Dominando la gestión de activos inmobiliarios: beneficios clave y mejores prácticas

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Actualizado el 30 de septiembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión de activos inmobiliarios?
• ¿Por qué importa la gestión de activos inmobiliarios?
• 11 mejores prácticas para la gestión de activos inmobiliarios
• Automatización de la gestión de activos inmobiliarios con software
• La gestión de activos inmobiliarios empieza con un etiquetado eficaz

Conclusión clave

La gestión eficaz de activos inmobiliarios implica comprar, rastrear, mantener y optimizar estratégicamente los activos físicos de una organización para controlar costes, aumentar la eficiencia y maximizar el retorno de la inversión.

Es genial que un negocio tenga productos demandados, personal competente y una cadena de suministro optimizada. Pero aun así, las empresas deben gestionar cada activo dentro de su organización para controlar costes y operar más eficientemente. Y sí, esto incluye tener una estrategia para sus activos más costosos: sus propiedades.

Esto incluye todas las propiedades que su empresa compra, como edificios de oficinas, vehículos y fábricas. Como negocio, cada activo que posee tiene potencial de optimización. Debe comprar y gestionar propiedades estratégicamente para obtener el máximo ROI, pero en un mercado lleno de costes crecientes y escasez, nunca ha sido tan difícil hacer gestión de activos inmobiliarios.

Aprenda qué es la gestión de activos inmobiliarios, por qué es tan importante y las mejores prácticas para sacar el máximo provecho a sus prácticas de gestión.

La gestión de activos inmobiliarios es un subconjunto de la gestión de activos en general. Con la gestión de activos regular, las organizaciones rastrean cada activo que pertenece a la empresa. Esto incluye tanto activos tangibles, como vehículos, como intangibles, como software.

La gestión de activos inmobiliarios se trata de gestionar la propiedad física que una organización usa para mantener el negocio en marcha. Se centra largely en el mantenimiento de instalaciones, así como en analizar qué tan valiosos y eficientes son estos activos para generar ingresos para el negocio.

Así que no solo la gestión de activos inmobiliarios analiza costes operativos, sino que también se enfoca en medidas de reducción de costes para que la organización pueda operar con un presupuesto más ajustado sin comprometer la calidad.

Cada negocio es diferente, pero la gestión de activos inmobiliarios típicamente incluye rastrear activos como:

• Equipos
• Vehículos
• Electrónica como tabletas e impresoras
• Espacio de oficina
• Fábricas
• Infraestructura de servicios públicos
• Sistemas dentro de edificios, como alarmas de incendios y HVAC

A menudo, las organizaciones que hacen gestión de activos inmobiliarios también contratan a un gestor de activos inmobiliarios para supervisar todo el proceso. Este es un empleado dedicado que gestiona la propiedad corporativa y también puede denominarse «gestor de edificios». El gestor de edificios lista todos los activos inmobiliarios, rastrea lo comprado, reemplaza propiedades obsoletas y ayuda a la organización a mantener el mantenimiento al día.

Según las necesidades de la organización, un gestor de propiedades podría:

• Presupuestar nuevos activos inmobiliarios
• Asumir la titularidad de activos inmobiliarios
• Integrar activos inmobiliarios en el flujo de trabajo diario de la organización
• Gestionar servicios públicos y arrendamientos
• Supervisar mantenimiento preventivo y correctivo
• Optimizar puestos de trabajo y distribuciones de oficina
• Organizar seguridad, servicios de limpieza o aparcamiento

Esencialmente, la gestión de activos inmobiliarios analiza el valor de una propiedad y todos los activos tangibles dentro de ella. Es un proceso a menudo pasado por alto que tiene muchos beneficios para las organizaciones en términos de ahorro de costes y productividad.

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¿Por qué importa la gestión de activos inmobiliarios?

Los activos inmobiliarios son una inversión de capital en su negocio. Cada oficina, taller, fábrica o tubería que instale tiene valor real para el negocio. Pero cada activo generador de ingresos requiere dinero para operar eficazmente, y por eso la gestión de activos inmobiliarios es tan importante.

Con el enfoque correcto, la gestión de activos inmobiliarios puede ayudar a las organizaciones a:

• Detectar ineficiencias: Gestionar sus activos inmobiliarios y rastrear equipos permite identificar lo que no funciona. Por ejemplo, quizás descubra que su sistema HVAC no es eficiente y le cuesta a su empresa miles de dólares al año. Nunca lo sabrá sin recopilar los datos adecuados, y la gestión de activos inmobiliarios le ayuda a hacerlo.
• Mantener mejores registros: ¿Dónde están todos sus activos inmobiliarios? La gestión de activos inmobiliarios ayuda a su equipo a mantener mejores registros de lo que posee y su valor para el negocio. Sepa qué tiene, dónde está todo y cuánta vida más puede sacar de sus activos con la gestión de activos inmobiliarios.
• Optimizar el espacio de oficina: Alquilar espacio de oficina puede costar 21 € o más por pie cuadrado. El espacio de oficina es importante, pero puede agotar rápidamente su cuenta bancaria si no optimiza cada centímetro. La gestión de activos inmobiliarios le ayudará a calcular cuánto espacio necesita y cómo obtener el máximo valor.
• Retener empleados: Los empleados necesitan las herramientas adecuadas para hacer su trabajo. Instalaciones bien gestionadas mantienen a los empleados contentos y productivos mientras están en el trabajo, lo que puede mejorar la retención. Y si trabaja en una fábrica, una gestión consistente de activos inmobiliarios puede mantener a sus empleados seguros en el trabajo, lo que la convierte en imprescindible para fabricantes.
• Ahorrar dinero: Desde espacio en suelo o vertical sin usar hasta edificios ineficientes, hay muchos costes asociados a los activos inmobiliarios. Pero cuando rastrea sus activos con el tiempo, puede usar los datos para encontrar soluciones creativas a problemas costosos. Por ejemplo, si se da cuenta de que el sol incide directamente en su edificio, podría instalar paneles solares para compensar costes de refrigeración. Con la gestión de activos inmobiliarios de su lado, podrá recortar costes con enfoques que realmente funcionan.

11 mejores prácticas para la gestión de activos inmobiliarios

La gestión de activos inmobiliarios beneficia claramente a las organizaciones, pero ¿cómo puede sacar más partido al seguimiento de activos? Cada organización es diferente, pero estas 11 mejores prácticas pueden ayudarle a ahorrar más dinero mientras comprende mejor los activos inmobiliarios que respaldan su negocio.

1. Justifique cada gasto frente a los ingresos

Algunas empresas compran activos como reservas de valor, pero ¿qué tan valiosos son realmente sus activos inmobiliarios? Cada activo que compre debe justificarse por los rendimientos generados por ese activo.

Antes de comprar un asset, pregúntese:

• ¿En qué punto alcanzará el punto de equilibrio?
• ¿Cuál es el coste total de propiedad?
• ¿Cómo financiará la compra de este activo?
• ¿Cuál es el coste de mantener este activo inmobiliario?
• ¿Cuántos empleados necesitamos contratar para gestionar este activo?

Es tentador añadir más activos a su organización, pero no deje que la emoción gane. Asegúrese de que los activos adicionales sean realmente necesarios y que tenga la capacidad para mantenerlos a largo plazo.

2. Cree protocolos de gestión de activos inmobiliarios

Ya sea su HVAC de oficina o el sistema de refrigerante de su fábrica, la documentación es su mejor amiga. La gestión de activos inmobiliarios a menudo se reduce a listas de verificación accionables que puede compartir con empleados como guías de referencia útiles, asegurando que cuide bien sus activos.

Solo recuerde actualizar sus protocolos con el tiempo. Es improbable que la gente use sus POE si tienen cinco años de antigüedad, así que asegúrese de revisar sus protocolos al menos una vez al año.

3. Colabore con contabilidad y dirección

La gestión de activos inmobiliarios no puede ocurrir en el vacío. Un equipo de tomadores de decisiones debe reunirse para gestionar activos correctamente. A menudo, los gestores de propiedades deben reunirse con CEOs y gerentes, así como con contabilidad.

Dado que gran parte de la gestión de activos inmobiliarios se reduce a ingresos, apreciación, depreciación y otras implicaciones fiscales, siempre es buena idea tener un contable en la mesa. Pueden ayudar a las organizaciones a deducir los costes de activos inmobiliarios de la manera más eficiente, así que nunca tome decisiones sobre estos activos sin consultar primero a un CPA.

4. Invierta en mantenimiento rutinario

Al igual que su coche o casa, los activos físicos como su edificio de oficina necesitan mantenimiento regular. El mantenimiento reactivo siempre será necesario, pero es buena idea implementar planes de mantenimiento proactivo también.

El mantenimiento proactivo asegura que sus activos inmobiliarios se mantengan en óptimas condiciones físicas con el tiempo. Aunque no puede prevenir cada avería inesperada, el mantenimiento proactivo puede reducir significativamente las interrupciones. Siga las directrices del fabricante para invertir en la salud general de sus activos. Esto incluye hacer un plan para mantener:

• Impresoras
• Tejados
• Control de plagas
• Aparcamiento
• Limpieza profunda
• Sistemas de emergencia
• HVAC
• Ventanas
• Fontanería

5. Etiquete activos importantes

Probablemente no necesite añadir etiquetas de activos a edificios enteros, pero las etiquetas de identificación de propiedades son una herramienta útil para rastrear activos físicos y sistemas dentro de un edificio.

Por ejemplo, si tiene varios sistemas HVAC en su edificio instalados en diferentes momentos, probablemente requieran diferentes programas de mantenimiento. En lugar de poner todos los sistemas HVAC en el mismo programa, las etiquetas de activos duraderas facilitan a su equipo de instalaciones diferenciar varios activos.

Las etiquetas de activos duraderas de Camcode son duraderas y permiten a su equipo obtener información inmediata con solo pulsar un botón. Con etiquetas de código de barras y tags de activos diseñados para satisfacer diversas necesidades de seguimiento de activos inmobiliarios —desde etiquetas CMMS hasta tags de gestión de instalaciones, etiquetas de seguridad y códigos de barras a prueba de manipulación, y etiquetas para entornos hostiles—, Camcode ofrece las herramientas de seguimiento de activos que necesita para construir una base sólida para una gestión eficaz de activos inmobiliarios.

Con etiquetas de activos inmobiliares combinadas con software de gestión de mantenimiento como software de mantenimiento preventivo, software CMMS o software de gestión de instalaciones, los empleados pueden escanear el código de barras o QR para ver el historial de un activo. El etiquetado es imprescindible si quiere reducir malentendidos y ahorrar más dinero en mantenimiento de activos.

6. Conozca sus activos inmobiliarios

¿Con qué frecuencia mira físicamente sus activos inmobiliarios? Si dirige una multinacional, obtener una vista de sus activos puede ser difícil. Aun así, inspeccionar los principales activos inmobiliarios al menos una vez al año es buena idea. Una inspección rápida le ayudará a determinar qué, si algo, necesita gestión práctica.

7. Enfoque en rendimientos futuros, no en costes a corto plazo

La gestión de activos inmobiliarios se trata de mirar al futuro. Es tentador buscar ahorros a corto plazo para preservar sus KPIs trimestrales, pero el pensamiento a corto plazo es peligroso para los activos inmobiliarios.

Por ejemplo, si paga de su bolsillo un nuevo sistema telefónico en todas sus ubicaciones, inicialmente puede parecer que está sangrando dinero. Pero ese coste inicial puede tener sentido a largo plazo porque hace sus propiedades más eficientes y resilientes.

Evite la tentación de recortar esquinas o rechazar innovaciones porque cuestan dinero por adelantado. La gestión de activos inmobiliarios requiere invertir en sus activos para que resistan la prueba del tiempo, así que no deje que el precio inicial le impida tomar buenas decisiones a largo plazo para el negocio.

8. Externalice según sea necesario

Algunas organizaciones tienen recursos internos para gestionar activos inmobiliarios ellas mismas. Pero las PYMES a menudo no tienen esos recursos, y está bien. Es muy común que las empresas externalicen tareas de mantenimiento de activos inmobiliarios en un calendario predeterminado.

Por ejemplo, en lugar de cambiar usted mismo todos los filtros de aire de su edificio, puede contratar a una cuadrilla profesional que venga cada mes a hacerlo. En caso de duda, es bueno externalizar tareas molestas a profesionales. Con el tiempo, generalmente es más barato externalizar estas tareas en lugar de contratar personal interno a tiempo completo; además, esto asegura que nunca se sature demasiado para mantener el mantenimiento al día.

9. Empodere a los empleados

Los gestores de edificios tienen muchas responsabilidades, pero eso no significa que sean los únicos responsables de todos sus activos inmobiliarios. Todos en la organización son responsables de cuidar sus activos, incluyendo sus empleados. Asegúrese de que los empleados reciban formación regular sobre las mejores formas de cuidar sus activos. Esto facilitará mucho el trabajo de su gestor de edificios y asegurará que obtenga más vida de sus activos inmobiliarios también.

10. Optimice las facturas de servicios

Las facturas de servicios suelen basarse en el uso, por lo que son fruta al alcance para optimizar sus activos inmobiliarios. Revise sus facturas para ver cuánta energía, gas y agua consume cada activo. Si ve un pico notable, puede trabajar con su compañía de servicios para negociar mejores tarifas o idear cambios para reducir costes, como instalar paneles solares o inodoros de bajo flujo.

11. Compare con datos (Benchmarking)

El benchmarking ayuda a las organizaciones a ver qué es normal para cada activo inmobiliario en tiempo real. Por ejemplo, podría ver que una ubicación funciona a menor coste que todas las demás. Puede examinar más de cerca la ubicación optimizada para ver si puede emular sus procesos en las otras ubicaciones.

Cuando sabe qué es normal, puede identificar problemas más rápido. Dado que el tiempo es dinero, el benchmarking puede literalmente ahorrar a su negocio miles de dólares en activos y productividad perdidos.

Automatización de la gestión de activos inmobiliarios con software

La gestión de activos inmobiliarios es imprescindible, pero es mucha información para gestionar. Es imposible gestionar todos sus activos con precisión en una hoja de cálculo Excel, y por eso es tan importante que las organizaciones inviertan en software de gestión de activos inmobiliarios.

Con el software adecuado, puede automatizar:

• Alertas de servicio
• Informes
• Órdenes de trabajo

La automatización elimina el error humano y el olvido de la ecuación. También hace posible optimizar sus activos inmobiliarios con menos empleados, reduciendo costes aún más.

La gestión de activos inmobiliarios empieza con un etiquetado eficaz

El objetivo final de la gestión de activos inmobiliarios es ayudar a las organizaciones a obtener un mayor retorno de su inversión. Siga estas pautas para exprimir aún más valor de los activos en los que ya ha invertido.

Pero solo puede gestionar lo que mide, así que ¿cómo puede medir eficazmente activos físicos tan eficientemente como los intangibles? Todo empieza con etiquetas duraderas.

Durante años, fabricantes y empresas han confiado en las etiquetas duraderas de seguimiento de activos de Camcode. Vea la diferencia usted mismo: obtenga una muestra gratuita de tags de activos Camcode ahora para optimizar su gestión de activos inmobiliarios.