Regreso a lo básico:la guía definitiva de CMMS, parte 4

Es hora de la última entrega de nuestra serie Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide. Cubrimos todo lo que necesita saber sobre un sistema CMMS. Haga clic aquí si se perdió la Parte 1, aquí para la Parte 2 y aquí para la Parte 3.

En la publicación de hoy, analizaremos cómo encontrar la combinación adecuada entre su CMMS y la organización al determinar las mejores preguntas para hacer.

Continúe leyendo para la Parte 4:tres preguntas importantes que debe hacerse al investigar el CMMS adecuado para su organización.

Como todas las compras, ya sea comprar un automóvil o seleccionar el par de zapatos perfecto, debe hacer las preguntas correctas para tomar una decisión de compra informada. Se debe hacer una evaluación crítica para comprender realmente los beneficios de un producto sobre otro. Si no compara una combinación de productos, ¿cómo puede estar seguro de que realmente ha encontrado el adecuado?

En la publicación de hoy, descubrimos tres preguntas esenciales que debe hacerse para encontrar el mejor CMMS. Antes de comprar el software CMMS, su organización debe reunir un equipo para preguntar:

• Quién necesita usar el software,
• Qué necesita hacer, y
• Qué beneficios esperan.

1) ¿Quién necesita usar el software?

Comience con el tamaño, la distribución, la estructura y los conjuntos de habilidades de su departamento de mantenimiento. ¿Tiene un pequeño equipo que realiza reparaciones generales en una sola instalación, un gran equipo de especialistas que trabajan en docenas de edificios o algo intermedio? ¿Recibe envíos mensuales de un solo proveedor o trabaja a diario con una variedad de proveedores y técnicos externos?

¿Qué pasa con los usuarios que no son de mantenimiento? ¿Desea un portal que permita a otros trabajadores de su empresa presentar solicitudes de órdenes de trabajo? ¿La alta dirección utilizará el CMMS para evaluar el departamento de mantenimiento? ¿Y esta evaluación ocurrirá en múltiples instalaciones? ¿Recursos humanos lo usará para evaluar el desempeño? Las respuestas a estas preguntas afectarán directamente el alcance de su CMMS y las estructuras de precios de software disponibles.

2) ¿Qué debe hacer el software?

Un pequeño departamento de administración de instalaciones y mantenimiento de edificios tendrá necesidades diferentes a las de una gran empresa en la industria manufacturera. Algunas organizaciones solo necesitan aplicaciones CMMS simples para crear y rastrear órdenes de trabajo. Otras empresas necesitan un conjunto completo de herramientas, incluido el mantenimiento preventivo, el seguimiento y la gestión de proveedores.

No olvides pensar en la movilidad y la facilidad de uso. ¿A qué características necesitan acceder los trabajadores en el campo? ¿Su software de administración de mantenimiento computarizado debe ser accesible para los trabajadores analfabetos en computación o que no hablan inglés? Es posible que una interfaz de usuario visual simple no sea crucial para un equipo de técnicos de TI, pero podría ser decisivo en una organización que emplea trabajadores poco calificados o inmigrantes con fluidez limitada en inglés.

También debe pensar en lo que el proveedor debe hacer. ¿Necesita un socio de CMMS que pueda instalar y configurar el software de CMMS o brindar capacitación? ¿Qué nivel de soporte necesita si se encuentra con un error? ¿Puede permitirse el lujo de que el software deje de funcionar durante unos días mientras soluciona los problemas de software o necesita atención al cliente que se comunique con usted de inmediato?

3) ¿Qué beneficios espera del software CMMS?

¿Está buscando una mayor productividad? ¿Mejor seguimiento y control de gastos? ¿Procesos más estandarizados en toda su organización? ¿O está tratando de resolver problemas específicos, como la falta de mantenimiento preventivo, la desorganización o el control de inventario deficiente?

Es crucial que tanto la gerencia como el departamento de mantenimiento tengan voz en la elección del software CMMS. Si la gerencia toma la decisión por sí sola, es posible que se concentre en las características llamativas y descuide la accesibilidad, la movilidad y otras características que son cruciales para el departamento de mantenimiento. Si el departamento de mantenimiento toma la decisión solo, por otro lado, podría ignorar las necesidades de gestión de las funciones de seguimiento y generación de informes. Idealmente, también debe hablar con otras partes interesadas, como los trabajadores que necesitan presentar solicitudes de mantenimiento o (en la gestión de instalaciones) los inquilinos.

Poniéndolo todo junto:la situación revisada

¿Recuerdas esa situación de la vida real que describimos al comienzo de la Parte 1? Sin la ayuda de un CMMS estandarizado, una cinta transportadora rota puede causar estragos en sus operaciones generales. Una vez que se implementa un CMMS, esa situación que alguna vez fue complicada se agiliza y se soluciona casi de inmediato. Así es como funcionaría con un CMMS en su lugar:

Revolucione su departamento de mantenimiento. Hay desafíos con cualquier sistema de gestión de mantenimiento computarizado. Puede ser difícil encontrar la mejor opción, y muchas empresas terminan siendo rechazadas por los departamentos de mantenimiento si el software no tiene el flujo de trabajo adecuado.

Lo alentamos a que haga muchas preguntas y se asegure de estar en el camino correcto, para que pueda encontrar un sistema que satisfaga las necesidades de todos.

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