Master CMMS:Guía paso a paso para integrar perfectamente el software de mantenimiento

Guía GRATUITA:Métricas de mantenimiento esenciales para realizar un seguimiento del éxito
Métricas de mantenimiento esenciales que todo planificador debe conocer
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Cuando su organización compra un programa de software de mantenimiento/CMMS, uno de sus primeros desafíos será cómo configurar y utilizar su nuevo sistema. Su departamento de TI o sus consultores pueden instalar y realizar algunas configuraciones iniciales del sistema por usted. Sin embargo, el planificador de mantenimiento o el director de mantenimiento deben decidir cómo configurar y utilizar el sistema.

¿Alguna vez te ha pasado esto?😒

Necesitará encontrar alguna manera de comenzar a utilizar el sistema sin atascarse ni ralentizar las operaciones de mantenimiento. Después de todo, el trabajo crítico aquí es el mantenimiento continuo de equipos e instalaciones.

Piénsalo...

El software de gestión de mantenimiento es sólo una herramienta. No debe retrasar ni retrasar el trabajo de mantenimiento porque es necesario configurarlo o porque tiene un flujo de trabajo complicado.

Entonces, ¿cómo podemos hacer esto con un mínimo de interrupciones?

Algunas decisiones de configuración del software CMMS que se deben tomar

1. ¿Cómo ingresará los datos al sistema? ¿Qué orden deberías poner en los datos? ¿Necesitas introducir todos tus datos?

Uno de los primeros elementos que colocará es su equipo e instalaciones. Si tiene la información en un archivo delimitado por comas, probablemente podrá importar gran parte de ella. Los archivos de texto delimitados por comas son algo que la mayoría de los programas pueden crear. Supongamos que tiene una lista de equipos en una hoja de cálculo de Excel. Debería poder utilizar Excel para guardarlo en un archivo delimitado por comas.

Una vez que tenga todos sus activos e instalaciones en el sistema, querrá agregar otra información, como repuestos y suministros, técnicos, etc. Luego se comienza a definir las tareas de mantenimiento planificadas y no planificadas en diferentes equipos o instalaciones. ¡Este proceso puede llevar algún tiempo!

Por lo tanto, normalmente es mejor comenzar con algunas tareas de tipo desglose. Alternativamente, tenga una tarea de avería genérica para cualquier tipo de mantenimiento. De esta manera podrás empezar a crear órdenes de trabajo y utilizar el sistema lo antes posible.

Consulte “Ocho consejos de configuración de CMMS/software de mantenimiento ”para sugerencias sobre cómo proceder. Esto es especialmente útil si no ha utilizado software CMMS antes en la organización.

2. ¿A qué tipo de mantenimiento (de averías o preventivo) debería centrarse primero?

Probablemente debería centrarse primero en los trabajos de mantenimiento de averías. Cree definiciones de tareas para este tipo de trabajo y cree órdenes de trabajo. Para que sea más rápido comenzar a usar el sistema, es posible que desee crear algunas tareas de desglose genéricas y crear órdenes de trabajo. A medida que utilizas el sistema, puedes agregar tareas e instrucciones más especializadas.

Cuanto más rápido puedas empezar a gestionar el mantenimiento de averías, más rápido podrás tenerlo bajo algún tipo de control. Este es el mantenimiento más caro y la causa de la mayor parte de la insatisfacción, los problemas operativos y los retrasos.

3. ¿Qué tipo de flujo de trabajo de mantenimiento utilizará? ¿Quién será responsable de enviar órdenes de trabajo y recopilar comentarios?

Normalmente tendrá un flujo de trabajo en el que alguien acepta solicitudes de trabajo, crea órdenes de trabajo, programa el mantenimiento preventivo y se las pasa a los técnicos o contratistas para que las completen. Esta persona desempeñará básicamente el papel de planificador de mantenimiento o supervisor de mantenimiento (ver “Rol del planificador de mantenimiento en los programas de gestión de mantenimiento “). En instalaciones de mantenimiento pequeñas, la persona podría incluso ser un administrador de oficina o alguna otra persona que no sea de mantenimiento.

Pero eso es sólo parte de la historia...

Una vez completado, tiene que haber alguna forma de que el estado de la orden de trabajo y cualquier otro comentario vuelva al sistema. Dependiendo de las capacidades del paquete de software de mantenimiento que utilice, esto debe hacerlo manualmente alguien o de forma automatizada por los propios técnicos. Además, el planificador o supervisor de mantenimiento debe vigilar las cosas y asegurarse de que el trabajo se complete a tiempo y no quede pendiente.

4. ¿Qué tipo de resultados espera? ¿Qué informes o análisis de datos le ayudarán a identificar si está obteniendo esos resultados?

Los informes son un componente muy importante de su sistema de gestión de mantenimiento. Sin él, usted y los demás no tienen forma de saber con seguridad cómo se está desempeñando. Lo ideal es que el software de mantenimiento pueda presentarle un breve resumen de estadísticas útiles, como la acumulación de órdenes de trabajo, el promedio de días para completar las órdenes de trabajo, las órdenes de trabajo pendientes y las solicitudes de trabajo, los equipos que requieren más tiempo de mantenimiento en caso de avería, etc.

Puede descargar nuestras “Métricas clave de mantenimiento ”que se menciona a continuación para obtener una lista de estadísticas importantes y cómo utilizarlas.

Utilice esta información para identificar áreas de preocupación y mejora. Debería comenzar a ver una reducción gradual en el mantenimiento de averías con el tiempo y un aumento correspondiente en el mantenimiento planificado/preventivo. Una vez que esto suceda, ¡su software de gestión de mantenimiento estará en camino de amortizarse solo!

Guía de selección de software de gestión de mantenimiento

¿Está buscando actualmente un paquete de software CMMS para su organización? Entonces encontrará esta Guía de selección de software CMMS muy útil para ayudarle a tomar la decisión correcta. Con una serie de preguntas y listas de verificación, podrá identificar la opción correcta para sus necesidades específicas entre varios productos de la competencia.

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