Comprensión de los sistemas de inventario de códigos de barras:cómo funcionan y por qué son importantes

Gerente de Mercado de Activos Fijos

Actualizado el 20 de noviembre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es un sistema de inventario de códigos de barras?
• ¿Qué industrias gestionan el inventario?
• Limitaciones del seguimiento del inventario
• Herramientas y tecnología de gestión de inventario
• Beneficios de un sistema de inventario de códigos de barras eficaz
• Qué buscar en un sistema de inventario de códigos de barras
• Cómo implementar un sistema de inventario de códigos de barras
• Pensamientos finales
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

Un sistema de inventario de códigos de barras es un método digital para rastrear y administrar el inventario utilizando códigos de barras únicos para identificar y monitorear productos, lo que permite escaneo eficiente, actualizaciones en tiempo real y mantenimiento de registros precisos en toda la cadena de suministro.

Las empresas recolectan, compran, utilizan, mueven y distribuyen muchos productos, bienes y equipos. El seguimiento de estos elementos ha sido un desafío continuo, pero la tecnología ha ido evolucionando para facilitar el trabajo.  Las etiquetas de códigos de barras, los escáneres y los sistemas de gestión de inventario ayudan a las organizaciones a realizar un mejor seguimiento de sus activos físicos. 

Las empresas quieren crear, comercializar y vender productos. Gestionar el inventario a medida que los artículos pasan desde el inicio hasta la entrega es una parte vital de la operación. En esta guía, analizaremos todo lo que necesita saber sobre un sistema de inventario de códigos de barras.

Un sistema de inventario de códigos de barras es un método digital de seguimiento y gestión de inventario que utiliza códigos de barras, hardware y software para automatizar el control de inventario y mejorar la precisión, la eficiencia y la productividad. Estos son los componentes y funciones clave de un sistema de inventario de códigos de barras eficaz.

1. Códigos de barras:identificadores únicos que contienen información del producto como estilo, dimensiones y otros detalles.
2. Hardware:
   • Impresoras para producir etiquetas de códigos de barras
   • Lectores o escáneres de códigos de barras para escanear y cargar información
   • Dispositivos móviles con cámaras que pueden actuar como lectores de códigos de barras
3. Software:software de gestión de inventario que almacena y clasifica datos de códigos de barras escaneados, lo que permite realizar actualizaciones y seguimiento en tiempo real.

El sistema funciona codificando datos en una serie de barras verticales y espacios que representan números o caracteres. Cuando se escanea, esta información se traduce en datos utilizables para la gestión del inventario.

Los beneficios de utilizar un sistema de inventario de códigos de barras incluyen:

• Precisión mejorada en el seguimiento del inventario
• Actualizaciones en tiempo real sobre los niveles de existencias
• Recuentos de inventario más rápidos y eficientes
• Mejor control sobre el movimiento y la ubicación del stock
• Reducción del error humano en la entrada de datos
• Capacidad mejorada para prevenir robos y pérdidas
• Mejor cumplimiento de pedidos y satisfacción del cliente

Un sistema de inventario de códigos de barras se puede personalizar para diversas industrias y necesidades comerciales, desde tiendas minoristas hasta almacenes e instalaciones de fabricación. Permite a las empresas automatizar muchas tareas manuales de control de inventario, lo que lleva a una mayor productividad y una gestión de stock más precisa.

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¿Qué industrias gestionan el inventario?

Los minoristas, fabricantes, almacenes, distribuidores y empresas de logística consideran que la gestión de estos sistemas es fundamental para sus operaciones. Pero casi todas las empresas se encuentran realizando un seguimiento de los productos que venden a otros o de los equipos y otros bienes que son vitales para sus operaciones:

• Las organizaciones de atención médica acumulan el equipo necesario para tratar y alojar a los pacientes mientras los proveedores brindan atención.
• Las empresas de petróleo y gas deben garantizar que sus productos fluyan desde la refinería hasta su destino final.
• Las empresas de servicios públicos invirtieron billones de dólares en plantas de energía y redes inteligentes para transportar la energía desde la fuente hasta el destino.
• Las empresas de telecomunicaciones y cable instalaron cableado y una amplia gama de equipos de red que brindan a los clientes acceso a la red y transportan el contenido deseado.
• Las entidades gubernamentales y civiles utilizan el equipo y el inventario necesarios para la policía, los bomberos y las agencias municipales.
• La defensa es un área donde se necesita equipo especializado para completar la misión y se debe realizar un seguimiento por motivos de seguridad.
• La educación comienza en las instalaciones donde se llevan a cabo las clases e incluye todos los equipos y suministros del edificio, como equipos deportivos, libros de texto y computadoras.

Por lo tanto, no son sólo los minoristas, almacenes, fabricantes y distribuidores los que deben mantener recuentos de inventario precisos y necesitan un sistema de inventario de códigos de barras eficaz. Cada empresa tiene materiales que debe rastrear hasta cierto punto.

Limitaciones del seguimiento del inventario

Monitorear el inventario es importante porque hacerlo bien ayuda a las organizaciones de muchas maneras; sin embargo, rara vez las empresas sobresalen en esta área. Este trabajo puede pasarse por alto porque la gestión se centra en el negocio principal, no en la logística interna.

Además, las empresas suelen encontrar el proceso agotador y frustrante por muchas razones. Tradicionalmente, las organizaciones gestionaban su inventario manualmente. Ingresaron información con lápiz y papel o en una hoja de cálculo de Excel, y es posible que algunos hayan creado etiquetas de papel que se imprimieron en el sitio.

Luego, la empresa llevó a cabo recuentos periódicos de inventario para garantizar que los métodos de seguimiento con papel y lápiz y hojas de cálculo fueran algo precisos. El proceso consumía mucho tiempo y presentaba información precisa sólo durante un breve período (si es que lo hacía), básicamente inmediatamente después de completarse el recuento.

Además, los humanos a veces cometemos errores, especialmente al contar y rastrear cientos, miles y decenas de miles de productos. Como resultado, la gestión de inventarios se convirtió rápidamente en una importante pérdida de productividad. Los empleados dedicaron mucho tiempo a ello pero no crearon registros impecables. La solución de problemas para descubrir la causa raíz de una discrepancia a veces requería repetir todo el proceso.

El seguimiento de los productos siempre ha sido complejo y se volvió aún más complejo a medida que surgieron especialistas en áreas como la gestión de la cadena de suministro, pero como diferentes empresas a lo largo de la cadena de suministro utilizan diferentes sistemas informáticos, seguía existiendo una falta de visibilidad.

Además, el movimiento de mercancías se ha vuelto más disperso. Las pequeñas y grandes empresas pueden vender sus productos localmente, en el área inmediata, en todo el país e incluso en todo el mundo. A medida que se expanden a nuevos mercados, deben asegurarse de seguir las pautas locales.

Como resultado, a menudo se hace un mal uso del espacio de almacenamiento. Las instalaciones o el almacén de una empresa están llenos de muchos artículos:estantes de exhibición, pancartas, stands, literatura, suministros, accesorios de tienda y productos en diversas etapas de ensamblaje. A menudo se encuentran dispersos por las instalaciones de almacenamiento en lugar de estar alojados de manera eficiente. 

Un error en la gestión de activos causa estragos en la cadena de suministro, el proceso de fabricación y la entrega. Cada vez que surgen problemas, el trabajo se retrasa y, a veces, todo tiene que detenerse porque el equipo no puede avanzar cuando cada etapa del proceso depende de la finalización del paso anterior.

Surgen otros efectos dominó. Los equipos se retrasan en un proyecto, lo que retrasa la finalización o la entrega de productos a otros clientes. Las empresas necesitan reordenar los suministros necesarios. A menudo se apresuran a ponerse al día y cometen otros errores, lo que en última instancia reduce la calidad y eficacia de su trabajo. Terminan un proyecto tarde y comienzan el siguiente también tarde. La frustración y el estrés aumentan, creando un ambiente de trabajo tenso.

Los recuentos de inventario son inexactos. Si el pedido de un cliente se retrasa, aumentan las quejas a los representantes de servicio al cliente y los clientes recurren a la competencia. Demasiado inventario ocupa espacio de almacenamiento y capital. En esencia, las ineficiencias se filtran a lo largo de la cadena de suministro y afectan negativamente a los socios, minoristas, proveedores de servicios, consumidores y, en última instancia, a las partes interesadas.

Pero la gestión de inventarios se está volviendo mucho más sencilla gracias a los avances tecnológicos. Soluciones como etiquetas de códigos de barras y etiquetas de activos y etiquetas de control de inventario ayudan a las empresas a obtener más información y control sobre sus productos.

Una etiqueta de código de barras es una representación visual de un artículo. Normalmente, el código incluye números, letras y símbolos, con caracteres codificados en blanco y negro.

Un sistema de inventario de códigos de barras asigna un identificador distinto a cada producto o equipo. Como resultado, una empresa puede asociar varios puntos de datos al número, incluido el proveedor, las dimensiones del producto, el peso e incluso datos variables, como cuántos hay en stock. 

El número de identificación se almacena en una base de datos y el sistema utiliza escáneres para documentar y rastrear dónde va el artículo, si se ha utilizado y otros datos. A lo largo de los años, evolucionaron una serie de estándares que establecieron cómo se construyeron los códigos y qué significan para que los escáneres entiendan lo que están mirando y lo que ven.

La tecnología ha mejorado y se ha vuelto más inteligente. Hoy en día, las corporaciones tienen más información que nunca. Junto con la información básica de identificación de activos, viene su historial, incluido el mantenimiento y las reparaciones, el proveedor original, su ubicación actual y dónde está programado.

Otra ventaja es que las etiquetas de códigos de barras se han adaptado a las condiciones del mundo real. Ahora tienen en cuenta variables, como la exposición a condiciones climáticas adversas, cáusticos y productos químicos. En consecuencia, han surgido diferentes tipos de etiquetas de códigos de barras para diversos casos de uso:

• Lámina Metalphoto® Etiquetas están recubiertos con una superficie antiadherente para repeler pintura, ácidos, cáusticos fuertes y otros productos químicos.
• Etiquetas rígidas Metalphoto® están diseñados para soportar los entornos más hostiles, se utilizan para aplicaciones de seguimiento en interiores y exteriores y, a menudo, duran décadas.
• Etiquetas de poliéster de primera calidad están diseñados para marcar e identificar claramente los activos interiores, como los equipos de oficina. 
• Etiquetas de poliéster a prueba de manipulaciones incluyen etiquetas adhesivas de poliéster blanco brillante que revelan un mensaje "VOID" en el activo y cuando se retira la etiqueta de su superficie de contacto. Mantienen los artículos sensibles claramente marcados y seguros.
• Etiquetas de poliéster de dos componentes vienen con un número de identificación coincidente para adjuntarlo a los registros de la empresa.
• Etiquetas de vinilo destructibles están diseñados para que sean difíciles, casi imposibles, de eliminar en una sola pieza. La etiqueta se rompe si se manipula. 
• Etiquetas y etiquetas de vinilo Funciona bien para etiquetado interior.
• Etiquetas de plástico removibles son etiquetas de polipropileno orientadas biaxialmente que están respaldadas con un adhesivo de aplicación removible que se puede quitar o reposicionar limpiamente.

Además de las muchas opciones, los proveedores colaboran con los clientes para crear etiquetas de códigos de barras para sus aplicaciones exclusivas. Por ejemplo, Camcode trabajó con Displays2go para desarrollar etiquetas de poliéster personalizadas para racks para su almacén. Además de las etiquetas de estantes estándar, los dos idearon una solución para escanear fácilmente estantes altos y bajos. En lugar de que los empleados se agacharan para alcanzar estantes muy bajos o se estiraran para alcanzar los más altos, implementaron un sistema de doble etiqueta.

En este caso, una etiqueta de estante tenía un color determinado y una flecha que apunta hacia abajo para un nivel inferior y un color diferente con una flecha que apunta hacia arriba para los niveles superiores. El etiquetado facilitó el escaneo a los empleados y generó menos errores porque los diferentes colores identificaban claramente los distintos niveles.

Beneficios de un sistema de inventario de códigos de barras eficaz

Marcar equipos con códigos de barras e implementar escáneres y software de gestión de inventario es una buena decisión comercial. Existen docenas de beneficios al implementar un sistema integral de inventario de códigos de barras para optimizar el seguimiento de activos y reforzar el control del inventario:

Mejorar el seguimiento de ubicación

En última instancia, el objetivo de estas tecnologías es ganar más visibilidad en los flujos de trabajo de la empresa. Las etiquetas de códigos de barras mejoran la gestión del inventario al aumentar la precisión y el seguimiento del inventario.

Mejorar los informes

Hoy en día, las empresas recopilan más información que nunca. Por sí sola, la recopilación de datos tiene poco valor. Pero una vez que los datos del inventario se almacenan en una base de datos central, las empresas obtienen un número prácticamente infinito de posibilidades para aprovecharlos.

Por ejemplo, exportar datos a una hoja de cálculo para realizar análisis sofisticados en otro programa se realiza fácilmente. Las personas pueden clasificar los activos por categoría y analizar la vida útil esperada versus la real. Pueden utilizar esa información para determinar qué equipo del proveedor es superior. Las proyecciones financieras se vuelven más precisas porque se basan en qué activos requieren reemplazo o mantenimiento significativo durante un período específico. En resumen, la abundancia de datos al alcance de la mano impulsa una mejor toma de decisiones.

Automatizar procesos manuales 

La gestión de inventario es un problema importante para muchas organizaciones, cuyos procesos obsoletos y documentación manual ralentizan el proceso. Las etiquetas de inventario con códigos de barras permiten automatizar muchos procesos de inventario que, de otro modo, consumirían mucho tiempo y serían ineficientes. Los procesos automatizados liberan a los empleados del trabajo mundano y a menudo repetitivo, ahorrando un tiempo significativo que pueden dedicar a actividades de mayor valor agregado. La automatización también reduce el error humano en la documentación.

Ahorre tiempo

Las nuevas capacidades transforman la gestión de la producción de reactiva a proactiva. Tradicionalmente, las empresas gestionaban desde atrás:basándose en información histórica para comprender el desempeño y realizar cambios. Ahora gestionan de forma proactiva y tienen la información en tiempo real, por lo que se ajustan sobre la marcha.

Agilizar el recuento de inventario

Estas nuevas soluciones no eliminarán la necesidad de realizar auditorías y recuentos de inventario periódicos, pero sí simplifican el proceso y lo hacen menos frecuente. Sin etiquetas de inventario, las empresas comienzan el proceso a ciegas:tienen poca o ninguna idea de lo que están utilizando. Con él, no tienen que dedicar tanto tiempo a contar recursos manualmente. En lugar de ello, escanean rápidamente su inventario y comprueban su precisión.

Mejorar el mantenimiento de registros

Las empresas deben mantener registros de diversas normas de cumplimiento, como informes financieros y fiscales. Deben saber cuánto inventario tenían disponible en diferentes momentos. Los códigos de barras mejoran la visibilidad y reducen el tiempo necesario para calcular estos importantes detalles.

Mejorar la previsión

Demasiado inventario genera desperdicio y aumenta los costos generales del almacenamiento a largo plazo. Las etiquetas le ayudan a realizar un seguimiento rápido de los puntos de datos de su inventario y a predecir con mayor precisión una variedad de variables, como la cantidad de inventario que se necesita para las próximas semanas, el próximo mes o el próximo trimestre.

Ser más rentable

Una mejor visibilidad de los activos proporciona a las empresas imágenes más precisas y oportunas de su flujo de materiales. Pueden agregar más elementos si es necesario y encontrar formas de mitigar el impacto de cualquier retraso. La visibilidad les permite programar mejor al personal y maximizar la rentabilidad de sus costos laborales.

El análisis de datos avanzado les proporciona proyecciones precisas, por lo que reducen los costos del sistema. En esencia, estas capacidades aumentan los resultados al hacer un uso más eficiente de los recursos de la empresa.

Debido a los numerosos beneficios, el mercado de escáneres de códigos de barras está creciendo:se valoró en 6,34 mil millones de dólares en 2020 y se espera que crezca a una CAGR (tasa de crecimiento anual compuesta) del 7,5% entre 2021 y 2027, alcanzando casi 10,52 mil millones de dólares.

Qué buscar en un sistema de inventario de códigos de barras

Toda empresa necesita un sistema de inventario de códigos de barras. ¿Qué características deberían requerir?

Amplia integración

Los sistemas de códigos de barras proporcionan información a otras aplicaciones:sistemas de fabricación, sistemas de gestión de almacenes y soluciones de gestión de instalaciones. El sistema debe tener un amplio conjunto de interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas que se conecten a soluciones líderes.

Fácil de escanear

El sistema de códigos de barras debe ser flexible. La solución debería admitir el escaneo en ángulo que pueda leerse a distancias de unas pocas docenas de pies, como las etiquetas de códigos de barras retrorreflectantes de los almacenes.

Cómo implementar un sistema de inventario de códigos de barras

La implementación de un sistema de inventario de códigos de barras puede revolucionar la forma en que las empresas administran sus existencias, agilizan las operaciones y mejoran la eficiencia general. Este enfoque moderno de gestión de inventario aprovecha la tecnología para automatizar el seguimiento, reducir el error humano y proporcionar información en tiempo real sobre los niveles y movimientos de existencias.

1. Elija el tipo de código de barras correcto:
   Decida el tipo de código de barras que mejor se adapte a sus necesidades, como UPC, códigos QR o códigos de barras específicos de la industria.
2. Seleccione el hardware apropiado:
   Invierta en el equipo necesario, que incluye:
   • Impresoras de códigos de barras para producir etiquetas
   • Escáneres o lectores de códigos de barras (portátiles, fijos o basados en dispositivos móviles)
   • Computadoras móviles o dispositivos para ingresar y escanear datos
3. Implementar software de gestión de inventario:
   Elija un software que se integre con sus sistemas existentes (por ejemplo, POS, contabilidad) y admita la funcionalidad de códigos de barras.
4. Generar y asignar códigos de barras:
   Cree códigos de barras únicos para cada producto, incluida información relevante como detalles del producto, SKU y ubicación.
5. Etiquete su inventario:
   Imprima y aplique etiquetas de códigos de barras a todos sus productos, asegurando una ubicación y un tamaño consistentes.
6. Configure su base de datos:
   Ingrese la información del producto en su software de gestión de inventario, vinculándola a los códigos de barras correspondientes.
7. Establecer procedimientos de inventario:
   Definir e implementar procesos estandarizados para:
   • Escaneando el inventario entrante y saliente
   • Actualizando niveles de existencias
   • Realizar recuentos periódicos de inventario
   • Gestión de ubicaciones de productos
8. Capacite a su personal:
   Educar a los empleados sobre cómo utilizar el nuevo sistema, incluidas las técnicas de escaneo y los procedimientos de entrada de datos adecuados.
9. Probar y perfeccionar:
   Realice una prueba de su nuevo sistema, identifique cualquier problema y realice los ajustes necesarios.
10. Integre con otros procesos comerciales:
    Conecte su sistema de inventario de códigos de barras con otros aspectos de su negocio, como el cumplimiento de pedidos, las compras y los informes financieros.

A continuación le presentamos una tabla útil que lo guiará a través del proceso de implementación de un sistema de inventario de códigos de barras.

Paso Acción Descripción 1Elija el tipo de código de barrasSeleccione códigos UPC, QR o códigos de barras específicos de la industria2Seleccione hardwareInvierta en impresoras, escáneres y dispositivos móviles de códigos de barras3Implemente softwareElija software de administración de inventario compatible con códigos de barras y sistemas existentes4Genere códigos de barrasCree códigos de barras únicos para cada producto con información relevante5Etiquete el inventarioImprima y aplique etiquetas de códigos de barras de manera consistente a todos los productos6Configure la base de datosIngrese la información del producto en el software, vinculándolo a los códigos de barras correspondientes7Establezca procedimientosDefina procesos para escanear, actualizar existencias y realizar recuentos de inventario8Capacitar al personal sobre el uso del sistema, técnicas de escaneo e ingreso de datos9Probar y perfeccionarRealizar una prueba, identificar problemas y realizar los ajustes necesarios10Integrar procesosConectar el sistema de códigos de barras con el cumplimiento de pedidos, las compras y los informes financieros

Si sigue estos pasos, podrá implementar con éxito un sistema de inventario de códigos de barras que mejore la precisión, la eficiencia y la productividad en sus operaciones comerciales.

Pensamientos finales

Las empresas dependen de una amplia variedad de equipos para funcionar sin problemas. La gama incluye artículos utilizados internamente, así como productos que entregan a los clientes.

El seguimiento de los artículos a medida que avanzan a través de varios ciclos ha sido un desafío, pero las nuevas soluciones de códigos de barras agilizan el proceso. Proporcionan a las empresas una mayor visibilidad de sus procesos comerciales, reducen el desperdicio de la cadena de suministro y mejoran los márgenes de beneficio, lo que hace que el negocio sea más formidable.

Las empresas a menudo carecen de la experiencia necesaria para implementar estas soluciones y necesitan ayuda de expertos externos. Camcode ofrece servicios integrales de gestión de inventario por parte de un equipo experimentado y líder en la industria. Obtendrá un análisis experto de sus aplicaciones y requisitos para ayudarle a desarrollar una solución de seguimiento de activos completamente personalizada para una mejor gestión del inventario.

Póngase en contacto con Camcode hoy para obtener más información.

Preguntas frecuentes