Descubrimiento Continuo de Procesos: La Clave para la Resiliencia Empresarial a Prueba de Futuro

Que la resiliencia empresarial es una ventaja competitiva no es información nueva. Pero menos líderes empresariales entienden que mantener la resiliencia empresarial requiere un enfoque constante en los resultados del negocio y la evolución de los procesos de negocio. Las prácticas de mejora de procesos y las tecnologías de automatización juegan un papel clave en mantener la resiliencia y lograr resultados empresariales, particularmente al navegar condiciones cambiantes.

Pero, hasta hoy, solo unas pocas organizaciones han logrado resultados tangibles. UiPath lo ha visto de primera mano en las organizaciones cliente con las que hemos trabajado.

Esas organizaciones que han comenzado a usar automatización para completar parte de un proceso están mejor, pero también luchan por lograr mayores ganancias de eficiencia. Realizar el valor total de la automatización requiere expandir su programa a más procesos departamentales (que los líderes de automatización no controlan). Y obtener visibilidad total en un proceso requiere el uso de técnicas de mejora de procesos.

Cuando se trata de transformación de procesos, la mayoría de las organizaciones han sido más aspiracionales. ¿Por qué? Históricamente, los proyectos de mejora de procesos involucraban enfoques aislados, esfuerzo manual significativo en la preparación de datos y vistas subjetivas. Típicamente, los proyectos de mejora de procesos incluían entrevistas al personal y observación, seguidos de informes detallados que a menudo estaban desactualizados cuando se finalizaban.

Al satisfacer las necesidades del cliente, la respuesta a «¿qué deberíamos optimizar?» no puede esperar formas anticuadas de optimización de procesos de negocio. Y una empresa moderna no puede permitirse los errores que vienen con procesos manuales y herramientas obsoletas. El objetivo principal de cada organización es satisfacer las necesidades de sus clientes, y esto debe lograrse a través del camino más eficiente. Estamos notando que las organizaciones que tienen éxito en implementar programas de transformación de procesos con impacto están aprovechando lo que llamamos Descubrimiento Continuo.

Con avances en automatización de procesos robóticos (RPA), inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (ML) y otras tecnologías de automatización, un nuevo mundo es posible para la transformación de procesos. Uno donde cada negocio está habilitado para adoptar rápidamente esas tecnologías y, como resultado, puede lograr mejor resultados empresariales como resiliencia y eficiencia operativa. Es un nuevo mundo donde las herramientas arrojan luz sobre aspectos operacionales necesarios de manera científica. Y realmente permiten a los negocios acceder (y aprovechar) insights continuos en tiempo real. Esto es de lo que se trata el Descubrimiento Continuo. Y en esta publicación del blog compartimos los pasos necesarios para adoptarlo y realizar valor en su organización.

El Descubrimiento Continuo permite a las organizaciones cumplir con los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de procesos y negocio objetivos. Tecnologías de descubrimiento y automatización se usan para descubrir, entender y tomar acción hacia los KPIs deseados. Mientras tanto, estas mismas tecnologías permiten el monitoreo continuo del rendimiento organizacional general e iniciativas de transformación de procesos para asegurar que los procesos se mantengan en su estado más optimizado.

¿Por qué es importante el Descubrimiento Continuo?

Considere el método actual de trabajo en la mayoría de las empresas hoy. Empleados en todos los niveles pasan más tiempo en herramientas, sistemas y aplicaciones que nunca. La mayor parte de su tiempo se enfoca en ejecutar tareas haciendo los pasos necesarios para acelerar la finalización (asumiendo que las acciones están en el 'camino feliz' del proceso). Incluso si hay un procedimiento prescrito para seguir, nuevas condiciones surgen que siguen añadiendo pasos a los procesos.

En comparación, directores y expertos en la materia pasan solo una fracción de su tiempo en mejoras y optimización de procesos.

Pero, ¿podrían hacerse las cosas de manera diferente? ¿Hay formas de traer más eficiencia y valor a la organización?

La única forma de responder a estas preguntas es teniendo un dedo constante en cada punto de contacto del proceso. El Descubrimiento Continuo exige —y permite— una priorización estricta y optimización científica de procesos. Esto es clave para construir resiliencia organizacional, permitiéndole hacer cambios, descubrir nuevas mejoras y monitorear impacto mientras transforma sus procesos.

La diferencia entre organizaciones de clase mundial y el resto es el grado en que abrazan la automatización y practican conceptos como el Descubrimiento Continuo.

Esto es especialmente cierto para esas empresas con metas de convertirse en una empresa totalmente automatizada™.

La automatización es central para cualquier modelo operativo de elección. Para impulsar programas de automatización impactantes, una organización debe encontrar oportunidades de mejora de procesos y seleccionar aquellas que tengan el mayor ROI.

Con el Descubrimiento Continuo, campeones de automatización y líderes de negocio pueden unirse y abordar la transformación digital holísticamente. Un enfoque holístico incluye pensar en su negocio, sus procesos y dónde encaja la automatización, entregando resultados empresariales a la alta dirección de forma sostenida.

¿Cómo funciona el Descubrimiento Continuo?

El Descubrimiento Continuo funciona aprovechando huellas digitales de fuentes de datos estructurados y no estructurados en aplicaciones de negocio combinadas con la forma en que se realizan las tareas en los escritorios de las personas. Son esos insights (más la entrada colaborativa de los empleados) los que cuentan una historia general sobre cómo se hace el trabajo y cómo se puede optimizar.

El Descubrimiento Continuo implica usar herramientas automatizadas e IA para descubrir flujos de trabajo de procesos existentes. Da a los tomadores de decisiones una base validada y basada en datos para la mejora de procesos, para evaluar sus prioridades de automatización y para tomar acción hacia sus resultados empresariales deseados. Permite a las organizaciones:

Identificar el estado actual de los procesos de negocio holísticamente

Identificar el estado actual incluye mapear el proceso de extremo a extremo (por complejo que sea) mientras se asegura el análisis a través de múltiples dimensiones, incluyendo por sistema, departamento, cliente o por usuario.

Entender constantemente cómo se afectan los KPIs de negocio

A través del Descubrimiento Continuo, los tomadores de decisiones saben:

• El estado de un proceso de negocio en cualquier momento dado

• Cómo el proceso podría mejorarse

• Dónde la automatización puede tener el mayor impacto

• Cómo mantener los procesos organizacionales en su estado más optimizado

Aplicar activamente acciones de optimización de procesos

Practicar el Descubrimiento Continuo permite a las organizaciones reingeniar procesos basados en datos y métodos científicos para mejorar personas, procesos y tecnología. Esto puede variar desde alertas simples de excepciones o recordatorios, hasta promover pasos definidos como automatizaciones que aprovechan robots RPA para optimizar KPIs.

Monitorear y mantener procesos en su estado más optimizado

Finalmente, el Descubrimiento Continuo permite a las organizaciones monitorear constantemente procesos de extremo a extremo para recopilar insight en tiempo real sobre los estados evolucionados de los procesos y su contexto cambiante para alimentar la próxima decisión.

Creemos que no hay límite para el análisis de datos si está dedicado a encontrar la verdad y hacerla funcionar para el crecimiento del negocio. Para cada fase del Descubrimiento Continuo (las fases se muestran en el gráfico anterior en esta publicación), la Plataforma UiPath ofrece una suite de tecnologías de descubrimiento y automatización:

• UiPath Process Mining y UiPath Task Mining son herramientas ideales para ayudar en la fase de descubrimiento del ciclo de vida de un proceso. Junto con las ideas colaborativas en UiPath Automation Hub, estas herramientas le permiten descubrir científicamente el estado actual, incluyendo todas las variaciones al 'camino feliz'.

• Capacidades avanzadas de IA y ML disponibles en toda la Plataforma UiPath le ayudan a ver desviaciones de procesos y flujos de trabajo de tareas, hacer benchmarks y saber qué escenarios de transformación de procesos tienen el mayor ROI.

• A medida que se analizan las oportunidades de transformación de procesos, necesitan ser recolectadas, evaluadas y actuadas. Automation Hub consolida recomendaciones de transformación de las herramientas de Process Mining y Task Mining (y las ideas de automatización de sus empleados), proporcionando un lugar centralizado para recopilar y priorizar qué ideas son más impactantes.

• Repita el ciclo de descubrimiento para monitorear y mantener mejoras de procesos o encontrar nuevas formas de optimizar de nuevo. Optimice aún más sus resultados empresariales expandiendo Process Mining y Task Mining a aún más procesos organizacionales u otras partes del negocio.

Nuestro objetivo para esta publicación es ayudar a más líderes empresariales a entender qué se necesita para un programa de transformación exitoso y el valor a realizar al aprovechar el Descubrimiento Continuo.

¿Se unirá a nosotros en FORWARD 5? No se pierda nuestra sesión, «Salvar la brecha de Estrategia, Automatización y Optimización de Procesos con Descubrimiento Continuo», en el Keynote Theater el miércoles (28 de septiembre) por la tarde.

También le invitamos a darnos su retroalimentación sobre Process Mining en persona durante nuestro Focus Group de Process Mining en la conferencia. Puede encontrar información sobre la sesión y el focus group en la agenda de FORWARD 5.

En la próxima publicación del blog de Descubrimiento Continuo, exploraremos cómo la Plataforma UiPath empodera a las organizaciones para salvar la brecha entre estrategia, automatización y ejecución en cada proceso de línea de negocio.