La diferencia entre la automatización del flujo de trabajo personal y empresarial (y por qué necesita ambas)

A medida que la automatización se convierte en una prioridad para los líderes de C-suite, la narrativa que está surgiendo tiene una fisura en el centro. Todos estamos hablando de automatización, pero algunos de nosotros estamos hablando de automatización personal, a nivel del individuo. Y algunos de nosotros estamos hablando de la automatización del flujo de trabajo empresarial, que abarca muchos departamentos y funciones, a menudo en la oficina administrativa.

Ambos tipos de automatización son fundamentales para una empresa totalmente automatizada™, pero el discurso se ha vuelto confuso. Y centrarse en solo un tipo u otro limita lo grande que podemos pensar en la automatización. Necesitamos replantear la conversación para hablar de manera más holística sobre cómo la automatización puede impulsar la transformación digital.

¿Cómo llegamos aquí?

¿Por qué el discurso ha evolucionado de esta manera? Principalmente por el sesgo de confirmación. Los proveedores, analistas y reporteros tienden a conocer o atender a un lado del mercado mejor que al otro, por lo que hablan más de una manera que respalda sus puntos de vista. La diferencia, así como la combinación, es lo que voy a explicar en este post.

Automatización de la cola corta y larga del trabajo

Un modelo mental útil que podemos aprovechar al pensar en esto es el fenómeno de distribución de cola larga.

Por un lado, muchas de las automatizaciones del flujo de trabajo empresarial son seleccionadas por un centro de excelencia (CoE) de forma descendente. Ocurren con frecuencia y su automatización tiene un impacto significativo. Por ejemplo, automatizaciones como el cierre de libros en contabilidad o la gestión de pacientes en atención médica. Son la cola corta de las ideas de automatización.

Por otro lado, existe una amplia gama de automatizaciones que son más personales y de menor alcance individual, como un analista financiero que realiza una investigación sobre una empresa específica y genera informes diarios con datos de múltiples sistemas. Pero cuando las sumas, estas automatizaciones personales colectivamente conforman un volumen de trabajo mucho mayor que ocurre a diario. Este es el largo cola de oportunidades de automatización. Escribí sobre esto más extensamente en un artículo anterior.

Comparación de automatizaciones de flujo de trabajo personal y empresarial

Puede ser útil observar primero las características de los dos tipos de automatización en paralelo, y luego profundizaremos en cada uno de ellos con más detalle. Puede hacer clic en la tabla a continuación para verla con más detalle.

Automatización del flujo de trabajo empresarial

Profundicemos un poco más en las automatizaciones de flujo de trabajo a escala empresarial. Es útil recordar que la empresa moderna es cada vez más una serie de flujos de trabajo digitales. En esencia, esos flujos de trabajo suelen ser datos que se mueven entre aplicaciones. Anteriormente dimos ejemplos de administración de pacientes y contabilidad, pero normalmente hay miles de estos procesos recurrentes que suceden todo el tiempo dentro de una organización.

Dado que estos procesos cambian con menos frecuencia, tendría sentido que todos estos tipos de flujos de trabajo ya estuvieran automatizados mediante programación. Pero no lo son. Los sistemas están desconectados y el enfoque tradicional para integrarlos a través de proyectos de desarrollo clásicos tiene un costo demasiado prohibitivo para la mayoría de los flujos de trabajo. Entonces, la gente interviene para llenar el vacío.

Como puede ver en el caso de uso a continuación, un proceso de reclamos de seguros consta de 10 pasos y es 100% impulsado por una persona. Pero cuando aplica la automatización al proceso, reduce todo el proceso a cinco pasos, y el robot toma tres de ellos. Y puedes aumentar la capacidad con la misma cantidad de personas. Esto libera a las personas para procesar más trabajo y manejar el tipo de tareas más complejas y centradas en las personas con mayor cuidado. Además, el flujo de trabajo se vuelve menos propenso a errores y mucho más resistente frente a las condiciones comerciales cambiantes, lo que reduce en gran medida el riesgo en el negocio.

Caso de uso:Procesamiento de reclamaciones de seguros

Por su propia naturaleza, la automatización agiliza los negocios a un nivel fundamental. Esta es la transformación digital realizada.

Para la automatización del flujo de trabajo empresarial, es absolutamente vital que se asocie con un proveedor de "automatización primero" con una gran experiencia y especialización en esta tecnología. McKinsey estima:"Alrededor del 60% de las ocupaciones tienen al menos el 30% de sus actividades que son automatizables". A esa escala y profundidad, necesita un socio con experiencia.

Además, necesita un proveedor con una red extensa que pueda brindarle conocimientos tecnológicos y conectarlo con socios con experiencia geográfica y en la industria.

Las automatizaciones del flujo de trabajo comercial suelen ser las primeras que busca una empresa porque los beneficios son muy claros.

Sin embargo, si las empresas solo se enfocan en la cola corta, es probable que tomen la fruta al alcance de la mano y se detengan poco después. Sin embargo, aún queda mucho trabajo a nivel personal, y ahí es donde vamos a continuación para lograr una escala masiva en el programa de automatización.

Automatización personal

La automatización personal significa adoptar “un robot para cada persona™” en la empresa. Significa ayudar a los empleados a realizar su trabajo aumentándolos con un robot que asume las tareas repetitivas de su trabajo diario. Las empresas pueden crear y distribuir automatizaciones personales a los empleados o darles el poder de crear una automatización personal para abordar tareas únicas por sí mismos. Si miramos hacia atrás a la larga cola de la automatización, estas automatizaciones personales pueden sumarse a una escala significativa e impulsar un ROI a gran escala.

UiPath ha estado trabajando con clientes pioneros en este campo y hemos descubierto que los tipos comunes de automatizaciones personales ayudan a los empleados con el trabajo que se divide en cinco grupos principales:planificación, investigación, acción, administración de datos y productividad personal.

Estos pueden variar bastante significativamente, según la industria y el rol. Por ejemplo, en una compañía de seguros, un suscriptor podría usar una automatización personal para extraer datos de sistemas de terceros para evaluar el riesgo. Un gerente de relaciones en una compañía de seguros puede configurar una automatización personal para validar y reconciliar datos en un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Un oficial de reclamos de seguros puede trabajar con un robot para tomar medidas rápidamente para resolver un incidente del cliente.

Con los robots a su lado, las personas hacen el trabajo más rápido y recuperan el tiempo para concentrarse en el trabajo que hacen mejor que los robots (manejar la complejidad, hacer asociaciones, lidiar con la abstracción). Las personas pueden entregar el trabajo a los robots, o pueden trabajar codo con codo con los robots. Los empleados también pueden configurar automatizaciones basadas en eventos para que los robots observen las cosas que suceden en el escritorio. Cuando ocurre un evento (por ejemplo, un empleado inicia sesión en un sistema y realiza una acción), los robots se ponen a trabajar automáticamente. Hay muchas maneras en que las personas pueden trabajar con robots para respaldar su trabajo diario. El resultado es una mayor productividad, mayor compromiso de los empleados y menores tasas de error.

Ejecutar un programa de robot eficaz para cada persona a escala requiere capacitación, gestión y gobernanza. Cuando implementa la automatización personal sin estructura, corre el riesgo de que la automatización se expanda. Los directores de información (CIO) están familiarizados con el dolor de la expansión tecnológica. Según el informe de tendencias de Blissfully SaaS de 2019, las empresas usan "137 aplicaciones SaaS únicas en promedio", un aumento del 30 % con respecto a 2018. La automatización personal sin gobernanza crea el mismo efecto en torno al programa de automatización. Por lo tanto, es de vital importancia que cuando comience a habilitar las automatizaciones personales, se asegure de implementar las herramientas de gobierno adecuadas.

Este es un excelente estudio de clientes sobre cómo dentsu está aprovechando las automatizaciones personales al implementar su visión de un robot para cada persona dentro de la empresa.

La visión de UiPath de una empresa completamente automatizada aprovecha ambos tipos de automatizaciones.

El último punto a considerar para comprender los dos tipos de automatización es que no es suficiente ser excelente en la automatización personal o en la automatización del flujo de trabajo empresarial. Tienes que ser bueno en ambos.

La visión de UiPath de la empresa completamente automatizada es donde nuestra plataforma de automatización no solo habilita cada tipo, sino que también cierra la brecha y los conecta sin problemas para amplificar sus beneficios.

Este enfoque holístico tiene beneficios más allá de los beneficios más universales de menos sistemas, mejor transferencia de habilidades y líneas de soporte más claras cuando se aplica a la automatización. Mejora los resultados en todo el ciclo de vida de la automatización. Para dar algunos ejemplos:

• Una vista tanto de la automatización personal como de los flujos de trabajo empresariales es una mina de oro para determinar los siguientes mejores objetivos de automatización.

• En la implementación, puede unir la última milla entre los flujos de trabajo comerciales y la eficiencia personal al permitir que las personas automaticen rápidamente las tareas personales únicas que inevitablemente se necesitan para alimentar los nuevos flujos de trabajo empresariales.

• Puede gobernar la distribución potencial de esas automatizaciones en función del valor y el riesgo. Si pueden ofrecer un valor similar a otros, las automatizaciones se pueden distribuir de manera adecuada o incluso integrarse en versiones futuras de un flujo de trabajo empresarial. O bien, puede asegurarse de que las automatizaciones desarrolladas personalmente permanezcan así:disponibles solo para el autor, pero con auditabilidad centralizada cuando sea necesario.

• En términos más generales, puede obtener fácilmente una vista única de la interacción de cada usuario con cada flujo de trabajo, agregando color a todo lo anterior.

La elección entre la automatización personal y la automatización del flujo de trabajo empresarial no es algo que deba hacer. Las empresas pioneras reconocen que con una visión holística de la automatización, obtiene más rápidamente los beneficios transformadores de la automatización que abarcan la productividad del usuario final y el retorno de la inversión de la empresa.

Si disfrutó de este artículo, asegúrese de unirse a nosotros para el próximo UiPath Live show. No pierda la oportunidad de escuchar al director ejecutivo de UiPath, Daniel Dines, hablar sobre su visión de la empresa totalmente automatizada (y responderá las preguntas de la audiencia):

Un agradecimiento especial a Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George y Kate McDaniel por su colaboración, lluvia de ideas y contribuciones a esta publicación.