¿Qué es MRO y por qué es importante?

Las funciones de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) son esenciales para cualquier departamento u operación de adquisiciones. Si bien estos artículos representan una porción relativamente pequeña de un presupuesto general de adquisición, aún pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad. Esto es especialmente cierto si los costos aumentan sin un sistema adecuado para identificar y realizar mejoras.

En esta publicación, discutiremos la definición de MRO y cómo se pueden administrar estos elementos. Reducir los gastos de MRO puede tener un impacto positivo en la rentabilidad a largo plazo de una operación. Además de las prácticas tradicionales de gestión de activos y mantenimiento, como el seguimiento de activos con etiquetas de equipos, etiquetas de gestión de activos de instalaciones, etiquetas de servicios públicos y otras soluciones de etiquetas de código de barras para agilizar los procesos de mantenimiento y reparación, una estrategia MRO puede aportar una capa adicional de eficiencia.

La definición de MRO

Como se señaló anteriormente, MRO es un acrónimo que significa mantenimiento, reparación y operaciones. Incluye las operaciones, procesos y actividades asociadas con el mantenimiento de una planta o instalación, como el mantenimiento de la infraestructura física, el equipo y sus procesos operativos asociados, y los materiales y suministros que se utilizan para mantener la infraestructura y el equipo o en la producción de un producto. o servicio. Sin embargo, estos materiales no se clasifican de la misma manera que las materias primas que forman parte de un producto terminado (como los metales que se usan para fabricar herramientas o la pintura que se usa para terminar un producto de madera), que se considerarían costos directos. En cambio, los materiales y suministros que se incluyen en MRO se usan en la producción pero no forman parte del producto final, como los suministros que se usan para limpiar y mantener el equipo.

La mejor manera de definir el alcance de la designación de MRO es explorar las cuatro categorías principales de elementos que normalmente se incluyen en las evaluaciones. Cada negocio debe administrar sus activos de una manera que optimice el rendimiento en toda la operación. La organización de artículos MRO en distintas categorías agiliza el seguimiento y facilita la revisión de métricas financieras para clases de activos particulares.

Reparación y Mantenimiento de Infraestructura

Esta categoría se refiere a equipos y materiales relacionados que se utilizan para mantener en funcionamiento una instalación comercial completa, como:

• Equipo HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado)
• Equipo de seguridad
• Muebles
• Equipos informáticos

Reparación y mantenimiento de equipos de producción

Los elementos de MRO relacionados con la producción se clasifican como todos los equipos y actividades necesarios para mantener los sistemas de producción. Esta categoría de MRO incluye equipos como:

• Compresores y motores
• Cintas transportadoras
• Maquinaria CNC

Mantenimiento de equipos de manejo de materiales

Los elementos de manejo de materiales ayudan a mover las materias primas y otros activos relacionados a las ubicaciones correctas para que puedan usarse con fines de producción. El mantenimiento del equipo de manejo de materiales incluye suministros como:

• Válvulas y tuberías
• Ropa de trabajo y mascarillas
• Equipo de Protección Personal (PPE) como guantes

Herramientas y consumibles

Todas las demás herramientas pequeñas y piezas consumibles utilizadas en las operaciones diarias se incluyen en esta categoría de MRO, como:

• Suministros de oficina
• Juntas, tornillos y clavos
• Químicos
• Lubricantes
• Baterías
• Herramientas manuales

Incluso una operación relativamente pequeña podría tener miles de artículos individuales que encajan dentro de estas categorías de MRO. Por esta razón, cada empresa debe mantener una biblioteca de activos organizada. Más allá de estas amplias categorías, la gestión eficaz de MRO implica la clasificación adecuada de los activos de una manera más granular. Hay varias taxonomías de clasificación de MRO, siendo el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas® (UNSPSC®) el más utilizado. Otras taxonomías incluyen eCl@ss, que se usa a menudo en Europa, ETIM, el Sistema de Clasificación Industrial Estándar (SIC) y los Códigos del Sistema Armonizado (HSC). También hay taxonomías específicas de la industria que a menudo se usan para la gestión de MRO.

¿Por qué es importante la gestión de MRO?

MRO puede representar casi la mitad (hasta el 47 %) de los costos de adquisición de una organización típica. Muchos de estos costos están relacionados con los procesos, y muchas empresas podrían beneficiarse de una revisión exhaustiva de su eficiencia de adquisiciones. Mejorar las estrategias de adquisición puede conducir a ahorros de costos que impactan directamente en la rentabilidad del negocio.

El desafío con muchos procesos de MRO es que el trabajo puede ser reactivo y más difícil de predecir o proyectar a largo plazo. Sin embargo, lo que se puede controlar es la forma en que se realiza el trabajo. Los sistemas de gestión de datos, la automatización y otras tecnologías emergentes pueden ayudar a optimizar estas actividades y producir mejoras en la eficiencia. La gestión de las piezas de productos, las materias primas y la concienciación sobre la seguridad pueden tener un impacto directo en los costes relacionados con MRO.

Cómo administrar artículos MRO

La asignación y el control de los gastos de MRO deben tener una propiedad clara asignada dentro del departamento de adquisiciones. Aclarar estas responsabilidades es un paso importante en la creación de una estrategia integral de MRO que puede ayudarlo a identificar y controlar los riesgos asociados con estas áreas. Algunos ejemplos de riesgos relacionados con MRO incluyen:

• Costos de envío excesivos
• Poca productividad en el trabajo de mantenimiento
• Paradas de producción inesperadas
• Retrasos en el inventario

Las empresas que fabrican bienes o brindan servicios relacionados son especialmente propensas a este tipo de problemas. Tener una estrategia MRO crea una mayor visibilidad para las prácticas de gestión de inventario y proveedores. También ayuda a alinear a su equipo de liderazgo en torno a estas prioridades clave de adquisición.

Implementar sistemas de seguimiento de activos para optimizar la gestión de MRO

Las empresas pueden obtener una mejor visibilidad del uso y mantenimiento de los activos MRO al implementar sistemas de seguimiento de activos para optimizar los procesos de mantenimiento y reparación y administrar el ciclo de vida completo de los activos. Los datos obtenidos a través de un sistema de seguimiento de activos eficiente permiten a los líderes empresariales tomar decisiones basadas en datos, como cuándo es más rentable reemplazar un activo en lugar de repararlo.

Además, las soluciones de seguimiento de activos permiten una gestión eficiente del mantenimiento preventivo, lo que permite a las organizaciones optimizar el rendimiento de los equipos y maximizar la vida útil de sus activos para reducir los costos de mantenimiento y adquisición. Las etiquetas de activos se pueden imprimir con códigos de barras que permanecen legibles durante la vida útil del activo y se sincronizan con el software de gestión de activos para permitir una clasificación precisa de los activos y automatizar la identificación y la documentación de los activos.

Con una variedad de etiquetas de activos disponibles para diversas aplicaciones, como etiquetas de activos de servicios públicos, etiquetas de activos de gestión de instalaciones, etiquetas de trabajo en proceso, etiquetas resistentes a productos químicos, etiquetas de códigos de barras de alta temperatura, etiquetas de equipos, etiquetas de cables y más, las organizaciones pueden Realice un seguimiento eficiente de los equipos, los activos y el inventario para agilizar la documentación y mejorar la gestión de MRO.

Desarrollar y rastrear indicadores clave de rendimiento

Otra sugerencia es desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) que definan claramente las áreas que pretende controlar. Se ha demostrado que las siguientes métricas se alinean bien con la mayoría de los planes de mejora de MRO.

• Gasto de MRO . El monto de la financiación dirigida a la categoría de MRO debe representar el 10 % o menos del presupuesto general de adquisiciones. Estas métricas financieras simples son una base excelente para reducir los costos y mejorar la eficiencia de MRO.
• agotamiento de existencias . Es probable que una operación que experimente desabastecimientos de forma rutinaria experimente uno o más problemas de proceso importantes relacionados con la producción, el aprovisionamiento o el cumplimiento. El seguimiento del número de desabastecimientos se puede utilizar como un indicador rezagado de problemas sistémicos.
• Inventario disponible de MRO frente a rotación . Una buena regla general para el inventario MRO disponible es apuntar a una rotación de 30 días. El exceso de inventario puede agregar costos adicionales innecesarios.
• Índice de pedidos urgentes a reposición . Una operación debe experimentar un bajo número de pedidos urgentes en comparación con los pedidos de reabastecimiento estándar. Una buena regla general es que no más del 8-10 % de todos los pedidos deben ser apresurados.

El seguimiento de los gastos de MRO y la reducción de los costos puede ser un desafío importante para los equipos de adquisiciones. Tomarse el tiempo para desarrollar una estrategia de MRO puede ayudar a alinear a todos los involucrados y proporcionar puntos de referencia claros para la mejora. En última instancia, el control de estos costos puede conducir a mejoras significativas en la eficiencia y la rentabilidad.