¿Qué son los registros de mantenimiento?

Los registros de mantenimiento son notas escritas que brindan documentación sobre el mantenimiento de una determinada pieza de equipo. La mayoría de las veces, cuando las personas hablan de este tipo de registros en un entorno industrial, se refieren a los informes y archivos formalizados que mantienen los propietarios de flotas, los operadores de plantas industriales u otros empresarios que realizan algún tipo de trabajo con máquinas. Mantener un registro adecuado del servicio mecánico y las reparaciones en estos escenarios generalmente se considera una buena práctica comercial y también puede ser requerido por ley. Los registros son especialmente útiles en la gestión del mantenimiento porque ayudan a las empresas a garantizar que sus equipos se mantengan en buenas condiciones y también ofrecen una forma de gestionar y realizar un seguimiento de los gastos de reparación y mantenimiento preventivo.

Sin embargo, los registros también pueden ser utilizados por individuos. Muchas personas mantienen registros detallados del mantenimiento de automóviles personales y también pueden registrar el servicio realizado en electrodomésticos como unidades de aire acondicionado y generadores de respaldo. Esto puede agilizar las reparaciones necesarias y también puede hacer que la reventa sea mucho más sencilla.

Por qué se conservan

Independientemente de las especificaciones de la configuración, la gestión de registros de mantenimiento suele ser importante por varias razones. Por ejemplo, un programa de mantenimiento puede ser invaluable para ayudar a los técnicos de servicio a diagnosticar problemas recurrentes con una máquina o vehículo. Además, los buenos registros ayudan a los gerentes de departamento, a los empleados e incluso a veces a las personas a asegurarse de que un equipo funcione de acuerdo con las garantías del fabricante. También pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de cuándo un equipo debe someterse a un mantenimiento preventivo.

También hay una base de valor para todo esto. Mantener la maquinaria en buen estado de funcionamiento es una de las mejores formas de protegerla como inversión y documentar ese cuidado puede hacer que el equipo sea más deseable si alguna vez se vende, ya que hay pruebas de que recibió el servicio adecuado. Esto es cierto tanto para las empresas como para los individuos. Las ventas de autos usados ​​son un buen ejemplo:las personas que pueden demostrar con registros detallados la frecuencia con la que sus autos fueron mantenidos y reparados a menudo pueden obtener un precio más alto que las personas cuyos autos aparentan estar funcionando bien, pero vienen solo con promesas verbales.

Los registros completos también pueden ser un amortiguador contra la responsabilidad. Si una empresa es demandada en relación con un equipo defectuoso, los registros detallados pueden ser esenciales para respaldar el caso de la empresa y demostrar que hubo diligencia debida, por ejemplo.

Elementos principales y requisitos básicos

Los registros personales suelen ser los más fáciles de mantener y, por lo general, son poco más que un archivo que contiene recibos e informes de diagnóstico sobre cambios de aceite, servicios y reparaciones del vehículo. Por lo general, también se incluyen los resultados de cualquier inspección de seguridad requerida o prueba de emisiones. Este tipo de informes pueden ser bastante informales; la idea principal es mantener un registro de lo que le sucedió a la máquina y cuándo. Pueden ser tan simples como un cuaderno cerca de la máquina o una hoja de cálculo digitalizada con informes escaneados y notas especializadas.

El proceso para desarrollar un plan de registro de mantenimiento orientado al negocio suele ser un poco más formalizado. Primero, la empresa generalmente hará un inventario de todos sus equipos. Cualquier elemento que deba ser inspeccionado o reparado periódicamente debe incluirse en esta lista y asignarse un número de seguimiento. El software de mantenimiento puede resultar valioso para ayudar a las empresas a organizar toda esta información. Ya sea que los datos estén documentados electrónicamente o en forma impresa, generalmente se considera una buena práctica mantener una copia de respaldo en algún lugar en caso de que los datos se pierdan o se destruyan accidentalmente.

Actualizaciones

Una vez que se ha completado el inventario, los registros simplemente deben actualizarse cada vez que se realiza el trabajo. En general, los registros deben documentar qué tipo de trabajo se realizó y cuándo se realizó, así como quién lo realizó realmente. Cuando se realizan inspecciones o pruebas de equipos, el registro debe reflejar si la inspección o las pruebas siguieron las pautas del fabricante y los procedimientos operativos de la empresa. Los gastos relacionados con la mano de obra y las piezas también se pueden documentar para ayudar a los departamentos con la previsión presupuestaria.

Configuración de fábrica

El uso de registros de mantenimiento es particularmente importante en un entorno de fábrica, donde se usa diariamente una gran cantidad de máquinas costosas. Estos registros pueden ayudar a garantizar que se haya completado cualquier mantenimiento adecuado del equipo o de la planta para que las operaciones de la planta funcionen sin problemas. Por ejemplo, se puede mantener un registro de mantenimiento que detalle cualquier reparación o servicio de mantenimiento en una máquina de fábrica. Este registro puede ayudar a evitar accidentes o paradas de planta como resultado de equipos defectuosos.

Usos de automoción y aviación

Los registros también son una parte muy común del mantenimiento de la flota. Las empresas que alquilan o poseen grandes grupos de camiones, por ejemplo, a menudo necesitan realizar un seguimiento cuidadoso de los vehículos que deben repararse o que pueden necesitar servicio antes de enviarlos en viajes largos o llamadas de entrega. Lo mismo es cierto para los operadores de flotas de aeronaves; Las aerolíneas y las compañías de aviones comerciales a menudo están obligadas por ley a mantener registros cuidadosos de todos los servicios y reparaciones de rutina, ya que esto puede ayudar a prevenir accidentes y problemas durante el vuelo.