La importancia de una lista de materiales del equipo

El objetivo principal de la organización de gestión de materiales es proporcionar las "piezas correctas en las cantidades correctas en el momento correcto". Pero, ¿de dónde provienen esos requisitos materiales? Ya sea que la demanda sea predecible o no, ya sea que los materiales sean para producción o mantenimiento, los requisitos generalmente se generan a partir de una lista de materiales (BOM).

Sin una lista de materiales completa y precisa, las decisiones con respecto a la planificación y el reabastecimiento de materiales a menudo se toman en el vacío, lo que resulta en un exceso de inventario, desabastecimientos, cargos por agilización y costosos tiempos de inactividad.

Para los artículos manufacturados, la lista de materiales enumera todas las materias primas, piezas y otros componentes necesarios para completar una sola unidad de un artículo final. Una lista de materiales de equipo (EBOM) enumera todos los componentes de un activo, incluidos sus ensamblajes y subensamblajes. Con una lista de materiales de equipo confiable, un planificador puede determinar exactamente qué piezas se necesitan. Y en una situación de emergencia, la EBOM proporciona información valiosa a los artesanos y otras personas para garantizar que se identifiquen y obtengan las piezas correctas.

Este artículo proporciona pautas para garantizar la disponibilidad y precisión de los datos de la lista de materiales del equipo necesarios para respaldar la planificación y ejecución de la orden de trabajo. Esta información proporciona a la gestión de materiales una de las herramientas necesarias para asegurar un suministro adecuado de materiales mientras se mantienen niveles óptimos de inventario.

Este árbol muestra una estructura de producto para "Producto 1".

ESTRUCTURAS EBOM
La Figura 1 muestra una estructura de producto para un artículo genérico llamado "Producto 1". Como se muestra en el gráfico, el Producto 1 tiene varios conjuntos, subconjuntos y componentes, con diferentes cantidades de cada uno requerido. Esta estructura podría representar fácilmente un artículo manufacturado típico o, en este caso particular, incluso un activo de equipo.

La lista de materiales del equipo asociado podría adoptar varias formas diferentes, pero las más comunes son de un solo nivel (también conocido como "lista de piezas de repuesto") y de varios niveles ("estructura de producto con sangría"). En la página 31 se muestran ejemplos de cada uno.

EBOM de un solo nivel: La Figura 2 representa un EBOM simple de un solo nivel para el Producto 1. En este tipo de BOM, cada parte individual que compone el activo se muestra solo una vez, con la cantidad total requerida para completar el activo completo. Este tipo de lista de materiales es conveniente para ampliar los requisitos de material para artículos fabricados, donde los requisitos de producción se pueden calcular a partir de un programa de producción maestro.

Sin embargo, para el equipo, esta estructura no muestra las relaciones padre / hijo reales de ensamblajes, subensamblajes y componentes. Esto podría llevar a un planificador de mantenimiento a concluir erróneamente que cada vez que este activo deba ser reparado o reemplazado, todos los elementos de la lista de materiales podrían ser necesarios. Claramente, este no es el caso si solo una parte particular del activo necesita reparación o reemplazo.

EBOM de varios niveles: La Figura 3 muestra una lista de materiales de varios niveles que proporciona un mejor nivel de detalle para los activos del equipo. En este tipo de lista de materiales, se muestran los mismos requisitos de material totales, pero la estructura del producto tiene sangría para mostrar las relaciones padre / hijo entre los componentes, subensamblajes y ensamblajes. Debido a estas relaciones, una estructura con sangría requiere un poco más de esfuerzo para crear e ingresar al sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS).

Sin embargo, proporciona un mayor nivel de especificidad al determinar qué materiales se requieren para reparar o reemplazar una parte particular del activo. Si el CMMS admite una lista de materiales de varios niveles, es preferible la estructura del producto con sangría.

Figura 2:BOM de un solo nivel para el "Producto 1".

Figura 3:BOM de varios niveles para el "Producto 1".

CREACIÓN DE EBOM
La creación de EBOM es en sí misma un proceso que debe seguirse de manera disciplinada y consta de varios pasos:

Determine qué activos requieren una lista de materiales del equipo: Con el tiempo, todos los activos deberían tener una EBOM. Sin embargo, base el orden de prioridad para la creación de EBOM en la clasificación de criticidad de los activos. Cada activo crítico debe tener una EBOM. Todos los demás activos deben tener uno. Desarrollarlos en orden de prioridad según la clasificación de criticidad según lo permitan el tiempo, los recursos y la disponibilidad de datos.

Determine qué elementos deben estar en la lista de materiales del equipo: En general, cualquier pieza de repuesto o componente para el cual existe una expectativa razonable de ser reparado o reemplazado como resultado de una orden de trabajo de mantenimiento preventivo (PM) o mantenimiento correctivo (CM) debe incluirse en la EBOM.

Como mínimo, el EBOM debe reflejar cualquier artículo identificado como repuesto crítico. Además, el EBOM debe incluir cualquier otro material utilizado directamente para reparar el activo, o cualquier artículo para el que sea necesario o beneficioso tener un historial de uso vinculado al activo en el CMMS.

Los elementos que normalmente no necesitan aparecer en el EBOM son herramientas especializadas, material gratuito (principalmente hardware pequeño), materiales de gastos (trapos, toallas, etc.) y equipo de protección personal.

Determine qué datos deben estar en la EBOM: Algunos de los datos de EBOM serán dictados por el CMMS en función de los campos disponibles. La mayoría de los sistemas admiten los siguientes elementos que deben considerarse el mínimo requerido:

• Número de pieza de CMMS

• Descripción (formateada correctamente y con suficiente detalle para especificar lo que se requiere)

• Cantidad por

• Unidad de medida

• Fabricante

• Número de pieza del fabricante

Además, los siguientes datos proporcionan información valiosa que debe incluirse en la lista de materiales del equipo si está disponible y respaldada por el CMMS:

• Proveedor preferido

• Número de pieza del proveedor

• Sustitutos autorizados

• Número / fecha de revisión y / o fechas de vigencia

• Precio estimado

Reúna los datos necesarios: Este paso a menudo conduce a dos preguntas interesantes:

1. ¿Quién proporciona los datos?
2. ¿De dónde provienen los datos?

La respuesta a la primera pregunta es bastante sencilla. Los datos pueden provenir de una variedad de fuentes, pero generalmente son coordinados por un ingeniero de confiabilidad (RE). No importa quién proporcione los datos, siempre que sean precisos. Sin embargo, antes de crear el EBOM real, el RE debe revisarlo.

El origen de los datos es mucho más complicado. La mejor fuente de datos de la lista de materiales del equipo es el fabricante del equipo original (OEM). El medio más eficaz de capturar información EBOM, especialmente para equipos nuevos, es solicitar el manual del equipo al OEM en el momento de la compra. Los números de pieza se pueden asignar a los componentes y los datos se pueden revisar e ingresar en el CMMS incluso antes de que el equipo ingrese a la instalación.

En lugar de los datos del OEM, el proveedor del equipo también puede brindar asistencia para obtener dicha documentación. Otras fuentes de datos de EBOM pueden incluir información de la placa de identificación; avisos de cambio de ingeniería (ECN) u otra documentación de rediseño; historial de órdenes de trabajo; o incluso "conocimiento tribal" de artesanos, ingenieros, operadores u otros expertos familiarizados con el equipo.

Si todo lo demás falla, puede valer la pena rastrear a otros usuarios del mismo equipo o similar para ver qué información pueden tener. Lo más importante no es de dónde provienen los datos, sino si son precisos.

Ingrese los datos en el CMMS: Por lo general, en este punto surge la pregunta inevitable:"¿Quién es responsable de ingresar los datos en el CMMS?" La respuesta correcta es "Cualquiera con el conocimiento adecuado del sistema y las habilidades necesarias para ingresar los datos con precisión en los campos requeridos".

La mayoría de las veces, la respuesta predeterminada es "gestión de materiales", que no es necesariamente lo peor. El grupo de materiales está más familiarizado con la estructura básica del maestro de piezas al ingresar artículos de inventario. También suelen estar familiarizados con la estructura de la EBOM, o al menos los campos que deben completarse y los datos que deben ingresarse.

Dependiendo del CMMS, puede haber una opción para agregar piezas automáticamente a un EBOM cuando se emiten contra una orden de trabajo para un activo específico. Esta puede ser una forma útil de crear y / o mantener EBOM en función del uso real del material, pero también puede provocar la degradación de la integridad de los datos de EBOM si no se gestiona correctamente.

MANTENIMIENTO DE EBOM
Varios tipos de eventos pueden requerir modificaciones en la lista de materiales del equipo. Una vez que se crea un EBOM, debe actualizarse según sea necesario y revisarse periódicamente para garantizar su precisión continua. Considere lo siguiente:

Desmantelamiento: Siempre que se da de baja un activo, la EBOM asociada también debe eliminarse. Como parte de ese proceso, cada artículo vinculado al activo debe revisarse para ver si el artículo se puede eliminar y / o si el inventario restante se puede usar en otro lugar, vender o desechar.

Cambios de diseño: Ya sea que lo inicie el fabricante o el usuario, si el equipo se rediseña o modifica, existe la posibilidad de que las piezas de repuesto y los componentes se hayan actualizado o cambiado. Refleje estos cambios en la EBOM para garantizar que se utilicen los materiales correctos.

Cualquier artículo modificado en la EBOM debe pasar por un escrutinio similar al de si el activo fuera dado de baja para determinar si el inventario existente puede agotarse o si el artículo debe eliminarse. Este proceso ayuda a evitar el inventario de piezas inutilizables, que a menudo es un factor importante que contribuye a inventarios excesivos.

Sustitución / estandarización de piezas: Como resultado de problemas de disponibilidad de material, o como parte de las mejores prácticas de ingeniería / compra, puede ser necesario autorizar piezas que sean sustitutos adecuados de un artículo EBOM. También puede haber oportunidades para estandarizar partes similares en múltiples activos o plantas dentro de una empresa. En estos casos, actualice la EBOM para reflejar las partes actualmente aceptables que se pueden usar en el activo, incluidas las fechas de inicio y finalización efectivas si el sistema las admite.

Revisión de EBOM: El EBOM es una de las principales herramientas que utiliza el planificador para planificar correctamente las órdenes de trabajo. Como resultado, el planificador es el usuario principal del EBOM y, por lo tanto, está en la mejor posición para monitorear la precisión de los datos. Esto se puede lograr de manera más eficaz de dos maneras.

La forma más sencilla es realizar una revisión superficial cuando se accede a una lista de materiales del equipo durante el proceso de planificación. Esta es una forma relativamente rápida y sencilla de identificar errores obvios en la EBOM en función de los tipos de materiales enumerados o del conocimiento específico que el planificador tiene sobre los elementos de la EBOM. En estos casos, el planificador generalmente tendrá autoridad general para documentar y hacer las correcciones necesarias en el CMMS.

Un enfoque más disciplinado es realizar revisiones periódicas de cada EBOM de la misma manera que un comerciante realiza un recuento cíclico de su inventario. Se eligen EBOM específicas y, por lo general, la revisión se realiza de una manera más formal por una junta de revisión, un grupo de personas que conocen el activo en particular (pueden, de hecho, ser las mismas personas que proporcionaron la información inicial a la EBOM). . La sabiduría colectiva de la junta a menudo proporciona información que los individuos pueden no tener sobre ninguno de los problemas mencionados anteriormente.

MÉTRICAS DE EBOM
Hay dos métricas principales para medir la efectividad de EBOM. Con un proceso sólido implementado, los datos son fáciles de capturar.

Finalización de EBOM: Esto no es más que una medida de si existe una EBOM en el CMMS para cada activo. El objetivo debe ser el 100 por ciento para todos los activos críticos y el 95 por ciento para los demás.

Precisión de EBOM: Calcular la precisión de EBOM es un poco más complicado. Por lo general, refleja los datos capturados durante las revisiones periódicas y, a menudo, los datos deben mantenerse manualmente fuera del CMMS.

La precisión se puede calcular sobre una base de artículo de línea o en toda la EBOM. En cualquier caso, el objetivo para los activos críticos es el 100 por ciento (es decir, cero errores en la EBOM); el objetivo para otros activos es el 98 por ciento (es decir, no más de un error en una muestra de 50).

BENEFICIOS DE EBOM
Los beneficios directos e indirectos de EBOM precisos pueden ser difíciles de cuantificar, pero no son difíciles de delinear.

Menos compras de material incorrectas: Al utilizar la información contenida en el EBOM para generar solicitudes de compra, hay menos oportunidades para conjeturas, variaciones o errores en la transmisión de datos de requisitos de materiales a los proveedores.

Ejecución más rápida del trabajo planificado: Los EBOM precisos reducen la cantidad de tiempo dedicado a investigar los materiales necesarios. Esto ayuda a agilizar los procesos de planificación y adquisición, lo que a su vez reduce el tiempo necesario para obtener las piezas necesarias para completar el trabajo. Esto permite una ejecución más rápida de los PM o CM de los equipos y hace que los equipos vuelvan a estar en línea antes.

Ejecución más rápida de trabajos no planificados: Un EBOM eficaz proporciona a los artesanos un acceso rápido a los requisitos y descripciones precisas de las piezas en una situación de emergencia. Combinado con un sistema de control de inventario confiable, los artesanos pueden determinar rápidamente la cantidad disponible y la ubicación de las piezas disponibles en stock. En caso de que exista un inventario insuficiente, la EBOM también puede proporcionar información valiosa sobre el fabricante y el proveedor para facilitar la adquisición acelerada.

Eliminación de inventario inactivo: Utilice EBOM para determinar si se requiere un artículo de inventario que no se mueva para un activo activo.

Ingeniería de fiabilidad más eficaz: Utilice EBOM para identificar artículos o equipos similares en los que se puedan estandarizar o sustituir materiales individuales.

EXTENSIÓN DE LA BOM
En muchos casos, el CMMS proporcionará la capacidad de realizar un examen inverso de los datos de EBOM. En lugar de consultar un activo para ver qué partes están listadas en la EBOM, el sistema permite una consulta sobre una pieza y muestra todas las EBOM donde está listada. Esta capacidad "donde se utiliza" proporciona una herramienta para determinar el impacto del desmantelamiento y los cambios de diseño en la necesidad continua de elementos materiales específicos.

También una característica de un CMMS robusto, el EBOM (o en algunos casos, otro campo en el maestro de piezas) proporcionará una bandera para identificar los repuestos críticos. Estos son elementos que deben estar disponibles para evitar pérdidas de producción significativas debido al tiempo de inactividad.

RESUMEN
Como regla general, el RE es el principal responsable de proporcionar la información EBOM inicial y todos los cambios impulsados ​​por la ingeniería. El planificador es responsable de garantizar la precisión de la lista de materiales del equipo. Pero la clave para la efectividad general de EBOM es reconocer que la creación y el mantenimiento de datos es un proceso colaborativo que requiere trabajo en equipo y comunicación.

Doug Wallace es un experto en gestión de materiales para Ingeniería de ciclo de vida. Para obtener más información, envíe un correo electrónico [email protected] , llame al 800-556-9589 o visite www.LCE.com .