Mantenimiento de emergencia (EM):definición, tipos y cómo protege su negocio

3 tipos de solicitudes de mantenimiento de emergencia

En diversas industrias, existen tres tipos comunes de solicitudes de mantenimiento de emergencia.

El mantenimiento automatizado de emergencia se realiza sin intervención humana. En cambio, un sistema automático inicia un protocolo de seguridad o se apaga para evitar daños inmediatos. Esto es común en la producción o procesamiento de materiales peligrosos. Las empresas de servicios públicos, como las de gas natural y electricidad, también emplean este método.

Las solicitudes de mantenimiento de respuesta automatizada también ocurren automáticamente, provocadas por fallas críticas del sistema. Estas solicitudes de mantenimiento electrónico alertan a los técnicos humanos sobre problemas que requieren atención inmediata. Este tipo de solicitud es común en la administración de propiedades. Por ejemplo, las averías de los ascensores pueden desencadenar solicitudes de mantenimiento de respuesta automática.

Finalmente, las solicitudes humanas ocurren cuando los equipos de mantenimiento (o cualquier humano presente durante una situación de mantenimiento de emergencia) envían solicitudes de mantenimiento manuales. Los equipos de mantenimiento pueden señalar una emergencia en una planta, almacén o terrenos de cualquier tipo de edificio. Pero en espacios públicos o residencias privadas, los civiles pueden llamar la atención sobre un problema que compromete la salud y la seguridad o amenaza con daños graves a la propiedad.

El tipo correcto de respuesta depende de su industria, tipo de equipo, tipo de falla y amenaza de emergencia, ya sea que represente una amenaza inmediata para la salud y la seguridad, la propiedad, el inventario o cualquier otra cosa. Si bien no se pueden evitar por completo los problemas de mantenimiento de emergencia, elegir la respuesta adecuada ayuda a mitigar y agilizar estas tareas.

Beneficios y desafíos de una estrategia de mantenimiento de emergencia

Es esencial tener una estrategia de mantenimiento de emergencia porque mantiene seguros sus instalaciones y empleados cuando ocurre algo inesperado. Sin embargo, es arriesgado e ineficaz depender únicamente del mantenimiento de emergencia. Estos son los beneficios de su estrategia de mantenimiento de emergencia, junto con los desafíos de la dependencia excesiva.

Beneficios

• Implementación sencilla y de bajo coste.  El mantenimiento de emergencia no requiere cambios a gran escala en las operaciones diarias. Y como el mantenimiento es menos frecuente, ahorra tiempo y recursos (al menos, hasta que ocurre una emergencia).
• Los empleados son libres de priorizar según la urgencia, sin preocuparse de que una emergencia desvíe sus tareas de mantenimiento diarias o semanales.
• Evaluaciones basadas en datos.  El seguimiento de emergencias en tiempo real por equipo, tipo de falla y más puede ayudarlo a identificar tendencias para mejoras inmediatas o a largo plazo.

Desafíos

• Tiempo de inactividad no planificado.  Los planes de mantenimiento proactivo permiten tiempos de inactividad planificados, lo que permite un rendimiento constante del equipo y minimiza las emergencias. Depender excesivamente del mantenimiento de emergencia puede aumentar la frecuencia y duración del tiempo de inactividad no planificado.
• Costos impredecibles.  Con un enfoque proactivo, puede reparar piezas y predecir cuándo necesitará reemplazarlas. Pero es más probable que el mantenimiento de emergencia requiera reemplazo en lugar de reparación, lo que puede llevar más tiempo y costar más. Además, como es difícil predecir qué pieza funcionará mal, es posible que no tengas la pieza correcta en tu inventario.
• Asignación de recursos.  Algunos días habrá menos emergencias de mantenimiento, lo que puede dejar a los equipos de mantenimiento sin mucho que hacer. Pero los días con más fallas pueden dejar a su equipo sin personal suficiente e incapaz de responder de manera rápida y efectiva a cada emergencia.

El mantenimiento de emergencia es una parte fundamental de su estrategia general de mantenimiento. Aún así, es mejor priorizar un enfoque proactivo.

Mejores prácticas de mantenimiento de emergencia

Aunque su estrategia de emergencia será exclusiva del tamaño y alcance de su empresa, existen cuatro reglas que pueden ayudar a guiar cualquier plan de mantenimiento de emergencia:

1. Evalúe sus riesgos y protocolos de emergencia

Considere los activos y el inventario que tiene y evalúe los riesgos y posibles emergencias de cada uno. Asegúrese de que su equipo comprenda qué constituye una emergencia y establezca flujos de trabajo claros para la respuesta a emergencias. Por ejemplo, ¿cómo presentará el personal una solicitud de emergencia? ¿Qué aprobaciones se requieren? ¿Quién está calificado para responder en una situación de emergencia? Y así sucesivamente.

2. Adelántese al mantenimiento de emergencia con mantenimiento preventivo y predictivo

Puede reducir significativamente el riesgo de emergencias si es proactivo en su estrategia de mantenimiento. El mantenimiento preventivo programado periódicamente es imprescindible para que las máquinas funcionen sin problemas. También puede ir un paso más allá utilizando el monitoreo de condición para controlar el estado de su equipo y recibir alertas cuando comiencen a surgir problemas. El uso de estos datos de monitoreo de condición para predecir y resolver problemas de mantenimiento antes de que se agraven se conoce como mantenimiento predictivo.

Para obtener más información, consulte nuestro artículo Cómo cambiar a una estrategia de mantenimiento predictivo.

3. Mantenga su trabajo pendiente de mantenimiento al mínimo

El mantenimiento de emergencia suele ser el resultado de tareas de mantenimiento que no se han realizado durante demasiado tiempo. Cuando tienes un trabajo pendiente demasiado largo, a menudo también significa que no tienes suficiente personal y tu equipo tendrá dificultades para responder adecuadamente a situaciones de emergencia.

4. Capacite a su personal

Su equipo debe sentirse seguro de las tareas de mantenimiento que se les asignan, ya sean de emergencia o de otro tipo. Una de las principales causas de situaciones de emergencia es el error humano, por lo que asegurarse de que su equipo tenga las herramientas, la capacitación y el tiempo necesarios para realizar sus tareas de manera exhaustiva y precisa será de gran ayuda para prevenir emergencias en primer lugar. Y si ocurre una emergencia, deben estar bien preparados para responder en consecuencia.

Ejemplos de mantenimiento de emergencia

El mantenimiento no planificado no siempre significa una emergencia. Una solicitud de mantenimiento urgente tampoco puede ser una emergencia. Sin embargo, el verdadero mantenimiento de emergencia es una situación crítica y requiere una respuesta inmediata. A continuación se muestran algunos escenarios comunes que requieren reparaciones de emergencia en entornos industriales:

• Una fuga de gas que supone un riesgo de explosión.
• Un fallo en el sistema de alarma contra incendios.
• Cables con corriente expuestos o fallas eléctricas que podrían causar electrocución.
• Una avería del sistema HVAC en un hospital o instalación de almacenamiento de alimentos, poniendo en riesgo la salud del paciente o el deterioro del producto.
• Una tubería rota que inunda un almacén o un edificio de oficinas.
• Un fallo en el sistema de vigilancia en una instalación de alta seguridad.
• Falla total de activos críticos para la producción.

Cada una de estas situaciones puede ser peligrosa para los empleados y provocar daños graves a los activos, edificios e inventario. Pueden tener consecuencias graves y deben abordarse lo más rápido posible.

¿Cuáles son los 4 tipos de mantenimiento? Estrategias de mantenimiento reactivas versus proactivas

Existe una gran diferencia entre el mantenimiento de emergencia, que debe resolverse independientemente de la hora, y los problemas urgentes que pueden esperar hasta el horario comercial habitual.

Las cuatro estrategias básicas de mantenimiento son:

1. Mantenimiento preventivo (PM): Tiene como objetivo reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los activos mediante la realización de un mantenimiento regular en intervalos basados en el tiempo o el uso.
2. Mantenimiento predictivo (PdM): Utiliza monitoreo en tiempo real para evaluar el estado y el rendimiento de los activos, lo que reduce el reemplazo y las reparaciones innecesarios y, al mismo tiempo, previene fallas.
3. Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM): Analiza posibles fallos en todos los activos para priorizar el mejor enfoque para cada activo individual.
4. Mantenimiento reactivo (RM): Crea y prioriza órdenes de trabajo solo una vez que un activo falla (también conocido como ejecución hasta fallar). Esto incluye mantenimiento de emergencia.

Es mejor utilizar una combinación de estrategias de mantenimiento proactivo y reactivo. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo puede llevar a un reemplazo excesivo:reemplazar piezas que aún tienen una vida útil segura y utilizable. Pero el mantenimiento centrado en la confiabilidad ayuda a evaluar la vida útil de una pieza o activo, para que los equipos de mantenimiento puedan tomar decisiones informadas sobre el reemplazo de piezas.

De manera similar, depender únicamente del mantenimiento reactivo puede ahorrar dinero en mantenimiento preventivo a corto plazo, pero puede generar costos más altos en general. Las fallas de los equipos a menudo requieren piezas de repuesto, en lugar de reparaciones. Y si bien este enfoque tiene un tiempo de inactividad planificado mínimo en comparación con estrategias de mantenimiento más proactivas, es probable que observe más tiempo de inactividad no planificado y reparaciones urgentes fuera del horario comercial normal.

Tanto el mantenimiento de emergencia como el mantenimiento correctivo son tipos de mantenimiento reactivo, lo que simplemente significa que el mantenimiento no está planificado. Este tipo de actividades de mantenimiento son una reacción a una situación que ya ha ocurrido. Eso los hace muy diferentes de las estrategias de mantenimiento proactivo como el mantenimiento preventivo y predictivo.

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento preventivo

El mantenimiento preventivo está destinado a prevenir emergencias con planificación y programación estratégicas. El mantenimiento preventivo generalmente implica seguir un cronograma basado en el tiempo (también conocido como mantenimiento basado en calendario) o un cronograma basado en el uso (también conocido como mantenimiento basado en tiempo de ejecución) para mantener el equipo funcionando sin problemas. Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) ayuda a los equipos de mantenimiento a mantenerse al día con el mantenimiento programado y mantener registros de mantenimiento detallados para todos los activos.

Para obtener más información, consulte ¿Qué es el mantenimiento preventivo?

Diferencia entre mantenimiento de emergencia y mantenimiento correctivo

Al igual que el mantenimiento de emergencia, el mantenimiento correctivo o el mantenimiento por averías, es una reacción ante cualquier tipo de fallo del equipo. El mantenimiento correctivo, sin embargo, se utiliza para situaciones que no son de emergencia. Se necesita una estrategia de mantenimiento correctivo para problemas bastante obvios que requieren atención pero que no han llegado al punto de detener la producción o causar un problema de seguridad.

Por ejemplo, si un componente o activo no crítico se rompe entre visitas de mantenimiento programadas, usted realizaría un mantenimiento correctivo para repararlo. El problema no fue planeado y requiere acción correctiva, lo que lo convierte en mantenimiento reactivo, pero no es una emergencia.

Un inodoro obstruido puede ser un problema de mantenimiento que no sea de emergencia si simplemente lo deja fuera de servicio. Sin embargo, puede ser una situación de mantenimiento de emergencia si una tubería de aguas residuales o una tubería rota inunda todo el edificio y compromete los activos del edificio.

Se deben preparar planes de mantenimiento tanto correctivo como de emergencia para que su equipo pueda responder adecuadamente a problemas de mantenimiento tanto de emergencia como de no emergencia.

Cómo responder a una solicitud de emergencia de mantenimiento

Las solicitudes de mantenimiento de emergencia son graves y es fundamental manejarlas adecuadamente para evitar retrasos en las reparaciones y garantizar una comunicación clara entre los miembros del equipo. Estas son las mejores prácticas que los equipos deben seguir al responder a solicitudes de mantenimiento de emergencia:

1. Acusar recibo de la solicitud inmediatamente:  Confirmar la recepción de la orden de trabajo notificando al solicitante lo antes posible. Si está utilizando un sistema de órdenes de trabajo en papel, es posible que deba realizar una llamada telefónica. Si utiliza una CMMS, esto sucede automáticamente.
2. Evaluar la gravedad:  Determine si el problema cumple con los criterios de mantenimiento de emergencia utilizando la lista de verificación anterior. Si la situación no está clara, envíe a un técnico para que realice una evaluación in situ.
3. Garantizar la seguridad:  Si existe un riesgo de seguridad (peligro eléctrico, fuga de gas, daño estructural, etc.), asegure el área y notifique al personal necesario. Apague el equipo afectado si su funcionamiento podría causar más daños. Siga los procedimientos de bloqueo/etiquetado (LOTO) si corresponde.
4. Asignar técnico(s):  Envíe a los técnicos adecuados según el tipo de problema (eléctrico; mecánico; calefacción, ventilación y aire acondicionado [HVAC]; plomería; etc.). Asegúrese de que tengan las herramientas y piezas necesarias. Comunique la hora prevista de llegada al solicitante o al equipo de operaciones.
5. Ejecutar reparaciones :Los técnicos deben realizar el diagnóstico necesario y realizar reparaciones o, si no es posible, estabilizar la situación hasta que se puedan realizar las reparaciones. Mantenga informado al resto del equipo del progreso.
6. Operaciones de restauración :Pruebe el equipo involucrado en las reparaciones para garantizar que se hayan completado y que todo el equipo esté funcionando correctamente. Actualice su registro de órdenes de trabajo o CMMS para anotar qué reparaciones se completaron.
7. Realizar una revisión posterior al mantenimiento :Si es posible, identifique la causa raíz de la falla que provocó la emergencia. Actualice los programas de mantenimiento preventivo para ayudar a evitar este tipo de fallas en el futuro.

Situaciones de mantenimiento de emergencia:casos de uso en la industria

¿Cómo se manifiestan los problemas de mantenimiento de emergencia en industrias específicas?

Fabricación

Los equipos de fabricación esenciales fallan, lo que provoca retrasos en la producción y pone en riesgo la seguridad de los trabajadores. Con las herramientas y sistemas de mantenimiento adecuados basados ​​en la condición, el equipo se apaga automáticamente y activa una orden de trabajo de mantenimiento de emergencia para reparación inmediata. Los equipos restauran el equipo de forma segura y eficiente.

Energía, gas natural y otros servicios públicos

Un panel solar que funciona mal crea un arco eléctrico durante operaciones que de otro modo serían normales. El sistema de seguridad incorporado se activa automáticamente. Sin embargo, el panel necesita una inspección y reparación inmediata para diagnosticar el problema, garantizar que el resto de la central eléctrica sea segura y reanudar las operaciones normales. Con un software avanzado de gestión de mantenimiento, los equipos reciben alertas instantáneas y órdenes de trabajo automatizadas para llevar a cabo inspecciones y reparaciones eficientes.

Mantenimiento de flota

Un camión se avería durante el servicio, lo que retrasa una serie de entregas críticas y urgentes. El equipo recibe datos iniciales, notas del conductor e información de ubicación para determinar si reparar el camión en el sitio o enviar un reemplazo. Este proceso automatizado reduce el tiempo de inactividad, lo que permite una recuperación eficiente para reanudar las entregas esenciales.

Gestión de propiedades y hotelería

Un corte de energía afecta a todo el edificio y deja a los residentes atrapados dentro de un ascensor sin aire acondicionado durante un evento de calor extremo. Su generador se enciende, pero el disyuntor, el elevador y los sistemas HVAC requieren reparación manual.

Las alertas automáticas notifican a su equipo de mantenimiento antes de que lo haga la cabina telefónica, enviando al técnico más cercano para realizar diagnósticos y reparaciones mientras el administrador de la propiedad u otro representante habla con los residentes. Los datos en tiempo real y los tiempos de respuesta más rápidos pueden mejorar el diagnóstico y acelerar las reparaciones en sus edificios de apartamentos, algo especialmente valioso para emergencias médicas.

Atención sanitaria

Una pieza esencial del equipo de laboratorio falla, lo que retrasa pruebas cruciales para los pacientes de la sala de emergencias. Los informes en tiempo real permiten a los técnicos diagnosticar el problema de forma remota, antes de llegar al sitio. Esto les permite traer las herramientas y piezas de repuesto adecuadas, lo que significa que el problema se resuelve rápidamente, lo que potencialmente salva vidas.

Cómo minimizar o evitar problemas de mantenimiento de emergencia

Si bien el mantenimiento preventivo como parte de un plan de Mantenimiento, Reparación y Operaciones (MRO) puede prevenir muchas fallas inesperadas, algunas fallas simplemente no se pueden predecir. Minimizar el mantenimiento de emergencia comienza con una sólida estrategia de MRO.

El mantenimiento preventivo incluye la realización de inspecciones periódicas de equipos y componentes, así como la realización de tareas como lubricación, cambios de aceite, cambios de filtros y otros mantenimientos necesarios. Estar al tanto de este tipo de mantenimiento mantiene los activos funcionando sin problemas y puede ayudar a evitar reparaciones de emergencia.

El mantenimiento predictivo implica el uso de sensores que rastrean la temperatura o la vibración de los activos. Las temperaturas más cálidas de lo habitual o las lecturas de vibración más altas de lo habitual pueden indicar un problema en desarrollo. Cuando los sensores notan estos cambios, un CMMS puede enviar una alerta a los técnicos. Luego, los técnicos pueden inspeccionar el activo y realizar las reparaciones necesarias antes de que ocurra una falla importante.

A veces, el mantenimiento necesario se pospone para una fecha posterior debido a restricciones presupuestarias u otros problemas. Seleccionar cuidadosamente qué tareas de mantenimiento califican para mantenimiento diferido y qué tareas deben priorizarse también puede ayudar a minimizar el mantenimiento reactivo y el mantenimiento de emergencia.

Manténgase preparado para cualquier desafío de mantenimiento

El mantenimiento de emergencia es un aspecto crítico de la preparación operativa de cualquier organización, ya que garantiza que los equipos de mantenimiento estén preparados para tomar medidas rápidamente para prevenir riesgos para la salud, la seguridad y la producción. Para gestionar eficazmente las emergencias y optimizar sus procesos de mantenimiento, considere aprovechar un CMMS integral como eMaint para tomar el control de su gestión de mantenimiento.