¿Qué son las órdenes de trabajo permanentes?

Incluso con flujos de trabajo modernos y perfectamente optimizados, parece que algunas tareas no justifican el esfuerzo administrativo. ¿Debería tomar cinco minutos para generar una orden de trabajo para un trabajo recurrente de tres minutos? Pero si no los ingresa al sistema, con el tiempo y una vez que tenga suficientes, estará creando puntos ciegos primero en sus datos y luego en su presupuesto.

La solución podría ser órdenes de trabajo permanentes, donde puede reducir los gastos generales de administración en algunas pequeñas inspecciones y tareas recurrentes.

¿Qué es una orden de trabajo permanente?

Una orden de trabajo permanente es una orden de trabajo que abre por un período prolongado, a veces indefinidamente, para tareas rutinarias o recurrentes que no conecta con un activo o equipo específico. En lugar de completar la tarea y cerrar la orden de trabajo, la mantiene abierta y la actualiza cada vez que realiza más trabajo.

¿Por qué hacerlo de esta manera? Con una orden de trabajo permanente, puede registrar los costos y el historial de tareas específicas, al mismo tiempo que reduce la administración general de la orden de trabajo. Entonces, al final, obtiene la misma cantidad de datos confiables pero con menos esfuerzo administrativo general.

Las órdenes de trabajo permanentes son excelentes para tareas que no puede asignar a un activo específico, pero son incluso mejores cuando el costo de la tarea es mínimo en comparación con el costo administrativo de generar, asignar y cerrar una orden de trabajo separada. . Las órdenes de trabajo permanentes le evitan dedicar diez minutos a la administración por un trabajo de cinco minutos.

¿Qué es una orden de trabajo general?

Mucha gente usa la orden de trabajo general y la orden de trabajo permanente indistintamente, pero existen diferencias pequeñas pero importantes.

Las órdenes de trabajo generales cubren tareas misceláneas, mientras que las órdenes de trabajo permanentes son más específicas. Puede usar órdenes de trabajo generales para capturar los costos del trabajo misceláneo completado por el equipo, pero no los detalles, dejando vacíos de datos en su presupuesto de mantenimiento. Entonces, al final, la diferencia más importante entre las órdenes de trabajo permanentes y generales es que debe evitar las generales.

¿Cuándo debe usar órdenes de trabajo permanentes?

Por lo general, utiliza órdenes de trabajo permanentes para pequeñas tareas repetitivas que quizás no esté vinculando con lo que generalmente considera trabajo de mantenimiento real, incluidas revisiones de herramientas, reuniones de capacitación y seguridad, y tareas de mantenimiento menor. En estos casos, por lo general no es económico crear una nueva orden de trabajo para cada tarea, por lo que puede crear una orden de trabajo permanente que esté abierta y, a menudo, actualizada para realizar un seguimiento de los costos.

Las órdenes de trabajo permanentes también pueden ser útiles si la solución CMMS que utiliza no le permite cargar transacciones a activos individuales. En ese caso, configurar una orden de trabajo permanente puede ser una solución alternativa que le permita realizar un seguimiento de los costos y reducir los gastos generales de administración.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las órdenes de trabajo permanentes?

Uno de los principales beneficios de las órdenes de trabajo permanentes es que son una forma sencilla de realizar un seguimiento de las tareas mundanas o repetitivas en las que no necesita un registro histórico completo. También pueden ser una forma útil de reducir el tiempo y el dinero que gasta creando y administrando órdenes de trabajo para mejorar la eficiencia de su mantenimiento y gestión de inventario.

Sin embargo, las órdenes permanentes no son una solución perfecta, por lo que debe conocer los errores comunes para poder evitarlos. Uno de los principales desafíos es que las órdenes de trabajo permanentes pueden perderse entre las muchas órdenes de trabajo correctivas y preventivas en su backlog. Como resultado, es posible que se olvide de cerrar y renovar las órdenes de trabajo permanentes en un horario establecido.

Al igual que esa carpeta "miscelánea" en su archivador, a veces también puede ser difícil recordar exactamente lo que se supone que deben cubrir sus órdenes de trabajo permanentes, especialmente si han estado abiertas durante años.

¿Cómo puede usar las órdenes de trabajo permanentes de manera efectiva?

Una regla general simple para la orden de trabajo permanente para el mantenimiento general es usarlos para cualquier tarea que les lleve a sus técnicos 15 minutos o menos. El razonamiento es que, debido a que es probable que el costo y el tiempo para crear y cerrar una orden de trabajo excedan el tiempo y el costo del trabajo real.

Si desea crear una orden de trabajo permanente para estos trabajos más pequeños, es importante establecer algunas reglas. Una manera de hacer reglas es pensar en respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo mantendrá abierta la orden de trabajo permanente y elegible para el cobro?
• ¿Qué tipos de piezas puede cargar a la orden de trabajo permanente?
• ¿Cuál es el proceso para cerrar la orden de trabajo y abrir una nueva al final del intervalo?
• ¿Cómo revisará sus órdenes de trabajo permanentes para asegurarse de que las está utilizando correctamente?

Por lo general, cierra las órdenes de trabajo permanentes al final del mes, pero también puede cerrarlas trimestralmente cuando finaliza su período financiero, lo que lo ayuda a mantener la cantidad de transacciones contra la orden de trabajo en un nivel manejable.

¿Cómo puede ayudar Hippo CMMS?

Hippo CMMS® le permite aprobar, generar, priorizar, asignar, rastrear y cerrar órdenes de trabajo desde cualquier lugar, para que nunca pierda de vista sus órdenes de trabajo permanentes. Y debido a que todo es digital y se encuentra en la misma plataforma intuitiva, nunca tendrá que preocuparse por perder hojas de papel o ver desaparecer datos críticos en interminables hojas de cálculo desconectadas.

Es fácil que las órdenes de trabajo permanentes en papel y en hojas de cálculo se pierdan, pero Hippo CMMS realiza un seguimiento de todo para que pueda evitar la repetición del trabajo y mantener a su equipo responsable. Su diseño limpio y fácil también hace que todo sea fácil de ver y comprender, mientras que la función de plantilla de orden de trabajo incorporada significa que puede tomar fácilmente las instrucciones existentes y copiarlas en nuevas órdenes de trabajo. Obtiene más tiempo de llave inglesa y menos dinero gastado en administración.

¿Qué sigue?

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, desde responder sus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen ejecutivo

Una orden de trabajo permanente es una orden de trabajo que abre por un período prolongado, a veces indefinidamente, para tareas rutinarias o recurrentes que no puede vincular a un equipo específico. Por lo general, utiliza órdenes de trabajo permanentes para trabajos pequeños, como revisiones de herramientas y mantenimiento general, porque no es económico crear una nueva orden de trabajo para cada tarea.

Uno de los principales beneficios de las órdenes de trabajo permanentes es que son una forma simple de realizar un seguimiento de las tareas mundanas o repetitivas cuando no necesita un registro. Sin embargo, pueden perderse entre las muchas órdenes de trabajo correctivas y preventivas en su backlog, y puede olvidarse de cerrarlas y renovarlas de forma rutinaria.

Para usar las órdenes de trabajo permanentes de manera más efectiva, debe configurar algunas reglas, como por cuánto tiempo debe abrirse la orden de trabajo y cuánto puede cargar contra ella. El software de órdenes de trabajo Hippo CMMS puede ayudar porque le permite realizar un seguimiento de todas sus órdenes de trabajo, incluidas las órdenes de trabajo permanentes, por lo que termina con agujeros de datos en sus registros y presupuesto de mantenimiento.