Todo lo que necesita saber sobre el mantenimiento de edificios

Es fácil dar por sentado un edificio en buen estado. Detrás de escena, hay un equipo dedicado de profesionales de mantenimiento de edificios que trabajan para que todo funcione sin problemas, de manera segura y eficiente.

Hemos llegado a esperar que cuando entramos en una habitación y pulsamos un interruptor de luz, las luces se encenderán de inmediato. O cuando abrimos una puerta, esa puerta se abrirá silenciosa y suavemente, y cuando cerremos esa puerta, toda la estructura no colapsará alrededor de nuestras cabezas. Las luces se encenderán, nuestras computadoras se conectarán a Internet y nos mantendremos calientes y secos.

En esta publicación, cubriremos los aspectos básicos del mantenimiento de edificios, la profesión de mantenimiento de edificios y cómo obtener más por su dinero cuando se trata de mantener sus edificios en excelente forma.

¿Qué es el mantenimiento de edificios?

Mantenimiento de edificios abarca todo el trabajo de mantenimiento que se realiza para garantizar que un edificio sea seguro y presentable y que todos sistemas de construcción funcionan correctamente.

Todos los activos utilizados regularmente se deteriorarán con el tiempo y los edificios no son diferentes. Un edificio es solo una máquina gigante que necesita ser inspeccionada, mantenida y reparada.

El mantenimiento del edificio implica mucho trabajo entre bastidores para garantizar que un edificio sea funcional y cómodo.

¿Cuáles son los tipos comunes de mantenimiento de edificios?

El mantenimiento de edificios consta de una variedad de tareas. Esto significa que, si es un profesional de mantenimiento de edificios, es muy probable que no haya dos días exactamente iguales. Su día puede incluir cualquier cosa desde:

• Lavar y limpiar diferentes superficies (baños, pisos, ventanas, pasamanos, canaletas)
• Mantener y reparar todos los activos dentro del edificio (sistemas HVAC, ascensores, servidores, generadores de emergencia)
• Mantenimiento y reparación de sistemas eléctricos, aire acondicionado, plomería y otros servicios públicos
• Mantener y reparar el edificio en sí (puertas, carpintería, ventanas, paredes, techo)
• Mantener la propiedad fuera y alrededor del edificio (paisajismo, entradas para vehículos, aceras)

El trabajo de mantenimiento de edificios también se puede categorizar según la prioridad, que puede verse así:

• Reparaciones de emergencia :Tareas que deben realizarse lo antes posible para eliminar un riesgo de seguridad, atender el daño físico causado al edificio, reparar una falla que está causando una gran interrupción en uno de los servicios públicos.
• Tareas de alta prioridad :Tareas que deben realizarse en unos días, para que los problemas no se conviertan en un riesgo de seguridad y sigan causando muchos inconvenientes a las personas que se encuentran dentro del edificio.
• Tareas de prioridad media :Incluye la mayoría de las tareas de mantenimiento de rutina que se realizan de forma semanal o mensual.
• Tareas de baja prioridad :Incluye el trabajo de mantenimiento que se puede realizar meses después, siempre que los recursos estén disponibles)
• Aplazado tareas de mantenimiento :A menudo se trata de tareas de prioridad baja o media que se trasladan a una acumulación de mantenimiento diferido debido a limitaciones de tiempo o presupuesto.

¿Por qué es tan importante el mantenimiento de edificios?

Los edificios mal mantenidos son antiestéticos en el mejor de los casos, peligrosos y potencialmente mortales en el peor. No es exactamente bueno para su productividad y moral si tiene que trabajar en un edificio de mala calidad y mal mantenido.

Imagínese pasar más de 40 horas a la semana en una instalación que hace demasiado frío en invierno, demasiado caluroso en verano, las escaleras tiemblan y la pintura se desprende del techo y cae en su café. No es exactamente un gran entorno de trabajo.

Más allá de ser una monstruosidad e incómodo para los empleados, existe una variedad de preocupaciones en torno a los edificios en mal estado.

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Seguridad

Un edificio en mal estado es un incidente que está a punto de ocurrir. No es un "si" algo va a pasar; es un "cuándo" sucederá. Seguro, probablemente pueda pasar unos años con un edificio medio mantenido, y no sucederá nada significativo. Aún así, si la historia nos ha mostrado algo, es que cuando algo sale mal en estas situaciones, se vuelven realmente mal.

Un ejemplo reciente es el colapso de Champlain Towers South en Florida en junio de 2021. Una de las principales causas de la tragedia fue que el soporte estructural de hormigón armado en el estacionamiento subterráneo se estaba rompiendo. Estos soportes fueron corroídos y dañados debido a la exposición al agua.

Cuando la torre se derrumbó, 98 personas murieron, 11 resultaron heridas y el daño a la propiedad resultante se acercó a más de $ 1 mil millones.

Sabemos que hubo necesidades de mantenimiento estructural para este edificio que no se cumplieron. Muchas veces, los costos se reducen y el mantenimiento esencial queda relegado a un segundo plano. Los equipos de mantenimiento y los edificios están preparados para fallar (literalmente) y, desafortunadamente, resulta en muchos daños.

Ahorro de dinero

Ben Franklin dijo una vez:"Una onza de prevención vale una libra de cura".

En este caso, eso significa gastar tiempo y dinero para mantenerse al día con los proyectos de mantenimiento y las solicitudes serán mucho menos costosas que una reparación o reemplazo de emergencia.

Es mucho más fácil crear y mantener un presupuesto en torno al mantenimiento regular en lugar de encontrar repentinamente el dinero cuando algo se rompe.

Algunas formas en las que puede planificar con anticipación son:

• Utilice un CMMS para seguimiento del ciclo de vida de los activos y reciba alertas cuando una máquina esté pasando su vida útil. Reemplazar máquinas viejas antes de que se rompan le evita tener que aportar una gran suma de dinero en una situación de emergencia
• Programación tareas de mantenimiento preventivo para que no se pasen por alto. Si no agrega aceite a su automóvil con regularidad, el motor eventualmente se atascará. Reemplazar un motor cuesta alrededor de $ 6,000 ($ 1,200 en mano de obra y $ 4,800 por el motor), mientras que agregar aceite regularmente a un motor cuesta alrededor de $ 7 al mes.
• Aumente la productividad para ahorrar dinero. Al automatizar algunas tareas de mantenimiento, como programar el trabajo para su equipo, puede aumentar la productividad y hacer más en menos tiempo. Tu equipo sabrá exactamente qué hacer cuando se registre y tú podrás pasar menos tiempo en el teléfono, enviando correos electrónicos y registrándote.
• Comprobación de fallos en la eficiencia energética , como corrientes de aire o goteras. Y al rastrear los activos y las piezas de repuesto, puede identificar dónde está perdiendo dinero o qué activos podrían beneficiarse de la instalación de soluciones más eficientes desde el punto de vista energético.

Funcionalidad

Como cualquier máquina, sin una inspección y reparación periódicas, un edificio y sus activos comienzan a deteriorarse. Los puntos débiles pasan desapercibidos, las operaciones diarias comienzan a fallar.

Piense en una tubería con fugas. Comienza como un ligero goteo por encima. Solo unas gotas. Luego, esas pocas gotas se convierten en un pequeño y lento goteo. Con el tiempo, ese goteo comienza a pudrir el techo debajo y la tubería continúa corroyéndose aún más. Lo siguiente que sabes es que finalmente se rompe la línea. Lo que comenzó como un goteo ahora es un diluvio, un techo dañado y equipos informáticos en ruinas en las oficinas de abajo.

La moraleja de esa historia es que los componentes del edificio que reciben atención regular tienen menos probabilidades de averiarse y causar cortes e interrupciones . Y los activos deben revisarse periódicamente para asegurarse de que estén actualizados y con el código actualizado para que todo siga funcionando.

Cumplimiento

El mantenimiento regular del edificio también es importante para asegurarse de cumplir con los códigos de construcción y seguridad en constante cambio. . Además, existen regulaciones estatales y federales también necesitas estar al tanto.

Las multas por no cumplir son generalmente bastante elevadas y se vuelven cada vez más caras a medida que la infracción se vuelve más grave. Imagínese recibir una multa de más de $ 100,000 por algo prevenible. Ay.

El mantenimiento de los espacios interiores y exteriores es fundamental para evitar riesgos de seguridad y reducir la responsabilidad . No solo podría ser multado por violar las regulaciones, sino que también podría estar enfrentando un problema de responsabilidad si alguien termina lastimado.

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Trabajos de mantenimiento de edificios

Como en cualquier otro campo profesional, existen diferentes títulos de trabajo que se incluyen en el ámbito del mantenimiento de edificios. Si trabaja en el mantenimiento de edificios, su cargo podría ser un conserje, un técnico de mantenimiento o un administrador de instalaciones. Y cada función es diferente con diferentes responsabilidades y deberes.

Conserjes

Los conserjes trabajan para mantener limpio el edificio trapeando los pisos, sacando la basura, limpiando los baños, pasando la aspiradora, lavando las ventanas, etc.

Técnicos de mantenimiento

El trabajo de un técnico de mantenimiento es realizar tareas de mantenimiento de rutina, reparar y mantener equipos como sistemas HVAC, lidiar con problemas eléctricos más simples, como arreglar bombillas, techos y similares.

Gerente de instalaciones

Un administrador de instalaciones es alguien que coordina todo el trabajo de mantenimiento, se ocupa de todo tipo de tareas administrativas, gestiona renovaciones, desarrolla una estrategia de propiedad, hace cumplir los estándares de EHS y más. Los gerentes de instalaciones a menudo contratan supervisores de mantenimiento para supervisar y administrar el trabajo de mantenimiento diario cuando se trata de un edificio o propiedad grande.

Subcontratación

A veces, las empresas subcontratan o se asocian con una empresa de mantenimiento. Esto generalmente se hace cuando el alcance del trabajo o las instalaciones / terrenos son demasiado grandes. Esto puede incluir servicios de limpieza, control de plagas, mantenimiento de estacionamientos y más.

Para las empresas que alquilan un espacio en un gran edificio comercial o tienen una pequeña oficina, el alquiler que pagan a veces cubrirá los servicios de mantenimiento. Por ejemplo, otras industrias, como la industria manufacturera, usarán el término mantenimiento industrial para describir sus actividades de mantenimiento.

Certificaciones y formación para profesionales del mantenimiento de edificios

La capacitación continua es importante para mantener sus habilidades afiladas y garantizar que siempre cumpla con las reglas y regulaciones en constante cambio.

Algunas certificaciones / programas de formación estándar son:

• Certificación HVAC: Ofrecido a aquellos que han demostrado competencia en el manejo de sistemas HVAC. La Asociación Nacional de Constructores de Viviendas y los Constructores y Contratistas Asociados ofrecen pasantías que ayudan a los trabajadores de mantenimiento a obtener la certificación HVAC.
• Sistemas de construcción Certificación de mantenimiento: Esto cubre plomería, sistemas HVAC, tratamiento de agua y gestión eficiente de la energía. BOMI International otorga la certificación a los trabajadores que se ocupan de los sistemas de construcción.
• Certificación de operador de edificios : Esto incluye dos niveles de capacitación en mantenimiento para operadores de edificios. Esta certificación cubre HVAC, gestión de puntos de control, distribución eléctrica y gestión de energía.
• Técnico certificado en mantenimiento y confiabilidad: Esta es una certificación de nivel de entrada. La prueba de evaluación CMRP cubre tanto el mantenimiento predictivo / preventivo como el mantenimiento correctivo.

Tener estas diferentes certificaciones de capacitación en su currículum puede ayudarlo a obtener un mejor trabajo o un aumento de sueldo. No todos los trabajos requieren certificaciones o capacitación adicional, pero si está buscando mejorar su carrera, este es un buen lugar para comenzar.

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Cómo mejorar los costos operativos y de mantenimiento de edificios

¿Quieres lucir como una estrella de rock en el trabajo? Presta atención aquí. Profundizaremos en cómo mejorar el proceso de mantenimiento de edificios, mientras mantenemos los costos operativos bajo control. Ambos seguramente harán felices a los jefes, lo que siempre es una victoria.

1) Implementar una estrategia de mantenimiento proactivo

Una estrategia de mantenimiento proactivo aborda dos aspectos fundamentales:

• Reduce los costos generales de mantenimiento :Tener activos importantes en un plan de mantenimiento preventivo reducirá sus costos de mantenimiento al reducir la cantidad de costosas intervenciones de emergencia y al extender la vida útil de sus activos.
• Mejora la seguridad :Un edificio tiene que seguir un conjunto de regulaciones para mantener un estándar particular de salud y seguridad. Esas regulaciones requerirán que realice inspecciones periódicas y se asegure de que los activos y sistemas críticos funcionen correctamente.

El impacto del mantenimiento en la vida útil de los activos

La misma noción se promueve en este artículo sobre EHS Today que establece: Si hay materiales regulados en un edificio (como ACM, LCP, agua potable contaminada, etc.), se debe desarrollar un programa escrito de Operaciones y Mantenimiento para reducir las responsabilidades en materia de EHS y controlar los costos .

Al final del día, si no sigue las mejores prácticas y no cumple con las pautas prescritas para garantizar los estándares de seguridad y alguien lo demanda, también podría escribir esos gastos en costos operativos.

2) Automatice el trabajo de mantenimiento con un CMMS moderno

Como suele decirse, el tiempo es oro. Un CMMS puede ser una herramienta valiosa para ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero mediante la automatización de tareas y una mejor organización.

Un CMMS puede ayudarlo a automatizar las asignaciones de órdenes de trabajo y sincronizar esas órdenes de trabajo con todos sus dispositivos o miembros del equipo. Esto ayuda a reducir el tiempo dedicado a la gestión de solicitudes de trabajo hasta en un 34%.

El uso de un CMMS con una aplicación móvil robusta significa una mejor organización, comunicación, responsabilidad y productividad hasta en un 30% en todo su equipo de mantenimiento.

Los datos extraídos del CMMS de Limble ayudaron a un cliente a reducir el tiempo de inactividad del 26% a solo un 4% a través de una mayor comprensión de cuándo es el momento de reparar o reemplazar una máquina.

En promedio, [Limble] me ahorra una o dos horas al día, dependiendo de la carga de trabajo. Lo más importante para mí es poder hacer cosas en mi teléfono sobre la marcha.

- Rob Siler, Técnico de mantenimiento , Myriad Genetics

3) No tenga miedo de negociar

Puede contratar empresas para que se encarguen de los servicios de limpieza. Hay empresas especializadas disponibles que se ocupan de problemas complejos de plomería y electricidad.

Pero, contratar al primero manitas que encuentras raramente es el más rentable opción , menos si planea tenerlos a mano para futuras emergencias. Es importante entrevistar a varios proveedores y socios de servicio para encontrar el proveedor adecuado ... un proveedor que se adapte a su situación de trabajo y presupuesto únicos.

Otro gran problema con el que se encuentran los gerentes de edificios e instalaciones cuando subcontratan una gran cantidad de trabajo de mantenimiento es que no tienen idea de cómo administrar a los contratistas externos o una manera fácil de confirmar si están haciendo el trabajo correctamente.

Uno de nuestros clientes fue un ejemplo clásico de alguien contratado para un nuevo trabajo en el que pronto se dio cuenta de que los proveedores a los que pagaba su predecesor ni siquiera estaban haciendo los PM que decían. Eso, por supuesto, hizo que el equipo se rompiera con más frecuencia, ¡lo que aumentó aún más los costos!

Fue un escándalo. Afortunadamente, cuando trajo a Limble, pudo obtener los datos para resolverlo. Terminó cambiando de proveedor y su costo de funcionamiento se redujo drásticamente.

Si siente que tiene poco control sobre el trabajo realizado por proveedores externos, el uso de una solución CMMS como Limble le permitirá agregar contratistas externos como usuario para que puedan recibir órdenes de trabajo a través de la aplicación. De esa manera, puede rastrear y aprobar su trabajo. Obtenga más información sobre las funciones de administración de proveedores de Limble.

Dejando a un lado la subcontratación, existen otras formas de gestionar los costes de mantenimiento. Como cuando necesita pedir repuestos y otros suministros, intente negociar un precio más bajo, especialmente cuando compre al por mayor.

Si solicita equipo nuevo, evalúe la oferta de cada proveedor según el precio, el historial de rendimiento y la calidad. Como ocurre con todo en la vida, lo más barato no siempre es mejor. El activo más económico puede ser el que necesita ser reemplazado antes, requiere más atención o consume más piezas de repuesto, lo que lo hace menos rentable a largo plazo.

4) Reducir los costos de energía

Otra forma de ahorrar dinero es volverse ecológico. Según el informe de la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (EPA), los edificios con certificación Energy Star usan un 35% menos de energía que los edificios típicos en todo el país.

Eso es mucho dinero esperando ser ahorrado. ¿Cómo puedes hacerlo realmente? A continuación, se incluyen algunas cosas que debe considerar cuando desee ser más eficiente en el uso de la energía:

• Designar un director de energía; formar un equipo de energía; instituir una política energética
• Implementar un sistema de gestión de energía del edificio (BEMS)
• Tenga cuidado con la eficiencia energética al comprar nuevos activos y equipos
• Realice el mantenimiento de rutina para mantener los activos en condiciones óptimas de funcionamiento
• Utilice tecnologías de construcción inteligentes y automatizadas disponibles

CMMS para mantenimiento de edificios

Como mencionamos anteriormente, un buen CMMS como Limble puede ayudarlo a controlar los costos y mantener su presupuesto de mantenimiento manejable. La automatización de las tareas de mantenimiento preventivo le permitirá ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo, pero un CMMS puede hacer mucho más que eso.

Gestión del trabajo

Esto incluye la gestión de todo el mantenimiento planificado y no planificado, las solicitudes de órdenes de trabajo entrantes, la planificación de los programas de mantenimiento, el seguimiento del trabajo en curso y la coordinación del trabajo de mantenimiento con contratistas externos.

Un ejemplo de una orden de trabajo detallada dentro de Limble CMMS

Gestión del ciclo de vida de los activos

Esto le ayuda a planificar y optimizar el seguimiento y la gestión de activos en cada etapa de su ciclo de vida.

Pestaña de información de activos dentro de Limble CMMS

Gestión laboral

Aquí es donde organizará y realizará un seguimiento de la evaluación, la capacitación y la certificación para diferentes empleados y contratistas. Además, puede ejecutar informes para ver cómo les está yendo a sus equipos. Vea cuánto tiempo tardaron en reparar o cualquier otro dato en la lista de verificación de la orden de trabajo.

Informe de rendimiento del equipo en Limble

Gestión de la cadena de suministro y MRO

Aquí es donde usted controla y monitorea la cadena de suministro de su empresa, cubriendo áreas como adquisición de repuestos, control de existencias, compras, estimando la demanda de materiales y haciendo pronósticos de inventario precisos.

Vista de administración de piezas en Limble CMMS

Gestión de contratos

Cree contratos con los empleados, socios, proveedores y clientes de la empresa y supervise hasta su finalización, y manténgalos todos perfectamente organizados en Limble.

Los proveedores pueden cargar imágenes de antes y después para mejorar la visibilidad del trabajo

Análisis e informes

Obtener información como un resumen de la actividad del departamento de mantenimiento en tiempo real, utilizando la gestión del rendimiento de los activos, es esencial para eliminar los problemas recurrentes y reducir el tiempo de inactividad inesperado.

En Limble, puede realizar un seguimiento de una variedad de indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas para encontrar la causa raíz de cualquier problema importante sin tener que hacer ningún trabajo adicional. Siempre que sus órdenes de trabajo sean minuciosas, Limble lo rastrea todo por usted.

Limble rastrea y calcula automáticamente su trabajo planificado y no planificado

Gestión financiera

Esto le permite recopilar datos sobre el gasto en todos los departamentos y enviar esos datos a la contabilidad para monitorear los gastos y los gastos del proyecto. (Además, aquí es donde realmente puede demostrar su valor para Finanzas).

Un panel personalizado en Limble

Atención al cliente

El equipo de éxito del cliente de Limble está diseñado para actuar como una extensión de su propio equipo. El hecho de que pueda quedarse atascado en algo no significa que tenga que quedarse allí. El equipo de Limble es su ayudante dedicado sin costo adicional.

Mantenerse al día en el mantenimiento de edificios

Hay mucha información ahí fuera. Mucho de lo que hacer un seguimiento en lo que respecta a las regulaciones cambiantes y las nuevas tecnologías. Para mantenerse actualizado y en cumplimiento, unirse a una organización comercial o suscribirse a publicaciones de noticias de la industria puede ser invaluable. Aquí hay algunos recursos útiles.

• Internacional Gestión de instalaciones Asociación :IFMA es la asociación más grande de profesionales de la gestión de instalaciones. Publicaciones como la revista FMJ y el boletín Wire mantienen a los miembros actualizados sobre los últimos desarrollos.
• Asociación de Ingeniería de Instalaciones :AFE es una organización profesional que proporciona recursos para todos los profesionales que trabajan en el "entorno construido". Oportunidades de desarrollo profesional, capítulos locales y un boletín de la asociación.
• Gestión de instalaciones Instituto :La FMI rige la evolución de los criterios de la carrera de gestión de instalaciones. Its mission is to promote and accelerate the development of the facilities management profession across both public and private sectors. It is focused primarily on training and education.

You can be the hero of building maintenance

We have all experienced how annoying it is when a particular building system isn’t operating correctly at work or at home. Being responsible for maintaining an entire building and everything in it can be a daunting task.

To make your job easier on yourself, don’t hesitate to use all the tools at your disposal. There are plenty of resources available to help you stay on top of your responsibilities and keep the buildings in tip-top shape.

And whether adding technology to the mix seems exciting or terrifying, we can help you get your CMMS program up and running. Talk to any of our pros here at Limble to see how you can add a CMMS to your toolbox. Contact us today to get started!