Entendiendo los sistemas de inventario con códigos de barras: funcionamiento e importancia

Gestor de mercado de activos fijos

Actualizado el 20 de noviembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es un sistema de inventario con códigos de barras?
• ¿Qué industrias gestionan inventario?
• Limitaciones del monitoreo de inventario
• Herramientas y tecnología para gestión de inventario
• Beneficios de un sistema de inventario con códigos de barras eficaz
• Qué buscar en un sistema de inventario con códigos de barras
• Cómo implementar un sistema de inventario con códigos de barras
• Reflexiones finales
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

Un sistema de inventario con códigos de barras es un método digital de seguimiento y gestión de inventario que utiliza códigos de barras únicos para identificar y monitorizar productos, permitiendo escaneo eficiente, actualizaciones en tiempo real y mantenimiento preciso de registros a lo largo de la cadena de suministro.

Las empresas recopilan, compran, utilizan, mueven y distribuyen muchos productos, bienes y equipos. Rastrear estos artículos ha sido un desafío constante, pero la tecnología ha evolucionado para facilitar el trabajo. Las etiquetas de código de barras, escáneres y sistemas de gestión de inventario ayudan a las organizaciones a rastrear mejor sus activos físicos.

Los negocios quieren crear, comercializar y vender productos. Gestionar el inventario a medida que los artículos pasan de la concepción a la entrega es una parte vital de la operación. En esta guía, hablaremos de todo lo que necesita saber sobre un sistema de inventario con códigos de barras.

Un sistema de inventario con códigos de barras es un método digital de seguimiento y gestión de inventario que utiliza códigos de barras, hardware y software para automatizar el control de inventario y mejorar la precisión, eficiencia y productividad. Estos son los componentes y funciones clave de un sistema eficaz:

1. Códigos de barras: Identificadores únicos que contienen información del producto como estilo, dimensiones y otros detalles.
2. Hardware:
   • Impresoras para producir etiquetas de código de barras
   • Lectores o escáneres de código de barras para escanear y cargar información
   • Dispositivos móviles con cámara que pueden actuar como lectores de código de barras
3. Software: Software de gestión de inventario que almacena y categoriza datos de códigos de barras escaneados, permitiendo actualizaciones y seguimiento en tiempo real.

El sistema funciona codificando datos en una serie de barras y espacios verticales que representan números o caracteres. Al escanearse, esta información se traduce en datos utilizables para la gestión de inventario.

Beneficios de usar un sistema de inventario con códigos de barras:

• Mejora de la precisión en el seguimiento de inventario
• Actualizaciones en tiempo real de niveles de stock
• Conteos de inventario más rápidos y eficientes
• Mejor control sobre movimiento y ubicación de stock
• Reducción de errores humanos en la entrada de datos
• Mejora de la capacidad para prevenir robos y pérdidas
• Mejora en el cumplimiento de pedidos y satisfacción del cliente

Un sistema de inventario con códigos de barras puede personalizarse para diversas industrias y necesidades empresariales, desde tiendas minoristas hasta almacenes e instalaciones de fabricación. Permite a las empresas automatizar muchas tareas manuales de control de inventario, lo que conduce a mayor productividad y gestión de stock más precisa.

¿Quiere una lista de verificación GRATUITA de etiquetado y seguimiento de activos?

Haga clic en el botón de abajo para recibir un PDF gratuito de nuestra Lista de verificación de gestión de activos, que contiene las preguntas clave para cualquier proyecto de etiquetado, así como consejos clave de etiquetado, permitiéndole poner en marcha su sistema de gestión de activos más rápido.

Obtener la lista de verificación ›

¿Qué industrias gestionan inventario?

Minoristas, fabricantes, almacenes, distribuidores y empresas logísticas consideran que gestionar estos sistemas es fundamental para sus operaciones. Pero prácticamente todo negocio necesita rastrear los productos que vende a otros o los equipos y bienes vitales para sus operaciones:

• Las organizaciones de salud acumulan equipos necesarios para tratar y alojar pacientes mientras prestan atención.
• Las empresas de petróleo y gas deben asegurar que sus productos fluyan desde la refinería hasta su destino final.
• Las empresas de servicios públicos han invertido billones en plantas de energía y redes inteligentes para mover energía de la fuente al destino.
• Las empresas de telecomunicaciones y cable han tendido cableado y una amplia gama de equipos de red que proporcionan acceso a la red y transportan el contenido deseado.
• Las entidades gubernamentales y civiles utilizan equipos e inventario necesarios para agencias de policía, bomberos y municipales.
• La defensa es un área donde se necesita equipo especializado para completar la misión y debe rastrearse por seguridad.
• La educación empieza por las instalaciones donde se imparten clases e incluye todos los equipos y suministros del edificio, como material deportivo, libros de texto y ordenadores.

Así que no solo minoristas, almacenes, fabricantes y distribuidores deben mantener conteos de inventario precisos y necesitan un sistema eficaz de inventario con códigos de barras. Toda empresa tiene materiales que debe rastrear en cierta medida.

Limitaciones del monitoreo de inventario

Monitorear el inventario es importante porque hacerlo bien ayuda a las organizaciones de muchas maneras, sin embargo, rara vez las empresas destacan en este ámbito. Este trabajo puede pasarse por alto porque la gerencia se centra en el negocio principal, no en la logística interna.

Además, las empresas a menudo encuentran el proceso consumidor y frustrante por muchas razones. Tradicionalmente, las organizaciones gestionaban su inventario manualmente. Introducían información con lápiz y papel o en una hoja de cálculo Excel, y algunos podían haber creado etiquetas en papel impresas in situ.

Luego, la empresa realizaba conteos de inventario regulares para asegurar que el seguimiento manual y los métodos de hoja de cálculo fueran algo precisos. El proceso consumía mucho tiempo y presentaba información precisa solo por un breve período (si acaso), básicamente inmediatamente después de completar un conteo.

Además, los humanos a veces cometen errores, especialmente al contar y rastrear cientos, miles y decenas de miles de productos. Como resultado, la gestión de inventario se convirtió rápidamente en un gran lastre para la productividad. Los empleados dedicaban mucho tiempo a ello pero no creaban registros impecables. La resolución de problemas para descubrir la causa raíz de una discrepancia a veces requería repetir todo el proceso.

El seguimiento de productos siempre ha sido complejo y se ha vuelto aún más a medida que surgieron especialistas en áreas como la gestión de la cadena de suministro, pero como diferentes empresas a lo largo de la cadena usan diferentes sistemas informáticos, persistía la falta de visibilidad.

Además, el movimiento de bienes se ha vuelto más disperso. Empresas grandes y pequeñas pueden vender sus productos localmente, en la zona inmediata, por todo el país e incluso mundialmente. Al expandirse a nuevos mercados, deben asegurar el cumplimiento de las normativas locales.

Como resultado, el espacio de almacenamiento a menudo se malgasta. Una instalación o almacén de empresa se llena con muchos artículos: estanterías de exposición, pancartas, soportes, literatura, suministros, accesorios de tienda y mercancías en varias fases de montaje. A menudo están dispersos por las instalaciones de almacenamiento en lugar de alojarse eficientemente.

Un error de gestión de activos causa estragos en la cadena de suministro, el proceso de fabricación y la entrega. Cuando surgen problemas, el trabajo se retrasa y a veces todo debe detenerse porque el equipo no puede avanzar cuando cada etapa depende de la finalización del paso anterior.

Surgen otros efectos dominó. Los equipos se bloquean en un proyecto, retrasando la finalización o entrega de productos a otros clientes. Las empresas deben reordenar suministros necesarios. A menudo se apresuran para recuperar el tiempo y cometen otros errores, reduciendo finalmente la calidad y eficacia de su trabajo. Terminan un proyecto tarde y empiezan el siguiente también con retraso. La frustración y el estrés aumentan, creando un ambiente laboral tenso.

Los conteos de inventario son inexactos. Si el pedido de un cliente se retrasa, aumentan las quejas al servicio de atención al cliente y los clientes recurren a la competencia. Demasiado inventario inmoviliza espacio de almacenamiento y capital. En esencia, las ineficiencias se filtran por la cadena de suministro e impactan negativamente a socios, minoristas, proveedores de servicios, consumidores y, eventualmente, a los accionistas.

Pero la gestión de inventario se está volviendo mucho más sencilla gracias a los avances tecnológicos. Soluciones como etiquetas de código de barras, etiquetas de activos y etiquetas de control de inventario ayudan a las empresas a obtener más información y control sobre sus bienes.

Una etiqueta de código de barras es una representación visual de un artículo. Típicamente, el código presenta números, letras y símbolos, con caracteres codificados en blanco y negro.

Un sistema de inventario con códigos de barras asigna un identificador distinto a cada producto o equipo. Como resultado, una empresa puede asociar varios puntos de datos al número, incluyendo el proveedor, dimensiones del producto, peso e incluso datos variables, como cuántos hay en stock.

El número identificador se almacena en una base de datos, y el sistema usa escáneres para documentar y rastrear a dónde va el artículo, si se ha usado y otros datos. A lo largo de los años, surgieron varios estándares que establecieron cómo se construían los códigos y qué significan, para que los escáneres entiendan lo que ven.

La tecnología ha mejorado y se ha vuelto más inteligente. Hoy en día, las corporaciones tienen más información que nunca. Junto con la información básica de identificación de activos viene su historial, incluyendo mantenimiento y reparaciones, el proveedor original, su ubicación actual y dónde está programado estar.

Otra ventaja es que las etiquetas de código de barras se han adaptado a condiciones reales. Ahora tienen en cuenta variables como exposición a condiciones climáticas adversas, cáusticos y productos químicos. En consecuencia, han surgido diferentes tipos de etiquetas de código de barras para diversos casos de uso:

• Etiquetas Metalphoto® de lámina están recubiertas con una superficie antiadherente que repele pintura, ácidos, cáusticos fuertes y otros químicos.
• Etiquetas rígidas Metalphoto® están diseñadas para soportar los entornos más hostiles, usadas para aplicaciones de seguimiento interior y exterior, y a menudo duran décadas.
• Etiquetas de poliéster premium están diseñadas para marcar e identificar claramente activos de interior, como equipos de oficina.
• Etiquetas de poliéster a prueba de manipulación incluyen etiquetas adhesivas de poliéster blanco brillante que revelan un mensaje «VOID» en el activo y cuando la etiqueta se retira de su superficie. Mantienen artículos sensibles claramente marcados y seguros.
• Etiquetas de poliéster de dos partes vienen con un número de identificación coincidente para adjuntar a los registros de la empresa.
• Etiquetas de vinilo destructibles están diseñadas para ser difíciles —casi imposibles— de remover en una pieza. La etiqueta se fractura si se manipula.
• Etiquetas y tags de vinilo funcionan bien para etiquetado interior.
• Etiquetas plásticas removibles son etiquetas de polipropileno orientado biaxialmente con adhesivo de aplicación removible que puede retirarse o reposicionarse limpiamente.

Además de las muchas opciones, los proveedores colaboran con clientes para crear etiquetas de código de barras para sus aplicaciones únicas. Por ejemplo, Camcode trabajó con Displays2go para desarrollar etiquetas de poliéster personalizadas para estanterías de su almacén. Además de etiquetas estándar, idearon una solución para escaneo fácil de estanterías altas y bajas. En lugar de que los empleados se agachen para alcanzar estanterías muy bajas o se estiren para alcanzar las altas, implementaron un sistema de doble etiqueta.

En este caso, una etiqueta de estantería tenía un color y una flecha que apuntaba hacia abajo para un nivel inferior, y un color diferente con una flecha que apuntaba hacia arriba para los niveles superiores. El etiquetado facilitó el escaneo a los empleados y redujo errores porque los diferentes colores identificaban claramente los diversos niveles.

Beneficios de un sistema de inventario con códigos de barras eficaz

Marcar equipos con códigos de barras y desplegar escáneres y software de gestión de inventario es una buena decisión empresarial. Hay docenas de beneficios al implementar un sistema integral de inventario con códigos de barras para agilizar el seguimiento de activos y reforzar el control de inventario:

Mejorar el seguimiento de ubicación

En última instancia, el objetivo de estas tecnologías es ganar más visibilidad en los flujos de trabajo de la empresa. Las etiquetas de código de barras mejoran la gestión de inventario al impulsar el seguimiento y la precisión.

Mejorar los informes

Hoy en día, las empresas recopilan más información que nunca. Por sí sola, la recopilación de datos tiene poco valor. Pero una vez que los datos de inventario se almacenan en una base de datos central, las empresas obtienen un número prácticamente infinito de posibilidades para aprovecharlos.

Por ejemplo, exportar datos a una hoja de cálculo para análisis sofisticado en otro programa se hace fácilmente. Los individuos pueden ordenar activos por categoría y analizar vida útil esperada versus real. Pueden usar esa información para determinar qué equipo de proveedor es superior. Las proyecciones financieras se vuelven más precisas porque se basan en qué activos requieren reemplazo o mantenimiento significativo en un período específico. En resumen, la abundancia de datos a su alcance impulsa una mejor toma de decisiones.

Automatizar procesos manuales

La gestión de inventario es un punto doloroso para muchas organizaciones, cuyos procesos obsoletos y documentación manual ralentizan el proceso. Las etiquetas de inventario con códigos de barras permiten automatizar muchos procesos de inventario que de otro modo consumen tiempo y son ineficientes. Los procesos automatizados liberan a los empleados de trabajos a menudo repetitivos y mundanos, ahorrando tiempo significativo que pueden dedicar a actividades de mayor valor. La automatización también reduce errores humanos en la documentación.

Ahorrar tiempo

Las nuevas capacidades transforman la gestión de producción de reactiva a proactiva. Tradicionalmente, las empresas gestionaban desde atrás: basándose en información histórica para entender el rendimiento y hacer cambios. Ahora, gestionan proactivamente, teniendo la información en tiempo real, por lo que ajustan sobre la marcha.

Agilizar conteos de inventario

Estas nuevas soluciones no eliminarán la necesidad de conteos e auditorías periódicas de inventario, pero hacen el proceso más simple y menos frecuente. Sin etiquetas de inventario, las empresas empiezan el proceso a ciegas: tienen poca o ninguna información sobre lo que usan. Con ellas, no tienen que dedicar tanto tiempo a contar recursos manualmente. En su lugar, escanean rápidamente su inventario y verifican su precisión.

Mejorar el mantenimiento de registros

Las empresas deben mantener registros para diversas regulaciones de cumplimiento, como informes financieros y fiscales. Deben saber cuánto inventario tenían en mano en diferentes momentos. Los códigos de barras mejoran la visibilidad, reduciendo el tiempo necesario para calcular estos detalles importantes.

Mejorar la previsión

Demasiado inventario genera desperdicio y aumenta costes generales de almacenamiento a largo plazo. Las etiquetas ayudan a rastrear fácilmente puntos de datos sobre su inventario y predecir con más precisión variables como cuánto inventario se necesita para las próximas semanas, el próximo mes o el próximo trimestre.

Ser más rentable

Una mejor visibilidad de activos proporciona a las empresas imágenes más precisas y oportunas de su flujo de materiales. Pueden añadir más artículos si es necesario y encontrar formas de mitigar el impacto de cualquier retraso. La visibilidad les permite programar mejor el personal y maximizar los rendimientos de sus costes laborales.

La analítica de datos avanzada les proporciona proyecciones precisas, reduciendo costes de sistema. En esencia, estas capacidades mejoran el resultado final al hacer un uso más eficiente de los recursos de la empresa.

Debido a los muchos beneficios, el mercado de escáneres de código de barras está creciendo: se valoró en 6,34 mil millones de dólares en 2020 y se espera que crezca a una CAGR del 7,5% de 2021 a 2027, alcanzando casi 10,52 mil millones.

Qué buscar en un sistema de inventario con códigos de barras

Toda empresa necesita un sistema de inventario con códigos de barras. ¿Qué características deberían exigir?

Amplia integración

Los sistemas de código de barras proporcionan información a varias otras aplicaciones: sistemas de fabricación, sistemas de gestión de almacenes y soluciones de gestión de instalaciones. El sistema debe tener una amplia suite de APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones) abiertas que conecten con soluciones líderes.

Fácil de escanear

El sistema de código de barras debe ser flexible. La solución debe soportar escaneo angular que pueda leerse a distancias de unas decenas de pies, como etiquetas de código de barras retro-reflectantes para almacenes.

Cómo implementar un sistema de inventario con códigos de barras

Implementar un sistema de inventario con códigos de barras puede revolucionar la forma en que las empresas gestionan su stock, agilizan operaciones y mejoran la eficiencia general. Este enfoque moderno de gestión de inventario aprovecha la tecnología para automatizar el seguimiento, reducir errores humanos y proporcionar información en tiempo real sobre niveles y movimiento de stock.

1. Elija el tipo de código de barras adecuado:
   Decida el tipo de código de barras que mejor se adapte a sus necesidades, como UPC, códigos QR o códigos de barras específicos de la industria.
2. Seleccione el hardware apropiado:
   Invierta en el equipo necesario, incluyendo:
   • Impresoras de código de barras para producir etiquetas
   • Escáneres o lectores de código de barras (de mano, fijos o basados en dispositivos móviles)
   • Computadoras o dispositivos móviles para entrada de datos y escaneo
3. Implemente software de gestión de inventario:
   Elija software que se integre con sus sistemas existentes (p. ej., TPV, contabilidad) y soporte funcionalidad de código de barras.
4. Genere y asigne códigos de barras:
   Cree códigos de barras únicos para cada producto, incluyendo información relevante como detalles del producto, SKU y ubicación.
5. Etiquete su inventario:
   Imprima y aplique etiquetas de código de barras a todos sus productos, asegurando colocación y tamaño consistentes.
6. Configure su base de datos:
   Ingrese información del producto en su software de gestión de inventario, vinculándola a los códigos de barras correspondientes.
7. Establezca procedimientos de inventario:
   Defina e implemente procesos estandarizados para:
   • Escanear inventario entrante y saliente
   • Actualizar niveles de stock
   • Realizar conteos de inventario regulares
   • Gestionar ubicaciones de productos
8. Capacite a su personal:
   Eduque a los empleados sobre cómo usar el nuevo sistema, incluyendo técnicas de escaneo adecuadas y procedimientos de entrada de datos.
9. Pruebe y refina:
   Realice una prueba piloto de su nuevo sistema, identifique problemas y realice ajustes necesarios.
10. Integre con otros procesos empresariales:
    Conecte su sistema de inventario con códigos de barras con otros aspectos de su negocio, como cumplimiento de pedidos, compras e informes financieros.

Aquí tiene una tabla práctica que le guiará en el proceso de implementación de un sistema de inventario con códigos de barras.

Paso	Acción	Descripción
1	Elegir tipo de código de barras	Seleccionar UPC, códigos QR o códigos de barras específicos de la industria
2	Seleccionar hardware	Invertir en impresoras, escáneres y dispositivos móviles de código de barras
3	Implementar software	Elegir software de gestión de inventario compatible con códigos de barras y sistemas existentes
4	Generar códigos de barras	Crear códigos de barras únicos para cada producto con información relevante
5	Etiquetar inventario	Imprimir y aplicar etiquetas de código de barras consistentemente a todos los productos
6	Configurar base de datos	Ingresar información del producto en el software, vinculando a códigos de barras correspondientes
7	Establecer procedimientos	Definir procesos para escaneo, actualización de stock y conteos de inventario
8	Capacitar personal	Educar a empleados en uso del sistema, técnicas de escaneo y entrada de datos
9	Probar y refinar	Realizar prueba piloto, identificar problemas y hacer ajustes necesarios
10	Integrar procesos	Conectar sistema de código de barras con cumplimiento de pedidos, compras e informes financieros

Siguiendo estos pasos, puede implementar con éxito un sistema de inventario con códigos de barras que mejora la precisión, eficiencia y productividad en sus operaciones empresariales.

Reflexiones finales

Las empresas dependen de una amplia variedad de equipos para funcionar sin problemas. La gama incluye artículos usados internamente y productos que entregan a clientes.

Rastrear artículos a medida que pasan por diversos ciclos ha sido un desafío, pero las nuevas soluciones de código de barras agilizan el proceso. Proporcionan a las empresas mayor visibilidad en sus procesos de negocio, reducen desperdicios en la cadena de suministro y mejoran márgenes de beneficio, haciendo el negocio más fuerte.

Las empresas a menudo carecen de la experiencia necesaria para desplegar estas soluciones y necesitan ayuda de expertos externos. Camcode ofrece servicios integrales de gestión de inventario de un equipo experimentado y líder en la industria. Obtendrá un análisis experto de sus aplicaciones y requisitos para ayudarle a desarrollar una solución de seguimiento de activos completamente personalizada para una mejor gestión de inventario.

Contacte con Camcode hoy para saber más.

Preguntas frecuentes