¿Qué es el mantenimiento de instalaciones y por qué es importante?

La instalación comercial típica o el complejo residencial requiere una gran cantidad de supervisión para mantener el medio ambiente. El mantenimiento de las instalaciones, un subconjunto de la gestión de las instalaciones, es una función importante necesaria para mantener una ubicación segura y en buen funcionamiento. Si el mantenimiento de las instalaciones se hace bien, el personal y los visitantes apenas notan que se está realizando este trabajo. Las instalaciones bien mantenidas están limpias y muy bien organizadas.

En esta publicación, revisaremos el tema del mantenimiento de las instalaciones, incluido qué es y por qué es importante. Mantener un entorno de trabajo seguro y cómodo va mucho más allá del trabajo tradicional de paisajismo y limpieza que muchas personas imaginan cuando piensan en el mantenimiento de las instalaciones. También encontrará algunos consejos útiles para desarrollar prácticas de trabajo de rutina efectivas y organizar operaciones de mantenimiento preventivo.

¿Qué es el mantenimiento de instalaciones?

Todas las actividades necesarias para mantener un edificio y sus sistemas, como HVAC e iluminación, en buen estado de funcionamiento pueden considerarse parte del mantenimiento de las instalaciones. Como forma de mantenimiento preventivo, el mantenimiento de las instalaciones es una forma proactiva de mantenimiento que requiere el uso de trabajo programado e inspecciones rutinarias del sistema. Muchas empresas utilizan el mantenimiento de las instalaciones junto con programas adicionales de mantenimiento predictivo o reactivo para controlar por completo el entorno del edificio. Los componentes clave de una instalación que requieren mantenimiento incluyen:

• Unidades HVAC
• Equipos y mobiliario de oficina
• Infraestructura de fontanería
• Sistemas eléctricos
• Sistemas de extinción de incendios
• Techos, alicatados y ventanas
• Paisajismo
• Sistemas de comunicación de peligros para la seguridad

Un software de gestión de mantenimiento de instalaciones puede ayudar a organizar la mayoría de estas actividades y brindar a su organización un recurso centralizado con información precisa y actualizada sobre todos los sistemas y activos del edificio. Estas plataformas electrónicas a menudo se pueden integrar con etiquetas de activos y etiquetas de código de barras, como etiquetas de activos de gestión de instalaciones, etiquetas de equipos y etiquetas de control de inventario, para optimizar la documentación cuando se realiza el trabajo, se vuelven a pedir piezas y otra información. Los sensores y otros componentes de hardware también pueden integrarse para proporcionar monitoreo en tiempo real para los sistemas vitales de las instalaciones.

¿Por qué es importante el mantenimiento de las instalaciones?

El mantenimiento de las instalaciones puede ayudar a prevenir fallas en los equipos y reducir la probabilidad de interrupciones prolongadas del sistema. A continuación, analizaremos por qué el mantenimiento de las instalaciones es importante y debe ser parte de cualquier programa de administración de instalaciones.

Una inversión de bajo costo para evitar interrupciones de alto costo

El trabajo de mantenimiento preventivo puede reducir la necesidad de reparaciones urgentes debido a averías e interrupciones imprevistas del equipo. El trabajo de reparación de última hora no solo es frustrante para quienes confían en los componentes afectados, sino que también puede agregar costos significativos a las operaciones. Los sistemas de toda la instalación, como las unidades HVAC y la plomería, se pueden administrar de manera efectiva con el mantenimiento preventivo, que puede extender la vida útil de estos activos al mantenerlos en un estado de funcionamiento óptimo.

Horarios y responsabilidades claros

Un programa de mantenimiento de instalaciones a menudo se basa en un programa de mantenimiento preventivo que incluye trabajo planificado previamente para los componentes principales del edificio. Este cronograma brinda estructura a todo su equipo y puede usarse para aclarar las funciones y responsabilidades de todos los involucrados. Los programas de mantenimiento preventivo también reducen la presión que puede estar asociada con el trabajo de mantenimiento reactivo que debe realizarse de inmediato. El mantenimiento programado también facilita que el equipo de gestión de las instalaciones asigne recursos y determine las prioridades diarias, semanales, mensuales y anuales.

Una línea de base para la gestión del rendimiento

El mantenimiento de las instalaciones también crea una excelente base de rendimiento para monitorear las condiciones de trabajo de cada componente dentro del edificio o en los terrenos de las instalaciones. La plataforma de software de gestión de mantenimiento de instalaciones puede capturar detalles operativos, como asignaciones de recursos, registros de activos y registros de hojas de tiempo para técnicos y otro personal. Etiquetar los activos de las instalaciones con etiquetas de código de barras duraderas ayuda a agilizar la documentación y reduce los errores humanos, lo que significa que sus registros de mantenimiento serán más completos y precisos.

Una capa adicional de protección de instalaciones

Un último beneficio del mantenimiento de las instalaciones es la protección adicional que brinda a los recursos locales. Estas actividades de mantenimiento ayudan a crear un entorno de trabajo seguro y protegen al personal y los activos importantes de posibles lesiones o daños. Las fallas importantes en una instalación pueden causar daños generalizados debido a incendios, fugas de agua u otros eventos adversos significativos. Su programa de mantenimiento de instalaciones es uno de los primeros puntos de contacto que permite a su personal identificar un problema y corregirlo antes de que se convierta en un problema importante que detenga las operaciones.

Las empresas pueden revisar estos registros electrónicos durante los períodos de auditoría para garantizar el cumplimiento de las pautas locales, estatales y federales. La mayoría de las soluciones de software de gestión de mantenimiento de instalaciones también permiten a los usuarios crear informes personalizados para que el equipo de gestión pueda revisar el rendimiento y crear planes de mejora específicos. Con estos recursos, una empresa podrá reducir los costos de las instalaciones y, al mismo tiempo, evitar el tiempo de inactividad del equipo y la necesidad de reparaciones de emergencia.

El mantenimiento de las instalaciones es un área importante de enfoque para los equipos encargados del mantenimiento de fábricas, almacenes y oficinas. Completar un inventario completo de las instalaciones y desarrollar planes para cada sistema ayudará a crear una línea de base para medir el desempeño futuro. La planificación eficaz del mantenimiento no necesita ser demasiado compleja, pero debe tener en cuenta las necesidades únicas de cada edificio único.