Cómo crear el equipo de implementación de ERP perfecto

Si está leyendo un recurso de información sobre la cadena de suministro en línea, probablemente no necesite que nadie le venda los beneficios de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Un buen ERP, que ofrece visibilidad en todas las áreas de la cadena, automatización de procesos repetitivos y una fuente central de verdad para datos comerciales cruciales, hace que todo funcione sin problemas.

Hoy, gracias a una avalancha de transformación digital que está revitalizando los procesos comerciales en todas las industrias, la faz de ERP está cambiando. Desde la computación en la nube y los macrodatos hasta la inteligencia artificial y la automatización, los ERP modernos están dotados de tecnología poderosa e innovadora que ayuda a sus usuarios a ser más productivos.

Se espera que el mercado valga casi $ 42 mil millones para 2021 y con los desarrollos de software de vanguardia cada vez más accesibles, tener el poder de las nuevas tecnologías al alcance de su mano no es solo una ventaja, es una necesidad para que las empresas sigan siendo competitivas.

Incluso si ya tiene un ERP, es probable que al menos esté pensando en aprovechar la nueva ola de revolución que está transformando la tecnología, ya sea cambiando a una versión en la nube de su solución existente o implementando una plataforma completamente nueva. .

Hay innumerables estadísticas horribles flotando sobre las tasas de falla de implementación. Entonces, ¿cómo se suman las empresas a lo mejor que estos ERP de nueva generación tienen para ofrecer sin ser víctimas de la ruina del despliegue? Gran parte de la respuesta no está en la tecnología, sino en las personas.

Una de las cosas más importantes que puede hacer para preparar su negocio para el éxito de la implementación es crear un gran equipo de proyectos de ERP. El tamaño de su equipo dependerá, por supuesto, de cuán grande sea su negocio y cuán extenso sea el proyecto ERP que esté emprendiendo. Pero no importa cuántas personas estén involucradas, hay algunos roles y responsabilidades clave que deberá tener firmemente establecidos para ayudar a que su ERP nuevo o actualizado funcione y funcione.

Independientemente de la opción de implementación que elija, es probable que contrate a un socio de ERP dedicado para que lo ayude a implementar y configurar el software que elija. Ese socio, o representantes de proveedores, formará una parte importante de su equipo de proyecto, y traerá a sus mejores consultores, administradores y desarrolladores para ayudar a implementar su ERP a tiempo y según las especificaciones. Ellos le proporcionarán el conocimiento técnico y la experiencia necesarios para adaptar el sistema a sus necesidades individuales y ejecutar su implementación.

Pero hay más en el equipo de implementación de ERP ideal que los profesionales externos. Lo que busca es el equilibrio perfecto entre el conocimiento externo y los recursos internos.

Incluso con el mejor de los esfuerzos e intenciones, su socio de implementación no podrá igualar a los miembros de su equipo interno en lo que respecta al conocimiento exclusivo y la comprensión de exactamente cómo funciona su negocio.

Tener empleados motivados y bien organizados que trabajen junto con su socio de implementación no solo ayudará a comunicar las necesidades de su empresa; también creará un banco de conocimiento interno que será esencial, una vez que su socio de implementación haya empacado y se haya ido.

La clave para mantener la armonía dentro de este equipo mixto es definir claramente los roles y responsabilidades de todos a lo largo del proyecto.

Para ayudar a mantener las cosas encaminadas en cada etapa (antes, a mitad y después de la implementación), necesita representantes internos sólidos, no solo para comunicarse con profesionales externos, sino también para mantener al resto del negocio actualizado con el proyecto. Eso significa ponerse en contacto tanto con las personas de arriba que están financiando la implementación como con las que eventualmente se convertirán en los usuarios finales del sistema.

Estos son los roles principales que debe tener en cuenta al crear su equipo de implementación de ERP:

Gestor de proyectos. Si su empresa tiene la suerte de contratar a un director de proyectos a tiempo completo para que dirija todas sus empresas ad-hoc, sabrá lo importante que es tener un director de proyectos metódico y práctico a la cabeza. Si no es así, ahora es el momento de identificar a la mejor persona de su equipo interno para el puesto.

Importa menos cuál es el rol actual de su PM nominado en el negocio, y más lo que pueden aportar al proyecto mientras usan el sombrero de PM. Serán responsables de comunicarse con su socio de implementación, controlar los plazos, los presupuestos y el alcance, aprobar los entregables, compartir actualizaciones e informar y escalar cualquier problema.

La comprensión de lo que está tratando de lograr con su implementación, y cómo planea hacerlo, es esencial para cualquier candidato a PM, por lo que un poco de conocimiento técnico tampoco estará mal.

Patrocinador ejecutivo. Su PM supervisará el funcionamiento diario del proyecto de ERP, pero para aquellas ocasiones en las que se necesita la influencia de toda la empresa o hay que tomar una decisión a nivel corporativo, necesita un patrocinador ejecutivo.

Los patrocinadores ejecutivos son el nivel superior en la jerarquía del equipo del proyecto ERP y representan el nivel de la junta durante la implementación. Por lo general, recibirán actualizaciones periódicas del PM y ayudarán a obtener y mantener la aceptación de los superiores. También tendrán el poder de aprobar cualquier problema relacionado con las revisiones financieras o presupuestarias, revisar los esfuerzos de gestión de cambios y tomar decisiones sobre los procesos comerciales clave.

Otra parte clave del papel del patrocinador ejecutivo es ser un animador del proyecto en toda la empresa, ofreciendo un apoyo de alto nivel y fomentando la participación y el compromiso de los usuarios durante todo el proyecto. Ese es un factor muy importante para garantizar la adopción por parte del usuario una vez que el sistema se pone en marcha.

Superusuarios. Así como el patrocinador ejecutivo actúa como un puente entre el equipo del proyecto y el ejecutivo, los superusuarios brindan apoyo y aliento vital a sus compañeros usuarios finales.

Los superusuarios participarán a lo largo de la implementación, ofreciendo una perspectiva de usuario, recopilando consejos y mejores prácticas del personal de los socios y defendiendo el sistema ERP. Si se involucran adecuadamente durante el proyecto, los superusuarios se convertirán en sus usuarios más informados, actuando como puntos de contacto para ayudar a solucionar problemas y difundir información a sus colegas.

Dada la importancia de la adopción del usuario para las tasas de éxito de ERP, los superusuarios son herramientas esenciales y miembros importantes de su equipo de implementación. Tener al menos un superusuario nominado de cada departamento que utilizará el sistema creará un flujo de conocimiento bidireccional durante el proyecto. Aportarán una comprensión granular de cómo opera su rama de la empresa y, a su vez, aceptarán los consejos sobre cómo la funcionalidad ERP puede ayudarlos a trabajar de manera más inteligente.

Busque empleados que estén entusiasmados por aprender más sobre su ERP, que tengan pasión por mejorar los procesos y que sean capaces de comunicarse en una multitud de niveles.

Si está pensando en implementar una nueva plataforma ERP, comience a considerar cómo se verá su equipo de proyecto y elija a sus héroes de implementación internos. Tener a las personas adecuadas de su lado puede marcar la diferencia para el éxito continuo de su nueva aplicación.

Claire Jeacock es gerente comercial de Washington Frank, un proveedor de servicios de contratación de ERP.