Mantenimiento de emergencia (EM): Definición, tipos y cómo protege su negocio

3 tipos de solicitudes de mantenimiento de emergencia

En diversas industrias, existen tres tipos comunes de solicitudes de mantenimiento de emergencia.

El mantenimiento de emergencia automatizado se produce sin intervención humana. En su lugar, un sistema automático inicia un protocolo de seguridad o se apaga para evitar daños inmediatos. Es común en la producción o procesamiento de materiales peligrosos. Las empresas de servicios públicos, como gas natural y eléctricas, también emplean este método.

Las solicitudes de mantenimiento de respuesta automatizada también ocurren automáticamente, desencadenadas por fallos críticos del sistema. Estas solicitudes electrónicas alertan a técnicos humanos sobre problemas que requieren atención inmediata. Este tipo de solicitud es común en gestión de propiedades. Por ejemplo, averías de ascensores pueden desencadenar solicitudes de mantenimiento de respuesta automatizada.

Finalmente, las solicitudes humanas ocurren cuando los equipos de mantenimiento —o cualquier persona presente durante una situación de emergencia— envían solicitudes manuales. Los equipos de mantenimiento pueden señalar una emergencia en una planta, almacén o terrenos de cualquier tipo de edificio. Pero en espacios públicos o residencias privadas, los civiles pueden llamar la atención sobre un problema que compromete la salud y seguridad o amenaza daños graves a la propiedad.

El tipo de respuesta adecuado depende de su industria, tipo de equipo, tipo de fallo y amenaza de la emergencia —ya sea que represente una amenaza inmediata para la salud y seguridad, la propiedad, el inventario u otra cosa. Aunque no puede evitar completamente las preocupaciones de mantenimiento de emergencia, elegir la respuesta adecuada ayuda a mitigar y agilizar estas tareas.

Beneficios y desafíos de una estrategia de mantenimiento de emergencia

Es esencial tener una estrategia de mantenimiento de emergencia porque mantiene sus instalaciones y empleados seguros cuando ocurre algo inesperado. Sin embargo, es arriesgado e ineficaz depender únicamente del mantenimiento de emergencia. Aquí están los beneficios de su estrategia de mantenimiento de emergencia, junto con los desafíos de la dependencia excesiva.

Beneficios

• Implementación simple y de bajo costo. El mantenimiento de emergencia no requiere cambios a gran escala en las operaciones diarias. Y como el mantenimiento es menos frecuente, ahorra tiempo y recursos (al menos, hasta que ocurre una emergencia).
• Los empleados pueden priorizar según la urgencia, sin preocuparse de que una emergencia desvíe sus tareas diarias o semanales de mantenimiento.
• Evaluaciones basadas en datos. Rastrear emergencias en tiempo real por equipo, tipo de fallo y más puede ayudar a identificar tendencias para mejoras inmediatas o a largo plazo.

Desafíos

• Tiempo de inactividad no planificado. Los planes de mantenimiento proactivo permiten tiempos de inactividad planificados, lo que permite un rendimiento consistente del equipo y minimiza emergencias. La dependencia excesiva del mantenimiento de emergencia puede aumentar la frecuencia y duración del tiempo de inactividad no planificado.
• Costos impredecibles. Con un enfoque proactivo, puede reparar piezas y predecir cuándo necesitará reemplazarlas. Pero el mantenimiento de emergencia es más propenso a requerir reemplazo en lugar de reparación, lo que puede llevar más tiempo y costar más. Además, como es difícil predecir qué pieza fallará, es posible que no tenga la pieza correcta en su inventario.
• Asignación de recursos. Algunos días tendrán menos emergencias de mantenimiento, lo que puede dejar a los equipos sin suficiente trabajo. Pero días con más fallos pueden dejar a su equipo con personal insuficiente e incapaces de responder rápida y eficazmente a cada emergencia.

El mantenimiento de emergencia es una parte crítica de su estrategia general de mantenimiento. Aún así, es mejor priorizar un enfoque proactivo.

Mejores prácticas de mantenimiento de emergencia

Aunque su estrategia de emergencia será única para el tamaño y alcance de su empresa, hay cuatro reglas que pueden ayudar a guiar cualquier plan de mantenimiento de emergencia:

1. Evalúe sus riesgos y protocolos de emergencia

Considere los activos e inventario que tiene y evalúe los riesgos y posibles emergencias para cada uno. Asegúrese de que su equipo entienda qué constituye una emergencia y establezca flujos de trabajo claros para la respuesta a emergencias. Por ejemplo, ¿cómo enviarán el personal una solicitud de emergencia? ¿Qué aprobaciones se requieren? ¿Quién está calificado para responder en una situación de emergencia? Y así sucesivamente.

2. Anticípese al mantenimiento de emergencia con mantenimiento preventivo y predictivo

Puede reducir significativamente su riesgo de emergencias al ser proactivo en su estrategia de mantenimiento. El mantenimiento preventivo programado regularmente es imprescindible para mantener las máquinas funcionando sin problemas. También puede ir un paso más allá utilizando monitoreo de condición para mantener un pulso sobre la salud de su equipo y recibir alertas cuando comiencen a surgir problemas. El uso de estos datos de monitoreo de condición para predecir y resolver problemas de mantenimiento antes de que escalen se conoce como mantenimiento predictivo.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo cambiar a una estrategia de mantenimiento predictivo.

3. Mantenga su backlog de mantenimiento al mínimo

El mantenimiento de emergencia a menudo es el resultado de tareas de mantenimiento que han quedado sin atender por demasiado tiempo. Cuando tiene un backlog demasiado largo, a menudo también significa que tiene personal insuficiente, y su equipo tendrá dificultades para responder adecuadamente a situaciones de emergencia.

4. Capacite a su personal

Su equipo debe sentirse seguro en las tareas de mantenimiento asignadas —de emergencia o no. Una causa principal de situaciones de emergencia es el error humano, por lo que asegurarse de que su equipo tenga las herramientas, formación y tiempo que necesitan para realizar sus tareas de manera exhaustiva y precisa contribuirá en gran medida a prevenir emergencias en primer lugar. Y si ocurre una emergencia, deben estar bien preparados para responder en consecuencia.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia

El mantenimiento no planificado no siempre significa una emergencia. Una solicitud de mantenimiento urgente también puede no ser una emergencia. Sin embargo, el verdadero mantenimiento de emergencia es una situación crítica y requiere una respuesta inmediata. Aquí hay algunos escenarios comunes que requieren reparaciones de emergencia en entornos industriales:

• Una fuga de gas que representa riesgo de explosión.
• Un fallo del sistema de alarma contra incendios.
• Cables eléctricos expuestos o fallos eléctricos que podrían causar electrocución.
• Una avería del sistema HVAC en un hospital o instalación de almacenamiento de alimentos, poniendo en riesgo la salud de los pacientes o la deterioración del producto.
• Una tubería rota que inunda un almacén o edificio de oficinas.
• Un fallo del sistema de vigilancia en una instalación de alta seguridad.
• Fallo total de activos críticos para la producción.

Cada una de estas situaciones puede ser peligrosa para los empleados y resultar en daños graves a activos, edificios e inventario. Pueden tener consecuencias serias y deben abordarse lo más rápido posible.

¿Cuáles son los 4 tipos de mantenimiento? Reactivo vs estrategias de mantenimiento proactivo

Existe una gran diferencia entre el mantenimiento de emergencia —que debe resolverse sin importar la hora— y problemas urgentes que pueden esperar hasta el horario laboral habitual.

Las cuatro estrategias básicas de mantenimiento son:

1. Mantenimiento preventivo (PM): Tiene como objetivo reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los activos mediante la realización de mantenimiento regular en intervalos basados en tiempo o uso.
2. Mantenimiento predictivo (PdM): Utiliza monitoreo en tiempo real para evaluar la salud y el rendimiento de los activos, reduciendo reemplazos y reparaciones innecesarias mientras previene fallos.
3. Mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM): Analiza fallos potenciales en todos los activos para priorizar el mejor enfoque para cada activo individual.
4. Mantenimiento reactivo (RM): Crea y prioriza órdenes de trabajo solo una vez que un activo ha fallado (también conocido como run-to-failure). Esto incluye el mantenimiento de emergencia.

Es mejor usar una combinación de estrategias de mantenimiento proactivo y reactivo. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo puede llevar a reemplazo excesivo —reemplazar piezas que aún tienen una vida útil segura. Pero el mantenimiento centrado en la fiabilidad ayuda a evaluar la vida útil de una pieza o activo, para que los equipos de mantenimiento puedan tomar decisiones informadas sobre el reemplazo de piezas.

De manera similar, depender únicamente del mantenimiento reactivo puede ahorrar dinero en mantenimiento preventivo a corto plazo, pero puede conducir a costos más altos en general. Los fallos de equipos a menudo requieren piezas de reemplazo, en lugar de reparaciones. Y aunque este enfoque tiene un tiempo de inactividad planificado mínimo en comparación con estrategias de mantenimiento más proactivas, probablemente verá más tiempo de inactividad no planificado y reparaciones urgentes fuera del horario laboral normal.

Tanto el mantenimiento de emergencia como el mantenimiento correctivo son tipos de mantenimiento reactivo, lo que significa que el mantenimiento no está planificado. Estas actividades de mantenimiento son una reacción a una situación que ya ha ocurrido. Eso los hace muy diferentes de las estrategias de mantenimiento proactivo como el preventivo y el predictivo.

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo tiene como objetivo prevenir emergencias con planificación y programación estratégicas. El mantenimiento preventivo generalmente implica seguir un programa basado en el tiempo (también conocido como mantenimiento basado en calendario) o un programa basado en el uso (también conocido como mantenimiento basado en tiempo de funcionamiento) para mantener los equipos funcionando sin problemas. Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS) ayuda a los equipos de mantenimiento a mantenerse al día con el mantenimiento programado y mantener registros detallados de mantenimiento para todos los activos.

Para obtener más información, consulte Qué es el mantenimiento preventivo.

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento correctivo

Al igual que el mantenimiento de emergencia, el mantenimiento correctivo, o mantenimiento de avería, es una reacción a cualquier tipo de fallo de equipo. El mantenimiento correctivo, sin embargo, se utiliza para situaciones de no emergencia. Una estrategia de mantenimiento correctivo es necesaria para problemas bastante obvios que requieren atención pero no han escalado al punto de detener la producción o causar un problema de seguridad.

Por ejemplo, si un componente o activo no crítico se rompe entre visitas de mantenimiento programadas, realizaría mantenimiento correctivo para repararlo. El problema no fue planificado y requiere acción correctiva, lo que lo convierte en mantenimiento reactivo —pero no es una emergencia.

Un inodoro atascado puede ser una preocupación de mantenimiento de no emergencia si simplemente deja el inodoro fuera de servicio. Sin embargo, puede ser una situación de mantenimiento de emergencia si un retroceso de aguas residuales o una tubería rota inunda todo el edificio y compromete los activos del edificio.

Tanto los planes de mantenimiento correctivo como de emergencia deben estar preparados para que su equipo pueda responder adecuadamente tanto a problemas de mantenimiento de emergencia como de no emergencia.

Cómo responder a una solicitud de mantenimiento de emergencia

Las solicitudes de mantenimiento de emergencia son serias, y es crucial manejarlas adecuadamente para evitar retrasos en reparaciones y garantizar una comunicación clara entre los miembros del equipo. Aquí están las mejores prácticas que los equipos deben seguir al responder a solicitudes de mantenimiento de emergencia:

1. Confirmar la recepción de la solicitud inmediatamente: Confirme la recepción de la orden de trabajo notificando al solicitante lo antes posible. Si usa un sistema de órdenes de trabajo en papel, es posible que deba hacer una llamada telefónica. Si usa un CMMS, esto ocurre automáticamente.
2. Evaluar la gravedad: Determine si el problema cumple con los criterios de mantenimiento de emergencia usando la lista de verificación anterior. Si la situación no está clara, envíe un técnico para realizar una evaluación in situ.
3. Garantizar la seguridad: Si hay un riesgo de seguridad (peligro eléctrico, fuga de gas, daño estructural, etc.), asegure el área y notifique al personal necesario. Apague el equipo afectado si su funcionamiento podría causar más daños. Siga los procedimientos de bloqueo/etiquetado (LOTO) si corresponde.
4. Asignar técnico(s): Despache a los técnicos apropiados según el tipo de problema (eléctrico; mecánico; calefacción, ventilación y aire acondicionado [HVAC]; fontanería; etc.). Asegúrese de que tengan las herramientas y piezas necesarias. Comunique el tiempo estimado de llegada al solicitante o al equipo de operaciones.
5. Ejecutar reparaciones: Los técnicos deben realizar el diagnóstico necesario y efectuar las reparaciones o, si no es posible, estabilizar la situación hasta que se puedan realizar las reparaciones. Mantenga al resto del equipo informado del progreso.
6. Restaurar operaciones: Pruebe el equipo involucrado en las reparaciones para asegurar que se hayan completado y que todo el equipo funciona correctamente. Actualice su registro de órdenes de trabajo o CMMS para anotar qué reparaciones se completaron.
7. Realizar revisión posterior al mantenimiento: Si es posible, identifique la causa raíz del fallo que llevó a la emergencia. Actualice los programas de mantenimiento preventivo para ayudar a evitar este tipo de fallo en el futuro.

Situaciones de mantenimiento de emergencia: Casos de uso por industria

¿Cómo se manifiestan los problemas de mantenimiento de emergencia en industrias específicas?

Fabricación

Falla equipo de fabricación esencial, causando retrasos en la producción y poniendo en riesgo la seguridad de los trabajadores. Con las herramientas y sistemas de mantenimiento basados en condición adecuados, el equipo se apaga automáticamente y desencadena una orden de trabajo de mantenimiento de emergencia para reparación inmediata. Los equipos restauran el equipo de forma segura y eficiente.

Energía, gas natural y otros servicios públicos

Un panel solar defectuoso crea un arco eléctrico durante operaciones normales. El sistema de seguridad integrado se activa automáticamente. Sin embargo, el panel necesita inspección y reparación inmediata para diagnosticar el problema, asegurar que el resto de la central eléctrica esté seguro y reanudar operaciones normales. Con software avanzado de gestión de mantenimiento, los equipos reciben alertas instantáneas y órdenes de trabajo automatizadas para realizar inspección y reparación eficientes.

Mantenimiento de flotas

Un camión se avería durante el servicio, retrasando una serie de entregas críticas y urgentes. El equipo recibe datos iniciales, notas del conductor e información de ubicación para determinar si reparar el camión in situ o enviar un reemplazo. Este proceso automatizado reduce el tiempo de inactividad, permitiendo una recuperación eficiente para reanudar entregas esenciales.

Gestión de propiedades y hostelería

Un corte de energía afecta todo su edificio, dejando a residentes atrapados dentro de un ascensor sin aire acondicionado durante un evento de calor extremo. Su generador se enciende, pero el interruptor, el ascensor y los sistemas HVAC requieren reparación manual.

Las alertas automatizadas notifican a su equipo de mantenimiento antes que la caja de llamadas, despachando al técnico más cercano para diagnóstico y reparación mientras el gerente de la propiedad u otro representante habla con los residentes. Los datos en tiempo real y tiempos de respuesta más rápidos pueden mejorar el diagnóstico y acelerar las reparaciones en sus edificios de apartamentos —especialmente valioso para emergencias médicas.

Salud

Un equipo esencial de laboratorio falla, retrasando pruebas cruciales para pacientes de urgencias. Los informes en tiempo real permiten a los técnicos diagnosticar el problema remotamente, antes de llegar al sitio. Esto les permite llevar las herramientas y piezas de repuesto adecuadas, lo que significa que el problema se resuelve rápidamente —potencialmente salvando vidas.

Cómo minimizar o evitar problemas de mantenimiento de emergencia

Si bien el mantenimiento preventivo como parte de un plan de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) puede prevenir muchos fallos inesperados, algunos fallos simplemente no pueden predecirse. Minimizar el mantenimiento de emergencia comienza con tener una estrategia MRO sólida.

El mantenimiento preventivo incluye realizar inspecciones regulares de equipos y componentes, así como tareas como lubricación, cambios de aceite, cambios de filtros y otros mantenimientos necesarios. Mantenerse al día con este tipo de mantenimiento mantiene los activos funcionando sin problemas y puede ayudar a evitar reparaciones de emergencia.

El mantenimiento predictivo implica el uso de sensores que rastrean la temperatura o vibración del activo. Temperaturas más altas de lo normal o lecturas de vibración más altas de lo normal pueden indicar un problema en desarrollo. Cuando los sensores detectan estos cambios, un CMMS puede enviar una alerta a los técnicos. Luego, los técnicos pueden inspeccionar el activo y realizar las reparaciones necesarias antes de que ocurra un fallo mayor.

A veces, el mantenimiento necesario se pospone para una fecha posterior debido a limitaciones presupuestarias u otros problemas. Seleccionar cuidadosamente qué tareas de mantenimiento califican para mantenimiento diferido y cuáles deben priorizarse también puede ayudar a minimizar el mantenimiento reactivo y de emergencia.

Manténgase preparado para cualquier desafío de mantenimiento

El mantenimiento de emergencia es un aspecto crítico de la preparación operativa de cualquier organización, asegurando que los equipos de mantenimiento estén preparados para actuar rápidamente para prevenir riesgos para la salud, la seguridad y la producción. Para gestionar eficazmente las emergencias y agilizar sus procesos de mantenimiento, considere aprovechar un CMMS integral como eMaint para tomar el control de su gestión de mantenimiento.