Por qué las empresas de suministros de oficina necesitan EDI en la nube

La industria del material de oficina tiene como objetivo proporcionar a sus clientes, compuestos por empresas de diversos tamaños, entidades públicas y organizaciones no comerciales, todo el equipamiento que necesitan para completar su trabajo. Los proveedores pueden ser locales o internacionales, los precios se actualizan en tiempo real y los niveles de existencias se modifican diariamente.

Con expectativas tan rigurosas, existe una necesidad real de que las transacciones se basen en EDI. Este software ayuda a las empresas a completar rápidamente muchas de sus tareas esenciales, como realizar y recibir pedidos, informar o recibir actualizaciones sobre los productos enviados e intercambiar facturas que cumplan con los requisitos legales.

A continuación, se explica cómo la migración a una solución de intercambio electrónico de datos basada en la nube puede ayudar a promover tres tipos de intercambio:pedidos, notas de aviso de envío y facturas.

Reactividad y eficiencia

En un mundo en constante cambio, los dueños de negocios deben mantenerse a la vanguardia. EDI ofrece la capacidad de ser reactivo, adaptable y eficiente.

Cuando un cliente realiza un pedido a su proveedor de oficina, el proveedor debe reaccionar rápidamente y reunir todos los elementos requeridos del pedido. Algunos de estos elementos deben ordenarse a su vez y los pedidos basados ​​en EDI son instantáneos y pueden ser reconocidos inmediatamente por el proveedor.

El uso de una solución EDI basada en la nube brinda la capacidad de ser flexible y reactivo en caso de que se requiera algún cambio técnico en la forma en que ambas entidades hacen negocios. Estas solicitudes de cambios ocurren a menudo con escalas de tiempo breves para la implementación. Aquí, su proveedor puede actualizar su solución EDI basada en la nube de acuerdo con el plazo solicitado.

Seguimiento en tiempo real

Al igual que otras industrias, los productos del sector de suministros de oficina a menudo se componen de artículos ensamblados, pedidos a varios proveedores. EDI brinda la capacidad de seguir de cerca el envío de bienes de los proveedores y planificar cuidadosamente la entrega al cliente final.

La industria de suministros de oficina a menudo proporciona servicios adicionales como el montaje de muebles. En este caso, todas las piezas de los muebles se envían al mismo lugar y un tercero las ensambla.

En esta situación, se puede adaptar una solución basada en la nube para proporcionar flujos de trabajo específicos que estén orientados al negocio. Esto no se podría hacer con una solución local sin cambios significativos.

Tener estos flujos de trabajo específicos de la industria implementados de forma nativa en una solución EDI basada en la nube permite que los negocios se ejecuten sin problemas, sin ninguna limitación técnica.

Facturas y cumplimiento fiscal

Las empresas de este sector hacen negocios con numerosos proveedores ubicados en varios países del mundo. Y varios países significan múltiples regulaciones fiscales.

Las autoridades fiscales solicitan cada vez más validaciones comerciales. EDI puede ayudar aquí al verificar automáticamente todos los documentos intercambiados. La facturación electrónica, basada en EDI, proporciona a la industria de suministros de oficina una forma sencilla de intercambiar facturas con proveedores y clientes.

Año tras año, las formas en que se intercambian las facturas con socios comerciales o autoridades fiscales están evolucionando.

Los gobiernos están pidiendo a las empresas que sigan nuevas reglas y adopten nuevos métodos técnicos para intercambiar facturas.

Italia es uno de los países más recientes en implementar cambios. Allí, las autoridades fiscales implementaron un portal (SdI) al que todas las empresas deben enviar las facturas de sus clientes. Luego, el portal envía las facturas al cliente.

Una solución EDI basada en la nube ofrece de forma nativa cobertura para estas regulaciones específicas y las empresas no tienen que perder el tiempo implementando el cambio solicitado.

Las regulaciones continuarán evolucionando y la implementación de una solución EDI basada en la nube asegura una ventaja competitiva de la que se beneficiaría cualquier negocio de suministros de oficina.

Más ventajas

Tener una solución EDI basada en la nube no solo brinda ventajas relacionadas con el negocio.

El alojamiento de una solución EDI interna y local requiere que la empresa cuente con una sólida infraestructura de TI. Nada bueno saldrá de una empresa de suministros de oficina que no pueda enviar pedidos a sus proveedores o facturas a sus clientes. Por lo tanto, tener una solución EDI basada en la nube y un acuerdo de nivel de servicio (SLA) sólido le brindará tranquilidad.

El uso de una plataforma de intercambio electrónico de datos basada en la nube ofrece muchas ventajas. Cualquier miembro de la industria de suministros de oficina que esté utilizando una solución local debería considerar migrar a una solución de este tipo. La urgencia es aún mayor ahora que seguramente vendrán más cambios solicitados por socios comerciales y autoridades fiscales.

Arnaud François es responsable del mercado francés, especializado en EDI, facturación electrónica y sistemas de gestión de datos maestros en Comarch.