7 estrategias comprobadas para una implementación exitosa de CMMS

Muchas organizaciones logran el éxito en la implementación de CMMS porque hacen su tarea y aplican las mejores prácticas. Si es un profesional de mantenimiento de instalaciones o plantas y busca el mejor software de sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), es posible que se encuentre con algunas estimaciones aterradoras sobre fallas en la implementación:del 40 % al 90 %.

No permita que eso le impida seguir adelante y lograr el éxito de su propia implementación de CMMS.

¿Qué significa una implementación exitosa de CMMS?

En términos generales, una implementación CMMS exitosa generalmente ocurre porque la organización tuvo la infraestructura adecuada, maximizó la herramienta y preparó y planificó la implementación satisfactoriamente.

El éxito de CMMS requiere planificación y preparación.

En última instancia, el éxito de la implementación de CMMS significa que el equipo de mantenimiento utiliza la herramienta de mantenimiento preventivo según lo previsto y el software de mantenimiento está optimizado adecuadamente. ¿El resultado? Los procesos y flujos de trabajo de gestión de mantenimiento mejoran y, por lo tanto, aumenta el valor comercial general de la organización.

Ya sea que esté considerando implementar un CMMS en varios sitios o solo en uno, es aconsejable comprender por qué algunas implementaciones tienen éxito y otras no. Los estudios de casos de CMMS contienen toneladas de información valiosa sobre cómo las organizaciones logran el éxito en la implementación de CMMS.

 7 ejemplos de éxito de implementación de estudios de caso de CMMS principales

Una implementación de CMMS puede fallar en cualquier etapa:antes, durante o después de su finalización. Posteriormente, la cantidad de información relacionada con el éxito y el fracaso de la implementación de CMMS puede ser abrumadora. A continuación presentamos algunos breves extractos de casos de estudio de eMaint CMMS de clientes sobre cómo varias organizaciones tuvieron éxito.

Cada ejemplo se refiere a una implementación en varios sitios, pero todas las historias también se aplican a una única implementación de CMMS.

1.         Proveedor, servicio al cliente y soporte de CMMS

El éxito de la implementación de CMMS no depende sólo de usted. También depende de su proveedor. Elegir el proveedor de software CMMS adecuado es un factor clave de éxito. El servicio al cliente y el soporte que recibe de su proveedor deben continuar durante todo el ciclo de vida de su CMMS.

¿Por qué?

Su proveedor debe seguir siendo un socio valioso durante todo el proceso de confiabilidad de su organización y ayudarlo a mantenerse en el camino correcto. Una vez que compre el software CMMS, será solo el comienzo de su historia de éxito.

Algunos proveedores dejan de brindar soporte una vez que el sistema entra en funcionamiento. Con eMaint, nuestros equipos de soporte CMMS están a su lado antes, durante y después del lanzamiento. Y no recibirás monedas de cinco centavos constantemente.

Un fabricante de snacks quería estandarizar los flujos de trabajo y los procesos y obtener una visión completa de las operaciones de mantenimiento en sus nueve ubicaciones. La organización eligió el software eMaint CMMS debido a su reputación de servicio al cliente y soporte inmejorables y experiencia con implementaciones en múltiples sitios.

"Creo que tener el soporte y poder tener acceso para obtener ayuda de nuestro proveedor CMMS en cualquier momento es fantástico. No hay muchos sistemas que le permitan realizar cambios sin mencionar:'Oye, tendrás que pagar por esto. Tendrás que pagar por aquello'. Y sé que no se trata solo de dinero, pero es bueno poder decir:'Oye, necesito que esto se haga. Ayúdame a resolverlo'".
— Fabricante de snacks

2.      Comience poco a poco con un piloto de implementación CMMS gratuito

Realizar una prueba de CMMS es una de las mejores formas de probar el sistema. Una prueba piloto ayuda a garantizar que el software se ajuste a sus necesidades, ya sea que desee implementar un CMMS en un sitio o en 75 sitios.

¿Por qué?

Con un piloto CMMS, tendrá una idea de lo que hace el sistema. Especialmente cómo puede resolver muchos problemas de gestión de mantenimiento.

Una empresa de servicios de agua y aguas residuales decidió implementar un CMMS para ayudar a conectar sus 75 operaciones de servicios públicos independientes. También querían agilizar el mantenimiento de sus más de 30.000 máquinas para sus clientes municipales, industriales y comerciales.

Antes de implementar eMaint, la organización participó en un piloto de CMMS que les permitió crear una plantilla de implementación.

“Comenzamos con una implementación de sistema, pero el piloto consistió en tres implementaciones de eMaint que prestaban servicios a diferentes utilidades. Entonces, acertamos con fuerza en uno y luego pasamos al segundo y al tercero. Estábamos usando muchos sistemas diversos, dependiendo de dónde estuviéramos. Entonces, poder pasar a una plataforma común y tener visibilidad en todos los sistemas, realmente nos da la fortaleza de la cantidad de información que podemos reunir”.

-Servicios de Aguas Residuales e Instalaciones Hídricas

3.      Determine cómo utilizará sus datos CMMS

Uno de los muchos beneficios de tener un software de gestión de mantenimiento, como eMaint CMMS, es la capacidad de realizar un seguimiento de los esfuerzos de mejora continua y ver las áreas que necesitan atención.

¿Por qué?

Antes de implementar CMMS, una organización debe saber cómo se gestionarán los datos y quién los examinará. De lo contrario, ¿quién maximizará su poder?

Aproveche sus datos CMMS

Utilizando los datos almacenados en eMaint CMMS, una empresa de servicios de agua y aguas residuales identificó métricas esenciales e indicadores clave de rendimiento (KPI) desde el principio. Establecieron un proceso de revisión para realizar un seguimiento de los KPI y los esfuerzos de mejora continua.

"Obtenemos métricas de informes de la cuenta consolidada de eMaint que resumen dónde se encuentra la acumulación de órdenes de trabajo de todos. Como parte de nuestra revisión mensual, buscamos posibles señales de alerta, indicadores de que tal vez haya algo mal. Luego podemos implementar las funciones de soporte adecuadas antes de que algo se convierta en un problema".

-Operaciones de agua/aguas residuales

4.      Comprometerse a mantener la estandarización y la integridad de los datos CMMS

Los datos de activos de CMMS benefician a toda la organización cuando se utilizan estratégicamente. Pero sólo si la información es precisa.

¿Por qué?

Si sus datos no son confiables debido a registros incorrectos o faltantes, perderá una de las ventajas más importantes de CMMS. Elija un sistema flexible que le permita configurar formularios que requieran entradas de campo o firmas antes de cerrar una orden de trabajo para salvaguardar la integridad y la estandarización de los datos.

Un proveedor mundial de repuestos para automóviles quería estandarizar las operaciones en sus 12 plantas y hacerlas sostenibles. Cada planta utilizaba algún tipo de sistema de gestión de mantenimiento, pero ninguna era igual.

"Con el apoyo de nuestro proveedor CMMS, tenemos una mejor estructura. Les dimos a todos reglas a seguir para que las plantas tuvieran el mismo aspecto, todos tuvieran las mismas capacidades y todos tuvieran los mismos informes. Básicamente, creamos un sistema que, si no lo seguían, tomaríamos el control. Les dio un poco más de incentivo para seguirlo".

-Proveedor global de repuestos para automóviles

5.      Planifique y prepárese para el éxito de la implementación de CMMS

Una implementación exitosa de CMMS no ocurre por sí sola. Se necesita una cuidadosa planificación, preparación y tiempo.

¿Por qué?

La organización detallada, el trabajo conjunto en equipo, el CMMS adecuado y un compromiso incesante con la confiabilidad ayudaron a una empresa de la industria de servicios a avanzar a través de una implementación de siete fases.

Los diversos clientes de operaciones contractuales de una empresa de agua y aguas residuales utilizaron un sistema de gestión de mantenimiento. Y cada cliente operaba de forma independiente, lo que impedía que la organización obtuviera visibilidad en todo el sistema. El deseo de la empresa de consolidar a todos bajo una CMMS presentó grandes desafíos, incluidas 46 implementaciones planificadas, lo que hizo que la planificación y la preparación fueran cruciales.

“Parte de la clave de nuestro éxito fue que Tuvimos una implementación muy bien organizada y coordinada. Se dedicó mucho esfuerzo a planificar el proceso e identificar roles, responsabilidades y responsabilizar a las personas. Y eso es clave para poder lograr la cantidad de trabajo que hicimos en el plazo que lo hicimos”.

-Industria de Servicios

6.      Capacite a los usuarios sobre el software CMMS

Un CMMS sólo vale la pena si los empleados están adecuadamente capacitados y lo utilizan.

¿Por qué?

Algunas empresas se saltan la formación, lo que a menudo detiene el uso y la optimización del sistema. eMaint ofrece capacitación, campamentos de entrenamiento, seminarios web y talleres presenciales y basados en la web para ayudar a garantizar el éxito de la implementación de CMMS.

Un fabricante de cartón necesitaba un software CMMS para ayudar a gestionar la creciente demanda de productos causada por las necesidades de embalaje de empresas de comercio electrónico en línea como Amazon.

La empresa optó por realizar la formación presencial. También aprovecharon el entorno limitado de eMaint CMMS , permitir que los equipos de mantenimiento prueben el sistema antes de ponerlo en marcha.

"Tener al formador aquí, analizar detalles específicos y ejecutarlo en el entorno de pruebas, donde no se sentirían intimidados ni preocupados por cometer errores, fue un punto de inflexión. Realmente ayudó a nuestros usuarios".

-Fabricante de cartón ondulado

7.      Garantice el uso del equipo para asegurar un rápido retorno de la inversión en CMMS

Has escuchado el término "úsalo o piérdelo". Si su equipo no sabe o no quiere utilizar el CMMS, no logrará el éxito de la implementación ni el retorno de la inversión (ROI) esperado.

¿Por qué?

Si nadie comprende completamente todo el poder del software CMMS, ¿cómo se puede maximizar?

Un fabricante de snacks superó este dilema común contratando a un equipo experto. El experto mostró repetidamente a los técnicos y a otros usuarios lo fácil que era utilizar eMaint.

"Elegimos un sistema que es fácil de usar. Una vez que comenzamos a utilizar las capacidades, comprendimos y explotamos más su funcionalidad. Cuanto más lo usamos, más retorno de la inversión hemos visto".

-Fabricante de snacks