Coaching para la sostenibilidad:implementación y mantenimiento de nuevos procesos y cambios

Por J.R. McGee
Master Black Belt, Fundador y CEO, X-Stream Leadership Group

La mayoría de nosotros hoy en día nos sentimos cómodos con la comprensión y el uso de las herramientas Lean y Six Sigma para desarrollar nuevos procesos y obtener el control de nuestros datos. Podemos practicarlos a diario y, en su mayor parte, ¡no es tan difícil usar las herramientas! Qué es ¡Es difícil implementar y mantener los nuevos procesos y cambios que surgen en nuestros equipos durante sus eventos y proyectos a largo plazo!

Ahora he dirigido, facilitado y / o entrenado más de 750 proyectos de mejora en todo el mundo como Master Black Belt Sensei. He entrenado y certificado a 73 Master Black Belts, con tres más en una ola de entrenamiento actual. ¡He experimentado muchos de los problemas de sostenibilidad de primera mano y he luchado con ellos como tú! Gracias a esa experiencia, he aprendido que existen técnicas que puede utilizar y una estructura que puede implementar para pasar de una tasa de fracaso del 60% al 80% para nuevas ideas, a una tasa de éxito superior al 70% para mantener nuevas ideas y cambios durante 12 meses o más. La verdadera clave de todo esto es lo que sucede después el evento!

Modo de falla 1:Creer que las cosas discutidas en el resumen del proyecto sucederán solo porque son buenas ideas y a todos "les gustó".

Este es el modo de falla más común y el más fácil de superar. El principal problema es que las personas creen que pueden "hacer las cosas" además de lo que ya están haciendo. Perdóname, pero mucho pocas personas se presentan a nuestros eventos "buscando algo que hacer". Sin excepción, conseguir a las personas que necesita es como sacarse los dientes. Ya están tan ocupados con sus trabajos habituales que a menudo tienen problemas para asistir a las reuniones del proyecto. ¿Y creemos que van a tener todo tipo de tiempo para implementar los cambios? ¡Lejos de ahi! Tenemos que adaptar un " en lugar de ”Enfoque si vamos a tener alguna posibilidad de éxito. Al igual que cuando estas personas se van de vacaciones o están enfermas, alguien debería cubrir su trabajo. Si no hay nadie, ¡qué vergüenza! Eso es simplemente una mala gestión 101. Busque activamente a alguien que pueda cubrir su horario un par de horas al día o un bloque de 4 horas durante la semana para que tenga específicos tiempo dedicado a trabajar en sus elementos de acción. ¡Esperar hasta tener "tiempo libre" es un plan para fracasar!

Modo de falla 2:tener una mala (o peor, no ) plan de comunicación eficaz

Perdí la cuenta de cuántas veces un líder de equipo me dijo "Solo enviaré un correo electrónico para que la gente sepa lo que estamos haciendo". El correo electrónico es excelente para transmitir el estado, proporcionar pruebas de que hizo o dijo algo (CYA de primera magnitud) y para comunicarse con amigos para hacer planes informales. Sin embargo, el correo electrónico es horrible para comunicar información! Todos los que van a utilizar o se verán afectados por los nuevos cambios en el proceso deben obtener información de primera mano sobre quién, qué, cuándo, dónde, cómo y con qué frecuencia para que no solo sepan qué que hacer cuando llegue el momento, pero saben cuándo para hacerlo también. No se limite a leer las viñetas de PowerPoint "en" ellos ni les dé un volante; personalice sus comunicaciones y adáptelas a la forma en que cada persona desea recibir la información. Hágalo práctico; déjeles hacer una simulación del nuevo proceso. Guíelos a través de él y pídales que "trabajen" en la nueva forma para que puedan generar preguntas y desarrollar una conciencia situacional sólida de lo que va a cambiar, lo que específicamente necesitarán hacer de manera diferente y cuándo estos cambios realmente toman lugar. Simplemente decirle a la gente que algo va a cambiar es otro camino dorado hacia el fracaso.

Modo de falla 3: Tener poca o ninguna responsabilidad efectiva.

Esto se refleja con mayor frecuencia en la identificación de quién es responsable de cada elemento de acción. Si en la lista aparece más de una persona, o peor aún, si aparece "el equipo", está realmente en camino de fallar espectacularmente. Como dijo una vez el almirante Hyman Rickover:"Si no puedes poner tu dedo en el ombligo de la persona responsable, NADIE ¡es responsable!" Estaba precisamente en lo correcto. Cuando se comparte la responsabilidad, la rendición de cuentas desaparece. Es posible que se requiera más de una persona para realizar un elemento o una acción. Pero no puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es que cada elemento de acción tenga uno, y solo ¡una persona responsable de responder por el éxito o el fracaso de ese artículo!

Modo de falla 4: ¡Permitir que la “Tiranía de lo urgente” abrume la ejecución de lo importante!

Esto se refleja con mayor frecuencia en un seguimiento o seguimiento poco efectivo o nulo. Veo esto con mayor frecuencia cuando el facilitador o el líder del equipo no se reúne de manera regular y rutinaria para informar el estado y discutir el progreso y los problemas. Recuerde, ¡la gente ya tiene mucho que hacer todos los días! Encuentro que reunirse cada dos semanas durante una hora parece ser ideal para la mayoría de las situaciones. Reunirse cada semana puede convertirse en una carga, y cada tres semanas o más tiende a permitir que las cosas se olviden o se abrumen en la lucha del día a día. Además, codifique con colores el estado de sus elementos de acción. El azul puede representar el 100% completado, el verde dice que todo está bien encaminado y según lo programado; El amarillo indica retraso en el horario o que ha encontrado una resistencia inesperada; y el rojo indica una falla importante o la imposibilidad de implementar con los recursos o permisos actuales. Para su reunión de una hora, concéntrese solo en los Rojos, luego en los Amarillos si tiene tiempo. Es un serio desmotivador para los miembros de su equipo sentarse y escuchar los Verdes y los Azules, especialmente si no los afectan. ¡Perder el tiempo de las personas no es una buena manera de lograr que asistan a reuniones futuras! Por último, no pierda tiempo dejando que la gente "explique por qué no funcionará". Eso es una completa pérdida de tiempo para todos. ¡Solo permita que las personas discutan lo que van a hacer para resolver el problema y cómo van a lograr el resultado deseado!

Estas son solo algunas de las cosas que puede hacer para mejorar significativamente su éxito en la implementación de cambios importantes en su organización. ¡Ahora sal y cambia tu mundo!

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