Cómo usar el tamaño de su organización para elegir el mejor software de CMMS 

Debido a que el tamaño de la organización a menudo dicta los requisitos funcionales en el proceso de selección del software CMMS, los directores ejecutivos pueden desarrollar de manera más eficiente su lista de requisitos teniendo en cuenta el número de sus instalaciones y su fuerza laboral.

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Al mismo tiempo, en todas las industrias y tamaños, existen casos de uso universales para el software CMMS.

Las organizaciones más grandes a menudo se centran en las siguientes funciones de gestión de activos.

Mejor seguimiento general con el software CMMS

Más grande significa más piezas móviles, lo que impulsa la necesidad de un seguimiento confiable de proyectos, personal e inventario.

Peter Drucker lo dijo mejor:“Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo”.

Seguimiento del inventario, incluso en varias instalaciones

El control deficiente del inventario siempre ha implicado mayores costos por deterioro, merma y costos de transporte evitables.

El software CMMS reduce los costos de inventario al mantener sus niveles de inventario actualizados. Una vez que el departamento de mantenimiento alcanza un nivel par personalizable, el software envía una alerta para que el departamento pueda solicitar las piezas y los materiales necesarios. Debido a que ha tenido en cuenta los plazos de entrega con los niveles nominales, puede enviar todo utilizando los métodos más rentables posibles, evitando costosas entregas urgentes de última hora.

Métricas comparativas de mantenimiento entre sitios y equipos

La solución CMMS adecuada puede mostrarle lo que funciona y lo que no, creando oportunidades para llevar las buenas prácticas de una instalación o equipo a otro. El proceso comienza con una captura de datos fácil y automática y finaliza con informes automatizados repletos de métricas clave, como las tasas de finalización de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.

El mantenimiento preventivo por sí solo puede generar ahorros de entre el 12 % y el 18 % en comparación con las órdenes de trabajo reactivas. Si tiene un programa que funciona, es muy valioso tratar de expandirlo a todas sus instalaciones.

Otras métricas clave pueden incluir costos de mano de obra y tiempo de inactividad no programado.

Durante el proceso de selección, busque un software que facilite el aprovechamiento de sus datos. Idealmente, el software debería usar sus datos sin procesar para crear informes ricos en gráficos que describan el panorama general del mantenimiento, lo cual es fundamental para los gerentes de mantenimiento, así como para otros departamentos que necesitan realizar un seguimiento de los costos y el retorno de la inversión.

Mejora de la seguridad y protección de los datos con el software CMMS

El software CMMS facilita la captura y el uso de datos, pero las organizaciones necesitan un proveedor de CMMS que también garantice que sus datos permanezcan seguros y protegidos contra corrupción o pérdida y actores malintencionados, tanto externos como internos.

Ampliación del inicio de sesión único

Aunque superficialmente se trata de conveniencia, el inicio de sesión único también hace que sus sistemas sean más seguros y eficientes al reducir:

• Fatiga de contraseñas
• Tiempo perdido ingresando contraseñas para cada plataforma
• Cuellos de botella de TI debido a tickets de recuperación de contraseña

Cuando se requiere que los usuarios creen y recuerden varias contraseñas, a menudo desarrollan malos hábitos que pueden conducir a violaciones de seguridad, incluido el uso de contraseñas simples y fáciles de adivinar y el uso de la misma contraseña en todas las cuentas. Debido a que el inicio de sesión único significa que las personas tienen que recordar solo una, los alienta a usar una contraseña segura. Debido a que solo tienen que iniciar sesión una vez, los usuarios ahorran tiempo mientras que el departamento de TI dedica menos recursos a los tickets relacionados con contraseñas.

Durante el proceso de selección, pregunte sobre SSO y cómo y si el CMMS puede vincularse con su programa existente.

Mantenimiento de registros de actividad

La transparencia y la responsabilidad se reducen a poder responder de manera rápida y confiable a dos preguntas:"¿Quién lo hizo?" y "¿Cuándo lo hicieron?"

Los registros de actividad mantienen un registro de todo lo que hacen los usuarios dentro del software. Uno de los beneficios es que desalienta el comportamiento malicioso de los empleados descontentos. Es imposible que alguien inicie sesión en el software y luego elimine o altere aleatoriamente datos clave sin dejar huellas digitales.

Un segundo beneficio está relacionado con el cumplimiento, donde las organizaciones necesitan completar el trabajo a tiempo y demostrarlo. Los registros de actividad brindan una capa adicional de protección contra varios tipos de responsabilidad.

Nota rápida sobre software y cumplimiento

Para muchos estándares gubernamentales y de la industria, es imposible que el software cumpla. En cambio, el software hace posible que su organización cree y lleve a cabo los procesos que la hacen compatible.

Los cinturones de seguridad pueden ser una analogía vaga. En la mayoría de los lugares, existe una ley que establece que debe usar el cinturón de seguridad cuando conduce un automóvil, y cuando usa el cinturón de seguridad mientras conduce, cumple con la ley. Pero el cinturon de seguridad? No tiene sentido preguntar si está siguiendo la ley o no. Solo está ahí para que puedas seguir la ley.

Al mismo tiempo, existen estándares gubernamentales y de la industria que se aplican directamente al software y, independientemente de cómo lo use, el software puede cumplir o no. Asegúrese de hacer preguntas específicas a los proveedores potenciales cuando revise los estándares que afectan a su industria.

Escalabilidad a largo plazo para organizaciones más pequeñas con software CMMS

Aunque es posible que las empresas más pequeñas actualmente no necesiten muchas de las características que atraen a las organizaciones más grandes, deben posicionarse para adaptarse al crecimiento futuro.

Durante el proceso de selección, busque un proveedor que ya esté configurado para continuar trabajando con usted a medida que su organización crezca y se desarrollen sus requisitos. En el nivel más básico, el software debería facilitar la adición de activos, usuarios e incluso instalaciones. Para conjuntos de características, el proveedor debe ofrecer versiones escalonadas de su plataforma, con cada nivel introduciendo capacidades adicionales. Cuando un proveedor puede adaptarse a los requisitos cada vez mayores simplemente trasladándolo a un nivel superior, le está ahorrando el tiempo, el costo y la incertidumbre que inevitablemente conlleva cambiar de proveedor.

En algunos casos, las organizaciones superan por completo una plataforma de software y el proveedor no puede simplemente subirlas de nivel. En este caso, es posible que el proveedor tenga que trasladar a la organización a su plataforma más robusta, lo que implica incorporación y capacitación adicionales. Pero todavía hay ventajas de continuidad. Está trabajando con el mismo proveedor, mitigando gran parte de la incertidumbre que conlleva el cambio; Recuerde, el 80% de las implementaciones fallan, por lo que desea eliminar la incertidumbre y reducir el riesgo tanto como sea posible.

Pero el soporte cruza todas las industrias, trasciende el tamaño para el requisito de software CMMS

Si bien existen algunas tendencias generales para las relaciones entre el tamaño de la organización y los requisitos de funciones de software, existen muchas excepciones y valores atípicos. Una empresa más pequeña en la industria de la defensa, por ejemplo, podría tener requisitos estrictos de seguridad de datos. Es posible que una gran empresa no necesite un inicio de sesión único para sus equipos de mantenimiento.

Independientemente de las variaciones, la única característica común es el soporte. Las organizaciones de todos los tamaños deben examinar de cerca los equipos de soporte de los proveedores potenciales y luego preguntarse:"¿Cuánto ha invertido este proveedor de CMMS en el éxito a largo plazo de los clientes?"

Incorporación y capacitación

El soporte comienza con la incorporación y es importante encontrar un proveedor con una infraestructura flexible que ofrezca una variedad de opciones. Dependiendo de dónde se encuentre su organización en términos de datos de activos y estrategias de mantenimiento, es posible que necesite cualquier cosa, desde un poco de ayuda para cargar cosas en la base de datos hasta una auditoría completa en el sitio de sus instalaciones, activos y equipos. Un buen proveedor puede evaluar sus necesidades y llenar cualquier brecha de habilidades o mano de obra.

Cuanto más usen sus equipos el software, mayor será su ROI. El entrenamiento personalizado hace que todos comiencen con el pie derecho. Asegúrese de que un proveedor pueda acomodar diferentes tipos de estudiantes con documentación, videos y sesiones individuales.

Soporte continuo

Después de la implementación, necesita un proveedor que pueda brindar un soporte confiable, competente y multifacético.

Durante el proceso de selección, pregunte sobre el horario de atención de los equipos de soporte y cuántas maneras diferentes hay para comunicarse con ellos. ¿Está todo basado en el correo electrónico? ¿Puedes llamarlos por teléfono o todo se hace en línea?

También desea que haya documentación, videos y seminarios web que cubran nuevas funciones y mejoras recientes. Esto no solo demuestra que el proveedor quiere que los clientes aprovechen al máximo su software, sino que también muestra que lo mejoran continuamente.

Siguientes pasos

Independientemente de su tamaño actual, el software CMMS adecuado lo ayuda a controlar los costos con flujos de trabajo optimizados, un mejor seguimiento y una vista general de sus operaciones de mantenimiento. Si bien el tamaño de su organización puede afectar las funciones que necesita buscar, el soporte sigue siendo un caso de uso universal para el software de administración de mantenimiento.

Si no tiene uno, o el que tiene no cumple con lo que le prometieron, es hora de comunicarse y comenzar a hablar con los proveedores. Una vez que tengan una idea de sus objetivos específicos y de dónde se encuentra en el proceso, pueden ayudarlo a comprender sus opciones.