Domine el CMMS: Guía Paso a Paso para Integrar Software de Mantenimiento Sin Problemas

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Cuando su organización compra un programa de software CMMS/mantenimiento, uno de sus primeros desafíos será cómo configurar y usar su nuevo sistema. Su departamento de TI o consultores pueden instalar y hacer alguna configuración inicial del sistema para usted. Sin embargo, el planificador de mantenimiento o gerente de mantenimiento tienen que decidir cómo configurar y usar el sistema.

¿Le ha pasado esto alguna vez?😒

Necesitará encontrar alguna forma de empezar a usar el sistema sin atascar o ralentizar las operaciones de mantenimiento. Después de todo, el trabajo crítico aquí es el mantenimiento continuo de equipos e instalaciones.

Piénselo bien…

El software de gestión de mantenimiento es solo una herramienta. No debe detener o retrasar el trabajo de mantenimiento porque necesite ser configurado o tenga un flujo de trabajo complicado.

Así que, ¿cómo podemos hacer esto con un mínimo de disrupción?

Algunas decisiones de configuración de software CMMS que debe tomar

1. ¿Cómo ingresará datos al sistema? ¿En qué orden debería poner los datos? ¿Necesita poner todos sus datos?

Uno de los primeros elementos que ingresará son sus equipos e instalaciones. Si tiene la información en un archivo delimitado por comas, probablemente podrá importar gran parte de ella. Los archivos de texto delimitados por comas son algo que la mayoría de los programas pueden crear. Digamos que tiene una lista de equipos en una hoja de cálculo de Excel. Debería poder usar Excel para guardarlo como un archivo delimitado por comas.

Una vez que tenga todos sus activos e instalaciones en el sistema, querrá agregar otra información como repuestos y suministros, técnicos, etc. Luego empieza a definir las tareas de mantenimiento no planificadas y planificadas en diferentes equipos o instalaciones. ¡Este proceso puede tomar algo de tiempo!

Así que generalmente es mejor empezar con unas pocas tareas de tipo correctivo. Alternativamente, tenga una tarea correctiva genérica para cualquier tipo de mantenimiento. Así puede empezar a crear órdenes de trabajo y usar el sistema lo antes posible.

Vea "Ocho Consejos de Configuración de Software CMMS/Mantenimiento" para sugerencias sobre cómo proceder. Esto es especialmente útil si no ha usado software CMMS antes en la organización.

2. ¿Qué tipo de mantenimiento – correctivo o preventivo – debería abordar primero?

Probablemente debería abordar el trabajo de mantenimiento correctivo primero. Cree definiciones de tareas para este tipo de trabajo y cree órdenes de trabajo. Para hacerlo más rápido para empezar a usar el sistema, puede querer crear unas pocas tareas correctivas genéricas y crear órdenes de trabajo. A medida que use el sistema, puede agregar tareas e instrucciones más especializadas.

Cuanto más rápido pueda empezar a gestionar el mantenimiento correctivo, más rápido podrá ponerlo bajo algún tipo de control. Este es el mantenimiento más costoso y la causa de la mayor insatisfacción y problemas operativos y retrasos.

3. ¿Qué tipo de flujo de trabajo de mantenimiento usará? ¿Quién será responsable de enviar órdenes de trabajo y recopilar retroalimentación?

Normalmente tendrá un flujo de trabajo donde alguien acepta solicitudes de trabajo, crea órdenes de trabajo, programa mantenimiento preventivo y las pasa a técnicos o contratistas para completar. Esta persona básicamente jugará el rol de planificador de mantenimiento o supervisor de mantenimiento (vea "Rol del Planificador de Mantenimiento en Programas de Gestión de Mantenimiento"). En configuraciones de mantenimiento pequeñas, la persona podría incluso ser un administrador de oficina u otra persona no de mantenimiento.

Pero esa es solo parte de la historia…

Una vez completado, tiene que haber alguna forma en que el estado de la orden de trabajo y cualquier otra retroalimentación vuelva al sistema. Dependiendo de las capacidades del paquete de software de mantenimiento que use, esto debe hacerse manualmente por alguien o de forma automatizada por los propios técnicos. Además, el planificador o supervisor de mantenimiento tiene que estar atento y asegurar que el trabajo se complete a tiempo y no quede pendiente.

4. ¿Qué tipo de resultados espera? ¿Qué informes o análisis de datos le ayudarán a identificar si está obteniendo esos resultados?

Los informes son un componente muy importante de su sistema de gestión de mantenimiento. Sin ellos, usted y otros no tienen forma de saber con certeza cómo están desempeñándose. Idealmente, el software de mantenimiento debe poder presentarle un resumen corto de estadísticas útiles como backlog de órdenes de trabajo, días promedio para completar órdenes de trabajo, órdenes de trabajo y solicitudes pendientes, equipos que requieren más tiempo de mantenimiento correctivo, etc.

Puede descargar nuestra guía "Métricas Clave de Mantenimiento" mencionada abajo para una lista de estadísticas importantes y cómo usarlas.

Use esta información para identificar áreas de preocupación y mejora. Debería empezar a ver una reducción gradual en el mantenimiento correctivo con el tiempo y un aumento correspondiente en el mantenimiento planificado/preventivo. ¡Una vez que esto suceda, su software de gestión de mantenimiento está bien encaminado a pagarse a sí mismo!

Guía de selección de software de gestión de mantenimiento

¿Está buscando actualmente un paquete de software CMMS para su organización? Entonces encontrará esta Guía de Selección de Software CMMS muy útil para ayudarle a tomar la decisión correcta. Con una serie de preguntas y listas de verificación, puede identificar la opción correcta para sus necesidades específicas entre varios productos competidores.

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