Órdenes de Trabajo Permanentes Explicadas: Reducir Carga Administrativa y Mejorar Visibilidad

Incluso con flujos de trabajo modernos y perfectamente optimizados, parece que algunas tareas no justifican el esfuerzo administrativo. ¿Deberías tomar cinco minutos para generar una orden de trabajo para un trabajo recurrente de tres minutos? Pero si no las metes en el sistema, con el tiempo y una vez que tienes suficientes, estás creando puntos ciegos primero en tus datos y luego en tu presupuesto.

La solución podrían ser las órdenes de trabajo permanentes, donde puedes reducir la carga administrativa en algunas inspecciones y tareas pequeñas recurrentes.

¿Qué es una orden de trabajo permanente?

Una orden de trabajo permanente es una orden de trabajo que abres por un período extendido, a veces indefinidamente, para tareas rutinarias o recurrentes que no conectas a un activo o equipo específico. En lugar de completar la tarea y cerrar la orden de trabajo, mantienes la orden de trabajo abierta, actualizándola cada vez que haces más trabajo.

¿Por qué hacerlo así? Con una orden de trabajo permanente, puedes registrar los costos e historial de tareas específicas, mientras reduces la administración general de órdenes de trabajo. Así que, al final, obtienes la misma cantidad de datos fiables pero por menos esfuerzo administrativo total.

Las órdenes de trabajo permanentes son geniales para tareas que no puedes asignar a un activo específico, pero son aún mejores para cuando el costo de la tarea es mínimo comparado con el costo administrativo de generar, asignar y cerrar una orden de trabajo separada. Las órdenes de trabajo permanentes te ahorran gastar diez minutos en administración para un trabajo de cinco minutos.

¿Qué es una orden de trabajo general (blanket work order)?

Mucha gente usa orden de trabajo general y orden de trabajo permanente indistintamente, pero hay diferencias pequeñas pero importantes.

Las órdenes de trabajo generales cubren tareas misceláneas, mientras que las órdenes de trabajo permanentes son más específicas. Puedes usar órdenes de trabajo generales para capturar los costos del trabajo misceláneo completado por el equipo pero no los detalles, dejando huecos de datos en tu presupuesto de mantenimiento. Así que, al final, la diferencia más importante entre órdenes de trabajo permanentes y generales es que debes evitar las generales.

¿Cuándo deberías usar órdenes de trabajo permanentes?

Generalmente usas órdenes de trabajo permanentes para tareas pequeñas repetitivas que podrías no estar vinculando a lo que generalmente piensas como trabajo de mantenimiento real, incluyendo chequeos de herramientas, reuniones de seguridad y capacitación, y tareas de mantenimiento menor. En estos casos, usualmente no es económico crear una nueva orden de trabajo para cada tarea, así que puedes crear una orden de trabajo permanente que esté abierta y a menudo actualizada para rastrear costos.

Las órdenes de trabajo permanentes también pueden ser útiles si la solución GMAO que usas no te permite cobrar transacciones a activos individuales. En ese caso, configurar una orden de trabajo permanente puede ser una solución alternativa que te permite rastrear costos mientras reduces la carga administrativa.

¿Cuáles son los pros y contras de las órdenes de trabajo permanentes?

Uno de los principales beneficios de las órdenes de trabajo permanentes es que son una forma simple de rastrear tareas mundanas o repetitivas donde no necesitas un registro histórico completo. También pueden ser una forma útil de reducir el tiempo y dinero que gastas creando y administrando órdenes de trabajo para mejorar la eficiencia de tu gestión de mantenimiento e inventario.

Pero, las órdenes permanentes no son una solución perfecta, así que necesitas estar al tanto de los escollos comunes para evitarlos. Uno de los principales desafíos es que las órdenes de trabajo permanentes pueden perderse entre las muchas órdenes de trabajo correctivas y preventivas en tu backlog. Como resultado, es posible olvidar cerrar y renovar órdenes de trabajo permanentes en un horario establecido.

Al igual que esa carpeta "miscelánea" en tu archivador, a veces también puede ser difícil recordar exactamente qué se supone que cubren tus órdenes de trabajo permanentes, especialmente si han estado abiertas por años.

¿Cómo puedes usar órdenes de trabajo permanentes efectivamente?

Una regla simple para órdenes de trabajo permanentes de mantenimiento general es usarlas para cualquier tarea que tome a tus técnicos 15 minutos o menos. El razonamiento es que porque el costo y tiempo para crear y cerrar una orden de trabajo probablemente excedan el tiempo y costo del trabajo real.

Si quieres crear una orden de trabajo permanente para estos trabajos más pequeños, es importante establecer algunas reglas. Una forma de hacer reglas es pensar en respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo mantendrás la orden de trabajo permanente abierta y elegible para cargos?
• ¿Qué tipos de piezas puedes cargar a la orden de trabajo permanente?
• ¿Cuál es el proceso para cerrar la orden de trabajo y abrir una nueva al final del intervalo?
• ¿Cómo revisarás tus órdenes de trabajo permanentes para asegurar que las estás usando correctamente?

Típicamente, cierras órdenes de trabajo permanentes al final del mes, pero también puedes cerrarlas trimestralmente cuando termina tu período financiero, ayudándote a mantener el número de transacciones contra la orden de trabajo en un nivel manejable.

¿Cómo puede ayudar Hippo GMAO?

Hippo GMAO® te permite aprobar, generar, priorizar, asignar, rastrear y cerrar órdenes de trabajo desde cualquier lugar, así que nunca pierdes el rastro de tus órdenes de trabajo permanentes. Y como todo es digital y en la misma plataforma intuitiva, nunca tienes que preocuparte por perder papeles o ver datos críticos desaparecer en hojas de cálculo interminables y desconectadas.

Es fácil que las órdenes de trabajo permanentes en papel y hojas de cálculo caigan entre las grietas, pero Hippo GMAO rastrea todo para que puedas evitar retrabajo y mantener a tu equipo responsable. Su diseño limpio y fácil también hace que todo sea fácil de ver y entender, mientras que la función integrada de plantillas de órdenes de trabajo significa que puedes tomar fácilmente instrucciones existentes y copiarlas a nuevas órdenes de trabajo. Obtienes más tiempo de llave y menos dinero gastado en administración.

¿Qué sigue?

Hippo está aquí para ayudarte a obtener la solución que mejor funcione para ti, desde responder tus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarte a reservar una demostración en vivo del software.

Resumen ejecutivo

Una orden de trabajo permanente es una orden de trabajo que abres por un período extendido, a veces indefinidamente, para tareas rutinarias o recurrentes que no puedes vincular a un equipo específico. Típicamente usas órdenes de trabajo permanentes para trabajos pequeños como chequeos de herramientas y mantenimiento general porque no es económico crear una nueva orden de trabajo para cada tarea.

Uno de los principales beneficios de las órdenes de trabajo permanentes es que son una forma simple de rastrear tareas mundanas o repetitivas cuando no necesitas un registro. Sin embargo, pueden perderse entre las muchas órdenes de trabajo correctivas y preventivas en tu backlog, y puedes olvidar cerrarlas y renovarlas de forma rutinaria.

Para usar órdenes de trabajo permanentes más efectivamente, debes establecer algunas reglas, como cuánto tiempo la orden de trabajo debe permanecer abierta y qué puedes cargar contra ella. El software de órdenes de trabajo Hippo GMAO puede ayudar porque te permite rastrear todas tus órdenes de trabajo, incluidas las permanentes, así que terminas con huecos de datos en tus registros y presupuesto de mantenimiento.