¿Organizado para el éxito? Evite estos 5 errores del proyecto de tecnología empresarial

Los continuos desafíos de una economía volátil requieren que las empresas manufactureras del mercado intermedio optimicen sus operaciones tanto como sea posible.

Desafortunadamente, la mayoría de las empresas están cargadas con un proceso que consume muchos recursos al seleccionar e implementar tecnología empresarial. Para agravar los desafíos están las demandas interminables de los clientes, una cadena de suministro compleja, condiciones de mercado cada vez más competitivas y otros escenarios que consumen tiempo y recursos escasos.

Dadas estas condiciones, una pregunta imperiosa que enfrenta una empresa de fabricación es cómo puede organizarse de manera efectiva para asumir las demandas de un proyecto de tecnología empresarial.

Después de cientos de proyectos de implementación y selección efectivos en una variedad de industrias de fabricación vertical, tenemos un conocimiento profundo de la importancia de la comunicación estratégica durante los proyectos de implementación y selección de soluciones empresariales.

La comunicación de proyectos de tecnología empresarial es el hilo conductor del éxito y el fracaso del proyecto. Uno de cada cinco proyectos fracasa debido a una comunicación ineficaz. No se puede subestimar la importancia de la comunicación del proyecto.

Nuestro equipo ha trabajado con cientos de organizaciones y hemos encontrado 5 problemas de comunicación comunes que conducen al fracaso del proyecto . . Demuestran el papel fundamental que juega la comunicación en la prevención de cada uno.

Falta de comprensión del objetivo o la visión del proyecto

Esta es una de las quejas más comunes entre los miembros del equipo del proyecto. Simplemente no está claro por qué se está llevando a cabo el proyecto, por qué ahora y por qué se seleccionó el sistema empresarial.

¿Cuál es la mejor manera de asegurarse de que esto no suceda en su proyecto? La comunicación de los objetivos y la visión de su proyecto debe ocurrir en el momento en que se inicia el proyecto y reiterarse a lo largo de todo el proyecto. Pasos adicionales:

• Proporcione un portal o sitio web del proyecto que destaque el objetivo y la visión. Incluya actualizaciones del proyecto, fechas importantes del proyecto y un panel semanal del progreso hacia ese objetivo.
• Designe una habitación como centro de comando. Indique claramente el objetivo y la visión del proyecto, junto con las fechas del proyecto, y un panel de control semanal y el progreso del proyecto hacia un objetivo. Si tiene varias ubicaciones, tenga una habitación en cada ubicación.
• Envíe actualizaciones semanales por correo electrónico o convoque reuniones que incluyan al equipo del proyecto y a todos los empleados. Explique el objetivo y la visión del proyecto en todas las comunicaciones. Demuestre el progreso semanal realizado hacia la meta del proyecto.

Falta de participación de las partes interesadas

La implementación de tecnología y la ejecución de grandes proyectos, como la implementación del mantenimiento preventivo, requiere la participación de todas las partes interesadas. Asegúrese de que sus partes interesadas conozcan el objetivo, la visión y el progreso del proyecto. Identificar:

• Las partes interesadas y el nivel de su participación:ponerse en contacto con las partes interesadas es fundamental para obtener su apoyo para el proyecto.
• Las necesidades e intereses de cada parte interesada:escuche y analice sus respuestas para proporcionar una definición clara de cómo el proyecto las satisfará.

Determine cómo se comunicará con cada parte interesada y la frecuencia de esa comunicación.

Falta de gobernanza del proyecto

La gobernanza del proyecto es el marco de gestión dentro del cual se toman las decisiones del proyecto. La falta de este marco reduce la claridad del objetivo y la visión del proyecto.

¿Cómo evitas este escollo? Publique actualizaciones en su portal / sitio web que definan los roles y responsabilidades de su Junta / Comité Directivo, Gerente de Proyecto y partes interesadas del proyecto. Es importante revisar esto cada vez que se prepare para llevar a cabo su reunión mensual del Comité Directivo.

Falta de comprensión del alcance y los requisitos del proyecto

Muy a menudo, durante la implementación de una tecnología empresarial, los equipos de proyecto no logran comprender realmente el resultado deseado y la razón por la que se estableció el camino hacia una solución empresarial nueva o mejorada. Todos los miembros del equipo del proyecto necesitan una comprensión sólida de lo que el proyecto logrará, guiados por la documentación de los requisitos comerciales para el cambio a fin de mantener el alcance del proyecto y comprender los requisitos.

No gestionar el riesgo

Un equipo de proyecto de tecnología empresarial debe identificar, comunicar y comprender el riesgo. Es su responsabilidad principal asegurarse de que todos los riesgos se comuniquen correctamente (idealmente en un registro / registro de riesgos, y en el estado del proyecto y las reuniones del Comité Directivo).

Es parte de la naturaleza humana evitar los conflictos. Sin embargo, para gestionar el riesgo, no se debe temer al conflicto. Más bien, comunicar el riesgo es una forma de garantizar el éxito. Luego, el equipo tiene la oportunidad de determinar si quiere aceptar, evitar o mitigar el riesgo.

Es fundamental establecer líneas abiertas de comunicación para que el equipo comprenda y acuerde un plan de gestión de riesgos. Con un enfoque en el objetivo común, los equipos del proyecto pueden tener que renegociar los términos dentro del plan de riesgo.

Pensamientos finales

La elección de una nueva solución de software empresarial es un desafío importante y requiere una cuidadosa planificación e investigación de posibles soluciones.

Como describimos aquí, también se requieren estrategias de comunicación intencionales.

Al abordar el proceso de evaluación y los criterios de selección de tecnología empresarial de manera informada, las empresas pueden asegurarse de mantener su ventaja competitiva en el mercado.