo ayuda un CMMS con eso

El software CMMS basado en la nube facilita la seguridad de sus datos de mantenimiento. Bloquea todos sus datos en servidores seguros con copias de seguridad, eliminando el riesgo de perder registros físicos y digitales.

Justin, el perseverante profesional del mantenimiento de nuestra historia, trabaja en territorio de huracanes y sabe de primera mano cómo el CMMS basado en la nube puede proporcionar la seguridad que tanto se necesita.

"Si un huracán golpea y arrasa mi edificio", dice Justin, "perderé todos mis datos".

Almacenar sus datos en un CMMS basado en la nube es la mejor manera de garantizar que el mantenimiento no sea un eslabón débil cuando se trata de seguridad.

Vea 20 de los mayores beneficios que ofrece un CMMS

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Cuatro cosas que los responsables de la toma de decisiones odiarán de su proyecto CMMS (y cómo cambiar de opinión)

Enfrentémonos a los hechos:no todo será fácil cuando se lanza un CMMS. Prepararse para las objeciones antes de que surjan le ayudará a convertir un no en un sí.

La mayoría de los líderes empresariales no le dirán que no hay suficiente valor en un proyecto. En cambio, le dirán que no hay suficiente dinero para ello. No dejes que esto te deprima. Si el ROI es lo suficientemente alto, se encontrará el dinero.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para mostrar el valor de un CMMS:

1. Explique el problema y sea específico. Por ejemplo, enséñeles cuánto le costó a la empresa una avería reciente y cómo se podría haber evitado con software.
2. Magnifique las ganancias. Aproveche los beneficios potenciales y amplíelos. Si se evitara una falla importante una vez al mes, ¿cuánto más productiva podría ser su empresa en un año?
3. Muestre la brecha. Demuestre que sus problemas no se pueden resolver con las herramientas, el presupuesto, las personas y los procesos que ya tiene. ¿Dónde están los vacíos que solo un CMMS puede llenar?

Un CMMS traerá grandes beneficios, pero ¿cuánto tiempo llevará conseguirlos? ¿Un año? ¿Tres años? ¿Más? Un líder empresarial querrá saberlo.

Antes de llevar la idea de un CMMS a un tomador de decisiones, es una buena idea crear una hoja de ruta para el proyecto que incluya hitos clave. Identifique logros rápidos, objetivos a largo plazo, KPI y puntos de referencia. No es necesario que su hoja de ruta sea definitiva, pero debe tener una buena idea de las áreas que le brindarán los mejores rendimientos rápidamente.

Piense en algunos obstáculos para ver el valor rápido y las estrategias para superarlos. Por ejemplo, si mover sus datos a un CMMS le va a costar mucho tiempo, considere cómo un proveedor de CMMS podría eliminar parte de ese trabajo de su plato.

En un mundo perfecto, implementaría el CMMS, el personal lo aceptaría y el valor comenzaría a aparecer. Desafortunadamente, no vivimos en un mundo perfecto.

Los grandes proyectos tecnológicos generalmente se topan con uno o dos obstáculos (o 10) en el camino. Estos obstáculos pueden ralentizar la productividad, impedir el crecimiento y agriar la cultura de la empresa. Elimine este problema de raíz asegurándose de que las partes interesadas clave estén a bordo del proyecto desde el principio y se establezca un campeón de CMMS. Esto no eliminará todos los contratiempos, pero asegura a los líderes empresariales que la cultura no se rompe antes de que comience el proyecto.

La fuente más común de esta objeción es la falta de confianza en el proveedor de CMMS. No confían en que el proveedor haga lo necesario para lograr el éxito a largo plazo, como ayudar a la gestión del cambio o evolucionar para crecer con el negocio.

Genere confianza en el proyecto mostrando pruebas de éxito. Por ejemplo, encuentre competidores en su industria que usen un CMMS y estén viendo resultados. Busque casos de estudio sobre empresas que hayan mejorado sus operaciones con software de mantenimiento. Los líderes empresariales también confían en otros líderes empresariales. Encuentre reseñas o comentarios de primera mano de personas con puestos de trabajo similares. Nunca está de más buscar en LinkedIn o hacer algunas llamadas para obtener esta información.

Nueve preguntas que debe hacerse al prepararse para lanzar un CMMS

¿Cuánto va a costar? Es posible que no sepa un número exacto, pero viene con algunas estimaciones y opciones.

¿Qué problema solucionará? Señale ejemplos de la vida real de cómo un CMMS puede reducir el riesgo y presentar beneficios cuantificables de resolver el problema.

¿Cuáles son las alternativas? Prepárese para decirle al tomador de decisiones por qué no son mejores.

¿Cuánto tiempo llevará ver el valor? Venga a la mesa con un borrador de una hoja de ruta.

¿Quién estará a cargo del proyecto? Determine quién será responsable y cómo afectará a sus otras responsabilidades. Obtenga un compromiso con el proyecto de las partes interesadas clave.

¿Cómo afectará el proyecto a otras partes de la organización? Observe los posibles beneficios, interrupciones y casos de uso de las unidades de negocio fuera del mantenimiento. Además, considere si el CMMS se puede conectar fácilmente a la otra tecnología que utiliza su organización.

Qué riesgos hay para el proyecto ? Siempre habrá riesgos con los grandes proyectos de TI. Solo necesita saber cuáles podrían ser y cómo prepararse para ellos.

¿Cómo se alinea este proyecto con los objetivos de su empresa? Esta es su oportunidad de demostrar que un CMMS puede impactar a la organización en los niveles más altos.

¿Cómo gestionará el cambio? La clave del éxito del software es gestionar el cambio que aportan las nuevas tecnologías. Tenga un plan para que todos participen.

Finalizando su propuesta

¿Recuerdas a Justin desde el principio de esta publicación? Sufrió un programa de mantenimiento basado en Excel durante más de un año antes de lanzar un CMMS nuevamente. Su empresa estaba comprando equipos nuevos y costosos y aprovechó la oportunidad para mostrar cómo el nuevo software podía maximizar el retorno de la inversión en estos activos. Esta vez fue diferente:obtuvo luz verde para comprar una GMAO.

No pasó mucho tiempo después de adoptar el sistema para comenzar a notar mejoras. "[En 90 días], veo un retorno de proporciones astronómicas solo en términos de una reducción del tiempo de inactividad del proyecto", dice Justin.

“… Conseguimos un sistema completo, lo que significa que rastreaba nuestros costos, rastreaba nuestro mantenimiento y todo estaba envuelto en un bonito lazo en una orden de trabajo. Eso hizo las cosas mucho más fáciles ".

La experiencia de Justin es prueba de que estar preparado siempre le dará la mejor oportunidad de obtener el visto bueno en su proyecto de CMMS. Los líderes empresariales pueden tener otras prioridades, opiniones y limitaciones, pero tener un plan sólido, aceptación y beneficios realistas lo acercarán un paso más a convertir su visión de una mejor operación de mantenimiento en una realidad.