Descubrimiento continuo de procesos:la clave para una resiliencia empresarial preparada para el futuro

Que la resiliencia empresarial es una ventaja competitiva no es información nueva. Pero menos líderes empresariales comprenden que mantener la resiliencia empresarial requiere un enfoque constante en los resultados comerciales y en la evolución de los procesos comerciales. Las prácticas de mejora de procesos y las tecnologías de automatización juegan un papel clave en el mantenimiento de la resiliencia y el logro de resultados comerciales, particularmente cuando se enfrentan condiciones cambiantes.

Pero, hasta hoy, sólo unas pocas organizaciones han logrado resultados tangibles. UiPath ha visto esto de primera mano en las organizaciones de clientes con las que hemos trabajado.

Aquellas organizaciones que han comenzado a utilizar la automatización para completar parte de un proceso están en mejores condiciones, pero también están luchando por lograr mayores ganancias en eficiencia. Para aprovechar todo el valor de la automatización es necesario ampliar su programa a procesos más departamentales (que los líderes de automatización no controlan). Y obtener visibilidad total de un proceso requiere el uso de técnicas de mejora de procesos.

Cuando se trata de transformación de procesos, la mayoría de las organizaciones han sido más aspiracionales. ¿Por qué? Históricamente, los proyectos de mejora de procesos implicaban enfoques aislados, un importante esfuerzo manual en la preparación de datos y opiniones subjetivas. Por lo general, los proyectos de mejora de procesos incluían entrevistas y seguimiento del personal, seguidos de informes detallados que a menudo estaban desactualizados cuando se finalizaron los informes.

Cuando el cliente necesita la respuesta a "¿qué debemos optimizar?" No puedo esperar a que aparezcan formas anticuadas de optimización de procesos de negocio. Y una empresa moderna no puede permitirse los errores que conllevan los procesos manuales y las herramientas obsoletas. El objetivo principal de cada organización es satisfacer las necesidades de sus clientes, y esto debe lograrse por el camino más eficiente. Estamos notando que las organizaciones que logran implementar programas de transformación de procesos con impacto están aprovechando lo que llamamos descubrimiento continuo. 

Con los avances en la automatización de procesos robóticos (RPA), la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y otras tecnologías de automatización, es posible un nuevo mundo para la transformación de procesos. Uno en el que todas las empresas puedan adoptar rápidamente esas tecnologías y, como resultado, puedan lograr mejores resultados comerciales como la resiliencia y la eficiencia operativa. Es un mundo nuevo donde las herramientas arrojan luz sobre aspectos operativos necesarios de forma científica. Y realmente permita a las empresas acceder (y aprovechar) información continua y en tiempo real. De esto se trata el Descubrimiento Continuo. Y en esta publicación de blog compartimos los pasos necesarios para adoptarlo y generar valor en su organización. 

El descubrimiento continuo permite a las organizaciones cumplir con los procesos específicos y con los indicadores clave de rendimiento (KPI) del negocio. Las tecnologías de descubrimiento y automatización se utilizan para descubrir, comprender y tomar medidas para lograr los KPI deseados. Mientras tanto, estas mismas tecnologías permiten el monitoreo continuo del desempeño organizacional general y las iniciativas de transformación de procesos para garantizar que los procesos se mantengan en su estado más optimizado. 

¿Por qué es importante el descubrimiento continuo?    

Considere el método de trabajo actual en la mayoría de las empresas actuales. Los empleados de todos los niveles dedican más tiempo que nunca a herramientas, sistemas y aplicaciones. La mayor parte de su tiempo se centra en ejecutar tareas siguiendo los pasos necesarios para acelerar su finalización (suponiendo que las acciones estén en el “camino feliz” del proceso). Incluso si existe un procedimiento prescrito a seguir, surgen nuevas condiciones que siguen agregando pasos a los procesos.

En comparación, los directores y expertos en la materia dedican sólo una fracción de su tiempo a mejorar y optimizar los procesos.  

¿Pero se podrían hacer las cosas de otra manera? ¿Existen formas de aportar más eficiencia y valor a la organización?

La única manera de responder a estas preguntas es tener un control constante sobre cada punto de contacto del proceso. El descubrimiento continuo exige (y permite) una estricta priorización y optimización científica de los procesos. Esto es clave para desarrollar la resiliencia organizacional, permitiéndole realizar cambios, descubrir nuevas mejoras y monitorear el impacto mientras transforma sus procesos.

La diferencia entre las organizaciones de clase mundial y el resto es el grado en que adoptan la automatización y practican conceptos como el descubrimiento continuo.

Esto es especialmente cierto para aquellas empresas con el objetivo de convertirse en una empresa totalmente automatizada™.

La automatización es fundamental para cualquier modelo operativo de elección. Para impulsar programas de automatización impactantes, una organización debe encontrar oportunidades de mejora de procesos y seleccionar aquellas que tengan el mayor retorno de la inversión.   

Con Continuo Descubrimiento, los defensores de la automatización y los líderes empresariales pueden unirse y abordar la transformación digital de manera integral. Un enfoque holístico incluye pensar en su negocio, sus procesos y dónde encaja la automatización, entregando resultados comerciales a la alta dirección de forma sostenida.

¿Cómo funciona el descubrimiento continuo? 

Continuo Discovery funciona aprovechando las huellas digitales de fuentes de datos estructurados y no estructurados en aplicaciones empresariales combinadas con la forma en que se realizan las tareas en los escritorios de las personas. Son esos conocimientos (más los aportes de los empleados) los que cuentan una historia general sobre cómo se realiza el trabajo y cómo se puede optimizar.

El descubrimiento continuo implica el uso de herramientas automatizadas e inteligencia artificial para descubrir flujos de trabajo de procesos existentes. Brinda a los tomadores de decisiones una base validada y basada en datos para mejorar los procesos, evaluar sus prioridades de automatización y tomar medidas para lograr los resultados comerciales deseados. Permite a las organizaciones:

Identificar el estado actual de los procesos de negocio de forma integral

Identificar el estado tal como está incluye mapear el proceso de un extremo a otro (por complejo que sea) y, al mismo tiempo, garantizar el análisis en múltiples dimensiones, incluido el sistema, el departamento, el cliente o el usuario.

Comprender constantemente cómo se ven afectados los KPI empresariales

A través del descubrimiento continuo, los tomadores de decisiones saben:

• El estado de un proceso de negocio en un momento dado

• Cómo se podría mejorar el proceso

• Donde la automatización puede tener el mayor impacto

• Cómo mantener los procesos organizacionales en su estado más optimizado

Aplicar activamente acciones de optimización de procesos

La práctica del descubrimiento continuo permite a las organizaciones rediseñar procesos basándose en datos y métodos científicos para mejorar las personas, los procesos y la tecnología. Esto puede variar desde simples alertas de excepciones o recordatorios hasta promover pasos definidos como automatizaciones que aprovechan los robots RPA para optimizar los KPI.  

Supervisar y mantener los procesos en el estado más optimizado

Finalmente, el descubrimiento continuo permite a las organizaciones monitorear constantemente los procesos de un extremo a otro para recopilar información en tiempo real sobre los estados evolucionados de los procesos y su contexto cambiante para alimentar la siguiente decisión.  

Creemos que no hay límite para el análisis de datos si usted se dedica a encontrar la verdad y hacerla funcionar para el crecimiento empresarial. Para cada fase de descubrimiento continuo (las fases se muestran en el gráfico anterior en esta publicación de blog), la plataforma UiPath ofrece un conjunto de tecnologías de descubrimiento y automatización:

• UiPath Process Mining y UiPath Task Mining son herramientas ideales para ayudar en la fase de descubrimiento del ciclo de vida de un proceso. Junto con las ideas colaborativas de UiPath Automation Hub, estas herramientas le permiten descubrir científicamente el estado tal como está, incluidas todas las variaciones del "camino feliz".

• Las capacidades avanzadas de IA y ML disponibles en toda la plataforma UiPath lo ayudan a ver las desviaciones de los procesos y los flujos de trabajo de las tareas, comparar y saber qué escenarios de transformación de procesos tienen el mayor retorno de la inversión.  

• A medida que se analizan las oportunidades de transformación de procesos, es necesario recopilarlas, evaluarlas y actuar en consecuencia. Automation Hub consolida las recomendaciones de transformación de las herramientas Process Mining y Task Mining (y las ideas de automatización de sus empleados), proporcionando un lugar centralizado para recopilar y priorizar qué ideas tienen más impacto. 

• Repita el ciclo de descubrimiento para monitorear y mantener las mejoras del proceso o encontrar nuevas formas de optimizar nuevamente. Optimice aún más los resultados de su negocio expandiendo la minería de procesos y la minería de tareas a más procesos organizacionales u otras partes del negocio.

Nuestro objetivo para esta publicación de blog es ayudar a más líderes empresariales a comprender lo que se necesita para un programa de transformación exitoso y el valor que se puede obtener aprovechando el descubrimiento continuo.

¿Te unirás a nosotros en FORWARD 5? No se pierda nuestra sesión, "Unir la brecha entre estrategia, automatización y optimización de procesos con descubrimiento continuo", en el Keynote Theatre el miércoles (28 de septiembre) por la tarde.

También lo invitamos a brindarnos sus comentarios sobre Minería de Procesos en persona durante nuestro Grupo de Enfoque de Minería de Procesos en la conferencia. Puedes encontrar información sobre la sesión y el focus group en la agenda de FORWARD 5.

En la próxima publicación del blog de Descubrimiento Continuo, exploraremos cómo la plataforma UiPath permite a las organizaciones cerrar la brecha entre estrategia, automatización y ejecución en cada proceso de línea de negocio.