¿Qué son las operaciones de las instalaciones y por qué son importantes?

Dirigir una operación industrial no es fácil. Hay personas para administrar, bienes para producir, enviar o vender, máquinas para mantener y reparar, suministros para ordenar y un millón de otras tareas, grandes y pequeñas, que deben realizarse todos los días. Sin un plan de ataque, no se tarda mucho en sentirse completamente abrumado.

Ahí es donde entran las operaciones de las instalaciones. En su forma más básica, el término encapsula el proceso de ejecutar y administrar una instalación, ya sea un almacén, una fábrica o cualquier otra operación industrial o comercial. La implementación de un sistema de gestión de operaciones exitoso requiere el desarrollo de una estrategia práctica que agilice y simplifique su día a día para que pueda seguir el ritmo implacable de la fabricación o la industria moderna. Si tiene algún tipo de función de administración de operaciones de instalaciones, considere esta publicación como lectura obligatoria.

Definición de operaciones de instalaciones

Operaciones de instalaciones es un término general que cubre todas sus responsabilidades de gestión típicas para cualquier tipo de empresa industrial, comercial o de fabricación. Dotación de personal, equipos, bienes y materiales, cadenas de suministro, incluso reparaciones de edificios y limpieza:todo cae bajo el ámbito de las operaciones de las instalaciones. Ya sea que dirija una tienda de abarrotes o administre una fábrica, está dirigiendo y ejecutando las operaciones de las instalaciones todos los días.

¿Cuáles son los principios fundamentales de la gestión de instalaciones?

Aunque cada industria es diferente, hay algunas responsabilidades comunes en las que cualquier administrador de instalaciones probablemente deba enfocarse demasiado. Piense en los siguientes como los principios generales que sustentan un plan de gestión de instalaciones exitoso:

Personal de contratación, apoyo y gestión

Este es probablemente el elemento más importante de cualquier plan de operaciones de las instalaciones, ya que la dotación de personal adecuada es la piedra angular de cualquier empresa que desee fomentar un entorno de trabajo atractivo, seguro, productivo y gratificante. Para hacer realidad este noble ideal, los gerentes de operaciones deben diseñar un plan de personal que considere la contratación desde todos los ángulos. Las preguntas obvias:¿cuál es la plantilla ideal para una productividad óptima? ¿Cuántas personas necesitamos por turno? – también debe equilibrarse con quizás lo menos obvio:¿Cómo mantenemos la moral entre nuestro equipo? ¿Qué podemos hacer para crear la cultura que buscamos entre nuestro personal?

Cualquiera que esté a cargo de las operaciones es naturalmente visto como un líder por el personal general. Tienen una gran influencia para establecer el tono cultural y moral, y es su responsabilidad mantener al personal saludable, seguro, feliz y comprometido. Con la combinación correcta de política y liderazgo, un buen gerente de instalaciones no solo tendrá un personal productivo:tendrá un equipo eficiente, cohesionado y feliz que puede ayudar a que todos los demás desafíos de las operaciones sean mucho menos exasperantes.

Gestionar la Compra, Mantenimiento y Operacion de Equipos

Ya sea que se trate de una carretilla elevadora antigua o de una solución de almacenamiento autónomo de última generación, los activos de las instalaciones son fundamentales para la eficacia de las operaciones. Pero estos sistemas no son infalibles y, para funcionar de la mejor manera, necesitan un mantenimiento y servicio adecuados. Ya hemos hablado sobre el mantenimiento industrial, pero no podemos exagerar cómo la creación de un plan efectivo para monitorear y reparar su equipo es clave para una gestión de operaciones exitosa a largo plazo.

¿Por qué? Piénselo de esta manera:el mantenimiento que se pasa por alto puede provocar una avería repentina de los equipos clave. Cuando esto suceda, se enfrentará a un costoso tiempo de inactividad mientras se apresura a realizar reparaciones de emergencia. Con tanto dinero y capacidad de producción en juego, los gerentes de operaciones confían en estrategias de mantenimiento preventivo, predictivo o reactivo que a menudo se basan en datos históricos y en tiempo real.

El mantenimiento y la operación del equipo también pueden ser respaldados por etiquetas de activos de gestión de instalaciones y etiquetas de código de barras de seguimiento de activos de fabricación, que ayudan a los operadores de máquinas y otro personal a comprender las especificaciones clave y los procedimientos de mantenimiento. Las etiquetas de equipos pesados ​​son otra solución de seguimiento de gestión de activos de instalaciones, que se utilizan para la identificación de equipos, placas frontales de paneles de control y otras necesidades de etiquetado de activos para equipos que funcionan en entornos de fabricación o exteriores hostiles. Con herramientas como estas, los gerentes pueden monitorear y dar servicio a los equipos y reducir el riesgo de paradas, lo que en última instancia mejora la eficiencia de la fabricación. Aprenda a identificar los códigos de barras correctos para su software de gestión de instalaciones en esta publicación.

Monitoreo del Flujo de Bienes y Suministros

Tanto los minoristas como los fabricantes conocen el dolor de las cadenas de suministro torpes, especialmente en este entorno actual. Cuando los productos que necesita no se muestran, los retrasos resultantes se agravan rápidamente y se extienden hacia el exterior. Y aunque los especialistas en operaciones de las instalaciones no pueden agitar una varita mágica para hacer que esa entrega tardía aparezca repentinamente en el muelle de carga, pueden trabajar para desarrollar planes de contingencia para garantizar que los problemas de materiales y suministros no se conviertan en un cuello de botella total.

Al tomar decisiones como la reasignación de personal o equipos cuando ciertas líneas de producción o departamentos se retrasan, los gerentes de las instalaciones pueden ayudar a mantener la productividad incluso a pesar de las ralentizaciones imprevistas. También depende de ellos hacer llamadas similares cuando la demanda fluctúa, los equipos se rompen o cualquier otro factor interviene en la producción.

Maximizar la eficiencia y reducir los costos

Si ha navegado con éxito la gestión de personas, equipos y suministros, probablemente ya lo haya hecho. Pero vale la pena mencionarlo por sí solo:las operaciones de las instalaciones tienen tanto que ver con la optimización de los activos como con la maximización de la eficiencia. Llevar a cabo una operación financieramente eficiente es fundamental para garantizar un negocio industrial exitoso.

Afortunadamente, la reducción de costos es un efecto secundario natural de administrar con éxito otros elementos de su operación. Por ejemplo, cuando conoce una plantilla ideal y tiene una plantilla de empleados felices y leales, reduce la rotación y ahorra en los costos de contratación e incorporación. De manera similar, maximizar la eficiencia de la producción le permite mejorar la rentabilidad al reducir el costo por unidad.

¿La línea de fondo? Concéntrese en mejorar sus operaciones y es probable que los costos de funcionamiento disminuyan incluso cuando aumenten la producción y la eficiencia.

¿Cómo puedo crear un plan de gestión de operaciones de instalaciones?

Se trata de comprender su negocio, no solo los detalles de alto nivel, sino también los detalles esenciales de sus instalaciones y el clima comercial local, incluido su personal, su clientela, su equipo, sus proveedores, etc. Con estos detalles, puede comenzar a priorizar dónde debería estar su enfoque, cómo mejorar la eficiencia y, quizás lo más importante, cómo apoyarse en el apoyo de su equipo para garantizar que los proyectos se deleguen adecuadamente y que no se pase por alto ninguna parte de sus instalaciones. .

También es importante recordar que los planes de operación de las instalaciones nunca son inamovibles. Los elementos de su operación que requieren su atención más crítica van y vienen; lo que le preocupa esta semana puede no serlo mucho dentro de un mes. Al considerar los planes de administración de sus instalaciones, siempre incorpore flexibilidad y nunca permita que un plan se vuelva demasiado permanente.

¿Por qué son importantes las operaciones de las instalaciones?

No hace falta decir que un plan de gestión eficaz es necesario para ejecutar una operación exitosa. Después de todo, como sabe cualquier administrador de instalaciones, hay constantemente un millón de pelotas para hacer malabares en un momento dado. Pierde impulso y esas bolas se derrumbarán rápidamente. Es por eso que un plan de gestión de operaciones efectivo es tan crucial para el éxito a largo plazo tanto del gerente como del negocio mismo.

En última instancia, si puede comprender lo que no solo se debe hacer, sino también cómo priorizar su lista de tareas pendientes y delegar tareas, podrá manejar incluso las dificultades de administración de operaciones más espinosas. Al asegurarse de que su negocio industrial o comercial funcione de manera segura y eficiente todos los días, estará bien encaminado para dominar las operaciones de las instalaciones.