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¿Cómo Reportar Métricas de Mantenimiento a la Dirección?

Este artículo continúa El Rol del Planificador de Mantenimiento en Programas de Gestión. Planificadores y gerentes deben presentar informes periódicos a la dirección. ¿Qué datos recopilar y cómo presentarlos? Existen muchos ratios —MTBF, MTTF, MTTR, tiempo de inactividad, backlog— que pueden confundir. Incluso si los domina, el reto es explicarlos a la dirección. ¿Cuáles son las métricas más simples y útiles? ¿Qué mostrar para que entiendan el buen trabajo realizado?

1. Backlog de órdenes de trabajo: Número crítico, medido en horas o semanas. Representa trabajo pendiente —generalmente preventivo retrasado por límites de tiempo, presupuesto o falta de repuestos. Debe tender a estabilizarse o disminuir.
2. Días promedio para completar órdenes: Promedio de la diferencia entre fecha de finalización real y fecha planificada. Valores altos indican revisar el plan: tareas que exceden estimaciones, conflictos de agenda, técnicos no disponibles.
3. Porcentaje de completación de órdenes: Órdenes completadas en un período. Busque porcentajes altos; uno bajo alimenta el backlog.
4. Tiempo de inactividad de equipos (¡no disponibilidad!): Mida el tiempo total de parada. La disponibilidad porcentual puede engañar: si el tiempo de parada se duplica de 100 a 200 horas, la disponibilidad apenas baja si hay muchos equipos. Además, la duración de la orden ≠ tiempo de inactividad; el equipo puede estar parado mucho más que lo que dura la reparación.
5. Ratio preventivo vs. correctivo: Tiempo dedicado a preventivo frente a correctivo. Debe ser lo más alto posible. Ratio bajo indica dominio del correctivo —el más costoso y generador de insatisfacción.
6. Equipos con más tiempo/coste preventivo: Identifica qué equipos requieren más mantenimiento planificado. No debe haber cambios inesperados salvo estacionales, ya que el preventivo se programa con antelación.
7. Equipos con más tiempo/coste por averías: Detecta equipos que más recursos consumen en reparaciones. Permite planes correctivos y preventivos para reducirlo.
8. Precisión en estimación de tareas: Ratio tiempo real / tiempo estimado. Ideal = 1 (100%). Valores < 90%: se sobrestima el tiempo o se saltan pasos. Valores > 110%: tiempo insuficiente presupuestado o baja cualificación del personal.

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Estas métricas cobran vida en el informe Estadísticas de FastMaint CMMS. Al ser de una página, facilita compartirlo con la dirección y detectar dónde actuar.

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