7 estrategias probadas para una implementación exitosa de CMMS

Muchas organizaciones logran el éxito en la implementación de CMMS porque hacen su tarea y aplican mejores prácticas. Si es un profesional de mantenimiento de instalaciones o planta buscando el mejor software de Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS), puede encontrarse con estimaciones aterradoras sobre fallas de implementación: del 40 % al 90 %.

No deje que eso le impida avanzar y lograr su propio éxito en la implementación de CMMS.

¿Qué significa una implementación exitosa de CMMS?

En términos generales, una implementación exitosa de CMMS generalmente ocurre porque la organización tenía la infraestructura adecuada, maximizó la herramienta y preparó y planificó la implementación satisfactoriamente.

El éxito del CMMS requiere planificación y preparación.

En última instancia, el éxito de la implementación de CMMS significa que el equipo de mantenimiento usa la herramienta de mantenimiento preventivo como se pretende y el software de mantenimiento está optimizado correctamente. ¿El resultado? Los procesos y flujos de trabajo de gestión de mantenimiento mejoran y, por lo tanto, el valor comercial general de la organización aumenta.

Ya sea que esté considerando implementar un CMMS en múltiples sitios o solo uno, es sabio entender por qué algunas implementaciones tienen éxito y otras no. Los casos de estudio de CMMS contienen toneladas de información valiosa sobre cómo las organizaciones logran el éxito en la implementación de CMMS.

7 principales ejemplos de éxito en implementación de CMMS de casos de estudio

Una implementación de CMMS puede fallar en cualquier etapa: antes, durante o después de la finalización. Posteriormente, la cantidad de información relacionada con el éxito y fallo de la implementación de CMMS puede ser abrumadora. Así que aquí hay algunos extractos breves de casos de estudio de eMaint CMMS de clientes sobre cómo varias organizaciones tuvieron éxito.

Cada ejemplo se refiere a un despliegue multi-sitio, pero todas las historias también se aplican a una implementación única de CMMS.

1. Proveedor de CMMS, Servicio al Cliente y Soporte

El éxito de la implementación de CMMS no solo depende de usted. También depende de su proveedor. Elegir el proveedor correcto de software CMMS es un factor clave de éxito. El servicio al cliente y el soporte que recibe de su proveedor deben continuar durante todo el ciclo de vida de su CMMS.

¿Por qué?

Su proveedor debería seguir siendo un socio valioso a lo largo del viaje de confiabilidad de su organización y ayudar a mantenerlo en el camino correcto. Una vez que compra el software CMMS, ese es solo el comienzo de su historia de éxito.

Algunos proveedores dejan de dar soporte una vez que el sistema se pone "en vivo". Con eMaint, nuestros equipos de soporte CMMS se quedan con usted antes, durante y después del despliegue. Y no le cobrarán constantemente por cada pequeña cosa.

Un fabricante de snacks quería estandarizar flujos de trabajo y procesos y obtener una vista completa de las operaciones de mantenimiento en sus nueve ubicaciones. La organización eligió el software eMaint CMMS por su reputación de servicio al cliente y soporte inigualables y experiencia con implementaciones multi-sitio.

"Creo que tener el soporte y poder acceder a obtener ayuda de nuestro proveedor CMMS cuando sea es genial. No hay muchos sistemas que le dejen hacer cambios sin mencionar: 'Oye, necesitarás pagar por esto. Necesitarás pagar por aquello', ese tipo de cosa. Y sé que no todo se trata de dinero, pero es agradable poder decir: 'Oye, necesito esto hecho. Ayúdame a recorrerlo'."
— Fabricante de snacks

2. Comience pequeño con un piloto gratuito de implementación de CMMS

Ejecutar una prueba de CMMS es una de las mejores formas de probar el sistema. Un piloto ayuda a asegurar que el software se ajuste a sus necesidades, ya sea que quiera implementar un CMMS en un sitio o 75 sitios.

¿Por qué?

Con un piloto de CMMS, obtiene una idea de lo que hace el sistema. Especialmente cómo puede resolver muchos problemas de gestión de mantenimiento.

Una empresa de servicios de agua y aguas residuales decidió implementar un CMMS para ayudar a conectar sus 75 operaciones de servicios públicos separadas. También querían agilizar el mantenimiento de sus más de 30,000 máquinas para sus clientes municipales, industriales y comerciales.

Antes de desplegar eMaint, la organización participó en un piloto de CMMS que les permitió crear una plantilla de implementación.

"Comenzamos con una implementación de un sistema, pero el piloto consistió en tres implementaciones de eMaint sirviendo a diferentes servicios públicos. Así que golpeamos fuerte en uno, y luego nos movimos al segundo y tercero. Estábamos usando muchos sistemas diversos, dependiendo de dónde estábamos. Así que, al poder movernos a una plataforma común y con la visibilidad a través de todos los sistemas, realmente nos da la fuerza de la cantidad de información que podemos reunir."

-Servicios de Agua y Aguas Residuales

3. Determine cómo usará sus datos de CMMS

Uno de los muchos beneficios de tener software de gestión de mantenimiento, como el eMaint CMMS, es la capacidad de rastrear esfuerzos de mejora continua y ver áreas que necesitan atención.

¿Por qué?

Antes de la implementación de CMMS, una organización debería saber cómo se gestionarán los datos y quién los mirará. De lo contrario, ¿cómo maximizará su poder?

Aproveche sus datos de CMMS

Usando los datos almacenados en el eMaint CMMS, una empresa de servicios de agua y aguas residuales identificó métricas esenciales e indicadores clave de rendimiento (KPIs) desde el principio. Establecieron un proceso de revisión para rastrear KPIs y esfuerzos de mejora continua.

"Obtenemos métricas de informes de la cuenta consolidada de eMaint que resume dónde está el atraso de órdenes de trabajo de todos. Como parte de nuestra revisión mensual, buscamos posibles banderas amarillas, indicadores de que tal vez algo anda mal. Luego podemos poner las funciones de soporte adecuadas en su lugar antes de que algo se convierta en un problema."

-Operaciones de agua/aguas residuales

4. Comprométase a mantener la estandarización e integridad de datos de CMMS

Los datos de activos de CMMS benefician a toda la organización cuando se usan estratégicamente. Pero solo si la información es precisa.

¿Por qué?

Si sus datos no son confiables debido a registros incorrectos o faltantes, pierde una de las ventajas más significativas de CMMS. Elija un sistema flexible que le permita configurar formularios que requieran entradas de campo o firmas antes de cerrar una orden de trabajo para salvaguardar la integridad y estandarización de datos.

Un proveedor global de piezas automotrices quería estandarizar operaciones en sus 12 plantas y hacerlo sostenible. Cada planta usaba algún tipo de sistema de gestión de mantenimiento, pero ninguno era el mismo.

"Con el apoyo de nuestro proveedor CMMS, tenemos una mejor estructura. Le dimos a todos reglas para seguir para que las plantas se vean iguales, todos tengan las mismas capacidades y todos tengan los mismos informes. Básicamente creamos un sistema que si no lo seguían, tomaríamos el control. Les dio un poco más de incentivo para seguir."

-Proveedor Global de Piezas Automotrices

5. Planifique y prepárese para el éxito de la implementación de CMMS

Una implementación exitosa de CMMS no simplemente sucede. Requiere planificación cuidadosa, preparación y tiempo.

¿Por qué?

La organización detallada, el trabajo en equipo conjunto, el CMMS correcto y un compromiso implacable con la confiabilidad ayudaron a una empresa de la industria de servicios a moverse a través de una implementación de siete fases.

Los diversos clientes de operaciones contractuales de una empresa de agua y aguas residuales usaban un sistema de gestión de mantenimiento. Y cada cliente operaba independientemente, impidiendo que la organización obtuviera visibilidad a nivel de sistema. El deseo de la empresa de consolidar a todos bajo un CMMS presentó desafíos mayores, incluyendo 46 despliegues planificados, haciendo la planificación y preparación cruciales.

"Parte de la clave de nuestro éxito fue que tuvimos una implementación muy bien organizada y coordinada. Se dedicó mucho esfuerzo a planificar el proceso e identificar roles, responsabilidades y rendir cuentas. Y eso es clave para cómo pudimos lograr la cantidad de trabajo que hicimos en el plazo que lo hicimos."

-Industria de Servicios

6. Capacite a los usuarios en el software CMMS

Un CMMS solo vale la pena si los empleados están adecuadamente capacitados y lo usan.

¿Por qué?

Algunas empresas omiten la capacitación, lo que a menudo estanca el uso y la optimización del sistema. eMaint ofrece capacitación presencial y basada en web, boot camps, seminarios web y talleres para ayudar a asegurar el éxito de la implementación de CMMS.

Un fabricante de cartón necesitó software CMMS para ayudar a gestionar las crecientes demandas de producto causadas por las necesidades de empaque de empresas de comercio electrónico en línea como Amazon.

La empresa eligió tener capacitación presencial. También aprovecharon el sandbox de eMaint CMMS, permitiendo a los equipos de mantenimiento probar el sistema antes de ponerlo en vivo.

"Tener al capacitador aquí, repasar especificaciones, ejecutarlo en el sandbox donde no se sentirían intimidados o preocupados por cometer errores fue un punto de inflexión. Realmente ayudó a nuestros usuarios."

-Fabricante de cartón corrugado

7. Asegure el uso del equipo para garantizar un ROI rápido del CMMS

Ha oído el término "úsalo o piérdelo". Si su equipo no sabe cómo o no quiere usar el CMMS, no logrará el éxito de la implementación ni el retorno de inversión (ROI) esperado.

¿Por qué?

Si nadie comprende completamente el poder total del software CMMS, ¿cómo puede maximizarse?

Un fabricante de snacks superó este dilema común designando un experto del equipo. El experto mostró repetidamente a los técnicos y otros usuarios lo fácil que era usar eMaint.

"Elegimos un sistema que es fácil de usar. Una vez que comenzamos a usar las capacidades, entendimos y explotamos más de su funcionalidad. Cuanto más lo hemos usado, más hemos visto un retorno de inversión."

-Fabricante de snacks