Dominar la gestión de activos inmobiliarios:beneficios clave y mejores prácticas

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Actualizado el 30 de septiembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión de activos inmobiliarios?
• ¿Por qué es importante la gestión de activos inmobiliarios?
• 11 prácticas recomendadas para la gestión de activos inmobiliarios
• Automatización de la gestión de activos inmobiliarios con software
• La gestión de activos inmobiliarios comienza con un etiquetado eficaz

Conclusión clave

La gestión eficaz de activos inmobiliarios implica comprar, rastrear, mantener y optimizar estratégicamente los activos inmobiliarios físicos de una organización para controlar los costos, aumentar la eficiencia y maximizar el retorno de la inversión.

Es fantástico para una empresa tener productos en demanda, personal competente y una cadena de suministro optimizada. Pero aun así, las empresas necesitan gestionar todos los activos dentro de su organización para controlar los costos y operar de manera más eficiente. Y sí, esto incluye contar con una estrategia para sus activos más caros:su propiedad.

Esto incluye todas las propiedades que compra su empresa, como edificios de oficinas, vehículos y fábricas. Como empresa, cada activo que posee tiene potencial de optimización. Debe comprar y administrar propiedades estratégicamente para obtener el máximo retorno de la inversión, pero en un mercado lleno de costos crecientes y escasez, nunca ha sido tan difícil administrar los activos inmobiliarios.

Descubra qué es la gestión de activos inmobiliarios, por qué es tan importante y las mejores prácticas para ayudarle a aprovechar al máximo sus prácticas de gestión de activos inmobiliarios.

La gestión de activos inmobiliarios es un subconjunto de la gestión de activos en su conjunto. Con una gestión regular de activos, las organizaciones realizan un seguimiento de cada activo que pertenece a la empresa. Esto incluye tanto activos tangibles, como vehículos, como activos intangibles, como software.

La gestión de activos inmobiliarios consiste en gestionar la propiedad física de una organización que utiliza para mantener el negocio en funcionamiento. Se ocupa en gran medida del mantenimiento de las instalaciones, así como de analizar qué tan valiosos y eficientes son estos activos para generar ingresos para el negocio.

Por lo tanto, la gestión de activos inmobiliarios no sólo analiza los costos operativos, sino que también se centra en medidas de reducción de costos para que la organización pueda operar con un presupuesto más reducido sin compromisos.

Cada negocio es diferente, pero la gestión de activos inmobiliarios normalmente incluye el seguimiento de activos como:

• Equipo
• Vehículos
• Electrónica como tabletas e impresoras
• Espacio de oficina
• Fábricas
• Infraestructura de servicios públicos
• Sistemas dentro de edificios, como alarmas contra incendios y HVAC

La mayoría de las veces, las organizaciones que se dedican a la gestión de activos inmobiliarios también contratan a un administrador de activos inmobiliarios para supervisar todo el proceso. Se trata de un empleado dedicado que administra la propiedad corporativa y también podría denominarse “administrador de edificio”. El administrador del edificio enumera todos los activos inmobiliarios, realiza un seguimiento de lo que se ha comprado, reemplaza los bienes obsoletos y ayuda a la organización a mantenerse al día con el mantenimiento.

Según las necesidades de la organización, un administrador de propiedades podría:

• Presupuesto de nuevos activos inmobiliarios
• Tomar posesión de los activos inmobiliarios
• Integre los activos inmobiliarios en el flujo de trabajo diario de la organización
• Administrar servicios públicos y arrendamientos
• Supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo
• Optimizar las estaciones de trabajo y los diseños de oficinas
• Organizar servicios de seguridad, limpieza o aparcamiento

Básicamente, la gestión de activos inmobiliarios analiza el valor de una propiedad y todos los activos tangibles que contiene esa propiedad. Es un proceso que a menudo se pasa por alto y que tiene muchos beneficios para las organizaciones en términos de ahorro de costos y productividad.

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¿Por qué es importante la gestión de activos inmobiliarios?

Los activos inmobiliarios son una inversión de capital en su negocio. Cada oficina, taller, fábrica o tubería que instale tiene un valor real para el negocio. Pero cada activo que genera ingresos requiere dinero para funcionar de manera efectiva y es por eso que la gestión de activos inmobiliarios es tan importante.

Con el enfoque correcto, la gestión de activos inmobiliarios puede ayudar a las organizaciones a:

• Detectar ineficiencias :La gestión de sus activos inmobiliarios y el equipo de seguimiento permite identificar lo que no funciona. Por ejemplo, tal vez descubra que su sistema HVAC no es eficiente y que le está costando a su empresa miles de dólares cada año. Nunca lo sabrás sin recopilar los datos correctos, y la gestión de activos inmobiliarios te ayuda a conseguirlo.
• Mantenga mejores registros :¿Dónde están todos sus activos inmobiliarios? La gestión de activos inmobiliarios ayuda a su equipo a mantener mejores registros de lo que posee y su valor para el negocio. Sepa lo que tiene, dónde está todo y cuánta vida más puede sacar de sus activos con la gestión de activos inmobiliarios.
• Optimizar el espacio de oficina :Arrendar un espacio de oficina puede costar $23 o más por pie cuadrado. El espacio de oficina es importante, pero puede agotar rápidamente su cuenta bancaria si no optimiza cada centímetro de espacio. La gestión de activos inmobiliarios le ayudará a determinar cuánto espacio necesita y cómo sacarle el máximo partido.
• Retener empleados :Los empleados necesitan las herramientas adecuadas para realizar su trabajo. Las instalaciones bien administradas mantienen a los empleados felices y productivos mientras están en el trabajo, lo que puede mejorar la retención. Y si trabaja en una fábrica, una gestión constante de los activos inmobiliarios puede mantener a sus empleados seguros en el trabajo, lo que hace que la gestión de activos inmobiliarios sea imprescindible para los fabricantes.
• Ahorra dinero :Desde el espacio de piso no utilizado o el espacio vertical hasta los edificios ineficientes, existen muchos costos asociados con los activos inmobiliarios. Pero cuando realiza un seguimiento de sus activos a lo largo del tiempo, puede utilizar los datos para encontrar soluciones creativas a problemas costosos. Por ejemplo, si se da cuenta de que el sol golpea su edificio, podría intentar instalar paneles solares para compensar los costos de refrigeración. Con la gestión de activos inmobiliarios de su lado, podrá reducir costos con enfoques que realmente funcionan.

11 mejores prácticas para la gestión de activos inmobiliarios

La gestión de activos inmobiliarios claramente beneficia a las organizaciones, pero ¿cómo se puede sacar más provecho del seguimiento de activos? Cada organización es diferente, pero estas 11 prácticas recomendadas pueden ayudarle a ahorrar más dinero y, al mismo tiempo, comprender mejor los activos inmobiliarios que respaldan su negocio.

1. Justifique cada gasto con respecto a las ganancias

Algunas empresas compran activos como reservas de valor, pero ¿qué valor tienen realmente sus activos inmobiliarios? Cada activo que compre debe estar justificado por los rendimientos generados por ese activo.

Antes de comprar un activo, pregúntese:

• ¿En qué punto alcanzarás el punto de equilibrio?
• ¿Cuál es el coste total de propiedad?
• ¿Cómo financiará la compra de este activo?
• ¿Cuál es el costo de mantener este activo inmobiliario?
• ¿Cuántos empleados necesitamos contratar para gestionar este activo?

Es tentador agregar más activos a su organización, pero no permita que la emoción se apodere de usted. Asegúrese de que los activos adicionales sean realmente necesarios y de que tenga la capacidad de mantenerlos a largo plazo.

2. Crear protocolos de gestión de activos inmobiliarios

Ya sea el sistema HVAC de su oficina o el sistema de refrigeración de su fábrica, la documentación es su mejor amiga. La gestión de activos inmobiliarios a menudo se puede reducir a listas de verificación prácticas que puede compartir con los empleados como guías de referencia útiles, que garantizan el buen cuidado de sus activos.

Solo recuerde actualizar sus protocolos con el tiempo. Es poco probable que las personas utilicen sus POE si tienen cinco años de antigüedad, así que asegúrese de revisar sus protocolos al menos una vez al año.

3. Colaborar con Contabilidad y Liderazgo

La gestión de activos inmobiliarios no puede realizarse en el vacío. Un equipo de tomadores de decisiones debe unirse para gestionar los activos adecuadamente. La mayoría de las veces, los administradores de propiedades necesitan reunirse con los directores ejecutivos y gerentes, además del departamento de contabilidad.

Dado que gran parte de la gestión de activos inmobiliarios se reduce a ingresos, apreciación, depreciación y otras implicaciones fiscales, siempre es una buena idea tener un contador en la mesa. Pueden ayudar a las organizaciones a amortizar los costos de los activos inmobiliarios de la manera más eficiente, por lo que nunca tome decisiones sobre estos activos sin consultar primero a un contador público certificado.

4. Invierta en mantenimiento rutinario

Al igual que su automóvil o su casa, los activos físicos como su edificio de oficinas también necesitan un mantenimiento regular. El mantenimiento reactivo siempre será necesario, pero también es una buena idea implementar planes de mantenimiento proactivo.

El mantenimiento proactivo garantiza que los activos de su propiedad se mantengan en óptimas condiciones físicas a lo largo del tiempo. Si bien no se pueden prevenir todas las averías inesperadas, el mantenimiento proactivo puede reducir significativamente las interrupciones. Siga las pautas del fabricante para invertir en la salud general de sus activos. Esto incluye hacer un plan para mantener:

• Impresoras
• Techos
• Control de plagas
• Estacionamiento
• Limpieza profunda
• Sistemas de emergencia
• Climatización
• Windows
• Plomería

5. Etiquetar activos importantes

Probablemente no necesite agregar etiquetas de activos a edificios completos, pero las etiquetas de identificación de propiedad son una herramienta útil para rastrear activos físicos y sistemas dentro de un edificio.

Por ejemplo, si tiene varios sistemas HVAC en su edificio que se instalaron en diferentes momentos, probablemente requieran diferentes programas de mantenimiento. En lugar de poner todos los sistemas HVAC en el mismo programa de mantenimiento, las etiquetas de activos duraderas facilitan que el personal de sus instalaciones pueda diferenciar varios activos.

Las etiquetas de activos duraderas de Camcode son duraderas y permiten a su equipo obtener información inmediata con solo tocar un botón. Con etiquetas de códigos de barras y etiquetas de activos diseñadas para satisfacer las diversas necesidades de seguimiento de activos inmobiliarios, desde etiquetas CMMS hasta etiquetas de activos de gestión de instalaciones, etiquetas de seguridad y etiquetas de códigos de barras a prueba de manipulaciones, y etiquetas diseñadas para su uso en entornos hostiles, Camcode ofrece las herramientas de seguimiento de activos que necesita para construir una base sólida para una gestión eficaz de los activos inmobiliarios.

Con las etiquetas de activos de propiedad pagadas con software de gestión de mantenimiento, como software de mantenimiento preventivo, software CMMS o software de gestión de instalaciones, los empleados pueden escanear el código de barras o el código QR para ver el historial de un activo. El etiquetado es imprescindible si desea reducir los malentendidos y ahorrar más dinero en el mantenimiento de los activos.

6. Familiarícese con los activos de su propiedad

¿Con qué frecuencia examina físicamente sus activos inmobiliarios? Si dirige una empresa multinacional, obtener una visión de sus activos puede resultar complicado. Aun así, inspeccionar los principales activos inmobiliarios al menos una vez al año es una buena idea. Una inspección rápida le ayudará a determinar qué necesita gestión práctica, si es que hay algo.

7. Céntrese en los rendimientos futuros, no en los costes a corto plazo

La gestión de activos inmobiliarios consiste en mirar hacia el futuro. Es tentador buscar ahorros de costos a corto plazo para preservar sus KPI trimestrales, pero pensar a corto plazo es peligroso para los activos inmobiliarios.

Por ejemplo, si paga de su bolsillo un nuevo sistema telefónico en todas sus ubicaciones, inicialmente podría parecer que está perdiendo dinero. Pero ese costo inicial podría tener sentido a largo plazo porque hace que sus propiedades sean más eficientes y resistentes.

Evite la tentación de tomar atajos o rechazar innovaciones porque cuestan dinero por adelantado. La gestión de activos inmobiliarios requiere invertir en sus activos para que resistan la prueba del tiempo, así que no permita que el shock le impida tomar buenas decisiones a largo plazo para el negocio.

8. Subcontratar según sea necesario

Algunas organizaciones tienen los recursos internos para administrar sus propios activos inmobiliarios. Pero las PYMES a menudo no tienen esos recursos, y eso está bien. Es muy común que las empresas subcontraten las tareas de mantenimiento de activos inmobiliarios según un cronograma predeterminado.

Por ejemplo, en lugar de cambiar usted mismo todos los filtros de aire de su edificio, puede contratar a un equipo profesional para que venga todos los meses y lo haga por usted. En caso de duda, es bueno subcontratar las tareas molestas a profesionales. Con el tiempo, generalmente resulta más económico subcontratar estas tareas en lugar de contratar personal interno a tiempo completo; además, esto garantiza que nunca se sentirá demasiado abrumado para mantenerse al día con el mantenimiento.

9. Empoderar a los empleados

Los administradores de edificios tienen muchas responsabilidades, pero eso no significa que sean los únicos responsables de todos los activos de su propiedad. Todos los miembros de la organización son responsables de cuidar sus activos, incluidos sus empleados. Asegúrese de que los empleados reciban capacitación periódica sobre las mejores formas de cuidar sus activos. Esto facilitará mucho el trabajo del administrador de su edificio y garantizará que usted también obtenga más vida de sus activos inmobiliarios.

10. Optimice las facturas de servicios públicos

Las facturas de servicios públicos generalmente se basan en el uso, por lo que son una opción fácil para optimizar los activos de su propiedad. Consulte sus facturas de servicios públicos para ver cuánta energía, gas y agua consume cada activo inmobiliario. Si ve un aumento notable, puede trabajar con su empresa de servicios públicos para negociar mejores tarifas o proponer cambios para reducir costos, como instalar paneles solares o inodoros de bajo flujo.

11. Comparación con datos

La evaluación comparativa ayuda a las organizaciones a ver qué es normal para cada activo inmobiliario en tiempo real. Por ejemplo, es posible que pueda ver que una ubicación se está ejecutando a un costo menor que todas las demás ubicaciones. Puede observar más de cerca la ubicación optimizada para ver si puede emular sus procesos en sus otras ubicaciones.

Cuando sabes qué es normal, puedes identificar los problemas más rápidamente. Dado que el tiempo es dinero, la evaluación comparativa puede literalmente ahorrarle a su empresa miles de dólares en pérdida de activos y productividad.

Automatización de la gestión de activos inmobiliarios con software

La gestión de activos inmobiliarios es imprescindible, pero hay que gestionar mucha información. Es imposible administrar todos sus activos con precisión en una hoja de cálculo de Excel y por eso es tan importante que las organizaciones inviertan en software de administración de activos inmobiliarios.

Con el software adecuado de tu lado, puedes automatizar:

• Alertas de servicio
• Informes
• Órdenes de trabajo

La automatización elimina de la ecuación el error humano y el olvido. También permite optimizar sus activos inmobiliarios con menos empleados, reduciendo aún más los costes.

La gestión de activos inmobiliarios comienza con un etiquetado eficaz

El objetivo final de la gestión de activos inmobiliarios es ayudar a las organizaciones a obtener un mayor retorno de su inversión. Siga estas pautas para obtener aún más valor de los activos en los que ya ha invertido.

Pero sólo se puede gestionar lo que se mide, entonces, ¿cómo se pueden medir eficazmente los activos físicos con tanta eficiencia como los activos intangibles? Todo comienza con etiquetas duraderas.

Durante años, los fabricantes y las empresas han confiado en las etiquetas duraderas de seguimiento de activos de Camcode. Vea la diferencia usted mismo:obtenga una muestra gratuita de etiquetas de activos Camcode ahora para optimizar la gestión de activos de su propiedad.