La importancia y los desafíos de la documentación actualizada

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño y tipo de actividad, puede operar sin documentación. Desde su política general hasta las más detalladas instrucciones de trabajo, pasando por procedimientos de seguridad e informes de todo tipo, se registra toda la información importante y útil para el buen funcionamiento de la empresa. Deben ser claros, precisos y de fácil acceso para los empleados interesados. También es fundamental que esta documentación esté actualizada, incorporando las últimas evoluciones y modificaciones, eliminando elementos obsoletos. En resumen, los documentos deben actualizarse para que sean aplicables.

El procedimiento de control de documentos

Ya sea que se trate de QMS, seguridad o cualquier otro sistema de gestión, configurar y aplicar un procedimiento de control de documentos es imprescindible en la industria actual. No obstante, esta obligación atañe tanto a la documentación elaborada internamente como a aquella cuyo origen sea externo a la empresa.

El propósito de tal enfoque es esencialmente asegurar la exactitud y confiabilidad de la información utilizada en la actividad comercial. Pero también, para garantizar que todas las operaciones se realicen en tiempo y forma, de acuerdo con lo planificado y escrito.

El procedimiento de control de los documentos internos implica su verificación y aprobación antes de su difusión. También incluye la necesidad de identificar y resaltar los cambios realizados, así como asegurarse de que los empleados tengan las versiones correctas. de los documentos que necesitan. La disponibilidad, accesibilidad y claridad de la información también forman parte de los aspectos cubiertos por el procedimiento de control interno de documentos. También podemos encontrar la identificación, destrucción y archivo de documentos obsoletos si todavía se incluyen junto con los documentos aplicables.

Pasemos a la información sobre intercambios de clientes y proveedores, regulaciones, estándares y otros documentos que se originan fuera de la empresa. El procedimiento de control de documentos que incluye estos últimos consiste principalmente en identificar aquellos cuya utilidad para la empresa está demostrada (seleccionando los documentos necesarios y los superfluos) y verificar su contenido antes de difundirlos.

La revisión documental, la actualización y sus apuestas

En la industria, mantener actualizada la documentación es uno de los grandes ejes de la revisión documental. Esto corresponde a un enfoque para asegurar que el contenido de los documentos sea siempre válido, aplicable y actual. Es requerido por la mayoría de las normas de gestión, incluida la ISO 9001 (versión 2008, párrafo 4.2.3) que establece específicamente que "Revisar, actualizar si es necesario y volver a aprobar los documentos". Esto supone que la documentación aplicable debe modificarse para adecuarse a la realidad del negocio.

Al actualizarse, la documentación elimina la información obsoleta . Esto reduce en gran medida el riesgo de cometer errores, enviando instrucciones erróneas a nuevos empleados y terminar con documentación obsoleta .

Siempre que, no obstante, la gestión de revisiones y documentos obsoletos sea eficaz. En esto, la actualización de los documentos juega un papel determinante en la mejora continua. Porque aborda los factores que pueden afectar a la calidad e integra las medidas para apoyarla.

La documentación actualizada garantiza una eficiencia óptima en cada estación de trabajo. Cada colaborador cuenta con una guía confiable y actualizada que le permite desempeñar adecuadamente su misión. Al mismo tiempo, ayuda a mejorar la seguridad de los empleados al reducir el riesgo de incidentes mediante procedimientos o instrucciones de trabajo adecuados. Teniendo en cuenta eventos peligrosos pasados ​​y nuevos desarrollos en esta área.

¿Cómo mantener una documentación actualizada?

Para mantener una documentación actualizada, las empresas industriales utilizan un Software de Instrucciones de Trabajo Digitales. Así, permite proporcionar siempre a los operadores y técnicos la última versión del documento. Picomto es el software líder para digitalizar la documentación operativa. Contáctenos para saber más.