Software de mantenimiento CMMS:por qué los usuarios suelen estar descontentos

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Muchos gerentes de mantenimiento están insatisfechos y sienten que no están utilizando adecuadamente su CMMS/software de gestión de mantenimiento. Esto es bastante sorprendente considerando que en muchos casos sus organizaciones pueden haber gastado miles de dólares en la compra del producto, capacitación y mantenimiento continuo. El software CMMS debería funcionar para usted, ¡no usted para el software CMMS! Los siguientes consejos pueden ayudarle a seleccionar un ganador y convertirse en un cliente CMMS satisfecho.

1)  Evite criterios de selección descontrolados: En muchos casos los problemas empiezan en la fase de selección. Los criterios de selección para comprar un nuevo paquete de software CMMS deben basarse en lo que puede utilizar inmediatamente o en el futuro cercano, no en lo que todos piensan que debe poder hacer. Hemos visto solicitudes de propuestas de 30 a 40 páginas con literalmente cientos de funciones solicitadas. Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo que requeriría que los usuarios realizaran el software CMMS, puede estar seguro de que la mayoría de estas funciones nunca se utilizarán. A otros les vendría bien tener elementos que realmente no son viables en la práctica. Por ejemplo, el requisito de que el software CMMS sea compatible con una variedad de teléfonos inteligentes. Parece una buena característica, pero ¡cuántas organizaciones entregarán teléfonos inteligentes a su personal de mantenimiento y pagarán planes de datos mensuales! Si es así, ¿tienen un presupuesto para seguir reparándolos o reemplazándolos si los teléfonos se dañan cuando se usan en entornos industriales o si a alguien se les cae una herramienta? En tales casos, realmente tiene sentido que el gerente de mantenimiento participe temprano en la fase de especificación y elimine sin piedad los requisitos que no son necesarios para el trabajo.

2) Tenga cuidado cuando se ofrezcan servicios de formación/consultoría: Muchos proveedores pueden ofrecer una formación sustancial sobre el software CMMS, ¡pero requerir mucha formación para utilizar el software debería ser una gran señal de alerta! ¿Por qué? ¿Cuántos departamentos de mantenimiento tienen el tiempo y los recursos para enviar a sus equipos de mantenimiento a recibir capacitación? Los técnicos de mantenimiento deben recibir capacitación sobre cómo realizar tareas relacionadas con el mantenimiento, no perder su tiempo capacitándose sobre cómo utilizar el software CMMS. Otra señal de alerta es si se ofrece mucho tiempo de consulta. Esto significa que pasará mucho tiempo simplemente configurando el sistema CMMS. También es muy probable que gastes mucho dinero comprando servicios de consultoría adicionales.

3)  No te dejes llevar por excelentes reseñas o referencias de clientes: Al mirar opiniones/testimonios de clientes, recuerde que la belleza está en los ojos de quien mira. Por lo tanto, aunque sea agradable tener testimonios/referencias de clientes entusiastas, no deberían llevarle a tomar la decisión equivocada. Lo que puede ser un buen flujo de trabajo/funciones para un cliente puede no funcionar muy bien para usted.

4)  Pruébalo antes de comprar: Busque productos que pueda probar primero. Debería poder obtener un período de prueba para utilizar una versión completamente funcional del software CMMS para poder probarlo antes de comprarlo. Una ventaja adicional sería que dichos productos le permitieran convertir fácilmente de la versión de prueba a la versión completa conservando todos los datos que ya ingresó.

5)  Envía tu opinión: Tómese el tiempo para brindar sus comentarios y sugerencias al proveedor de software CMMS. Si bien es posible que esto no le ayude de inmediato, puede ayudarle mucho a largo plazo. Si muchos clientes solicitan funciones específicas, en muchos casos el proveedor de software intentará implementarlas y usted las obtendrá en una versión futura, especialmente si también ha adquirido soporte y actualizaciones continuas.

En pocas palabras, busque algo que sea fácil de usar y que pueda empezar a ayudarle de inmediato. Evite los productos de software CMMS que pueden tener flujos de trabajo complejos y requerir que usted pase por obstáculos para hacer las cosas. Por eso es esencial realizar una prueba y probarlo antes de comprarlo.

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Para obtener una revisión más profunda de los diferentes criterios de selección que puede utilizar, descargue una guía gratuita que puede ayudarle a evaluar diferentes software de mantenimiento para ver qué tan bien se ajustan a sus requisitos.

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